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de gestin de documentos
-Las normas de referencia:
-UNE-EN ISO 30300. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para
documentos. Fundamentos y vocabulario.
-UNE-EN ISO 30301. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para
documentos. Requisitos.
-UNE-EN ISO/IEC 17021. Evaluacin de la conformidad. Requisitos para los
organismos que realizan la auditora y la certificacin de sistemas de gestin.
-UNE-EN ISO 19011. Directrices para la auditora de los sistemas de gestin
de la calidad y/ ambiental
BENEFICIOS DE UN SGD
La importancia estratgica de la informacin aconseja implementar un SGD
estandarizado y verificable por sus evidentes beneficios:
a)
b)
c)
d)
e)
BENEFICIOS DE UN SGD
f) Proteger los intereses de la organizacin y los derechos de los empleados,
b)
Procesos sistemticos
c)
Medicin y evaluacin
d)
Revisin y mejora
b)
c)
2.
3.
4.
5.
6.
7.
-La alta direccin debe asignar y mantener los recursos que necesita el SGD
(asignar responsabilidades; revisin peridica de su capacitacin y formacin;
mantenimiento y sostenibilidad de los recursos y la infraestructura tcnica).
-Capacitacin: determinar y asegurar la capacitacin en gestin documental.
-Concienciacin y formacin: asegurar la asuncin de responsabilidad para
cumplir con los requisitos y asegurar su conformidad y de las consecuencias del
abandono de los procedimientos especificados.
-Comunicacin: establecer, implementar, documentar y mantener los
procedimientos para la comunicacin interna sobre el SGD
-Documentacin: obligacin de documentar el SGD y controlar la gestin,
revisin, actualizacin e identificacin de los documentos.
proceda, medir:
-La poltica y los objetivos de gestin documental
-Los cambios en los requisitos legales y organizativos
-La disponibilidad y adecuacin de los recursos (financieros, humanos, tecnolgicos,
de infraestructura), la adecuacin de la asignacin de roles y responsabilidades, el
desempeo de los procesos y aplicaciones de gestin documental
-La adecuacin de la documentacin y la correcta implementacin de los
procedimientos, la efectividad de las aplicaciones de gestin documental y del
programa de formacin y concienciacin y estrategia de comunicacin
-La satisfaccin de usuarios y partes interesadas.
-El anexo C proporciona ejemplos de indicadores de evaluacin y medicin en forma de lista de
verificacin para la autoevaluacin.
b)
pertinentes
-Incluir la evidencia de los resultados en la informacin documentada.
7.3. Revisin por la direccin. La direccin debe revisar el SGD, a intervalos
planificados, para asegurar que se mantiene su conveniencia, adecuacin y
efectividad. Esta revisin debe considerar:
-El estado de las acciones derivadas de revisiones anteriores
-Los cambios en aspectos externos e internos que puedan afectar el SGD
-La informacin sobre el desempeo de los procesos y aplicaciones de gestin
documental, incluyendo: las no conformidades y acciones correctivas; los resultados
de la evaluacin de supervisin y mediciones; y los resultados de las auditoras.
-Las oportunidades para la mejora contnua.
-Inicio de la auditora
-Revisin de la documentacin
-Preparacin de las actividades de la auditora in situ
-Realizacin de las actividades de la auditora in situ
-Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de la auditora
-Finalizacin de la auditora
-Realizacin de las actividades de seguimiento de la auditora.
-Atributos personales
-Conocimientos y habilidades
-Educacin, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en
auditoras
-Mantenimiento y mejora de la competencia
-Evaluacin del auditor (identificar las cualidades, conocimientos y habilidades,
criterios de evaluacin ; seleccionar el mtodo adecuado)