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Manejo del

Tiempo
Gustavo De Len
Especialista Regional en Gestin del
Trnsito Areo y Bsqueda y
Salvamento
Oficina Regional NACC de la OACI

Taller CAR/SAM de Garanta de la Calidad en los Servicios de Trnsito Areo


(El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)

Objetivos
Identificar

los elementos bsicos del


manejo del tiempo
Recordar lineamientos de planeacin
efectiva
Replantear cmo fijar prioridades
Discutir el uso de cmo un Sistema de
Manejo del Tiempo incrementa la
eficiencia proactiva del trabajo en su
dependencia u organizacin
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(El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)

Definicin del Diccionario


Webster
El

Tiempo es algo
continuo en donde los
eventos suceden uno
tras otro desde el pasado
a travs del presente
hacia el futuro

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El elemento bsico del


Tiempo
Un

evento

Entonces, cul es la clave para manejar el


tiempo?

Controlar los eventos


Alan Lakein
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Tipos de eventos
Ningn
Algo

control...

de control...

Control

total...

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Ningn Control
ADAPTARSE
Reenfocar

y aprovechar el tiempo que


si se pueda controlar

Implantar

medidas para minimizar el


impacto de las demandas que usted no
pueda controlar

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Ms
Productividad

Mayor
autoestima

Control de
eventos
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La Regla de Querer Hacer las


Cosas....
Un

buen administrador del tiempo


est dispuesto a hacer aquello que un
mal administrador del tiempo no est
dispuesto a hacer.

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Claves para controlar los


eventos
PLANEAR
Controlar

la falta de resolucin

Controlar

las Interrupciones

Controlar

lo que roba el tiempo

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Planeacin
La clave para
Controlar los eventos:
Entre ms tiempo pasemos planeando un
proyecto, el mismo requerir un menor tiempo
para su ejecucin. No permita que el trabajo
pesado del da de hoy le distraiga de separar
un poco de tiempo para sus proyectos
Edwin C. Bliss
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Lineamientos para
planeacin efectiva
Responsabilidad
Revisin

de valores y metas
Determinar tareas especficas
Evaluar el tiempo contra las tareas
Anticipar obstculos
PRIORIZAR tareas

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Pirmide de la Productividad

Tareas Diarias
Pasos Intermedios
Metas a Largo Plazo
Valores
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Planeacin de Tareas
Inteligentes (SMART)

Especficas (Specific)

Medibles (Measurable)

Orientadas a tomar accin (Action Oriented)

Relevantes y Realistas (Relevant & Realistic)

Oportunas (Timely)
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Determinacin efectiva de
metas
Definir

las METAS
Establecer los tipos de metas

Metas a corto plazo


Resultados

Metas Intermedias
Medibles

inmediatos, diarios o semanales

a largo plazo

Metas a Largo Plazo


Futuras,

en meses o aos

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Determinacin efectiva
de metas (cont.)
Las

metas se han planeado


efectivamente cuando son:

Importantes para usted


Medibles en tiempo
Definidas clara y especficamente
Propias
Realistas

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Cmo definir
prioridades?

Clarifique sus metas


Entienda la causa y efecto
Utilice prioridades en su proyecto, fechas
lmite...
Revise las metas a largo plazo
Planee su tiempo
Fije un cdigo de importancia
Registre y analice cmo utilizar su tiempo
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Dando Prioridad
A = VITAL... Alto Valor

1.

B = IMPORTANTE Valor Mediano

2.

3.

Debe hacerse

Podra hacerse

C = OPCIONAL Valor Bajo

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Urgencia

La Urgencia no equivale a la prioridad


La urgencia afecta a las prioridades
La Tirana de lo Urgente:
Lo urgente envuelve al administrador (de
tiempo); sin embargo, la tarea ms urgente
no siempre es la ms importante. La tirana
de lo urgente recae en la distorsin de las
prioridades.
R. Alec Mackenzie
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Control de la Falta de
Resolucin

Identificar la preocupacin detrs de la falta


de resolucin
Programar el trabajo desagradable a primer
hora del da
Definir una fecha lmite
Recompensarse a si mismo cuando termine
un trabajo difcil
Separe las tareas difciles en partes... Una
por una
Encuentre una tarea para iniciar algo
rpido, fcil
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Controle las
Interrupciones

Utilice las Contestadoras/Correo


Electrnico:

NO las utilice solo para filtrar llamadas


Revise y Responda

Utilice tcnicas telefnicas con un Final


Positivo:

______ antes de que colguemos, quiero que


Mencione su tiempo lmite, Tengo que...

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Controle las
Interrupciones (Cont.)
Fomente

hacer citas
Separe tiempo para Usted
Defina lmites de tiempo
Comience y contine una conversacin
Desarrolle frases hechas

Es una lstima que tengas que venir


cuando
Estoy a punto de

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Controlar lo que roba el


tiempo

Defina un tiempo y un lugar para planear


Planee diariamente:

Defina las Tareas del Da (A1, A2, B1, B2, etc de


acuerdo con sus prioridades)

Haga citas (bloquee tiempos especficos para sus


reuniones, proyectos, tareas, contactos y para usted)

Listas de Cosas por Hacer (cosas que no quiera


olvidar)
Revise las metas y los valores (evale el progreso y
siga un Proceso de Planeacin)

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Bibliografa
Curso 50314 Quality Assurance
Program Administration,
Academia de la FAA , Ciudad de
Oklahoma

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FIN

GRACIAS