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FUNDAMENTOS DE

PLANEACIN DE
PROYECTOS USANDO
PROJECT 2002
Mdulo 1

Marco terico de la
planeacin de proyectos

Clase 1

Que es un proyecto - 1
En una organizacin se pueden presentar
simultneamente operaciones y proyectos,
resulta
fcil
confundirse
ya
que
sus
caractersticas son similares.
Son desarrollados por personas
Tienen restricciones por recursos limitados
Pueden ser planeados, ejecutados y controlados.

Sin
embargo
un
proyecto
presenta
diferencias claras a la operacin ordinaria
de un negocio

Que es un proyecto - 2
Es temporal

Esto quiere decir que tiene un principio y un final definidos,


pueden ser de corta o larga duracin. El final se alcanza al cumplir
el objetivo del proyecto o al no requerirse ms sus resultados o al
considerar que sus objetivos no son viables. La duracin del
proyecto es finita.

Tiene un nico propsito, producto, servicio o resultado.


Se ejecuta progresivamente:

La ejecucin progresiva rene la caractersticas anteriores


de unicidad y temporalidad. Progresivamente quiere decir que
se hace por pasos continuos con incrementos sucesivos.
Ejecucin significa que se trabaja con cuidado y detalle para
desarrollarlo completamente.
Esta caracterstica debe ser
coordinar cuidadosamente con el alcance del proyecto y su
definicin.

Defnir el proyecto - 1
Para definir un proyecto especfico debemos:

Definir el mbito del proyecto


Qu objetivos se desean cumplir?.
Cules son las tareas ms importantes?.
Cuntas tareas son necesarias para cumplir los objetivos?.

Determinar los recursos


Qu
recursos
(personas,
equipos,
materiales)
disponibles para alcanzar los objetivos del proyecto?.

Determinar los lmites de la programacin


Cundo debemos finalizar el proyecto?.
Cunto tiempo se tiene para ejecutar el proyecto?.
Cules son los hitos y las fechas lmite del proyecto.

estn

Tringulo del proyecto - 1


Ambito:

Combinacin de todos los objetivos y tareas de


un proyecto y el trabajo necesario para
realizarlos

Recursos:

El personal, los equipos, los materiales y los


servicios
necesarios
para
completar
el
proyecto. Normalmente el uso de los recursos
genera el costo del proyecto.

Programacin:

Los tiempos y secuencias de tareas dentro de


un proyecto, as como la duracin del mismo.
Consta de tareas, dependencias entre tareas,
duraciones, delimitaciones e informacin
relativa al tiempo

Tringulo del proyecto - 2


Cuando el mbito, la
programacin y los
recursos estn
compensados, se
dispondra del nmero
adecuado de recursos para
ejecutar todas las tareas
planeadas dentro de las
fechas previstas y los
costos planeados

mbito
Qu?

PROYECTO

Recursos

Programacin

Con qu?

Cundo?

Ciclo de los proyectos - 1


Iniciacin

Planificacin
Programacin
Medicin
Modificacin

Ejecucin

Nuevo Proy.
Verificacin
Terminacin
Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Retroaliment.
Comprobacin

Feed Back

Creacin de un programa
de trabajo
Clase 1 Primera parte

Fundamentos de
programacin
Preparar la estrategia para el
proyecto

Objetivos:
Los
objetivos
y
resultados del proyecto deben
entenderse claramente.
Suposiciones:
Especificar
las
estas suposiciones
que se han
hecho para ejecutar el proyecto.
Limitaciones:
Identificar
claramente las limitaciones y
restricciones que pueden afectar el
plan del proyecto.
mbito: El mbito define las tareas
y los resultados del proyecto.

Que hace MsProject


Microsoft Project almacena los detalles del proyecto en
la base de datos.
Calcula y mantiene la programacin y los costos,
creando as el plan de proyecto.
Muestra los resultados de los clculos inmediatamente.
Muestra toda la informacin de las tareas:
fechas tope de comienzo y de fin de las tareas,
los requisitos de recursos
fecha de finalizacin del proyecto.

Permite a los administradores de los proyectos


enfocarse en los objetivos y se encarga de los detalles.

Caso de estudio
Posibles casos de estudio
Construccin sistema Transmilenio
Construccin Hidroelectrica
Otro seleccioado por el grupo

Este
ser
el
ejemplo
desarrollaremos en el curso

principal

que

Pantalla de trabajo
Pantalla Project 2002

Creacin de un programa
de trabajo
Clase 2 Segunda parte

Crear un archivo de
trabajo
Al abrir MsProject, normalmente aparece un
archivo nuevo.
Si de todas formas, por la opcion archivo/nuevo o al
oprimir CTRL+U se crea un nuevo archivo.

Es conveniente definir la fecha de comienzo o


del proyecto, aunque no es obligatorio.
Slo se puede definir una de estas fechas y la otra la
calcula el programa.
Se indica si se calcula desde la fecha inicial o desde
la fecha final.
Por defecto se establece la fecha de inicio como el
da en que se crea el archivo.

Introduccin de las tareas


-1
Tarea o actividad:

Unidad de trabajo individual


que forma parte del trabajo total
necesario
para
terminar
el
proyecto

Antes de empezar:

Se deben tener claras las


tareas que se van a ejecutar.
Mientras ms detallada sea la
descomposicin
de
las
tareas, ms acertada ser la
programacin del proyecto.

Formas de ingresar las tareas


Importar desde un archivo
Cortar y pegar
Digitarlas directamente

Va 1
Desmonte

Explanacin

Bases

Introduccin de las tareas


-2
Las tareas se pueden introducir de tres
maneras:
Digitandolas directamente
Utilizando la opcin de cortar y pegar

Se seleccionan los datos en la aplicacin


Se marcan para copiar
Se pegan el project
Se debe tener mucho cuidado en que los
campos de MsProject y de la apliacin de
origen coincidan

Importando la informacin desde un


archivo

Se abre el archivo, indicando el formato


de origen de los archivos
El MsProject gua el proceso a traves del
asistente

Esquema de las Tareas - 2


Adems de ser posible se deben
descomponer las tareas en un orden
jerarquico
Facilita el control
Permite agrupar los costos
Aclara los informes del proyecto

Estructura de descomposicin del trabajo


(EDT o WBS)

Es el esquema interno que usa project para


organizar las tareas jerarquicamente
Puede personalizarse (proyecto/EDT)

Estructura del proyecto

Sirve para organizar el proyecto y


corresponde a la EDT
Se puede almacenar como plantillas
Se pueden crear esquemas para cada tipo
de proyecto de acuerdo con la estructura de
costos de la empresa

Creacin de un programa
de trabajo
Clase 3 Tercera parte

Delimitacin de las tareas


Delimitaciones flexibles

Lo antes posible
Lo ms tarde posible
No finalizar antes de
No comenzar antes de
No finalizar despus de
No comenzar despus de

Delimitaciones inflexibles
Debe finalizar el
Debe comenzar el

Las delimitaciones se fijan en la


caja de dialogo de informacin de
la tarea, en la pestaa de
avanzados

Dependencias entre las


tareas - 1
Al vincular las tareas se define el orden
de ejecucin del proyecto.
Hay cuatro tipos de vinculos en
MsProject

Final a Comienzo
Comienzo a Comienzo
Fin a Fin
Comienzo a Fin

El vinculo se muestra como una lnea de


conexin entre las tareas en el diagrama
de Gantt
Es posible definir una posposicn de las
tareas, si esta es negativa las tareas se
superponen. Est pospocin se puede
indicar como un porcentaje de ejecucin
de la tarea o como tiempo.

Dependencias entre las


tareas -2
La vinculacin se puede hacer directamente
contando las tareas con el mouse.
Seleccionando las tarea inicial, se oprime
CTRL y luego selecionando la tarea
dependiente . Con ambas tareas marcadas
se oprime el icono de conexin en la barra
de herramientas.
Modificando directamente la informacin de
la tarea, resulta ms sencillo si se utiliza la
vista de Entrada de tarea.
La modificacin del tipo de vinculo y de la
posposicin puede hacerse haciendo doble
click sobre el vnculo o editandol
directamente en la caja de dialogo de
informacin de la tarea.

Manejo de la
programacin
involucrando los recursos
y costos
Clase 4

Recursos - 1
Recurso de trabajo

Recursos
humanos
o
de
equipamiento que realizan trabajo
para completar una tarea. Los
recursos de trabajo consumen
tiempo (horas o das) para
completar las tareas.

Recurso material

Suministros u otros elementos


consumibles que se utilizan para
completar las tareas de un
proyecto.

Recursos - 2
Tarea condicionada por el esfuerzo

Cuando se asignan o eliminan personas de una


tarea, Microsoft Project alarga o reduce la duracin
de sta basndose en el nmero de recursos
asignados a dicha tarea, pero no cambia el trabajo
total de la misma.
Este procedimiento se denomina programacin
condicionada por el esfuerzo y es el mtodo
predeterminado que utiliza Microsoft Project cuando
se asignan recursos a tareas.
Aunque se agreguen recursos a una tarea, el
trabajo total permanece inalterado. Sin
embargo, s cambia la cantidad de trabajo que se
distribuir entre los recursos asignados a la tarea.
La programacin condicionada por el esfuerzo
slo tiene efecto cuando los recursos se
agregan o quitan de una tarea. Las reglas de
clculo condicionadas por el esfuerzo no se
aplican cuando se cambian los valores de trabajo,
duracin y unidad de los recursos que ya estn
asignados a una tarea.

Recursos - 3
Cuando se trabaja con la programacin
condicionada por el esfuerzo, debe tenerse
en cuenta lo siguiente:

Los clculos condicionados por el esfuerzo


slo se aplican despus de asignar el
primer recurso a la tarea. Despus de
asignar un recurso a una tarea, el valor del
trabajo no cambia con la asignacin de nuevos
recursos ni con la reduccin de stos.
Los clculos condicionados por el esfuerzo no
se aplicarn a la asignacin simultnea de
varios recursos cuando stos sean las
primeras asignaciones de una tarea. No
obstante, tras esta asignacin inicial de
diversos recursos, el valor del trabajo no
cambia al asignar nuevos recursos ni al
quitarlos.

Recursos - 4
Cuando se trabaja con la programacin
condicionada por el esfuerzo, debe
tenerse en cuenta lo siguiente:

Si el tipo de tarea asignado es Unidades


fijas,
la
asignacin
de
recursos
adicionales disminuye la duracin, se el
trabajo se entro a manualmente
aumenta el trabajo.
Si el tipo de tarea asignado es Duracin
fija,
la
asignacin
de
recursos
adicionales reduce los valores de
unidad individuales de los recursos.
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo,
la asignacin de recursos adicionales
reduce la duracin de la tarea.
Las tareas de resumen y los proyectos
insertados no pueden establecerse como
condicionados por el esfuerzo.

Recursos - 5
Unidades de recursos
capacidad mxima

Es cantidad que se dispone un recurso de


trabajo para trabajar en un proyecto.

unidades de asignacin.

Es la cantidad de un recurso de trabajo


que se dedica a una asignacin concreta,
especifique unidades de asignacin
Tambin se especifican unidades de
asignacin para recursos materiales, a fin
de indicar la cantidad de material que se
utiliza para la asignacin.

Las unidades se pueden expresar en


porcentajes o numeros decimales, este
cambio se hace en el cuadro de dialogo,
herramientas/opciones/programacion

Manejo de la
programacin
involucrando los recursos
y costos
Clase 5

Recursos - 6
Trabajo En los recursos

Es el esfuerzo necesario expresado


como tiempo de una unidad de
recurso para completar una tarea
Es diferente de la duracin de la
tarea
Es diferente de la duracin del
recurso en la tarea.

Recursos - 7
Asignacin de recursos

Los recursos se asignan a las tareas a


traves de la entrada de tareas o la
caja de dialogo de informacin de la
tarea o en la caja de dialogo de
asignacin de recursos.
En los recursos de trabajo se indica el
numero de unidades asignadas.
En los recursos materiales se puede:

La cantidad total de materiales


El consumo con base en una unidad de
tiempo.

Manejo de la
programacin
involucrando los recursos
y costos
Clase 6

Costos - 1
En MsProject los costos se generan al
momento de utilizar los recursos.
Aunque tambien puede asignarse un
costo fijo a la tarea.
Los costos se pueden contabilizar de
tres formas.

Todo el costo ocurre al inicio


El costo ocurre mientras se ejecuta la
actividad - Prorrateo
Todo el costo ocurre al final

Costos - 2
En el recurso se pueden
defnir tres tipos de costo:
Costo estandar

Es el costo del recurso en horario


normal, en el caso de los recursos de
material se define la unidad.

Costo de la hora extra


No se aplica
material

Costo por uso

los

recursos

de

Es el costo de usar el recurso y ocurre


slo una vez por unidad, en el caso de
recursos de trabajo y solo una vez en
el caso de los recursos de material

Costos - 3
Tambien se pueden asignar costos
fijos directamente a las tareas.

Para esto se debe activar la tabla


costos
En el campo costo fijo se escribe el
valor del costo fijo de la actividad.
El Ms Project reparte el costo
uniformemente en la duracin de la
actividad.

Manejo de la
programacin
involucrando los recursos
y costos
Clase 7

Calendarios - 1
Los
calendarios
determinan
cmo
se
programan los recursos asignados a las tareas
y cmo se programan las propias tareas.
Los calendarios base son conjuntos de perodos
(horas y das) laborables y no laborables
utilizados en los otros tres tipos de calendarios:

Calendario del proyecto:


Calendario utilizado para
designar la programacin de trabajo predeterminada
para todas las tareas de un proyecto.
Calendario de recursos :
Microsoft
Project
crea
calendarios de recursos individuales para cada recurso
que introduzca en funcin de la configuracin del
calendario Estndar. Puede modificar esos calendarios
en la ficha Horario de trabajo en el cuadro de dilogo
Informacin del recurso. Tambin puede crear y asignar
calendarios de recursos para recursos individuales o
grupos de recursos a fin de indicar horarios de trabajo
especficos; por ejemplo, el turno cambiado o el turno
nocturno. Puede modificar calendarios de recursos para
indicar perodos no laborables , como vacaciones y
permisos.

Calendarios - 2
Los calendarios base son conjuntos de perodos
(horas y das) laborables y no laborables
utilizados en los otros tres tipos de calendarios:

Calendario de tareas: Las tareas se programan en


funcin de los perodos laborables del calendario
de proyecto; sin embargo, puede personalizar
dichos perodos del calendario de proyecto en un
calendario de tareas si tiene tareas que se van a
completar
en
diferentes
momentos,
especialmente tareas que son independientes de
los recursos. Un calendario de tareas resulta
especialmente til para equipos que ejecutan y
completan tareas durante noches o fines de
semana, designados como perodos no laborables
en el calendario de proyecto

Calendarios - 3
Los calendarios base se pueden utilizar para los
calendarios del proyecto y los calendarios de
tareas y sirven de base para los calendarios de
recursos.
Los calendarios del proyecto y de recursos
identifican cundo puede tener lugar el trabajo en
las tareas, asegurndose de que los recursos
estn programados slo cuando estn disponibles
para trabajar.
Los calendarios del proyecto afectan a los valores
predeterminados referentes a la programacin de
tareas.
Los calendarios de recursos afectan a un recurso
especfico o a una categora de recursos.
Los calendarios de tareas hacen posible que las
tareas tengan un calendario diferente del
calendario del proyecto.
Los calendarios se aplican nicamente a
recursos de trabajo, no a recursos materiales.

ADMINISTRACIN DE LOS
RECURSOS Y EVALUACIN
DE LOS COSTOS
Mdulo 2

Evaluacin y ajuste de la
programacin

Clase 7

Resultados de la
programacin - 1

Antes de modificar la programacin, deben


analizarse e identificarse dnde pueden existir
los problemas.
Lo ms eficaz es analizar y efectuar los cambios
en las primeras fases del proceso de planeacin
y, mejor todava, antes de poner en marcha el
proyecto. Sin embargo, las programaciones
cambian constantemente, y es necesario
analizar la programacin cada vez que se corrija.
Despus de analizar la programacin, puede
utilizar varias estrategias para perfeccionarla:

reducir su duracin,
resolver las sobreasignaciones de recursos,
asegurarse de que la programacin de las tareas
refleja delimitaciones y dependencias del mundo
real,
reducir costos.

Resultados de la
programacin - 2
Tener un plan completo del proyecto.
Revisar :

Objetivos
mbito
Suposiciones

Agregar o eliminar tareas.


Mejorar las estimaciones de duracin.
Comprobar la fecha de fin del proyecto.
Determinar si se necesitan delimitaciones.
Comprobar los costos del presupuesto.
Identificar y corregir los errores obvios.
Perfeccionar el plan.
Reducir la programacin.
Utilizar mejor los recursos.
Reducir los costos del proyecto.

Acortar la programacin 1
Enfocarse en las tareas crticas

Reducirlas, se reduce la duracin total del


proyecto.
Identificar la ruta crtica y ordenarla por
duracin.

Reduccin del mbito del proyecto

Eliminar tareas crticas.


Reducir el alcance de las tareas crticas.

Asignar ms recursos.

Cambiar la secuencia de las tareas.


Dividir las tareas.
Agregar tiempo de adelanto.
Cambiar el tipo de vinculacin.
Cambiar el tipo de delimitacin.
Cambiar el tipo de tarea.

Mtodos para reducir la duracin de una


tarea
Comenzar antes las tareas

Evaluacin y ajuste de la
programacin

Clase 8

Ms acerca de los
calendarios
-1
Funcionamiento del Calendario
Task
Calendar
Assigned

Resource
Calendar
Assigned

Ignore
Resource
Calendar

Impact on Schedule
Schedule based on the Project Calendar

Schedule based on the task calendar


X

Schedule based on resource calendar

Schedule based on intersection of working


time of task and resource calendars, with
possible error condition set

Schedule based on task calendar, with


possible error condition set

Ms acerca de los
calendarios - 2
Scenario

Ignore Resource
Calendar Option

Response

(A) Both calendars match

Off or On

Normal schedule

(B) Nonworking time in


task calendar, but available
in resource calendar at the
same time

Off or On

Schedule based on task calendar

(C) Working time in task


calendar, but nonworking
time in resource calendar at
the same time

Off

Schedule based on resource calendar

(D) Same as above

On

Schedule based on task calendar

(E) Task calendar and


resource calendars do not
intersect; there is no period
where both the task and
resource calendars have
working time
(F) Same as above

Off

Schedule based on task calendar; alert


message generated and error indicator set

On

Schedule based on task calendar

Reduccin de costos - 1
Costos que se pueden ver en Project

Costo total del proyecto


Costo total de una tarea
Costo total de un recurso
Costo total de una asignacin
Distribucin de los costos en el tiempo

Reduccin de costos - 2
Acciones para reducir los costos del
proyecto
Reducir el ambito del proyecto
Reemplazar
recursos
caros
recursos ms baratos

por

Control de Proyectos

Mdulo 3 - Clase 8

Establecer una lnea base

Clase 8

Lnea base - 1
Una vez se ha depurado y optimizdo el
plan de proyecto se puede crear la
lnea base.
Cuando no necesitamos la lnea base.
Establecer y guardar la lnea base.

Herramientas/seguimiento
No se guarda otro archivo, slo se
almacena
la
informacin
de
comparacin.
Es conveniente crear un archivo de
respaldo
con
la
informacin
al
momento de establecer la lnea base.

La lnea
previsto.

base

contiene

el

plan

Lnea base - 2
Durante la ejecucin del proyecto
periodicamente se pueden guardar
planes provisionales que sirven de
comparcion y control.
Se pueden guardar hasta 10 planes
provisionales.
Se guarda de forma similar a la lnea
base, pero indicando que se trata de
un plan provisional.
Agregar tareas al plan previsto o plan
provisional.

Se hace en forma similar a la creacin


pero se indican las tareas seleccionadas

Lnea base - 3
Cambio de la informacin de la lnea
base

Se procede en forma similar a la


cracin
indicando
tareas
seleccionadas.
Si es un cambio total se puede
guardar una nueva lnea base, a partir
de la versin 2002 se pueden guardar
hasta 10 lineas base

Control de la
programacin - 1
Seguimiento del progreso

Definir frecuencia de la actualizacin


Las tareas que no se ejecutan segn lo
prgramado se les debe hacer el
seguimiento manualmente.
Cuando se hace el seguimiento las
tareas que no han progresado se
reprograman automticamente
Informacin prevista
Informacin real
Informacin actual

Control de la
programacin - 2
Formas de hacer el control

Fechas reales de comienzo y


finalizacin
Porcentaje completado
Duracin real y duracin restante
Trabajo real y trabajo restante
Costos reales y costos restantes

Entrada de los datos de control

de

Cuadro de dialogo Actualizar tareas


Cuadro de dialogo informacin de la
tarea
Tabla de seguimiento y barras de
seguimiento

Control de la
programacin - 3
Entrada de las fechas reales,
porcentaje completado o duraciones
Seleccionar la tarea
Activar el cuadro de dialogo
actualizacin
herramientas/seguimiento

de
en

Entrada del trabajo real

Se hace en la vista de uso de tareas


en el campo de trabajo real.

Una vez se hace el seguimiento se


debe actualizar el proyecto para las
tareas que se cumplen segn lo
previsto.

El entorno de MsProject

Clase 9

Ayuda del Project


La guia de proyectos

Asesora paso a paso para la creacin y


gestin del proyecto.

El men de ayuda

Informacin general del proyecto.


Tutorial explicando como se maneja el
project.
Contenido de la ayuda, organizado
como textos para consultar temas
especificos.
Manejo del indice de la ayuda.
Manejo del asistente de consultas.

Impresin, informes y
pantallas - 1
Vistas, tablas, grficos, formularios
Activar la barra de vistas ver/barra de
vistas.
Vistas ms usadas

Calendario
Diagrama de gantt
Diagrama de red
Gantt de seguimiento
Uso de tareas
Grafica de recursos
Hoja de recursos
Uso de recursos
Hay ms vistas dependiendo de lo que
se quiera ver, tambien se pueden
crear nuevas vistas.

Informes
Impresin de vistas e informes

Opciones de MsProject

Clase 10

Configuracin de opciones
Opciones

configuracin
de
parametros del inicio de la aplicacin,
valores por defecto y calculo del
programa

Vista
Generales
Edicin
Calendario
Programacin
Calculo
Ortografa
Colaborar
Guardar
Interfaz

Compartir informacin
con otras aplicaciones
Vinculos entre excel y project

Se copia la informacin en la
aplicacin de origen.
Se pega con la opcin de pegado
especial/vinculos
seleccionando
el
modo de texto en la aplicacin de
destino.
El vinculo es en unidireccional.
Si se modifica el dato en la aplicacin
de origen, automticamente cambia el
valor de destino.
Se controla la actualizacin con
editar/vinculos

Exportar informacin de
fase temporal
Activar la barra de herramienta de
anlisis.
Ver/barras de herramientas/anlisis

Se selecciona la opcin de anlisis en


excel.
Se siguen las opciones del asistente.