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UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS ESPE

ORGANIZACIN Y SISTEMAS

GESTIN DOCUMENTAL
INTEGRANTES
Mara Paula Betancourt
Katherine Castro
Michelle Delgado
Alexandra Guerrero
Karla Guilcapi
Juan Pablo Ordoez

INTRODUCCIN
La gestin documental de los archivos en papel y de los electrnicos.
Es clave para homogeneizar y racionalizar el trabajo.

De otra manera se producira un retraso de las actividades.


Con la consecuente elevacin de costos administrativos y materiales
Debido al gran volumen de informacin que existe en toda organizacin.
Contar con un medio de proteccin de los archivos, tanto en medio fsico
como electrnico.

Definir los mecanismos necesarios para su rpida y sencilla localizacin.

CONCEPTO
Herramienta o
medio de
comunicacin
impreso,
contiene
informacin fija y
espacio para
informacin
DOCUMENT
OS variable

Documento fsico
o digital,
diseado para
que el usuario
introduzca datos
estructurados

FORMULARI
O

GESTION
DOCUMENTAL
(OBJETO)

Representa un vehculo de
transmisin de datos

Es considerado como una forma


de informacin organizacional
mas sencillo, claro y funcional

Ordenar
Sistematizar
Orientar

El manejo de recursos ,estos


pueden ser en trminos fsicos o
electrnicos

Normativame
nte

Cumplen con
la finalidad

Administrativ
os

Constituirse
en una
fuente de
consulta

Efectos
legales

METODOLOGA PARA EL
ANLISIS, DISEO Y
CONTROL DE
FORMULARIOS

DETERMINACIN DE LA
FACTIBILIDAD DEL ESTUDIO
Un estudio de este tipo requiere una investigacin previa de los formularios
que operan, en la cual se deben tomar en consideracin los siguientes
aspectos:
Los recursos humanos con preparacin tcnica para la investigacin y, en su
caso, para el anlisis, diseo y control.
Los recursos materiales y tecnolgicos de soporte que se necesitan para
realizar el trabajo.
El programa de trabajo.
La autorizacin para efectuar el estudio.

INVESTIGACIN
RECOPILACIN DE
LOS FORMULARIOS

Deben captarse los formularios


que las unidades administrativas
utilizan, preferentemente dos
ejemplares de cada uno con sus
copias correspondientes.

CLASIFICACIN

Con ayuda de una base de datos se


clasifican de acuerdo con los
siguientes criterios:
Por proceso
Funcin
Por unidad administrativa
Por denominacin
Por caractersticas fsicas
Por cliente o usuario

ANLISIS DE FORMULARIOS
FIJACIN DE PRIORIDADES
Para establecer prioridades o
rango de importancia es
recomendable tener en cuenta
los siguientes aspectos:
Tipo de organizacin.
Nmero de unidades
administrativas que la
componen.
Cantidad de empleados que
laboran en ella.
Volumen de productos y/o
servicios que generan.
Elevado consumo de
formularios.

EXMEN
Se precisan las ventajas y
desventajas tanto de un nuevo
formulario como de los que
estn en uso, por lo que se
recomienda aplicar el
cuestionario de anlisis de
formularios.
CONSIDERACIONES DE TIPO
FUNCIONAL
Identificacin del formulario.
Objetivo.
Informacin que contiene.
CONSIDERACIONES DE TIPO
MATERIAL
Tamao.
Papel.
Color de papel y tinta.

DISEO DE FORMULARIOS
CONSIDERACIONES DE TIPO FUNCIONAL

Informacin bsica
Para este efecto deben responderse las
siguientes preguntas:
Qu informacin se va a incluir?
Es importante?
Cmo se va a utilizar?
Por quin ser utilizada? Cundo ser
utilizada?
Ttulo
Secuencia de datos
Espacios
Nmero de copias
Clase de formulario
De lnea.
De columnas.
De casillas.

CONSIDERACIONES DE TIPO MATERIAL

Papel

Peso

Grosor

Medidas

Tintas

Numeracin paginada

Cmo se archivar el formulario.


Control y archivo numrico o
indistintamente.
Tipo de formulario.

Tipo de letra
Carbones
Vocabulario
Mrgenes
Encuadernacin

IMPLEMENTACIN
PRUEBA PILOTO
Una vez precisado el
diseo o rediseo del
formulario

Claridad del lenguaje


empleado.
Facilidad de llenado
(espacios).

AJUSTE DE LOS
FORMULARIOS
La adecuacin de los
formularios est en
estrecha relacin con los
procedimientos

En esa oportunidad tienen


que recibirse y
considerarse las
sugerencias

Necesidad de copias.
Presentacin (suelta,
continua o en juegos).
Necesidad del
paginacin.
Funcionalidad

Informacin que
requiera mayor o
menor espacio.
Informacin que debe
eliminarse y las
razones de ello.
Informacin que debe
aparecer.
Distribucin del juego y
justificacin.

Todas las observaciones,


incluidas las del analista,
deben conservarse por
escrito.

FORMULACIN DE
INSTRUCTIVOS
Es conveniente que slo
se incluyan los
instructivos para el
llenado de formularios en
aquellos cuya importancia
o extensin as lo exijan.

EVALUACIN
Con respecto a la
funcionalidad de los
formularios debe hacerse
de manera regular y
sistemtica con base en
los siguientes aspectos:

Usuarios de los
formularios.
Propsitos a los que
sirven.

Se pueden establecer
criterios para el rediseo
de formularios o para su
eliminacin cuando:

Se realizan cambios en
la estructura orgnica.
Se modifica el
procedimiento en que
se ocupan.

CONTROL DE FORMULARIOS
CLASIFICACIN
DE FORMULARIOS

FORMULACIN
DEL CATLOGO
DE FORMULARIOS

Una vez que se dispone


de un inventario de
todos los formularios
de la organizacin,
deben clasificarse
conforme a las
siguientes pautas:

Este documento debe


mostrar todo lo que se
pueda saber acerca de
un formulario, para lo
cual es necesario que
incorpore la siguiente
informacin:

Procesos

Clasificacin

Funciones
Por unidad
administrativ
a
Por
denominacin
Por
caracterstica
s fsicas

CONTROL SOBRE
LA CREACIN DE
FORMULARIOS
Los principales
elementos que es
necesario considerar
para la creacin de
formularios son:

Influencia que
ejerce en los
procedimientos
existentes.

Descripcin
del formulario Efecto esperado

Modelo
vigente
autorizado
Diagrama de

CONTROL DE LOS
FORMULARIOS EN
EL ALMACN

Esta etapa comprende


el estudio del diseo y
especificacin del
formulario para
determinar
correcciones con la
oportunidad y celeridad
necesarias para no
entorpecer o retrasar
los procedimientos de
trabajo.

El manejo de
formularios en almacn
tiene que considerar
los siguientes aspectos:

Formulacin de
un programa de
abastecimiento.

Conocimiento de
las necesidades
de las unidades
administrativas
de la
organizacin.

Comunicacin
eficaz con todas
las unidades
encargadas de
administrar
recursos y

en el caso de
nuevos
procedimientos.

Objetivo
Modelo
desplazado

CONTROL SOBRE
REIMPRESIN DE
FORMULARIOS

Beneficios que
reporta en
relacin con el
control de
informacin.

ENFOQUE DIGITAL
Documentos
para
comunicar,
documentar
y almacenar
informacin.

Estas
estructuras
hacen
posible tener
el registro,
control,
monitoreo y
evaluacin
masiva de
varios
documentos.

Herramientas
Alta de documentos: Se crean nuevos documentos(scanner,
capturadora de video, archivo de CD).
Bsqueda de documentos: Se accede a una biblioteca o carpeta
mediante ndices mediante indicadores como fecha, operadores
WITH,OR y NOT.
Navegacin de documentos: Se puede navegar dentro del
documento seleccionado, realizar ediciones, reenviar por e-mail,
etc.
Administracin de usuarios: Dependiendo el nivel de privilegios
cada usuario tiene una funcin.(Operador, de bsqueda,
administrados,supervisor)

Mensajera interna
El usuario puede enviar mensajes a otros usuarios(estn
conectados o no al sistema), si est online este llegar
inmediatamente y si no, aparecer cuando el usuario
inicie sesin

Ventajas de uso
Tiempo
Gasto de papel
Espacio de almacenamiento
Envo de documentos
Centralizacin de datos
Control del acceso a los datos
Bsqueda y localizacin inmediata de
documentos

Ventajas por concepto

Espacio
Tiempo
Transporte y envo de
documentos
Seguridad

Sistemas de aplicacin
Sistema de administracin documental: Captura documentos y los
digitaliza
Sistema de automatizacin de procesos administrativos: Efecta
el seguimiento administrativo a documentos efectuados en
formatos electrnicos
Sistema de anlisis ejecutivo de datos: Mtodos de proyeccin,
modelos de tendencia, tableros para el anlisis de indicadores, etc
Sistema de bsqueda de informacin corporativa: Plataforma para
recuperar datos, se la hace mediante un web browser (local o
remota)

CONSIDERACIONE
S PARA LA
ELABORACIN DE
FORMULARIOS

Necesidades que lo originan, mtodo de llenado, nmero


de copias, procedimientos en que se utilizar, etc.

Funcion
al
-Info. Bsica
-Ttulo
-Secuencia de datos
-Espacio
-Llenado a mano
-Llenado a mquina
-Nmero de copias
-Formularios

Material
-Papel
-Medidas
-Tinta
-Numeracin foliada
-Tipo de letra
-Carbones

-Vocabulario
-Mrgenes
-Encuadernacin
-Mtodos de reproduccin
-Aspectos de visualizacin

CONSIDERACIONES

DE TIPO
FUNCIONAL

Qu informacin se va a incluir?
Es importante?
Cmo se va a utilizar?
Por quin ser utilizada? Cundo
ser utilizada?

INFO.
BSIC
A
SECUEN
CIA DE
DATOS

Identificacin
Introduccin
Aprobacin
Instrucciones de uso

Sealar el objetivo
que se pretende lograr
con su uso.

TTUL
O
ESPACI
OS
Debe contar con
espacio suficiente
para incluir la
informacin variable

Dejar un espacio de 1/4 de


pulgada vertical y 1/8 de
pulgada horizontal
Dejar un espacio de 1/3 de
pulgada vertical y 1/8 de
pulgada horizontal.

El analista tiene que


asegurarse que las
copias solicitadas sean
las necesarias.

Dejar un espacio de 1/6 de


pulgada vertical y 1/10 o 1/12 de
pulgada horizontal,
Dejar un margen de 1/12 de
pulgada arriba y abajo y 1/20 de
pulgada a cada lado del mismo.

LLENA
DO A
MANO
NMER
O DE
COPIA
S

LLENAD
OA
MQUIN
A

CLASE
DE

FORMULA
RIOS

De lnea.
De columnas.
De casillas.

CONSIDERACIONES

DE TIPO
MATERIAL

Peso
Grosor
PAPEL
El grano del papel constituye un factor importante.
Est en funcin de la informacin que deba contener, el tipo de
MEDID archivo que se emplee y los tamaos disponibles.
AS
La tinta debe proporcionar el contraste adecuado con el color del
TINTAS papel del formulario

Se selecciona de acuerdo con su legibilidad.


TIPO DE En el formulario debe procurarse no usar ms de dos tipos de letra.
LETRA
Insertando papel carbn a mano.
CARBO Papel carbn de un solo uso intercalado en el formulario.
NES Aplicacin de qumicos al reverso del formulario.

VOCAB Debe evitarse el uso de abreviaturas que se puedan malinterpretar.


ULARIO

Los mrgenes deben estar en funcin de la encuadernacin o del uso posterior del
MRGE formulario
NES

Cmo se archivar el formulario.


Control y archivo numrico o indistintamente.
NUMERACIN
FOLIADA
Tipo de formulario

ENCUADERNA
CIN

En juegos.
Con taln
Con abanico o en z (continuas).
Block

REPRODUCCI
N

Objeto de la impresin.
Cantidad de formularios requerida.
Offset.
Mimegrafo.

VISUALIZACI
N

Unidad.
Divisin modular.
Claridad.
Agrupacin y jerarquizacin

RESPONSABLES DE MANEJO
CONTROL DE LOS FORMULARI

OPERATIVAMENTE

Son cada una de las reas de la institucin que,


familiarizadas con su contenido y uso, utilizan formularios para desahogar su
trabajo diario.

Son las reas


especializadas en
el anlisis,
diseo y control
de formularios.
Unidades de apoyo tcnico

Nivel directivo

Son las personas


que por su
jerarqua deben
aprobar todos los
cambios
organizacionales
y, por lo tanto,
conocen los
formularios.

Unidades encargadas de la
administracin de los recursos

EN FORMA
ESPECIALIZADA

Son las reas


responsables de
manejar la
papelera,
reimprimir y
almacenar
formularios.

INSTRUMENTOS DE CONTROL
Relaciona de modo
ordenado y secuencial los
componentes de un
Cuestion
formulario

ario para
el
anlisis
de
formulari
os

Unidades
de
almacena
miento
Dispositivos en los que se
pueden preservar el
inventario de todos los
formularios

Compendio de todos y
cada uno de los
formularios que se
utilizan en una
organizacin.

Catlogo
de
formulari
os

Tarjeta
para
control
interno
de
formulari
os Informacin de cada
pedido, pruebas,
modificaciones, etc.

Control de formularios
Clasificacin de formularios
Procesos
Por
caractersticas
fsicas

Por
denominacin

Funciones

Por unidad
administrativa

Formulario de procesos

En atencin al flujo de
los insumos que generan
un producto o servicio.

Formulario de funciones

Al reunir todos
aquellos relacionados
con actividades
semejantes.

Formularios por unidad


administrativa

Identificar los
formularios en cada
unidad.

Formularios por
denominacin
Examen de formularios
similares en cuanto a su
uso u objeto (registros,
solicitudes, etctera).

Formularios por
caractersticas fsicas

Por el orden que se


sigue en relacin con su
tamao, color, papel,
etctera.

Formulacin del catlogo de formularios


Diagrama de
flujo

Clasificacin

Descripcin del
formulario

Descripcin del
procedimiento
y utilizacin de
espacios
destinados a
informacin
variable

Objetivo

Modelo Vigente
Autorizado

Modelo
desplazado

Control sobre la creacin de formularios


Correcta distribucin de espacios, facilidad de llenado y
contenido preciso de informacin bsica.

Adecuada eleccin del tipo de impresin, calidad del papel


y tipo de encuadernacin.

Influencia que ejerce en los procedimientos existentes.

Efecto esperado en el caso de nuevos procedimientos.

Beneficios que reporta en relacin con el control de


informacin.

Control sobre reimpresin de formularios


Esta etapa comprende el estudio del diseo y especificacin del formulario
para determinar correcciones
con la oportunidad y celeridad necesarias para no entorpecer o retrasar los
procedimientos de
trabajo. Tambin es til en caso de que se ajusten los procedimientos
existentes.

Control de los formularios en el almacn


Formulacin de un programa de abastecimiento.
Conocimiento de las necesidades de las unidades administrativas
de la organizacin.
Comunicacin eficaz con todas las unidades encargadas de
administrar recursos y proveedores.
Existencia de un sistema de informacin que garantice
congruencia y oportunidad en el control de los formularios.
Pronta atencin de las requisiciones de papelera.

Preguntas de apoyo para el anlisis,


diseo y control de formularios
Encabezado
Datos fijos

Codificacin

Indica el ttulo el
objeto o razn de uso
del formulario?
El ttulo es claro,
conciso y est bien
ubicado?
Estn impresos los datos
fijos?
Se localiza fcilmente la
informacin importante?
Los datos fijos son
comprensibles?
Se identifican de manera
expedita?
Corresponden al ttulo del
formulario?
Es visible la
codificacin o nmero
de identificacin?
La identificacin est
vigente?

Identificacin
de las copias

Datos
variables

Se folian las copias?


Deben identificarse
las copias con el
nombre de la unidad
u organizacin a la
que se destinan?
Es conveniente
identifi car las copias
en la codifi cacin
formulario?
del
Son
fcilmente
identificables?
Hay suficiente
espacio para
transcribirlos?
Responden
concretamente a la
informacin que se
requiere?

Estructura del
formulario

Es lgica la secuencia de
espaciamiento para lograr un mnimo
esfuerzo y movimiento de la
mano?
La secuencia de los datos es la
misma que se presenta en los
documentos de los cuales se va
a transcribir?
La secuencia de los datos permite su
correcto procesamiento o
interpretacin?
Toda la informacin que se requiere
archivar y clasifi car est
convenientemente localizada?
Se utilizan ambos lados del
formulario?
La informacin sigue un orden para
su llenado?
Se incluyen espacios para anotar:
fechas y datos de verificacin,
informacin de procedencia y destino,
observaciones, firmas y aprobaciones?
Existen normas para espaciar la
informacin y emplear mrgenes?
Los espacios verticales pueden ser
horizontales o viceversa?
Son adecuados los mrgenes para
encuadernarlo?
Es conveniente utilizar bloques para
diferenciar o jerarquizar los datos que
proporcionan quienes
lo utilizan?
Se destinan bloques para responder
las preguntas selectivas?
Son excesivos los bloques que
contiene?
El grosor de las lneas enmarca
correctamente los renglones y
columnas que contiene?
El grosor de las lneas vara
excesivamente en cada uno de ellos?
El grosor de las lneas debe ser
diferente si van a utilizarse tintas de
distinto color?

Tamao
Tipo de papel

Color (papel
y tinta)

El tamao del formulario


excede o resulta menor al
necesario para contener la
informacin?
Corresponde el tamao al tipo
de archivo que se utiliza?
El tamao es apropiado a las
Es adecuado el peso del papel segn
mquinas
que se emplean?
el manejo que se le dar al

formulario?
El peso del papel soporta la
intensidad del uso que se dar?
Es recomendable el peso del papel
para el nmero de copias que se
realizarn?
Es funcional el peso del papel si el
formulario se utilizar por ambos
lados?
El grosor del papel es el
recomendable para su manejo y
archivo?
Es apropiado el grosor del papel para
la duracin que se pretende?
El grosor del papel cumple con la
apariencia y calidad requeridas?
El grano es de la rigidez deseada?
La disposicin de las fibras o grano
Se emplea el color en el formulario?
afecta los dobleces necesarios?
Es necesario el empleo del color en
el formulario y sus copias?
Es conveniente usar colores distintos
para cada copia segn su destino?
Se confunde el color del papel con el
color de la tinta?
Reporta algn benefi cio el
imprimirlo con ms de un color de
tinta?
Es rentable el uso de ms de una
tinta?
Las ventajas que se obtienen en
cuanto a su presentacin y manejo,
justifi can el uso de ms
de una tinta?

Tipografa

Carbonizado

Tipo de
encuadernacin

impresin?
Cmo lo determina?
El tipo de impresin
facilita la lectura del
formulario?
Es necesaria otra
tipografa para resaltar o
diferenciar datos
importantes?
Es recomendable emplear
Proporciona
el papel
tipografa de un
solo
carbn
la
nitidez
requerida
tamao?
a las copias?
El carbonizado del papel
se prepara para que slo
aparezcan ciertos datos en
las copias?
El tipo de papel carbn
que se utiliza es el ms
de menor
adecuado
Es necesariaylaelencuadernacin?
costo?
El tipo de encuadernacin

corresponde a las necesidades del


manejo de informacin?
La encuadernacin que se utiliza
es la conveniente para el
almacenamiento o archivo del
formulario?
La encuadernacin difi culta el
llenado?
El tipo de encuadernacin
requiere de perforaciones para
desprender el formulario?
El tipo de encuadernacin puede
determinar los juegos de hojas
necesarios para el uso del
formulario?
Se cuenta con equipo para
encuadernarlos?

GRUPO 5
GESTIN EMPRESARIAL

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