IMPORTANCIA DE LA

GESTION DOCUMENTAL
VENTAJAS Y DESVENTAJAS

IMPORTANCIA
Tener un sistema de gestin
documental, aunque a primera
vista puede parecer que no
tenga que ser uno de los puntos
de mayor importancia en la
empresa.

VENTAJAS
Aporta y muestran los beneficios
importantes de obtener un sistema
de gestin documental en el que
todos los documentos de la empresa
estn controlados y centralizados.

VENTAJAS
Es muy posible que su empresa
realice operaciones en diferentes
pases con muchas tareas diferentes.
En estos casos, es absolutamente
necesario que su empresa tenga
algn tipo de organizacin de sus
documentos.

VENTAJAS
Hoy en da, casi todas las empresas
tienen que trabajar con una gran
cantidad de documentacin. Con el
fin de gestionar la gran cantidad de
documentos y la informacin, es
una ventaja muy importante contar
con un sistema de gestin
documental eficiente que permita
un
fcil
almacenamiento
y
bsqueda
rpida,
junto
con

VENTAJAS
Con
un
sistema
de
gestin
documental,
puede
personalizar
tambin los documentos de salida de
la
empresa
como:
facturas
electrnicas, formularios y otros
documentos.
Todo integrado en el mismo sistema
de gestin documental con el que
podr configurar las tareas de los
documentos tanto de entrada y

VENTAJAS
Otra importante ventaja de la gestin
documental est en la personalizacin y
seguridad
de
los
datos
crticos
en
documentos o en cualquier otra forma de
emitir la informacin. Por ello, la gestin
documental es de suma importancia para
los ejecutivos y gerentes sobrecargados de
tareas y siempre en busca e la manera ms
eficiente, inteligente y rentable de
gestionar sus trmites y hacer de la
administracin ms flexible.

VENTAJA
El sistema de gestin documental le
proporciona un portal web (intranet)
con acceso desde el navegador para
poder acceder a todos los documentos,
registros de la empresa y cualquier
otro tipo de informacin. El sistema que
acerca al entorno de la oficina sin papel
por lo que es ms fcil y econmico
obtener sus documentos y archivos del
negocio y otra informacin archivada.

VENTAJAS
Dentro
de
las
empresas
que
necesitan
realizar
tareas
de
aprobacin con la documentacin
(facturas, contratos), el sistema de
gestin documental le permite
definir los flujos de aprobacin que
tiene que
tener cada tipo de
documento, y de esta forma el propio
sistema de gestin doc. Realiza
gran
parte
del
trabajo
de

VENTAJAS
Se ha vuelto casi indispensable en
los bufetes de abogados debido a la
enorme cantidad de papel generado.
Con este sistema de G. de D. legales
en su lugar, los abogados son
capaces y obtienen una ventaja
competitiva al gestionar mejor
sus casos. La automatizacin de
documentos
para
bufetes
de
abogados
beneficia
la
admn.

VENTAJAS
El sistema no slo captura y almacena los
documentos legales
escaneados, sino
tambin
los integra de una manera
nica; as se convierten en muy fcil la
tarea de obtener los documentos con solo
unos clics.
A nivel de distribucin de la informacin,
permite la personalizacin de los datos y
el envio de documentos
por correo
electrnico, fax, ftp, correo postal.

VENTAJAS
A nivel de integracin de la
informacin,
no
solo
pueden
obtener los documentos mediante un
escaner, el sistema tambin permite
los beneficios de la gestin
documental
la importar de
archivos en PDF de Adobe, ficheros
que
le
lleguen
por
correo
electrnico y hasta puede integrar
los fax, recibidos en el sistema.

cuestionario
Qu importancia (archivos o
documentos) necesitamos para
administrar nuestra empresa?