COMUNICACIN

EFECTIVA

Agenda
Principios de la comunicacin
Comunicacin Organizacional
Comunicacin verbal
Comunicacin corporal
Comunicacin escrita

Principios de la
comunicacin

Qu es COMUNICACIN

COMUNICACIN proviene del latn

communis que significa comn
En el castellano el radical comn es
compartido por los trminos
comunicacin y comunidad

Definicin
Trato, correspondencia entre dos o
ms personas.
Transmisin de seales mediante un
cdigo comn al emisor y al receptor.

Diccionario en lnea de la Real Academia de la Lengua

Espaola
http://www.rae.es/

Definicin
Proceso de transmitir ideas,
informacin, emociones,
sentimientos y actitudes con el fin de
provocar alguna reaccin en quien
recibe el mensaje.
La comunicacin es un proceso
transaccional. (R. Verderber)

Modelo
Mensaje

Idea + e

Idea

Comunicador

Codificador

Decodificador

Mensaje

Idea

Comunicador/
Receptor

Idea + e

Codificador/
Decodificador/
Decodificador Mensaje Codificador

Respuesta
+e +e
Respuesta

Comunicador

Receptor
Receptor/
Comunicador

Respuesta
Respuesta

Decodificador

Codificador

Receptor

Reflexin
" El resultado de la comunicacin esta
dado por lo que el receptor entendi y no
por lo que el emisor intento comunicar"
7

Proceso de comunicacin

Interaccin

Dinamismo

Complejidad

Elementos

Comunicador
La persona con ideas, intenciones, informacin
y que tiene por objetivo el comunicarse .

Codificacin/Decodificacin
Es un proceso que convierte las ideas del
comunicador en un conjunto sistemtico de
smbolos o idioma que expresa el objetivo que
este persigue.

Mensaje
Es el resultado del proceso de codificacin.
9

Elementos (cont.)

Medio de comunicacin
Modo de transferir el mensaje del
comunicador al receptor.
Ejemplos: entrevistas personales, por
telfono, en reuniones, por fax, memos,
carteles, tele-conferencias, entre otros.

Receptor
Es la persona que recibe y decodifica el
mensaje.
10

Elementos (cont.)

Retroinformacin
Es la respuesta al mensaje por parte del
receptor.

Error o Ruido
Se puede definir como cualquier factor
que distorsiona la intencin que
persegua el mensaje y puede
producirse en todos los elementos de la
comunicacin.
11

Comunicacin
Organizacional

12

Definiciones

Conjunto total de mensajes que se

intercambian entre los integrantes de
una organizacin, y entre sta y su
medio.

13

Importancia

La importancia de la comunicacin
organizacional radica en que sta se
encuentra presente en toda actividad
empresarial.
Adems, es el proceso que involucra
permanentemente a todos los empleados.
Las funciones de planificacin,
organizacin y control slo cobran cuerpo
mediante la comunicacin organizacional.
14

Clases

Comunicacin Interna
actividades efectuadas por cualquier
organizacin para la creacin y
mantenimiento de buenas relaciones
con y entre sus miembros.

Comunicacin Externa
conjunto de mensajes emitidos por
cualquier organizacin hacia sus
diferentes pblicos externos.
15

Comunicacin Descendente

Fluye desde los niveles ms altos de una

organizacin hasta los ms bajos
Va del superior al subordinado
Tipos

instrucciones de trabajo
explicacin razonada del trabajo
informacin sobre procedimientos y prcticas
organizacionales
Retro-comunicacin al subordinado respecto a
la ejecucin
Informacin de carcter ideolgico para iniciar
la nocin de una misin por cumplir.
16

Comunicacin Ascendente

Fluye desde los niveles ms bajos de la

organizacin hasta los ms altos.
Incluye buzones de sugerencias, reuniones de
grupo y procedimientos de presentacin de
quejas.
Por otro lado, la gente
solamente
las
buenas
supervisores y a eliminar
porque:

tiende a compartir
noticias
con
sus
las malas noticias,

Quieren parecer competentes.

Desconfan de su jefe.
Temen a que el jefe castigue al mensajero.
Creen que ayudan a sus jefes si lo protegen de sus
problemas.
17

Comunicacin Horizontal

Es la comunicacin que fluye entre

funciones.
Produccin, Mercadeo, Finanzas, etc.

18

Comunicacin Diagonal

Cruza distintas funciones y niveles de

una organizacin.

19

Comunicacin Formal vs Informal

Formal
Mensajes oficiales que genera una
organizacin.
Informal
Carecen del respaldo organizacional para su
transmisin.
Los llamamos chismes o rumores.

20

Comunicacin
Interpersonal
Comunicacin Verbal
Comunicacin No Verbal
Comunicacin Escrita
22

Comunicacin Verbal

Implica el debate cara a cara,

conversaciones telefnicas,
presentaciones y discursos formales,
entre otros.
Toda situacin donde el mensaje se
transmite de forma oral.
Esta influenciado por nuestras
habilidades interpersonales.

23

Singular vs Dual

Singular: Comunicacin en un solo sentido

Proceso en el que la informacin fluye
solamente en una direccin, del emisor al
receptor, sin ciclo de retrocomunicacin.

Dual: Comunicacin en dos sentidos

Proceso en el cual la informacin fluye en dos
direcciones: el receptor proporciona la
retrocomunicacin y el emisor es receptivo a la
sta.

24

Comunicacin No Verbal
Es la parte del mensaje que se
transmite a travs de gestos,
expresiones y movimientos
corporales.
El significado varia de cultura a
cultura.
Ejemplos: inclinarse ligeramente
hacia el frente, hacer contacto visual
directo, fruncir la frente, etc.

25

Caractersticas de la
comunicacin no verbal
Ocurre de forma continua
Puede utilizar ms de un canal al
mismo tiempo
Es ambigua, se manifiesta de modo
consciente e inconsciente
Es reconocido por personas de otras
culturas
Desempea una funcin limitada

26

Funciones de la comunicacin
no verbal

Complementa la comunicacin oral o

escrita.

Sustituye el lenguaje verbal

Contradice el lenguaje verbal

Regula el flujo de la conversacin

27

Comunicacin Escrita

Implica la transmisin de un mensaje

a travs de un medio escrito o
electrnico.

28

El proceso de redaccin

La elaboracin de cualquier
comunicado escrito implica la
participacin del redactor en un
proceso dual que pone en funcin
dos actividades interrelacionadas:
El proceso de desarrollar nuestra
habilidad discursiva
El proceso de componer un comunicado
especfico
29

Estrategias para convertir la redaccin

en un proceso de dilogo

Situacin - Por qu escribo el

comunicado? Hay algn obstaculo
que me impida o dificulte esa tarea?
Asunto - Qu mensaje quiero
transmitirle al lector? Cul es el
punto o los puntos principales que
debo recordar?
30

Estrategias para convertir la redaccin

en un proceso de dilogo

Lector - Quin es? Cuntos y cun

diferentes son? Qu esperan o qu
desean? cul es la relacin que
mantengo con esa persona? Cmo
puedo usar el escrito para establecer
o mejorar la relacin con el lector?

31

Estrategias para convertir la redaccin

en un proceso de dilogo

Propsito - Qu quiero lograr con el

comunicado escrito? Qu accin o
qu respuesta debe provocar para
demostrar que ha sido efectivo?
Qu espero que haga el lector?

32

Fallas en la comunicacin
El mensaje que enva el
emisor no siempre llega al
receptor.

33

Barreras en la comunicacin

Factores Fsicos
Ruido
Calor o fro
Distancia entre las personas
No mirar cara a cara
Necesidades del momento (sueo,
hambre, etc.)

34

Barreras en la Comunicacin (cont.)

Factores Biolgicos
Defectos (habla o audicin)
Estado de salud crtico

35

Barreras en la Comunicacin (cont.)

Factores Sociales

Idioma (semntica)
Estatus o posicin
Valores y actitudes
Prejuicios
Percepciones muchas maneras de ver lo
mismo.

Tomamos en consideracin los puntos de vista de

los dems?

Expectativas comunicar lo que creemos que

se quiere escuchar
No escuchar - no poder interpretar el mensaje
36

Barreras en la Comunicacin (cont.)

Factores Psicolgicos y Emocionales

Preocupacin
Coraje
Estar a la defensiva
Tono de voz
Distracciones falta de enfoque

37

Barreras en la Comunicacin (cont.)

Otros Factores
Generalizar (siempre, nadie, nunca)
Pensar que sabemos lo que el otro
piensa, siente o quiere
Mensajes incompletos
Acusacin continua
Amenazas
Discutir muchas ideas a la vez
Tiempo se enfatiza la urgencia
38

Indicadores de actitudes, estados

anmicos y otros rasgos personales

Falta de Atencin

Expresin Facial

Voz

Postura

Movimientos Corporales

Apariencia Personal
39

Actitudes y comportamientos que

dificultan las relaciones interpersonales
Descuido al elegir lo que se dice y
cmo se dice
Impetuosidad al hablar
Terquedad u obstinacin
Tendencia a entablar altercados
Exceso de competitividad

40

Podra ocurrir que no prestemos

atencin porque
Nos concentramos en algn problema,
asunto pendiente o recuerdo agradable
Omos las palabras pero no
comprendemos el mensaje
Comprendemos momentneamente el
asunto escuchado
Presumimos que ya sabemos todo lo
que se va a decir

41

Mejorando la
Comunicacin

42

Buena Redaccin
1.
2.
3.
4.
5.

6.

Planificar y organizar las ideas

Preparar un bosquejo
Evite estructuras montonas
Buscar ser breves y claros.
Ajustar la escritura al estilo de la
audiencia
Evitar el argot y los caprichos (slang
and fad words: O.K., terrific,
tremendous)
43

Buena Redaccin
7.

Evite la redundancia

8.

Evite los eufemismos

9.

Evite errores gramaticales y de

escritura

44

Tipos de documentos de ingeniera

Registros y libretas.

Cartas de la empresa

Memorandos

Cartas del gerente

Correo electrnico
45

Principios fundamentales para mantener

relaciones interpersonales armoniosas
Respeto hacia los dems
Confianza en s mismo
Confiabilidad y credibilidad
Sentido de justicia

46

Actitudes que fortalecen la

comunicacin interpersonal
Presumir que la otra persona acta
de buena fe
Colocarse en el lugar del otro
Estar en disposicin de cambiar

47

Comportamientos que fortalecen la

comunicacin interpersonal
Escuchar con atencin
Hablar para ser comprendido
Iniciar el dilogo a partir de los
puntos en comn

48

Credibilidad
Acte con sentido tico
Respete las normas, reglamentos y
polticas de la organizacin
Cumpla con las tareas y acciones que
prometa
Sea organizado
Mantenga una comunicacin franca y
abierta

49

Credibilidad (cont.)
Trate a las dems personas con
respeto y sentido de justicia
Mantenga a las personas bien
informadas y provea informacin
confiable
Ocpese de estar al da en todo lo
relacionado con su especialidad,
disciplina o profesin.

50

Escuchar

51

Escuchar: una destreza

esencial

Escuchar es mucho ms que el mero

or o captar los sonidos emitidos por
la persona con quien hablamos.
Requiere:
prestar atencin
comprender el mensaje
evaluarlo
recordarlo
responder de forma adecuada
52

En el contexto laboral, el carecer de la destreza

para escuchar de modo eficiente
es la causa de:

Errores al transmitir mensajes recibidos,

ejecutar tareas y efectuar trmites
Trabajos que deben volver a realizarse
porque no se prest la debida atencin a
las instrucciones
Prdida de tiempo, materiales, recursos
humanos, clientes y dinero
Disgustos que afectan las relaciones
humanas debido a los errores y a las
prdidas
53

Receptor activo

Ejercer mejor control sobre los sonidos a

los que debemos prestar atencin
Asumir una actitud positiva
Investigar acerca del emisor y del asunto
Adoptar una postura que nos facilite
captar el mensaje
Dejar que la otra persona termine de
hablar para entonces intervenir

54

Receptor activo (cont.)

Prestar atencin al lenguaje no verbal

Controlar las emociones
Evitar el concentrarse a pensar en lo que
uno va a decir cuando le corresponda el
turno de intervenir
Reconocer la labor de quien hace la
presentacin
Organizar la informacin segn se recibe

55

Importancia de la formulacin
de preguntas

Es indispensable interrogar con el

propsito de:
Conseguir informacin
Interaccionar con otras personas
Conocer la forma de pensar de otros
Ganar la confianza de otros
Verificar informacin

56

Busqueda de Informacin

57

Recursos Informativos

Bibliotecas
revistas, libros, colecciones, etc.

Prensa

Radio

Televisin

Internet
58

Necesidad de Informacin

Tomar decisiones
Mantenernos al da en los avances de
ingeniera
Desarrollar nuevo conocimiento

59

Busqueda de Informacin
1.

2.

3.

4.

5.

Identificar el tema, pregunta de

investigacin o problema.
Escoger frases o trminos que describen
el tema.
Determinar la mejor fuente de
informacin.
Evaluar los resultados y escoger el medio
apropiado de informacin
Localizar los materiales y sintetizar la
informacin.
60

Evaluar la Informacin

Credibility - Quin es la fuente de

informacin?, Qu respeto tiene?

Accuracy - Se puede verificar la

informacin?

Relevancy - Qu relevancia guarda con

nuestro propsito?

Date - Est al da?

Source - Cul es la bibliografa?

61

Donde se obtiene informacin

Bases de datos

Referencias impresas

Recursos en lnea

62

Gracias por su atencin

63