4.

3 REUNIONES

La reunin ayuda a desarrollar el sentido de pertenencia al

equipo. Comprendiendo el objetivo colectivo y su trabajo
propio y de los dems. Si no se planifican bien y no se dirigen
de forma adecuada pueden generar conflictos y constituir un
obstculo para alcanzar los objetivos o una prdida de
tiempo.
Las
reuniones
peridicas
contribuyen
significativamente para que esto se consiga. Debern
celebrarse dentro de una periodicidad compatible con la
complejidad
del
proyecto
(semanal,
quincenal
o
mensualmente).

OBJETIVOS

Aprobar lo realizado en el perodo anterior.

Analizar con cada responsable de una ejecucin las causas
de los retrasos, excesos de costo o reduccin de la calidad.
Tomar las medidas oportunas para que tales situaciones no
se repitan.
Replantear el resto del proyecto pendiente para absorber
los efectos negativos de etapas anteriores o minimizar sus
efectos.
Analizar detalladamente lo que deber realizarse en el
prximo perodo.

REUNIONES
Lo que S se debe hacer

Asegurarse de que la reunin es necesaria y

no se puede sustituir por otro tipo de
comunicacin
Hacer la convocatoria dando al menos una
fecha y hora alternativa
Identificar a los asistentes necesarios
Proponer una agenda (orden del da) claro y
con tiempo estimado para cada punto
Identificar los temas de inters de esa
reunin obviando otros que no sean objetivo
de la misma

Lo que NO se debe hacer

Fijar reuniones frecuentes sin causa ni

necesidad real
Preguntar a cada asistente, intentando fijar
un da y hora a conveniencia de todos
Convocar a alguien cuya presencia no es
necesaria
Proponer una agenda vaga que no permita
preparar los temas con antelacin
Esconder puntos de conflicto esperando que
no salgan en la reunin

IDEAS CLAVE PARA UNA REUNION EFICAZ

La reunin es para hacer o decidir cosas importantes.

La reunin debe prepararse.
Objetivo claro de la reunin.
Orden del da.
Hay que evitar que de las reuniones surjan la sensacin de
inutilidad y de falta de productividad.
Conduccin eficaz de una reunin:
Estilo participativo.
Motivar.
Comunicar bien.
Liderar el grupo.
Vencer los factores de resistencia al cambio.
Tener un plan.
Registrar conclusiones y evaluar reunin.
Controlar resultados.

CURVAS DE RENDIMIENTO DE UNA REUNIN

El tiempo de duracin influye negativamente en el nivel de atencin de los

asistentes. En reuniones de larga duracin o con contenidos complejos, es
recomendable: Dividir la reunin en diferentes sesiones. Establecer objetivos
cortos realizar pausas con ello se logra un mayor grado de rendimiento.

EL LUGAR
Es el espacio fsico concreto sus condiciones de dicho espacio son importantes;
tales como:
Amplitud del local Iluminacin distancia entre los asistentes hoy es muy comn las
denominadas reuniones virtuales, que se desarrollan mediante medios
tcnicos que permiten la videoconferencia entre asistentes que se encuentran
en distintos lugares fsicos

4.6 Resolucin de Conflictos

La existencia de conflictos es
inevitable. La creacin de un
equipo de trabajo siempre
implica la existencia potencial
de conflictos cuya resolucin
es crucial para poder cumplir
los objetivos del proyecto. Lo
que es evitable es que lleguen
a alterar fuertemente la
marcha de un proyecto.

4.6 Resolucin de Conflictos

Existen diferentes posicionamientos para resolver
conflictos. Cada uno de ellos se elegir en funcin del
conflicto al que nos enfrentemos:

Confrontacin
Compromiso
Conciliacin
Imposicin
Retirada

4.6 Resolucin de Conflictos

En todo caso lo que no se
puede hacer es perder el
respeto a las personas ni a
sus ideas; hay que afrontar
las
discrepancias
con
educacin. Es importante
dar ocasin a todo el
mundo para que exprese
su punto de vista; luego se
ver
la
va
para
la
resolucin.

4.6 Resolucin de Conflictos

Hay ciertas actitudes personales que son
necesarias:
Auto-control
Confianza
Honestidad
Humildad

4.6 Resolucin de Conflictos

Existen tres grandes vas para reducir los conflictos:
Trabajar proactivamente en la reduccin de conflictos y no

actuar como si no existiesen. Enfrentarse a ellos es la mejor

manera de poder resolverlos.
Tener y mantener una buena planificacin con estimaciones

actualizadas y realistas acordadas por todas las personas

implicadas.
Establecer mecanismos de comunicacin fluida con todas las

personas implicadas y con la direccin de la empresa.

4.6 Resolucin de Conflictos

Actividad