TÉCNICAS DE ARCHIVO

PARA EL SIGLO XXI

Archivo y Documentos.
Finalidad del archivo.
Conceptos básicos.
Reglas básicas para la organización de un archivo
eficaz.
Fundamentos metodológicos de un archivo.
Reglas de clasificación.
Criterios para la selección de un sistema de archivo.
Correspondencia y Bases de Datos.
 Sistemas de Archivo

 Alfabético.
 Por asuntos/tema
 Numérico
 Geográfico.
 Organización del archivo.
 Equipos y materiales.
Control, Seguimiento y Conversación de
Documentos.
 Cómo controlar los documentos.
 Cómo hacer seguimiento.
 Transferencia y eliminación de documentos.
 Ciclo de vida de la documentación.
 Criterios de conservación y eliminación.
 El manual de archivo.
Gestión y Organización de los
Archivos Informáticos.

 Necesidades de las bases de datos

informáticos.
 Que hacer con los e-mails.
Las copias y los back-up. 1. Archivo / Abrir
2. Archivo / Copia de respaldo
3. Archivo / Restaurado
4. Utilidades / Contraseñas
5. Utilidades / Reorganiza
6. Utilidades / Razón social
3.1. Archivo / Abrir.
Archivo / Copia de respaldo.
Con esta opción se pueden crear copias de los archivos más
importantes en el programa, a partir de los cuales se crearán los
archivos auxiliares necesarios para la operación del sistema.
Es importante que se efectúen copias de seguridad
periódicamente para disminuir el riesgo de pérdida de datos.
Asimismo debería hacer una copia de seguridad después de
realizar trabajos morosos como la inscripción de alumnos o la
transcripción de notas trimestrales.
Para crear la copia de seguridad el programa le solicita la ruta en
la que desea que se copien los archivos que contienen la mínima
información necesaria. Puede hacer una copia de seguridad en
un disquete o en un directorio del disco duro.
Al utilizar la opción complementaria para restaurar los archivos
debe tener en cuenta que LA RESTAURACION DE LOS
ARCHIVOS SE EFECTUARA EN EL DIRECTORIO
ACTUALMENTE EN USO, independientemente del directorio
en el que residían originalmente.
 Archivo / Restaura.
Después de utilizar la opción COPIA DE SEGURIDAD del
menú de ARCHIVOS y cuando necesite usar dicha copia
debido a pérdida de datos por errores de operación o errores
de hardware, entonces, debe utilizar esta opción que
descomprimirá los archivos principales y reconstruirá los
archivos auxiliares. Esta operación tomará algunos minutos.
Tenga muy en cuenta que LA RESTAURACION DE LOS
ARCHIVOS SE REALIZARA EN EL DIRECTORIO
ACTUALMENTE EN USO, lo que podría ocasionarle
pérdidas si no tiene cuidado de verificar el directorio original
y el directorio en el que quiere que se restauren los archivos.
A partir de la versión 3.6 el sistema CONTROL presenta en la
pantalla previa a la restauración de archivos, la identificación
del grupo de datos actualmente en uso y la identificación de
los datos a ser restaurados. Sólo debería proceder si las dos
identificaciones verifican correctamente.
 Utilidades / Contraseñas.
Cuando se han definido tres claves de acceso para el
programa, cada vez que este sea ejecutado pedirá una
contraseña que será validada con las registradas. En caso de
no corresponder a ninguna, el programa abortará. En caso de
ser una clave válida, se establece un nivel que puede ser 1, 2 o
3, y que permitirá o no el acceso a ciertas rutinas.
Una clave de nivel 1 es la más restringida, mientras que la
clave de nivel 3 permite el acceso a cada opción del programa.
La definición de las claves de acceso se efectúa en la opción
CONTRASEÑAS del menú de UTILIDADES.
Todas las claves deben ser diferentes y pueden incluir letras,
números y símbolos. Para eliminarlas, simplemente déjelas en
blanco. Recuerde que no debe olvidar la clave de nivel 3, ya
que es la única que permitirá conocer y modificar las otras.
Además, es una buena práctica que cada cierto tiempo las
contraseñas sean cambiadas.
PROGRAMA DISTRIBUCION DE
COSTOS
ETAPA I – MONTAJE Y ANALISIS DE
INVENTARIOS
ETAPA II- ANALISIS DE LAS CUENTAS DE
COSTOS DE PRODUCCION
ETAPA III – ANALISIS DE ENTRADAS A
INVENTARIO
  ETAPA IV – CALCULO DE COSTOS DE
PRODUCCION
SISTEMA OPERATIVO SIIGO
Con este proceso SIIGO adiciona en la función F12 del menú
principal, la opción de distribución de costos.
ACCESO AL SISTEMA
Ubicado en el directorio SIIGO01 o empresa correspondiente, digite
el comando SIIGO y oprima enter, digite la clave de acceso, el año,
mes y día de proceso en el cual quiere trabajar, posteriormente le
mostrara el pre menú y luego el menú general, ubíquese en la
función F12 Especiales y digite enter, el le mostrara el nuevo
modulo de Distribución de Costos el cual contiene las siguientes
opciones:
 
F1 DISTRIBUCION PRODUCTOS POR C-C
F2 CALCULOS COSTOS A DISTRIBUIR
F3 RESUMEN DE VALORES UNITA. ABSORBI.
F4 RESUMEN VALORES POR REFERENCIA
F5 RESUMEN VALORES POR CUENTA
F6 RESUMEN VALORES APLICA/UNIDAD
F7 COMPROBANTE DE DISTRIBUCIÓN
 F1 DISTRIBUCION PRODUCTOS POR
C-C
En que consiste la distribución por centro de costos? 
En un proceso productivo se dividen por áreas, para controlar los
costos por proceso o actividades, por ejemplo:
Centro de costos para corte
Centro de costos para pintura
Centro de costos para tapizado
Centro de costos para ensamble
Si a un producto no se requiere pasar por todo el proceso
productivo, sino que interviene una sola actividad, y el costo de ella
es la que se requiere distribuir, es donde se ve la aplicación de
costos por centro de costos.
Si al contrario, los productos pasan por todos los procesos
productivos o se requiere que todos los costos de producción
afecten a los productos terminados que se elaboran en el mes, la
opción es NO realizar distribución por centro de costos (Esta opción
nace desde la instalación).  
Si en la instalación se selecciono con distribución por centro de
costos, SIIGO le mostrara la siguiente pantalla, en la cual se debe
asociar cada producto a un centro de costos.