TEMA: 9.

EL ARCHIVO.
Mireya Bonilla Osuna
Comunicacin y Atencin al Cliente
1 Curso de Grado Superior.
Administracin y Finanzas.

1. ARCHIVO DE LA INFORMACIN
EN SOPORTE PAPEL.
1.1 Clasificacin y ordenacin de
documentos.
Los fines de la clasificacin pueden
concretarse en los siguientes:
Acceder a la documentacin con facilidad y
rapidez.
Tener un control de toda la documentacin
que entra y sale de la empresa.
Cumplir con las exigencias legales de
conservacin de determinados documentos
durante un plazo determinado.

1.2 NORMAS Y SISTEMAS DE

CLASIFICACIN.
Se debe elegir un orden de clasificacin que sea fcil de
comprender y sencillo de utilizar.
El sistema elegido debe ser apropiado a las necesidades de
cada empresa o departamento: adems, debe simplificar
al mximo la entrada de documentos, siendo susceptibles
de ampliacin en el futuro.
En caso de duda se debe utilizar la clasificacin alfabtica.
Sistema de clasificacin:
Alfabtica.
Numrica.
Geogrfica.
Temtica.
Cronolgica.
Mixta.

CLASIFICACIN ALFABTICA.
Es el mtodo ms utilizado. Los documentos se clasifican segn
el orden determinado por las letras del alfabeto.
Ventajas:
Es un mtodo muy sencillo tanto respecto a su comprensin
como a su mensaje.
Permite aadir documentos con facilidad.
La localizacin es fcil; no se precisan ndices.
Permite clasificar todo tipo de documentos que se refieran a
personas o a empresas.
Inconvenientes:
Pueden surgir dudas y errores en el caso de algunas letras,
iniciales, artculos o abreviaturas.
Si un expediente incluye muchos documentos, por lo que se hace
necesario establecer normas muy precisas para evitar errores.
Si se extrae un documento y no se anota, su falta puede pasar
inadvertida.

CLASIFICACIN NUMRICA
Los documentos se agrupan asignando a cada uno un nmero
correlativo y progresivo de la serie de nmeros naturales.
Ventajas:
Se puede clasificar n nmero ilimitado de documentos.
La bsqueda es rpida.
Es un sistema muy exacto.
Inconvenientes:
Como la numeracin es correlativa, si se extrae un
documento, se reconoce fcilmente.
Es totalmente necesario un ndice-gua para la localizacin de
los documentos.
Para intercalar nuevos documentos, a veces se hace
necesario plantear subclasificaciones que pueden dificultar
el esquema principal.

CLASIFICACIN TEMTICA
La pauta de agrupacin de documentos se basa en el tema o asunto
sobre el que versan los mismo.
Ventajas:
Fcilmente comprensible.
Su utilizacin es sencilla.
Se busca directamente; no son necesarios ndices auxiliares.
Se pueden intercalar subdivisiones muy fcilmente identificando
subtemas.
Inconvenientes:
No es aconsejable cuando los temas son conocidos por la persona que
busca un documento.
Puede haber dificultad para decidir el asunto o tema.
Un mismo documento puede estar relacionado con distintos asuntos.
Puede ser necesario un indice-gua para la localizacin de los
documento.

CLASIFICACIN CRONOLGICA.
Clasificar los documentos por fechas, segn se van recibiendo
y/o generando.
Ventajas:
Fcil de organizar.
Fcil de utilizar.
Permite ir introduciendo nuevos documento sin alterar el orden.
Se busca directamente.
Inconvenientes:
No es aconsejable para archivos grandes.
Es necesario conocer la fecha de un determinado documento.
Puede resultar necesario mucho tiempo para localizar
documentos especficos.
Cuando se extrae algn documento es necesario hacer una
marca para dejar constancia.

3.1 ARCHIVO:
La palabra archivo puede tener dos significados:
Conjunto de documentos de una empresa debidamente
ordenados y clasificados de manera til y eficaz, para
localizarlos lo ms rpido posible.
Lugar donde se conserva todos estos documentos.
Objetivos:
De naturaleza legal. Las empresas deben guardar
durante un tiempo determinado documentos porque as
lo establece la ley.
De carcter tcnico. La utilidad prctica del archivo
puede concretarse en los siguientes puntos:
Un archivo es un centro activo de informacin necesario
para toda todas las empresa.
Proporciona un servicio imprescindible a muy bajo coste.
Sirve para conservar los documentos en perfecto estado.

1.4 TIPOS DE ARCHIVOS.

Archivo de documentos: Los papeles se

almacenan en carpetas, cajas, cajones o
armarios.
Archivo de mi microfilm: Los sistemas de
archivos de papel suelen requerir unos espacios
que pueden ser costosos para la empresa. Una
alternativa es utilizar microfotografas para
reducir el tamao del documento original,
grabando la imagen en una pelcula.
Archivo informatizado: La informacin se
almacena en el ordenador, en la memoria
central o en cualquier soporte externo.

1.5 ORGANIZACIN Y
CLASIFICACIN DE UN ARCHIVO
DE OFICINA.

Segn el grado de autonoma.

Archivo centralizado: Los documentos se encuentran en un nico
lugar y desde all se reparten a los departamentos de la empresa
que lo soliciten.
Archivo descentralizado: Este sistema consiste en organizar el
archivo en distintos lugares de la empresa y cuando pasa un
tiempo y los documentos ya no se utilizan o pierden vigencia
pasan a un archivo definitivo.
Segn el grado de utilizacin.
Archivo activo: Se utiliza para guardar los documentos de
consulta frecuentes.
Archivo semiactivo: Conserva documentos de consulta menos
frecuentes.
Archivo inactivo, definitivo o pasivo: Contendr documentos que,
a pesar de haber perdido su utilidad prctica de consulta, siguen
teniendo valor histrico o documental.

1.6 EL PROCESO DE ARCHIVO.

Revisar: Revisar los papeles para decidir si es preciso

guardarlos o no.
Separar: Deben colocarse en una bandeja todos los
documentos que van al archivo.
Clasificar: Se clasificarn segn el criterio elegido.
Referenciar: Debe anotarse una referencia, para saber
dnde est, o archivar fotocopias en distintas partes.
Prearchivar: Los documentos se colocarn siguiendo el
mismo criterio que el decidido para el archivo
definitivo.
Archivar: Una vez utilizados los documentos, y cuando
ya no se utilicen, se archivarn definitivamente en el
lugar que les corresponda.

1.7 PERMANENCIA DE LOS

DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO.

Segn el Cdigo de Comercio los empresarios,

conservarn los libros, correspondencia,
documentacin y justificantes concernientes a su
negocio debidamente ordenados, durante seis aos.
Si existen documentos mercantiles de carcter
interno que no afecten a terceros, no es necesaria
su conservacin durante el plazo anteriormente
sealado.
Aquellos de los que se derivan derechos de
propiedad.
Los documentos laborales, los libros de visita y de
matrcula, as como los libros contables, tienen que
conservarse al menos cinco aos.

2. ARCHIVO DE LA INFORMACIN
EN SOPORTE INFORMTICO.
2.1 Las bases de datos para el tratamiento de la
informacin.
Economa de espacio en el almacenamiento de la
informacin.
Ahorro de tiempo en el acceso a la misma.
Facilita las tareas de ordenacin, actualizacin, bsqueda y
borrado de los datos.
Permite el acceso de varios usuarios a la vez en el caso de
sistemas en red.
Hace posible el intercambio de informacin entre
diferentes sistemas informticos, evitando errores.
Proporciona las herramientas adecuadas para la realizacin
de consultas y elaboracin de informes personalizados.

2.2 PROCEDIMIENTOS DE
PROTECCIN DE DATOS.

Perspectiva legal: La constitucin espaola ampara

la confidencialidad de los datos. Existe un maco
legal que garantiza la proteccin de datos
confidenciales, siendo la Agencia de Proteccin de
Datos el organismo encargado de velar por el
cumplimiento de la legislacin de datos personales
y controlar su aplicacin.
Perspectiva fsica: El lugar donde se almacena la
informacin debe cumplir unos requisitos.
Perspectiva de seguridad: Para prevenir posibles
prdidas de informacin, hay que definir una
poltica de seguridad por parte de la empresa y de
copia de datos.

RECOMENDACIONES:

Realizar copias de seguridad diarias de aquella

informacin que se actualiza frecuentemente y de
alto valor.
Realizar copias semanales de aquella informacin
menos importante.
Realizar una copia total cada mes y conservar una
copia de cada mes al menos durante un ao.
Finalmente, conservar una copia anual de la
informacin.
Las cintas no deben almacenarse en el mismo sitio
donde se realizaron.
Realizar cada cierto tiempo una simulacin de
recuperacin de las copias de seguridad para
verificar que funciona correctamente.

3. ORGANIZACIN EN CARPETAS
DEL CORREO ELECTRNICO Y
OTROS SISTEMAS DE
COMUNICACIN TELEMTICA.

Bandeja de entrada: En ella se almacenan los mensajes

entrantes.
Bandeja de salida: En ella se almacenan los mensajes que
hemos redactado y que se envan cuando Outlook Express
se conecta con el servidor de correo.
Elementos enviados: Contiene los mensajes que ya han
sido enviados al servidor de correo.
Elementos eliminados: en ella se almacenan los mensajes
borrados hasta que se suprimen definitivamente.
Borradores: Sirve para crear correos que se almacenan de
forma temporal en esta carpeta, hasta que decidimos
terminar de redactarlos y enviarlos definitivamente.