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3.1 Actividades de Reflexin inicial

Descripcin:
Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y
funciones de los siguientes elementos en un proceso archivstico:
EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO.
Despus de haber realizado la reflexin inicial, es momento de
que usted observe el siguiente video denominado: IMPORTANCIA
DE LOS ARCHIVOS, y posteriormente piense a nivel general,
cules podran ser las posibles fallas que existen en el proceso
general del documento archivstico.

Importancia de los Archivos

Respuestas

DATO: este es muy importante debido a que si hay

ausencia de este, la informacin no sera clara, veraz,
carecera de solidez y precisin.

INFORMACION: este es muy importante debido a que este

apoya el objetivo de la comunicacin en una actividad.

DOCUMENTO: este es importante debido a que contiene

informacin necesaria para transmitir al conocimiento
humano y que adems da precisin al testimonio.

Fallas:

Documentos Incompletos.

Fallas:

Desorganizacin

Fallas:
Perdida de datos

Suciedad en los documentos

Fallas:

Desintegracin del archivo

Posible problemas de
Soporte

Fallas:
Demoras en las Bsqueda de
Archivos

Sobrecostos en el
mantenimiento del archivo

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de

conocimientos necesarios para el aprendizaje. Descripcin:
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y
justifique la pregunta planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro
los cuales se evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos,
apuntes rpidos, planos.
Fotografas, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de
darles una clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de
Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine:
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su
supervisor.

Respuestas.

Lo primero es ordenar y saber dnde hay que dejar la documentacin que llega a la empresa de
forma ordenada.

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SEGN

SOPORTE

Segn soporte

Textuales
Grficos
Imagen
Cinta
Otros soportes

Notas, apuntes
rpidos, borradores.
Mapas, dibujos y
planos.
Cuadros,
fotografas.
Videos, cintas
magnticas.
Discos duros

En todo mbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y

analizando distintos Datos, que mediante un debido proceso y
metodologa permiten alcanzar la generacin de una Informacin til,
que forma parte de lo que es posteriormente conocido como archivo de
Datos, siendo un objeto de consulta en todo mbito socioeconmico.

Esta informacin es guardada en conjunto con el emplazamiento de un

Archivo, consistiendo bsicamente en habitaciones o inclusive edificios
enteros que se encargan de almacenar una gran cantidad de datos que
fueron debidamente Clasificados y Ordenados, encontrndose su
aplicacin.

3.3. Actividades de apropiacin del

conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin) Descripcin:

Tome un pantallazo del resultado del ejercicio interactivo, cuando est

seguro de que lo ha realizado adecuadamente. Es importante que tenga
en cuenta el resultado adquirido en el ejercicio interactivo, para el
desarrollo de las actividades de evaluacin.

Respuesta.

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento

Explique con sus palabras cul es el procedimiento que se evidencia en la

misma.

Respuesta.

En mi opinin podemos ver cmo llegan los datos al rea

de archivo en la empresa, llegan datos de todas las
dependencias sin ningn orden y es ah donde se hace la
recoleccin de los datos, despus se hace el
procesamiento que es la clasificacin, darle un orden a
los mismos ya sea por glosario, numricamente, etc. Y
finalmente se hace la transformacin que es la obtencin
de informacin til y necesaria que se requiere en la
empresa.

B. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el

contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de la
Administracin Documental.

CORRESPONDENCIA

COMERCIAL: Son necesarias ya que con ellas

tenemos registros de actividades dentro y fuera de la empresa
donde podemos dar a conocer asuntos importantes de la misma.

DOCUMENTOS CONTABLES: Son importantes porque en

ellos reposa todo lo relacionado con las actividades
comerciales, es donde se ve reflejado la situacin
financiera de la empresa. En algunas entidades se utiliza
un libro contable pero ahora esa informacin se guarda en
programas de contabilidad.

DOCUMENTOS ESPECIALES: Son los documentos que

debemos archivar con suma responsabilidad por lo mismo
de la importancia del documento lo hace especial el hecho
de contener datos considerados confidenciales y
esenciales para el funcionamiento de la empresa.

DOCUMENTOS LEGALES: Son los documentos de mayor

importancia dentro de la empresa, ya que son los que le
dan la legalidad y el buen proceder dentro de la misma.

C. Describa dos aportes generales que le brindara a la

temtica de este contenido y explique el porqu de sus
aportes.

La importancia de conocer y aplicar todos estos trminos de la

Administracin Documental son fundamentales en nuestro entorno
laboral, en el rea de archivo llegan todos los das documentos sin
ningn orden y somos nosotros los que debemos darle una
RECOLECCION, PROCESAMIENTO Y TRANSFORMACION a los mismos para
darle un apoyo a la gestin administrativa a la entidad. Una buena
rea de archivo ser de gran utilidad para la empresa si se tiene un
buen manejo, rapidez y eficacia en la organizacin de los
documentos, manejado siempre por una persona capacitada que
pueda manejar los procedimientos, trmites y consultas de los
mismos.

Grac
ias