Modulo III. Manejo y Presentacin de la Informacin.

Tema 1: Sistemas de archivo y manejo de

correspondencia.

Al finalizar el tema, las participantes identificarn los

diferentes mtodos y tcnicas para llevar a cabo el resguardo
de los documentos que se generen en su rea de trabajo, tanto
en papel como electrnicamente

 Segn

el diccionario de la lengua espaola, la

palabra archivonoma de acuerdo con su etimologa
proviene de la raz latina archivum, disciplina que
estudia los archivos en todos los aspectos.
Algunas veces, el archivar queda delegado a un
segundo trmino, o sencillamente, los documentos
se acumulan en el escritorio durante semanas, esto
ocasiona grandes problemas, ya que cuando el jefe
solicita un expediente a la secretaria, ella no lo tiene
al da y trata de localizar el o los documentos en la
carpeta donde guarda temporalmente los
documentos en espera de ser archivados, por lo que
el objetivo secretarial no se cumplir.

http://www.youtube.com/watch?v=5SnpSGopgGI

Planeacin
Control

Organizacin

Ejecucin
Integracin

Correspondencia es cualquier comunicacin escrita.

sta puede ser clasificada de acuerdo con su fuente
en: recibida, enviada o interna.
Correspondencia recibida como su nombre lo indica
es la recibida de organizaciones externas, como
cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes.
Correspondencia enviada es aquella que se remite
a individuos o a organizaciones externas; se
acostumbra retener para los archivos por lo menos
una fotocopia del original.
Correspondencia interna (interdepartamental),
incluye aquella correspondencia entre
departamentos de la misma organizacin, como:
memoranda, informes, circulares, avisos.

Conocer adecuadamente el alfabeto.

Considerar que para el archivo no existen

letras dobles (ch, ll, rr), stas siempre se

tomarn como consonantes sencillas seguidas
de otra.
Conocer y aplicar las reglas de clasificacin.

Reglas de clasificacin
1. El nombre completo de una persona consta
de nombre (s) y apellidos paterno y materno.
Al archivar un documento relacionado con una
persona, se toma en cuenta lo siguiente:
Primero se anota el apellido paterno, luego el
materno y por ltimo el nombre (s),
antecedido de una coma.

Los apellidos con preposiciones, artculos o prefijos (de, del, de la, de los, entre otros) se
archivan despus del nombre.
Cuando forman parte del primer apellido, se escriben despus del nombre.
Ejemplo:
Virginia de los Cobos Ros

Cobos Ros, Virginia de los

Luis de los Ros Ruiz

Ros Ruiz, ngela de los (Arq.)

Arq. ngela de los Ros Ruiz

Ros Ruiz, Luis de los

Dra. Laura de la Cuadra de Rubio

Rubio, Laura de la (Dra.) Cuadra

(de)

Los nombres de empresas o instituciones que no contengan apellidos dentro de su

denominacin, se archivan como aparecen escritos; si tienen una preposicin, no se toma
en cuenta para alfabetizar y conservar su lugar, pero si tienen un artculo al principio, ste
se deber escribir despus del nombre y entre parntesis.
Ejemplo:
Compaa Mexicana, S.A.

Compaa Mexicana, S.A.

Institucin Bancaria, S.A.

Institucin Bancaria, S.A.

El prncipe, S.A.

Lipesa de Mxico, S.A.

Lipesa de Mxico, S.A.

Prncipe, S.A. (El)

Los nombres de las empresas que contengan apellidos dentro de su denominacin, se

alfabetizan a partir del apellido, luego la o las palabras que le sigan a ste y por ltimo lo
que antecede al apellido.
Ejemplo:
Compaa Hermanos Solrzano, S.A.

Salinas, S.A. Compaa

Empresas Velsquez y Hermanos, S.A.

Solrzano, S.A. Compaa Hermanos

Compaa Salinas, S.A.

Vzquez, S.A. Empresas Unidas

Empresas Unidas Vzquez, S.A.

Velsquez y Hermanos, S.A. Empresas

Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabtico, la
sucesin de las guas es la siguiente:
a. Gua alfabtica.
b. Gua para el estado con maysculas compactas.
c. Expediente. Se rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida
de una coma, y por ltimo el nombre de la persona o empresa.

Ejemplo:
Estado

Ciudad

Cliente

Baja California

Calgary

Compaa Constructora, S.A.

Ensenada, B. C.
Solrzano Chvez, Mara
SOLRZANO CHVEZ, MARA
Ensenada, Baja California
BAJA CALIFORNIA

Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabtico, la
sucesin de las guas es la siguiente:
a. Gua alfabtica.
b. Gua para el estado con maysculas compactas.
c. Expediente. Se rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de
una coma, y por ltimo el nombre de la persona o empresa.

Ejemplo:
Estado

Ciudad

Cliente

Baja California

Calgary

Compaa Constructora, S.A.

Ensenada, B. C.
Solrzano Chvez, Mara
SOLRZANO CHVEZ, MARA
Ensenada, Baja California
BAJA CALIFORNIA

Si los documentos se archivan de acuerdo con la importancia de una empresa en una zona
geogrfica, ya sea por ventas, poblacin, u otras causas, la disposicin de las guas es la
siguiente:
a. Gua principal para el estado con maysculas compacta.
b. Expediente. Con el nombre del estado y el nombre de la persona u organizacin.
Ejemplo:
La empresa Ocheleri, S.A. tiene distribuidas las zonas geogrficas de acuerdo con las
ventas de cada sucursal.

Zona norte, primer lugar en ventas Sonora y Nuevo Len.

Zona centro, segundo lugar en ventas Distrito Federal y Morelos.

Zona sur, tercer lugar en ventas Tabasco.

Estado

Ciudad

Cliente

Sonora

Hermosillo

Ocheleri, S.A. sucursal Sonora

Nuevo Len

Monterrey

Ocheleri, S.A. sucursal Nuevo Len

Distrito Federal

Mxico

Ocheleri. S.A.

Morelos

Cuernavaca

Ocheleri, S.A. sucursal Morelos

Tabasco

Villahermosa

Ocheleri, S.A. sucursal Tabasco

La compaa Seguros Latina, S. A., archiva las plizas de sus clientes de acuerdo con el
sistema cronolgico, ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificarla a sus
clientes con anticipacin.
CLIENTE

FECHA DE VENCIMIENTO DE LA PLIZA

Industrias Lser, S.A.

03 de enero de 2008

Ing. Fernando Iniesta Luna

24 de febrero de 2008

Empresas Vecla, S.A.

18 de marzo de 2008

Compaa Coprensa, S.A.

15 de mayo de 2008

Lic. Benjamn Romero Jurez

30 de junio de 2008

 Para archivar los documentos en forma lgica, se

debe considerar la secuencia alfabtica o la

sucesin numrica. Por lo tanto, hay dos mtodos
para archivar:
a. Alfabtico temtico. No representa dificultad para
archivar y se emplean las respectivas guas
alfabticas.
b. Numrico temtico. Este mtodo es prctico porque
se auxilia de guas numricas consecutivas. Algunas
veces, un expediente se solicita por el asunto y no
por su nmero, por lo tanto es necesario elaborar las
respectivas cdulas de catalogacin numrica.

Ejemplo:
La compaa Luva S.A., utiliza el sistema temtico
para archivar sus expedientes de acuerdo con el
departamento al que van dirigidos.
Departamento de ventas: trmites, clientes,
reclamaciones y almacn.
Departamento de crdito y cobranzas: proveedores
y reclamaciones.
Recursos humanos: nombramientos, capacitacin,
solicitudes y altas.
Departamento de compras: proveedores y
reclamaciones.

La denominacin de este sistema es porque

se destina, en orden progresivo, un nmero

para cada expediente. Este nmero puede ser
asignado por la secretaria o estar marcado en el
documento, como el nmero de folio de una
factura pedido, cotizacin, pliza, etctera. Al
archivar, se utilizan guas para separar los
expedientes.

 Control de expedientes

Para llevar un control exacto de los expedientes es

necesario conocer algunos elementos que nos
ayudarn a localizarlos con mayor rapidez y
tambin a decidir su destruccin al trmino de
uso legal.
Para controlar adecuadamente el archivo, es
necesario conocer diversas formas para archivar,
mismas que ayudarn a la secretaria a elegir
bajo qu designacin se archivarn los
documentos, controlar la entrada y salida de
expedientes y determinar cuando un documento
ha llegado a su trmino legal.

 Legajos

Es conveniente que los expedientes tengan un

determinado grosor, cuando alguno de ellos
contenga demasiados documentos es
necesario elaborar un legajo, para evitar que
se maltraten. El legajo es una de las partes en
que se divide un expediente, un ejemplo de
ellos son los tomos de una enciclopedia.

 Referencia cruzada

Si al codificar la correspondencia, un
documento se puede archivar en ms de una
designacin, se elabora una referencia
cruzada, se elige el tema de mayor jerarqua
para archivarlo y se hace una referencia para
el otro asunto, as el documento se localizar
en cualquiera de las dos designaciones.

Ejemplo:
La empresa Lade, S.A., solicit a Especialidades Serigrficas un catlogo publicitario y
una solicitud de apertura de crdito y se elaborar una referencia cruzada para publicidad.
La carta llega con fecha del da 17 de febrero del ao en curso. (El sistema que se utiliza
en la empresa es por asuntos.)

Nombre:
Asunto:
Fecha:
Vase en:

REFERENCIA CRUZADA
Empresa Lade S.A.
Elas Moussan Vlez
Publicidad
17 de febrero de 2009.
Solicitud de crdito

EMPRESAS LADE, S.A.

Tokio 35 Col. Portales
Deleg. Benito Jurez
03300 Mxico, D.F.
Tel. 521-35-85
17 de

febrero de 2009.

C.P. ALFONSO LAR ZERES

Especialidades Serigrficas
Amigar Vidal 5
Col. Constitucin de 1917
09260, Mxico, D.F.
Estimado contador:
Me complace dirigirme a usted para solicitarle el ltimo catlogo publicitario de
serigrafa, a fin de conocer qu posibilidades existen de que sus productos se
adapten a las necesidades de nuestra empresa.
Asimismo, le solicito informacin acerca de los planes de crdito que ofrecen.
Espero su respuesta a la brevedad posible o la visita de alguno de sus
representantes.
Cordialmente
Sr. Elas Moussan Vlez
Gerente General

Ejemplo:
Salida
Nombre expediente
Solicitud de empleo

Nombre solicitante

Fecha de
salida

Daz Ros, Luis (Ing.) 09/01/22

Fecha
devolucin
09/02/03

Tarjeta cedular
Fecha de entrega:

09/02/03

Nombre del expediente:

Solicitud de empleo

Nombre del solicitante:

Daz Ros, Luis (Ing.)

Firma

La secretaria debe conocer cundo concluye

la importancia de un documento y transferirlo al

archivo muerto o inactivo, para este tipo de
archivo, se usan gavetas de cartn.
Generalmente, estas cajas se colocan en
estantes, cada caja debe contener sus
respectivas guas y, por fuera, las etiquetas que
indican lo que contiene, por si es necesaria su
localizacin posterior. La transferencia es
importante ya que proporciona espacio para
expedientes nuevos.

Los consejos ms prcticos para el archivo son:

No deje para otro da lo que deba archivar, sino que

procure hacerlo diariamente a una hora determinada.

Use carpetas de colores detrs de las guas.
Archive siempre detrs de las guas.
Rotule las carpetas para indicar el asunto que contiene; si
est escrito a mquina, protjalo con cinta o mica.
No utilice nunca sujetadores (clips).
Evite la acumulacin de expedientes en una gaveta, pues
los documentos se maltratan.
Archive en la ltima gaveta los expedientes que no se
consulten con regularidad.
Deje espacio especial para los expedientes
confidenciales; de preferencia colquelos en una gaveta
cerrada con llave.
No abra ms de una gaveta al mismo tiempo y evite
accidentes.