Administración de Compras y de Proveedores

El
programa
de
ADMINISTRACION
DE
COMPRAS
PROVEEDORES tiene por objeto la revisin de conceptos de

operacin y administracin de Compras, desde la cadena de
aprovisionamiento,
los indicadores de gestin, modelos
matemticos y estadsticos de soporte al modelo de portafolio

de Peter Karljic que dosifica la razn costo-beneficio y el
riesgo asociado al material y al proveedor.
MODELOS DE LA SEGMENTACION DE
COMPRAS
KRALJIC: 1983
Impacto en la rentabilidad vs Riesgo en el suministro.
Clasificar, analizar proveedores para cada grupo de productos.
Determinar la estrategia adecuada y elaborar un plan de accin.
ELLIOT SHIRCORE & STEEL: 1985
Rentabilidad/Valor potencial para la empresa vs vulnerabilidad del
Suministro.
VAN WEELE: 1992-1994.
Impacto en la rentabilidad vs riesgo en el suministro.
OLSEN & ELLRAM: 1997
Importancia estratgica vs dificultad de manejo de la situacin de
compra.
BENSAOU: 1999
Inversiones especificas de los proveedores vs inversiones
especificas de los compradores.
LOS PROCESOS DE OPERACIN Y

ADMINISTRACION DE COMPRAS
GESTION DE COMPRAS
OPERACIN DE COMPRAS
RELACION CON PROVEEDORES.

CADENA DE APROVISAMIENTO
ADMINISTRACION DE
COMPRAS
REGISTRO DE PROVEEDORES.
ACTUALIZACION DE PROCEDIMIENTOS.
EVALUACION DE PROVEEDORES
INDICADORES DE GESTIN.
GERECIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS

(SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM)
Consiste en optimizar los procesos de negocios
en todas sus etapas, dentro y fuera de los lmites de
la empresa: desde los proveedores de los
proveedores, hasta los clientes de los clientes.
En el proceso de optimizacin de la cadena de

suministros se usan Sistemas de Informtica
Integrados, Tecnologas de INTERNET y conceptos de
Electronic - Bussiness (negocios en la red).
ADMINISTRACIN DE LA CADENA DE
SUMINISTROS
El
administrar
gerenciar
una
cadena
de
suministros, permite a una empresa balancear
el
flujo de los materiales y suministros, anticiparse a

fluctuaciones
de
la
demanda
garantizar
el
despacho del producto exacto, en el lugar correcto

al costo ms bajo posible y as satisfacer a los
clientes .
LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO
Est constituida
procesos
que
por todos las actividades y

se
realizan
internamente
externamente hacia y desde compras.

La cadena de aprovisionamiento se expresa en
trminos de ejecucin, su optimizacin implica la
minimizacin de los tiempo de los procesos y el
tiempo total de aprovisionamiento.
EL TIEMPO DE APROVISIONAMIENTO,
ES EL TIEMPO DE REPOSICIN EN LA
FRMULA DE INVENTARIO MNIMO
MNIMO
STOCK
DEMANDA
O
CONSUMO
PROMEDIO
TIEMPO DE
REPOSICIN
PROMEDIO
CADENA DE APROVISIONAMIENTO
Solicitud de Materiales.
Anlisis de Cotizaciones
Proceso
en
Compras
Negociacin de Condiciones
DE
Cotizadas.
Elaboracin y aprobacin de Orden de

Compras.
Entrega a proveedor.
Seguimiento para recibir el material.
Recepcin en compras.
REPOSICIN
Materiales.
Aprobacin / Validacin de Requisicin de
Materiales.
Recepcin en Compras y Asignacin de
prioridades por Comprador (Normal, Urgencia
o Emergencia).
Proceso en
Usuario
Almacn
Planificaci
n
Departame
nto
Proceso
en
Proveedor
y
Compras
Proceso Final
en el Usuario
TIEMPO
Cadena
de Aprovisionamiento
Elaboracin / Generacin de requisicin de
En el anlisis de la cadena de aprovisionamiento
y en la optimizacin del tiempo de reposicin se
debe tener presente cuatro principios bsicos:
1. Atacar los problemas fundamentales.
2. Eliminar o minimizar desperdicio.
3. Buscar la simplicidad.
4. Establecer sistemas para identificar problemas y volver
al paso 1.
DESPERDICIO
En los procesos administrativos, ms concretamente
en compras, hay un desperdicio, cundo se agrega al
proceso mas costo que valor o peor an se agrega
costo, sin agregar valor.
PODRAMOS IDENTIFICAR DESPERDICIO

QUE SE PRESENTAN EN NUESTROS
PROCESOS ?
Entre los desperdicios o despilfarros ms comunes estn:
1.
EL TEIMPO DE REPOSICIN DEL BIEN O SERVICIO (Entendindose por

tiempo de reposicin, las horas, das, semanas o meses desde que se emite la
requisin hasta la llegada del Bien o Servicio al usuario aceptado).
2. RETARDO EN LA RECEPCIN DE COTIZACIONES.
3. RETARDO EN LA EMISIN DE LAS ORDENES DE COMPRA..
4. RECHAZOS EN RECEPCIN DE MATERIALES.
5. DEVOLUCIONES.
6. VELOCIDAD DE RESPUESTA DEL PROVEEDOR.
7. ENTREGA FUERA DE FECHA Y/O INCOMPLETAS.
8. FALLAS DEL SISTEMA AUTOMATIZADO.
9. FALLAS DE TELFONOS, TELEFAX, FAX, ETC.
10. MALAS O DEFICIENTES ESPECIFICACIONES USUARIO COMPRAS
PROVEDOR.
11.
12.
13.
14.
15.
PROBLEMAS DE COMUNICACIN USUARIO COMPRAS PROVEEDOR.

BUROCRACIA EXCESIVA.
PROCEDIMIENTOS NO ACTUALIZADOS.
CARTERA DE PROVEEDORES NO DIVERSIFICADA.
PAPELEO EXCESIVO.
LOS SUBSISTEMAS DE
ADMINISTRACION DE COMPRAS
El registro de Proveedores.
El Principio de Delegacin de Autoridad.
Indicadores de Gestin de Compras
LOS PROVEEDORES SELECCIN,

HISTORIAL Y REGISTRO PROVEEDORES
La identificacin y clasificacin de proveedores
debe ser una prioridad para la gerencia de compras.
Tan simple como un tarjetero de comprador hasta

tan complejo como una hoja sistematizada con
cdigo numrico de proveedor.

Debe permitir:
1. Ubicar jurdica, geogrfica y personalizada al

proveedor.
2. Clasificarlo y/o categorizarlo segn capacidad

tcnico-econmica del proveedor.
3. Clasificar la relacin comercial segn el rea de

bienes o servicios que se trate.

HISTORIAL Y REGISTRO
Con respecto a los proveedores nos debemos preguntar:
Qu proveedores queremos certificar?

Cmo ser el directorio de proveedores?
Cmo determinar la certificacin?
Con qu frecuencia se actualizar el registro?

Las preguntas anteriores se pueden responder en
funcin a criticidad del servicio, volumen de
negocios o criterios fijados por la organizacin,
estos nos pueden llevar a considerar primero a los
proveedores de:
Materia Prima Nacional / Importada.

Material de Empaque.
Suministros e Insumos Nacional / Importado.
Servicios Contratados / Tcnicos.
Qumicos / Combustibles y Lubricantes.

El directorio del registro
debe considerar como
aspecto clave:
Aspectos Generales.
Aspectos Legales.
Aspectos Tcnicos.
Aspectos Financieros.
Requisitos y Recaudos:
Originales / Copia.
Frecuencia de Renovacin.
Estos recaudos varan

notablemente de
empresa a empresa ya
que la norma dice:
El proveedor debe
establecer y mantener
actualizados
procedimientos
documentados para
asegurar que los
productos comprados
estn conformes con los
requisitos especficos.

Aspectos de excelencia a definir

una
organizacin
exitosa,
que
pudieran formar parte del criterio

de seleccin de proveedores.
PARA REDUCIR EL DESPERDICIO Y EL

REPROCESO SE DEBE
1. Eliminar la inspeccin por juicio.

2. Aplicar anlisis de valor.
3. Introducir la inspeccin en la fuente.
4. Desarrollar dispositivos que eliminen el error humano.
PROCEDIMIENTOS TPICOS
A. Solicitud de Cotizacin
Tipo
Monto
Accin / Cotizaciones
Compra
contado
1 Bs. a costo Gestin de Compra
Compra en efectivo.
Sin elaborar o / compra.
Compra
A
menor
Costo Gestin de
orden compra
1er. cuartil
Compra
B
menor
1er. cuartil
2do. cuartil
Cotizacin telefnica.
Mnima cantidad de cotizacin
escrita.
Mnima a intermedia cantidad de
cotizaciones.
Compra
A
mayor
2do. cuartil
3er. cuartil
Mxima solicitud de cotizaciones.
Compra
B
mayor
3er. cuartil
4to. Cuartil
Cotizacin en condicin especial.

Comit de compras
(mayor al 3er.Cuartil)
Costo de Gestin de Compras
Compra
Bs
/ Orden de
Mont
o
tem de Costo
1) Nomina + beneficios Dpto. Compras
Bs. / ao
2) Depreciacin de oficinas y mobiliario
Bs. / ao
3) Telfonos, Telex, fax, Internet, Sistemas informtico.
Bs. / ao
4) Papelera, forma continua, expediente, fotocopiado.
Bs. / ao
5) Vehculos, viticos, seguros para movilizacin.
Bs. / ao
6) Servicios contratados, aduana, mantenimiento, limpieza gastos compartidos

N de ordenes de Compra Colocadas al ao
Costo
Gestin de Compra
Productiva
Bs / Orden de Compra
Bs. / ao
Total Bs./ ao
Bs / Orden de Compra
Factor de
rentabilidad
del Negocio
Frecuencia
HISTOGRAMA DE FRECUENCIA
COMPRA
MENOR
A
COMPRA
MENOR
B
COMPRA
MAYOR
A
Caja
Chica
1 er.
Cuartil
Costo Gestin
Compra Productiva
2 do.
Cuartil
3 er.
Cuartil
COMPRA MAYOR B
4 to.
Cuartil
B. Delegacin de Autoridad.
Para elaborar un histograma de frecuencia se
requiere:
Tener un listado con los montos de su

orden de compra (mnimo) consecutivas y
de la misma categora o clasificacin.
Aplicar procedimientos de calculo del

histograma de frecuencias:
Rango.
N Intervalos.
Paso.
B. Delegacin de Autoridad.
Validar los niveles de monto de la orden de
compra con nuestra organizacin.
Compradores.
Jefe de Compra.
Gerente de Divisin.
Gerente General / Presidencia.
Asegurarse de estar procedimentado.

Validar cada 6 meses segn proceso
inflacionario.
EVALUACIN DE LA EFICIENCIA
DE LAS COMPRAS
ORIENTADO HACIA:
1. Enfoque de Procesos.
2. Sistema y Gestin.
3. Mejoramiento Continuo.
4. Relacin Mutuamente Beneficiosa en
el Suministrador.
DE LAS COMPRAS
Enfoque
de
Procesos
Relacin
Mutuamente
Beneficiosa
con el
Suministrado
r
SISTEMA DE
MEDICIN
DE GESTIN
Sistema y
Gestin
Mejoramien
to Continuo
ENFOQUE DE SISTEMA Y/O PROCESO
Entrada
SISTEMA
Y/O
PROCES
O
INDICADOR
SALIDA
ENTRADA
Salida
DE LAS COMPRAS
AMENAZAS
Proveedores
Internos
Clientes
Internos
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
DEBILIDADES
COMPRAS
FORTALEZAS
RESULTADOS
Gestin de Compras
Mutuamente Beneficiosa
Clientes / Proveedores
Medible / Visible
Cliente
Externo
(Suministrador)
OPORTUNIDADES
CARACTERTICAS DE LOS
INDICADORES DE GESTIN
DEBEN SER:
1. Sencillos.
2. Fcil de Medir.
3. Fcil de Comprender.
4. Sensibles a la Mejora.
LOS INDICADORES DE GESTIN

PERMITEN EVALUAR LA EFICIENCIA DE LAS
COMPRAS ENFOCADOS HACIA:
1. La Gestin Diaria.
2. El Servicio.
3. Relacin con Proveedores Externos.
4. Relacin con Clientes Internos.
DE LAS COMPRAS
Cules indicadores estamos llevando actualmente?
Cules podran ser tiles de llevar?
INDICADORES DE GESTIN EN COMPRAS
I = N de tems Colocados en Orden de Compra x

100
N de tems Recibidos en Requisicin
Este indicador puede ser total o parcial para:
Requisiciones y/o compra de servicios.

Requisiciones y/o compra de Materia Prima.
Requisiciones y/o compra de Importaciones.
Requisiciones y/o compra de Repuestos y Suministros.
Requisiciones y/o compra por Comprador.
Requisiciones y/o compra por Usuario y/o Centro de Costo.
I = N Das en Ejecucin de la Cadena de Aprovisionamiento x

Actual
100
N Das Ejecucin de la Cadena de Aprovisionamiento
Planificada
Este indicador puede ser total o parcial para:
Servicios
Materia Prima
Repuestos
Importaciones, etc.

I
= N de tems en Emergencia
100
N de tems Totales del Mes
N de tems Urgentes
x 100
= N de Gestiones Personales con Proveedores

x 100
=
x
N Gestiones Hechas por Fax

100
N Gestiones Hechas en el Mes

I
=
x
N Gestiones Hechas por Correo Electrnico

100
=
N Gestiones Hechas por Telfono
x
100
Para los insumos de mayor consumo
(Materia Prima, Repuestos y Suministros).
= PVP Negociado con Orden de Compra Actual
100
PVP con Orden de Compra Anterior
I
= N Ordenes de Compra Rezagadas y/o Anuladas en el Mes

x 100
Total de Ordenes de Compra Colocadas en el Mes
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA

INDICADORES QOS
COMPORTAMIENTO DE TENDENCIAS
HISTRICO
DAS DE INVENTARIO MATERIA PRIMA

(AO 02-03)
100
84
80
100
80
52
60
40
CAUSAS DE MAYOR IMPORTANCIA

45
40
35
34
30
25
20
15
12
10
0
A
BENCHMARKING
15
META
01-02
00-01
0
99-00
20
45
45
40
20
50
95
PROM
60
40
META
120
VERIFICACIN DE ACCIONES EN EL TIEMPO

CAUSA
OCT
NOV
DIC
ENE
38,3
37,0
39,0
45,0
35,1
39,0
37,0
34,0
15,7
13,0
13,0
12,0
7,2
7,0
7,0
2,1
2,0
2,0
2,0
0,9
1,0
1,0
1,0
0,4
0,1
0,1
0,4
FEB
6,0PINTURAS
MAR ABR
MAY
JUN
JUL AGO SEP
TECNICAS Y MODELOS DE APOYO

A LA GESTION DE COMPRAS
Clasificacin ABC.
Histogramas de Frecuencia.
Definicion de una buena compra.

Estrategias para la bsqueda de proveedores
confiables
y
comprometidos
con
nuestra
organizacin:
Basndonos en que debemos:

A. Atacar los Problemas Fundamentales.
B. Eliminar Desperdicios.
C. Buscar la Simplicidad.
D. Establecer Sistemas para Identificar Problemas.
A. Atacar los Problemas Fundamentales

Principio de Pareto en todo sistema yo proceso
hay factores que son los menos o pocos
que son realmente importantes y hay los ms
o muchos que son irrelevantes, tambin se le
dice sistemas de clasificacin ABC.
%
PROVEEDORES
%
NEGOCIOS
15
75
20
20
65
B. Eliminar Desperdicios
Se define como desperdicio o despilfarro el
agregar ms costo que valor, en un sistema o
proceso o lo que es peor agregar costo, sin valor.
PODRAMOS IDENTIFICAR LOS

DESPERDICIOS MS COMUNES EN LA
GESTIN DE COMPRAS?
LOS DESPERDICIOS MS COMUNES

EN EL PROCESO DE COMPRAS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
El tiempo de reposicin del bien o servicio (entendindose por tiempo de

reposicin, las horas, das, semanas o meses desde que se emite la
requisicin hasta la llegada del bien o servicio al usuario aceptado).
Retardo en la recepcin de cotizaciones.
Retardo en la emisin de las ordenes de compra.
Rechazos en recepcin de materiales.
Devoluciones.
Velocidad de respuesta del proveedor.
Entrega fuera de fecha y/o incompletas.
Fallas del sistema automatizado.
Fallas de telfonos, telex, fax, etc.
Malas o deficientes especificaciones del bien o servicio.
Problemas de comunicacin usuario-comparas-proveedor.
Burocracia excesiva.
Procedimientos no actualizados.
Cartera de proveedores no diversificada.
Papeleo excesivo.
Listado de Desperdicios en la Gestin de Compras

PUNTOS
ACUM
1.- Descripcin de materiales errada, insuficiente o faltante.
40
27.6
27.6
2.- Excesivo uso del telfono.
31
21.4
49.0
3.- Tiempo de atencin a proveedores.
12
8.3
57.3
4.- Suspensin de despacho por falta de pago.
12
8.3
65.6
5.- Despachos incompletos.
12
8.3
73.9
6.- Espera de respuesta de los proveedores en las solicitudes de cotizacin.
11
7.5
81.4
7.- Revisiones en las que se trate siempre lo mismo.
5.5
86.9
8.- Inadecuado archivo de documentos y datos.
4.2
91.1
9.- Falta de firmas autorizadas.
2.8
93.9
10.- Anulacin de ordenes de compra.
2.1
96.0
11.- Inadecuado o desactualizado el registro del proveedor y/o productos.
1.4
97.4
12.- Buscar materiales que ya han sido recibidos en la empresa.
1.4
98.8
13.- Buscar las firmas aprobatorias.
0.6
99.4
14.- Las mentiras de los proveedores para obtener la aprobacin de las ordenes de compra.
0.6
100.0
15.- Indecisin de la gerencia para aprobar ordenes de compra.
0.0
100.0
16.- Cambiar precios en las ordenes de compra.
0.0
100.0
17.- Revisar status de ordenes de compra y requisiciones de productos.
0.0
100.0
18.- Revisar las ordenes de compras despus de haber sido aprobadas.
0.0
100.0
DESPERDICIO
TOTAL
145
100%
Podemos identificar las fortalezas ms apreciadas

que debern tener nuestros proveedores?
FORTALEZAS
PUNTOS
ACUM
24
26.7
26.7
2.-
Calidad de los productos: confiabilidad y certificacin

de los productos que ofrece.
Agilidad en los tiempos de entrega: entrega inmediata.
21
23.3
50.0
3.-
Ofrecer precios competitivos.
17
18.9
68.9
4.-
Condiciones de pago.
6.7
75.6
5.-
Disponibilidad de stock de materiales.
6.7
82.3
6.-
Capacidad y autonoma de negociacin.
6.7
89.0
7.-
Respuesta inmediata a las solicitudes de cotizacin.
3.3
92.3
8.-
Oportunidad.
2.2
94.5
9.-
Buen trato y atencin al cliente.
2.2
96.7
10.-
Atencin afectiva a las emergencias.
1.1
97.8
11.-
Responsabilidad.
1.1
98.9
12.-
Poseer un sistema de calidad.
1.1
100.0
13.-
Soporte y atencin tcnica.
0.0
100.0
14.-
Indican alternativas de adquisicin.
0.0
100.0
15.-
Salidas econmicas.
0.0
100.0
16.-
Transporte efectivo.
0.0
100.0
90
100%
1.-
TOTAL
Podramos Identificar los Principales Problemas en la Gestin de Compras?

SITUACIN - PROBLEMA
Puntos
1.- Falta de comunicacin interdepartamental (promociones, fallas de material con departamento de planificacin y/o
suministros).
16
2.- El proveedor no cumple con el tiempo de entrega establecido, deficiencias en los tiempos de entrega.
11
3.- Falta de planificacin y/o programacin de requerimientos necesarios (mnimos o crticos) en requisiciones.
07
4.- Compras URGENTES Y EMERGENCIAS sin control.
06
5.- Error en la facturacin genera devoluciones.
06
6.- No se colocan requisiciones a tiempo.
06
7.- Falta de entrega de material dentro del horario.
04
8.- Falta de respuesta por la entrega remanente en una orden de compra.
03
9.- Negociaciones de compra con incertidumbre de precios a incumplimiento de compromisos.
03
10.- Requerimientos de administracin retraza el proceso de compras.
02
11.- Cmo evaluar cuantas personas requiere el departamento de compras?
02
12.- El sistema de evaluar el proveedor.
02
13.- Problemas con el sistema de informtica.
02
14.- El proceso de devolucin del material.
01
15.- Prdida de material importado.
01
16.- Los problemas generados por negocios verbales hechos por terceros.
01
17.- El seguimiento a una orden de compra.
01
18.- Falta de informacin en los requisitos.
01
19.- Falta de planificacin de visitas a los proveedores.
01
C. BUSCAR LA SIMPLICIDAD
Los desperdicios son el resultado de contradicciones
entre los factores que conforman el proceso de
compras:
MATERIALES.
PERSONALES.
EQUIPOS / TECNOLOGA.
MTODOS / PROCEDIMIENTOS.
MATERIAL: En lo referente a documentos, papeles de trabajo,

originales, copias, expedientes.
PERSONAL: Conocimiento, idoneidad, conocimiento y relaciones de

trabajo.
EQUIPOS:
Sistemas de informacin, comunicaciones.
PEOCEDIMIENTOS: Mtodos de trabajo, controles que garanticen

velocidad de respuesta.
MODELO ABC INVENTARIOS

TIPOS DE ABC
ABC STOCK
ABC CONSUMO
ABC - ENVEJECIMIENTO
MODELO ABC INVENTARIOS

CATEGORA
% ITEMS
% COSTOS
15 %
75 %
20 %
20 %
65 %
5%
ANLISIS DEL ABC -STOCK

Items
Cost Stock
o
Bs.
Tericamente los Bs. Unida Bs./Mes

A representan
d/ Mes
el 15 % de los
renglones
Tericamente los B
representan
el 20 % de los
renglones
Tericamente los C
representan
el 65% de los
renglones
Ordenad
o de
Mayor a
Menor
Bs.
%
Acumulad Individual
o
%
Acumulado
Al Acumular 75 %
del Costo se
Clasifican en
A
Al Acumular 95 %
del Costo se
Clasifican en
B
Al Acumular 100 %
del Costo se
Clasifican en
C
Cobertur
a
ANLISIS DEL ABC CONSUMO O

DEMANDA
Items
Tericamente los
A representan
el 15 % de los
renglones
Tericamente los
B representan
el 20 % de los
renglones
Tericamente los
C representan
el 65% de los
renglones
Costo Consumo Bs.
Bs.
Unidad/ Bs./Mes
Mes
Ordenad
o de
Mayor a
Menor
Bs.
%
Acumulad Individual
o
%
Acumulado
Al Acumular 75 %
del Costo se
Clasifican en
A
Al Acumular 95 %
del Costo se
Clasifican en
B
Al Acumular 100 %
del Costo se
Clasifican en
C
CONSIDERACIONES DE UNA BUENA COMPRA

Tradicionalmente una buena compra se asocia con
adquirir un bien o servicio lo ms barato
posible / se compraba por PRECIO.
Hoy en da una buena compra es el producto de

la mejor composicin de:
Precio.
Calidad.
Servicio.
Condicin de Pago.
Nivel Tecnolgico.
CONSIDERACIONES PARA
UNA BUENA COMPRA
Cada empresa segn sus propias condiciones
internas, operativas y de mercado, definir el 100%
de una buena compra y lo asignar a cada rubro:
PRECIO
A%
CALIDAD
B%
SERVICIO
C%
CONDICION DE PAGO
D%
NIVEL TECNOLGICO
E%
OTRO
F%
TOTAL
100%
BUENA COMPRA
CONDICIONES PARA UNA BUENA COMPRA
A los factores que conforman la buena compra

deben ser medidos a travs de un indicador.
El indicador al ser calculado nos proporciona un
valor cuantitativo para comparar cada proveedor, en
cada factor y en el total, esto nos dara una medida
de comparacin del desempeo de los proveedores
a tiempo real.
UNA BUENA COMPRA
INDICADOR DE PRECIO (Ip):
Ip =
MEJOR PVP POR ITEM
100
PVP DEL PROVEEDOR X
Ip = Puede evaluarse al recibir las cotizaciones o llevarse

con PVP en Orden de Compra cundo se otorga
compartida entre dos o ms proveedores.
UNA BUENA COMPRA
INDICADOR DE CALIDAD (Ic):
Ic = N LOTES (Items) APROBADOS x 100
N LOTES (Items) ENVIADOS
Ip = Se evala normalmente en planta, es responsabilidad

de ASEGURAMIENTO DE CALIDAD o INSPECCIN
DE RECIBO.
UNA BUENA COMPRA
INDICADOR DE SERVICIO (Is):
Is1 = N LOTES (Items) ENTREGADOS A TIEMPO
x 100
N LOTES (Items) TOTALES ENTREGADOS
Is2 = N LOTES (Items) ENTREGADOS COMPLETOS
x 100
Is = El servicio se evala en Planificacin de Materiales

y/o Control de Materiales y como se ve en es un modelo
multiplicativo al ser independiente la entrega a tiempo
y la entrega completa.

INDICADOR DE CONDICIONES DE PAGO (Icp):
Icp = CONDICIN DE PAGO PROVEEDOR X (Das)
x 100
MEJOR CONDICIN DE PAGO
Ipc = Ser mejor mientras ms CRDITO nos conceda el

proveedor y ser cero si se exige pago de contado.
MODELOS DE ADMINISTRACION
DE COMPRAS Y PROVEEDORES.
LA GERENCIA DE AGREGAR VALOR
COMPONENTES
DEL FLUJO DE
EFECTIVO
UTILIDADES
GASTOS
OPERATIVOS
GASTOS
OPERACIONALES
COSTO DE VENTAS
CAPITAL DE
TRABAJO
ACTIVOS FIJOS
FLUJO DE
EFECTIVO
LIBRE
GASTOS DE
CAPITAL
LA GERENCIA DE AGREGAR VALOR A

TRAVES DE LA COMPRA
Visualizar los gastos reales a travs de las compras.
Disear estrategias de agregar valor identificando las
oportunidades en las categoras de gastos.
Identificar y categorizar los requerimientos para cumplir con las
estrategias.
Apoyar y soportar a los involucrados en los procesos claves.
Implementar un Modelo de Negocios por portafolios de
compras que capitalice las mejoras alcanzadas.
ANALISIS DE PORTAFOLIO DE
COMPRAS BASADO EN 2 VARIABLES
VISUALIZAR LOS GASTOS REALES A TRAVS DE LAS
COMPRAS.
Es la variable dependiente relativa al Material, Suministro, bien
o servicio medido en los criterios del PVP del Material, Costo
Total y Valor Compartido.
PERFIL Y RIESGO DE SUMINISTRO.
Es la variable independiente medida en trminos de
disponibilidad, numero de proveedores, demanda,
oportunidad o facilidad de compra, riesgo de escasez,
variabilidad de entregas y posibilidades de sustitucin.
MODELOS DE ADMINISTRACION DE
COMPRAS Y PROVEEDORES.
GERENCIA DE LA CADENA DE COMPRAS Y SUMINISTRO.
Naturaleza de las compras.
Definir la
Desempeo y Gestin de
relacin entre el
Compras.
numero de
proveedores de
cada categoria de
Materiales y
Suministros
RESPECTO A:
Riesgo y dependencia del

suministro.
Estrategias en la Gerencia
de Suministro.
COMPRAS: SU ROL Y TENDENCIAS.

TENDENCIAS
ACTUALES
1. Uso de las fuentes de
suministros globales e
internacionales.
Justo a Tiempo.
Optimizacin de fuentes de
suministros y proveedores.
Mutuo beneficio ClienteProveedor.
MEDIDAS
RESPONSABILIDADES
BASICAS
Relacin Continua en el tiempo.
Reduccin de Costos.
Control de Riesgo de Suministros.

Innovacin
OBJETIVOS
MODELO DE PORTAFOLIO DE EVALUACION DE

LAS COMPRAS DE PETER KRALJIC
IMPACTO DE LAS
COMPRAS Y
BENEFICIOS
A
L
T
O
B
A
J
A
1 NEGOCIOBALES Y/O
DE APALANCAMIENTO
SUMINISTROS
NO CRITICOS
BAJA
SUMINISTROS
ESTRATEGICOS
SUMINISTROS
CUELLOS DE
BOTELLA
ALTO
RIESGOS DE LAS
COMPRAS
MODELO DE PETER KRALJIC

IMPLICACIONES ESTRATEGICAS
PORTAFOLIO N1 : SUMINISTROS DE APALANCAMIENTO O NEGOCIABLES
Utilizar el poder de compras.

Maximizar estrategias de negociacin.
Definir Precios-Objetivos.
Evaluacin de Proveedores en Tiempo Real.
Investigacin y desarrollo de nuevas fuentes de
suministros.

IMPLICACIONES ESTRATEGICAS
PORTAFOLIO N2 : SUMINISTROS NO CRITICOS
Eficiencia de la Gestin de Compras y la Cadena de

Suministros.
Estandarizacin.
Optimizacin de Inventarios y Volumen de Compra

PORTAFOLIO N 3 : SUMINISTROS ESTRATEGICOS
FORTALEZA DE LA EMPRESA
Depende de la relacin de fortaleza y dependencia del proveedor y la empresa.
ALTO
MEDIA
BAJA
UTILIZACIN
UTILIZACIN
UTILIZACIN
BALANCEADA
BALANCEADA
DEFENSA
BAJA
MEDIA
FORTALEZA DE LOS PROVEEDORES
BALANCEADA
DEFENSA
DEFENSA
ALTO

PORTAFOLIO N 3 : SUMINISTROS ESTRATEGICOS
Las estrategias con dominio del proveedor deben ser

defensivas:
Investigacin de mercado de proveedores para desarrollo de
nuevos proveedores.
Integracin Vertical.
Asociacin estratgica con el proveedor.
Las estrategias con dominio del cliente deben ser ofensivas:
Negociacin por Volumen y Precio.
Polticas de Inventario.
Tratamiento Preferencial.
Las estrategias para relacin cliente-proveedor
BALANCEADA, es una mezcla de las dos anteriores con
tratamiento de proveedor como asociado.

PORTAFOLIO N 3 : SUMINISTROS CUELLOS DE BOTELLA.
Inventarios de Seguridad.
Controles en el proveedor.
Uso Eficiente del Material.
Plan de Control y Reaccin contra Fallas.

EL USO DE LA MATRIZ DE PORTAFOLIOS
IMPACTO DE LAS
COMPRAS
A
L
T
O
B
A
J
A
6
5
7
8
9
BAJA
ALTO
RIESGOS DE
SUMINISTRO

EL USO DE LA MATRIZ DE PORTAFOLIOS
ESTRATEGIAS:
1. Reducir el impacto de riesgo, encontrar otras condiciones de suministro.
2. Aceptar la dependencia reduciendo las consecuencias negativas.
3. Agrupamiento de requerimientos.
4. Mejorar procedimiento de compras y la cadena de aprovisionamiento.
5. Utilizar el poder de compra por Volumen y Precio.
6. Desarrollar estrategias de ganar-ganar y asociacin.
7. Mantener y mejorar estrategias de ganar-ganar y asociacin.
8. Aceptar la relacin actual y explorar alternativas.
9. Terminar relacin al encontrar nuevo proveedor.
MODELOS DE EVALUACION DE
PROVEEDORES
Mtodo Subjetivo.
Mtodo Objetivo.
Mtodo Sistematizado.
UNA BUENA COMPRA
PRECIO
A%
CALIDAD
B%
SERVICIO
C%
CONDICION DE PAGO
D%
NIVEL TECNOLGICO
E%
OTRO
F%
TOTAL
100%
BUENA COMPRA

Tambin se utilizan sistemas de evaluacin
subjetiva donde se califica por puntos segn la
categora y observacin.
EJEMPLOS:
CATEGORA
ALTA
BUENA
MEDIA
SATISFACTORIA
INSUFICIENTE
INSATISFACTORIA
CALIFICACIN
5
4
3
2
1
0
EVALUACIN DE PROVEEDORES
EVALUACIN MENSUAL
PESO X INDICADOR
CATEGORA
PESO
PRECIO
INDICADOR
TOTAL
CALIDAD
SERVICIO
CONDICIN
NIVEL
TECNOLGICO
TOTAL
100
UNA BUENA COMPRA
PRECIO
A%
CALIDAD
B%
SERVICIO
C%
CONDICION DE PAGO
D%
NIVEL TECNOLGICO
E%
OTRO
F%
TOTAL
100%
BUENA COMPRA
A los factores que conforman la buena compra

deben ser medidos a travs de un indicador.
El indicador al ser calculado nos proporciona un
valor cuantitativo para comparar cada proveedor, en
cada factor y en el total, esto nos dara una medida
de comparacin del desempeo de los proveedores
a tiempo real.
UNA BUENA COMPRA
INDICADOR DE PRECIO (Ip):
Ip =
MEJOR PVP POR ITEM
100
PVP DEL PROVEEDOR X
Ip = Puede evaluarse al recibir las cotizaciones o llevarse

con PVP en Orden de Compra cundo se otorga
compartida entre dos o ms proveedores.
UNA BUENA COMPRA
INDICADOR DE CALIDAD (Ic):
Ic = N LOTES (Items) APROBADOS x 100
N LOTES (Items) ENVIADOS
Ip = Se evala normalmente en planta, es responsabilidad

de ASEGURAMIENTO DE CALIDAD o INSPECCIN
DE RECIBO.
UNA BUENA COMPRA
INDICADOR DE SERVICIO (Is):
Is1 = N LOTES (Items) ENTREGADOS A TIEMPO
x 100
Is2 = N LOTES (Items) ENTREGADOS COMPLETOS
x 100
Is = El servicio se evala en Planificacin de Materiales

y/o Control de Materiales y como se ve en es un modelo
multiplicativo al ser independiente la entrega a tiempo
y la entrega completa.

INDICADOR DE CONDICIONES DE PAGO (Icp):
Icp = CONDICIN DE PAGO PROVEEDOR X (Das)
x 100
MEJOR CONDICIN DE PAGO
Ipc = Ser mejor mientras ms CRDITO nos conceda el

proveedor y ser cero si se exige pago de contado.
La evaluacin del proveedor nos indica el
comportamiento del proveedor en su gestin. Se
realiza sistemtico, con criterios automticos y
semiautomtico y ponderacin definida para cada
organizacin de compras, los niveles de notas son:
Nota Global
100%
Comercial
20%
Servicio
40%
Calida
d 40%
Criterio de Evaluacin: Calidad
R
CARACTERISTICAS A EVALUAR
Puntos
Porcentaje
(*)
Control estadstico
50
Comprobacin de especificacin
35
Certificado de Anlisis
Sistema de Calidad
10
(*) Puntuacin Base es de 100 puntos.

TOTAL:
NOMENCLATURA:
TIPO A: 100-85
TIPO B: 84-70
Medicin de Proveedores: TIPO A:
TIPO C:
TIPO B:
Menor de 69
TIPO C:
Total
Criterio de Evaluacin: Servicio
R
Puntos
(*)
Ponderacin
Cumplimiento en fecha de entrega
%
40
Cumplimiento en cantidades acordadas
40
Normas de envo
20
TOTAL:
NOMENCLATURA:
TIPO A: 100-85
TIPO B: 84-70
TIPO B:
TIPO C: Menor de 69
TIPO C:
Total
Criterios de Evaluacin: Comercial
R
Puntos
Ponderacin
(*)
Nivel de Precio
45
Comportamiento de Precio
10
Financiamiento
45

TOTAL:
NOMENCLATURA:
TIPO A:
100-85
TIPO B: 84-70
TIPO B:
TIPO C:
Menor de 69
TIPO C:
Total

Administración de Compras y de Proveedores

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pudieran formar parte del criterio

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Cotizacin en condicin especial.

2) Depreciacin de oficinas y mobiliario

3) Telfonos, Telex, fax, Internet, Sistemas informtico.

4) Papelera, forma continua, expediente, fotocopiado.

5) Vehculos, viticos, seguros para movilizacin.

6) Servicios contratados, aduana, mantenimiento, limpieza gastos compartidos

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Aplicar procedimientos de calculo del

Asegurarse de estar procedimentado.

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Este indicador puede ser total o parcial para:

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