GESTIN DE LA

INFORMACIN

INTRODUCCIN
Gestionar informacin es: ir en busca de nuevos
significados, anlisis, aplicar el principio de que el
todo, es ms que la suma de las partes. Es producir
un impacto en el ambiente de cualquier organizacin.
Es un proceso que debe estar presente en cada uno
de los pasos de la organizacin, es un proceso y a la
vez un subproceso. Requiere accin, decisin y
evaluacin.
Mediante la gestin se proporcionan los recursos de
informacin necesarios para una buena toma de
decisiones, se desarrollan nuevos conocimientos que
posibilitan calidad y eficiencia en los servicios y
productos de las organizaciones.

GESTION DE LA INFORMACIN
Est relacionada con la obtencin de
la informacin adecuada, en la forma correcta,
para la persona indicada, al costo adecuado, en
el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para
tomar la decisin correcta, para esta funcin el
profesional de la informacin juega un papel
fundamental.

QU ENTENDEMOS POR LA
GESTIN DE LA INFORMACIN?
Entendemos
por
gestin
de
la
informacin como un proceso que incluye
operaciones
como extraccin,
manipulacin,
tratamiento,
depuracin,
conservacin, acceso y/o colaboracin de la
informacin adquirida por una organizacin
a travs de diferentes fuentes y que
gestiona el acceso y los derechos de los
usuarios sobre la misma.

La Gestin de Informacin (GI) es un proceso

integrado por actividades bsicas (relacionadas con el
ciclo de vida de la informacin) y actividades de
apoyo y contextuales (infraestructura, tecnologa,
gestin de recursos humanos, etc.), donde se utilizan
recursos (materiales, econmicos, fsicos, humanos)
con el objetivo de lograr un efectivo manejo de
la Informacin en la organizacin.
En este sentido se considera, que la Gestin
de Informacin es todo lo relacionado con la
obtencin de la informacin adecuada, en la forma
correcta, para la persona indicada, al costo adecuado,
en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para
tomar la decisin correcta, para esta funcin el
profesional de la informacin juega un papel
fundamental.

IMPORTANCIA DE LA GESTION DE LA INFORMACIN

Las organizaciones reconocen la

importancia de la gestin en la
informacin para su crecimiento y
bienestar a largo plazo. Se ha
demostrado que si los gerentes
definen eficientemente la misin de
su organizacin estarn en mejores
condiciones de dar direccin y
orientacin a sus actividades.
Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se
tornan ms sensibles ante un ambiente de constante
cambio.

Cuando se pretende potenciar el empleo de

la informacin en una organizacin, se debe considerar
que sta puede verse bajo diferentes enfoques. Estos
enfoques tienen que ver con la esfera de accin de
la informacin: no es igual la informacin que rodea a un
individuo, que la que rodea a la organizacin
internamente, que la que se encuentra en el entorno. A
esto se le llama alcance de la gestin de informacin.
En una organizacin se podra ver el alcance de la
gestin
de
la informacin Un
sistema
de informacin est integrado por un conjunto de
componentes
que
almacenan,
procesan
y
distribuyen informacin.

Cuando mencionamos la Gestin de informacin nos

referimos a la gestin que se desarrolla en un sistema
de informacin (si se trata de que el sistema tenga
como propsito obtener salidas informacionales).
Puede tratarse, en funcin, del subsistema
de informacin de una organizacin.

OBJETIVOS DE LA GESTION DE LA INFORMACIN

Maximizar los beneficios que se derivan del uso

de la informacin.
Minimizar los costos relativos al manejo y uso de
la informacin en la organizacin.
Definir responsabilidades en cuanto al manejo
de la informacin en la organizacin.
La gestin de informacin obliga a las
personas a tener el conocimiento acerca del
manejo de la informacin, o sea, una cultura
informacional.

FUNCIONES DE LA GESTION DE LA
INFORMACIN
Pez Urdaneta (1990) considera como
funciones de la gestin de informacin:
Determinar las necesidades internas de
informacin (relativas a
las
funciones,
actividades y procesos administrativos de la
organizacin) y satisfacerlas competitivamente.
Determinar las necesidades de inteligencia
externa de la organizacin y satisfacerlas
competitivamente.

 Desarrollar la base informacional de la

organizacin y garantizar su accesibilidad.
Optimizar el flujo organizacional de la
informacin y el nivel de las comunicaciones.
Desarrollar la estructura informacional de la
organizacin y garantizar su operatividad.
Manejar
eficientemente
los
recursos
institucionales de informacin, mejorar las
inversiones sucesivas en ellos, y optimizar su
valor y su aprovechamiento organizacional.
Garantizar la integridad y accesibilidad a la
memoria corporativa.

 Evaluar peridicamente la calidad e impacto del

soporte informacional para la gestin y el
desarrollo de la organizacin.
Optimizar el aprovechamiento de la base y la
estructura informacionales de la organizacin
para incrementar su productividad o el
rendimiento de la inversin.
Establecer,
aplicar
y
supervisar
los
procedimientos relativos a la seguridad de la
informacin organizacional.
Entrenar a los miembros de la organizacin en el
manejo o la utilizacin, de los Recursos
informacionales de la organizacin.

 Contribuir a modernizar u optimizar las

actividades organizacionales y los procesos
administrativos, relacionados con ellas.
Garantizar la calidad de los productos
informacionales de la organizacin, y asegurar
su dimensin efectiva.

GESTIN DE LA INFORMACIN
DENTRO DE LA ORGANIZACIN
Cuando una empresa nace y
comienza a informatizarse es muy
importante definir los flujos de
comunicacin e ir fijando las
pautas del tratamiento de la
informacin en la empresa.
La GESTIN
DE
LA
INFORMACIN
EN
LA
EMPRESA puede ser un gran
obstculo en el crecimiento de
nuestra empresa.

Definir como se genera y comparte el

flujo de la informacin en la empresa
es un proceso que se debe hacer y
definir con la creacin de la empresa y
en el cual hay que tratar de ser lo ms
estricto posible en el cumplimiento ya
que
esto
no
nos
provocar
una prdida de productividad en
nuestros procesos empresariales. No
significa
que
deba
ser
un
procedimiento rgido y sin cambios,
sino que una vez definido el cmo para
que funcione es necesario un alto
grado de cumplimiento del mismo.

METODOLOGA DE LA GESTIN DE LA
INFORMACIN
Una vez justificada la
relevancia
de
la
gestin
de
la
informacin, surge la
necesidad
de
su
desarrollo a travs
del seguimiento de
una metodologa que
aporte una visin
completa sobre la
captacin
de
informacin
y
la
gestin
del
conocimiento.

EL PROCESO DE GESTIN DE LA
INFORMACIN
Esta metodologa permite la captacin de
informacin una vez considerados y
acotados los objetivos de la misma con el
fin de centrar el anlisis y conseguir un
planteamiento de accin ms orientado y
preciso.

 la informacin es la nica fuente

inagotable para la obtencin de
nuevos
conocimientos.
Todo
profesional tiene el deber ineludible de
seguir de cerca el desarrollo de la
rama en que labora para poder brindar
nuevos aportes a la sociedad y al
docente ms que a nadie le concierne
ser
un
abanderado
en
esta
concepcin.

Los procesos principales de la gestin de la informacin,

son tambin la base de la creacin del conocimiento
durante la existencia productiva de la organizacin y -por
tanto- fundamento de la fase inicial de la gestin del
conocimiento