CONSORCIO EDUCATIVO

CAYETANO HEREDIA SAC

Partida electrnica N A00001 21214411
SUNARP RUC N 20601045550 - SUNAT

LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
(ltima modificatoria)
Dr. Neder Hugo ROJAS SALDAA
22/09/16

NOCIONES GENERALES
1. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
Conocemos con
el nombre de documento
administrativo a toda comunicacin escrita de carcter
formal que se utiliza tanto en la administracin pblica
como en la privada, con el fin de permitir el
cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos
reconocidos por la Constitucin Poltica, las leyes y las
normas internas de cada entidad.

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NOCIONES GENERALES
1. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN
Debe basarse en los siguientes principios fundamentales
de la administracin cientfica, y que conviene tenerlos
presente en todo momento:
a. Formalidad
b. Simplicidad
c. Racionalidad
d. Flexibilidad
e. Eficacia
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NOCIONES GENERALES
1. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN
a. Formalidad
Este principio consiste en que los documentos
administrativos se redactan necesariamente teniendo
en cuenta determinadas normas, pautas, esquemas o
formatos establecidos por las instituciones o
simplemente por costumbre, con el fin de uniformizar
su uso, ahorrar recursos y facilitar su atencin o
tratamiento.

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En los ltimos aos notamos que las entidades,

especialmente del Sector Privado, tienden a
mecanizar o esquematizar sus documentos por medio
de formularios para brindar facilidades a sus
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servidores y clientes.

NOCIONES GENERALES
1. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN
b. Simplicidad
Consiste en que todo documento administrativo debe
ser elaborado lo ms simple y breve posible, con
lenguaje sencillo y comn, despojado de trminos
cientfico o tcnicos innecesarios, de palabras de
significacin desconocida y de siglas y abreviaturas
que podran dificultar su comprensin.

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Todo documento debe ser breve, de menor extensin

posible, preciso, concreto, claro, directo, sin rodeos o
redundancias intiles; libre de expresiones vacas,
arcaicas y grandilocuentes; libre de complicaciones;
que utilice oraciones cortas que son fciles de leer y
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comprender.

NOCIONES GENERALES
1. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN
c. Racionalidad
En la elaboracin de todo documento debe estar
presente el principio de la racionalizacin de
recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o
formalidad costosa.
Cuanto ms extenso y complicado es un documento es
ms costoso, tanto para el que lo hace como para el
que lo lee.

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En consecuencia, debemos procurar redactar

documentos breves, directos, concretos, claros,
precisos, sencillos, de fcil lectura y comprensin
para ahorrar, energa, ,materiales y otros recursos. 6

NOCIONES GENERALES
1. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN
c. Flexibilidad
No debe existir rigidez o exigencia extrema en la
elaboracin ni en la evaluacin de documentos, ya
que nadie redacta igual que otro.
Por el contrario, lo que debe de haber es amplitud de
criterio, sentido comn, espritu democrtico,
flexibilidad en aceptar la gran variedad que hay en la
redaccin de documentos.

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Debemos considerar la diversidad de: formatos,

estilos, modelos, esquemas, as como las
particularidades de cada institucin y las
circunstancias en las cuales se elaboran los
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documentos.

NOCIONES GENERALES
1. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN
d. Eficacia
Todo documento debe ser capaz de persuadir o
inducir a la accin, en el menor tiempo y con el
mnimo costos posible; o sea, debe ser capaz de
lograr sus objetivos.
Por la aplicacin de estos y otros principios,
actualmente muchas instituciones dinmicas vienen
incorporando cambios en la elaboracin de sus
documentos administrativos, y no dejan de investigar
y evaluar sus resultados para innovador rpidamente.
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LAS PARTES DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS
Los documentos administrativos tienen varias partes, las
mismas que, segn su ubicacin, constituyen:
a. Encabezamiento
b. Texto
c. Trmino
Es preciso advertir que estas partes, en la mayora de los
documentos administrativos, pertenecen ubicadas en el mismo
lugar y se las conoce con el mismo nombre.
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LAS PARTES DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS
1. Encabezamiento
Damos el nombre de encabezamiento al extremo superior
del documento y comprende las siguientes partes:
Membrete
Nombre del ao
Lugar y fecha
Cdigo
Destinatario
Asunto y
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Referencia

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LAS PARTES DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS
2. Texto
Denominamos texto a la parte central y principal de todo
documento. Las partes del texto reciben el nombre de
secciones, cuya cantidad y denominacin depende de cada
clase o tipo de documento. (se estudian al tratar cada
documento)
3. Trmino
Conocemos como trmino al extremo inferior del
documento y est integrado por las siguientes partes:
antefirma, firma, posfirma, sello, anexo, con copia y pie de
pgina. Hay documentos que tienen todas estas partes, pero
hay tambin los que tienen slo algunas.
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1.1 Membrete, llamada tambin timbrado o timbre

El membrete es la inscripcin que identifica a la institucin, organismo,
entidad o empresa que remite el documento.
El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y
sobres correspondientes:
a) En el papel A4, a un centmetro y medio de los bordes superior
izquierdo, como se ve a continuacin:
1.5 cm.
1.5 cm.

---

b) En el papel A5, a un centmetro de los mismos bordes.

1. cm.
1. cm.

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1.2 Nombre del Ao

El nombre del ao es la denominacin que da el gobierno a cada
ao calendario, mediante ley o decreto supremo.
El nombre del ao se ubica en parte cntrica superior de la hoja. Se
escribe con letras maysculas y entre comillas, como se ve en el
siguiente esquema.

------------------
1.3 Lugar y Fecha
El lugar y fecha es la parte que indica dnde y cundo se elabora el
documento.

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El lugar y fecha se escribe de dos maneras: Caete, 03 de

setiembre del 2016 y Caete, setiembre 03 del 2016. La primera
forma de escritura es tradicional y la segunda, de uso reciente,
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introducida por influencia del ingls.

PRESENTACIN FORMAL DE
DOCUMENTOS

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Dr. Neder Hugo ROJAS SALDAA

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1. Nociones Bsicas
Un documento no debe presentarse de cualquier modo, sino de tal
manera que su aspecto exterior estimule positivamente para su
lectura.

Los documentos que elaboramos constituyen nuestra carta de

presentacin. En ellos se refleja nuestro nivel cultural, nuestra
preparacin, nuestro cuidado y nuestra identificacin con la
entidad donde trabajamos.

2. Mrgenes
Los mrgenes son los espacios en blanco que se dejan alrededor de
los escritos.
Las dimensiones de los mrgenes se establecen teniendo en cuenta
el tamao de los papeles en los cuales se redactan los documentos y
los efectos estticos que se desean lograr.
Los papeles que ms se utilizan para la elaboracin de documentos
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administrativos son de dos: A4 y el A5.
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3. Mrgenes del papel A4

El papel A4 recibe la denominacin de papel oficial y mide 29.7
cm. de largo por 21 cm. de ancho. Debe ser de 80 gramos
oficialmente.
Es el papel que ha reemplazado a los tradicionalmente conocidos
como papel oficio y papel carta los que an se usan pero cada
vez menos.
Sirve para la elaboracin de todo tipo de documentos, a excepcin
de los memorandos, citaciones y otras comunicaciones de corta
extensin que se redactan en papel A5.
Los mrgenes de papel A4 deben ajustarse a las siguientes
dimensiones:
a. El margen superior, a 2.5 cm.
b. El margen izquierdo, a 3 cm.
c. El margen derecho, a 2.5 cm. y
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d. El margen inferior, a 2.5 cm.

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MRGENES DEL PAPEL A4

20 esp. horiz. v 3 cm.

12 esp. horiz. v 2.5 cm.

12 esp. vert. v 2.5 cm.

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7 esp. vert. v 2.5 cm.

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4. Mrgenes del papel A5

El papel A5 es la mitad del papel A4. Mide 21 cm. de largo por 14.8
cm. de ancho.
Se usa para la redaccin de documentos breves.
Los mrgenes del papel A5 tienen las siguientes dimensiones:
a. El margen superior, a 7 espacios verticales o 3 cm.
b. El margen izquierdo, a 12 espacios horizontales o 3 cm.
c. El margen derecho, a 8 espacios horizontales o 2 cm.; y
d. El margen inferior, a 5 espacios verticales o 2 cm.

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MRGENES DEL PAPEL A5

8 esp. horiz. v 2 cm.

12 esp. horiz. v 3 cm.

7 esp. vert. v 3 cm.

5 esp. vert. v 2 cm.

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Fuentes de informacin
1. Carneiro Figueroa, Miguel. 2010. Manual de redaccin superior,
Edit. San Marcos, Lima.
2. Constitucin Poltica del Per. 1993. Aprobada por el Congreso
Constituyente Democrtico.
3. www.worldwritting.com

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