BUENAS PRACTICAS DE

ALMACENAMIENTO BPA

Temas

Elementos bsicos para el cumplimiento de

las BPA

Recepcin Tcnica

Almacenamiento

Devoluciones

Elementos bsicos para el

cumplimiento de las BPA

Personal
Infraestructura
Equipos y materiales
Documentacin
Materiales, envases y etiquetas
Manejo devoluciones
Distribucin
Capacitacin

Personal
Idneo
Capacitado
Comunicador
Conocimiento de
documentacin y formatos
Con dotacin especial de
acuerdo al rea

Infraestructura
La infraestructura y el espacio fsico, deben responder a
las necesidades de almacenamiento y se debe
considerar:
Ubicacin: evitar riesgos de contaminacin
rea:

Recepcin
Distribucin
Almacenamiento
Cuarentena
Vencimientos
Extintores
Alto riesgo
Medicamentos de control especial
Cadena de fro

Infraestructura

Espacio:

Idealmente en un solo piso

con forma unidireccional

Condiciones ambientales:

Humedad relativa:

Para mantener las

caractersticas fsicas qumicas, microbiolgicas y
farmacolgicas, entre otros. Es necesario controlar
factores ambientales como temperatura, humedad,
luminosidad.

60% y 70%

Debe estar entre

Infraestructura

Temperatura:

Se
considera
condiciones
normales de almacenamiento, T ambiente entre 10C y 25C,
en refrigeracin entre 2C y 8C
Recomendaciones segn OMS
Sobre la etiqueta
No almacenar a mas de 30C
No almacenar a mas de 25C
No almacenar a mas de 15C
No almacenar a mas de 8C
No almacenar a menos de 8C

Significar
Desde 2C a 30C
Desde 2C a 25C
Desde 2C a 15C
Desde 2C a 8C
Desde 8C a 25C

Infraestructura

Ventilacin:

Iluminacin:

Las paredes, techos y pisos de fcil limpieza.

se debe permitir el cambio de aire

necesario con el fin de evitar contaminacin
se debe garantizar buena iluminacin pero
al mismo tiempo evitar el ingreso de luz solar directa sobre los
productos o estantes, y si existiesen deben poseer filtro solar

Equipos y Materiales

Estantes,
estibas,
armarios,
vitrinas:
separados de la pared.
Ningn
producto
se
puede
colocar
directamente en el piso.

Termohigrmetros

Extintores

Documentacin

Para asegurar que todas las personas

involucradas en el almacenamiento sepan lo que
se debe hacer, en que momento se debe hacer y
como se debe hacer.

La documentacin autorizada es la que se

encuentra por la intranet como SIAPINC II

Si se requiere un cambio en la documentacin se

debe hacer formalmente a travs de la oficina de
calidad, no puede hacer ningn cambio sin la
debida autorizacin

Documentacin

Los registros de las reas de almacenamiento

deben estar siempre disponibles

Los datos registrados deben ser claros, legibles y

sin tachones
Los siguientes documentos corresponden a los
usados directamente en las bodegas para
medicamentos,
dispositivos
mdicos
y
subalmacenes del INC

Documentacin
PROCESO GESTION DE APOYO ASISTENCIAL

No Documento

Documento

A-GAA-P-01

Procedimiento para Seleccin, Adquisicin y Entrega de Medicamentos y Dispositivos Mdico

s

A-GAA-M-01

Manual para el Manejo de Medicamentos y Dispositivos Mdicos Dentro de la Bodega

A-GAA-M-02

Manual para el Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Mdicos

A-GAA-M-03

Manual de Devolucin de Medicamentos y Dispositivos Mdicos

A-GAA-M-04

Manual para el Manejo de Medicamentos de Control Especial

A-GAA-M-08

Manual para Solicitud y Entrega de Medicamentos y Dispositivos Mdicos por las Bodegas

A-GAA-M-21

Manual de Seguridad para Manejo y Adecuacin de Medicamentos Citostticos y No

Citostticos

A-GAA-M-33

Manual para el Adecuado Manejo de Dispositivos Mdicos y Medicamentos en Subalmacenes

del I.N.C.

Materiales, envases y etiquetas

Todos los medicamentos y dispositivos mdicos poseen la
siguiente informacin para su identificacin:
Nombre del producto farmacutico
Nombre genrico y concentracin, el nmero de unidades
contenidas, peso o volumen
Nmero de lote asignado por el fabricante
Fecha de vencimiento
Condiciones especiales de almacenamiento o manipulacin
que pudieran ser necesarias
Nombre y direccin del fabricante o de la compaa o la
persona responsable de colocar el producto en el mercado
Numero de registro sanitario
Nombre del director tcnico
Tipo de venta

Tareas de Rutina en los Almacenes

Generales
y Subalmacenes del INC
Controlar
y vigilar las condiciones de

almacenamiento
Mantener limpio y aseado el sitio de
almacenamiento
Verifique que los pasillos de circulacin no estn
obstruidos
Asegrese que la ventilacin, temperatura,
humedad sean las adecuadas
Asegrese que la luz solar no est directa sobre
los medicamentos y dispositivos mdicos

Tareas de Rutina en los Almacenes

Generales y Subalmacenes del INC

Controle la seguridad y vigilancia en las

instalaciones de almacenamiento
Realice constante inspeccin visual de los
medicamentos y dispositivos mdicos y su fecha
de vencimiento
Verifique que las condiciones declaradas en la
etiqueta por el fabricante se cumplan por ejemplo
apilamiento correcto
Actualice los registros de temperatura y humedad
para el ambiente y temperatura de refrigeracin
cuando fuese necesario de acuerdo a los
formatos para tal fin

Tareas de Rutina en los Almacenes

Generales y Subalmacenes del INC

Vigile los niveles de existencias

Actualice las tarjetas de control de inventario
Realice inventarios fsicos mensuales
Inspeccione todas las zonas del almacn con el fin de
controlar plagas, roedores, e instalaciones en mal
estado

NOTA:
Si
las
condiciones
de
almacenamiento no cumplen con los
requerimientos informe inmediatamente a
la Coordinacin del Servicio Farmacutico.

Recepcin Tcnica

Recepcin Tcnica
Solicite la documentacin necesaria para la recepcin de
los medicamentos o dispositivos mdicos

Factura original y copia

Parafiscales de los ltimos 6 meses
Certificado de anlisis de calidad (verifique que la
vigencia del certificado coincida con el tiempo de vida
til segn el registro sanitario
Registro Invima
Si la producto posee menos de 2 aos de vigencia se le
solicita carta de compromiso de cambio
Orden de entrega correspondiente a la programacin
realizada por el coordinador del servicio
Acta de recibo / entrega de medicamentos, dispositivos
mdicos o reactivos A-GAA-F-01

Recepcin Tcnica
PROCESO GESTION DE APOYO ASISTENCIAL
No Documento

FORMATOS

A-GAA-F-06

Revisin Tcnica de Formas Farmacuticas Inyectables

A-GAA-F-07

Revisin Tcnica de Formas Farmacuticas Semislidas

A-GAA-F-08

Revisin Tcnica de Formas Farmacuticas Slidas

A-GAA-F-09

Revisin Tcnica de Dispositivos Mdicos

reas de almacenamiento

rea administrativa

rea recepcin tcnica

Donde se revisan los documentos y se verifica
tcnicamente
cada
producto
antes
del
almacenamiento

rea cuarentena
Se delimita para almacenar productos rechazados en
la recepcin tcnica

reas de almacenamiento

rea de almacenamiento
rea de vencimiento
rea independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de
control especial
rea para dispensacin de medicamentos y entrega de dispositivos mdicos
rea para manejo y disposicin de residuos

Almacenamiento

En los sitios de almacenamiento no se debe fumar, comer, beber o

masticar.

No se deben tener plantas, alimentos, bebidas y objetos de uso

personal

Prohibido el uso de joyas como anillos, cadenas, manillas, etc

por seguridad industrial

Se debe considerar un sistema que garantice la correcta ubicacin

y distribucin: el mtodo utilizado debe garantizar orden, prdidas
por vencimiento, etc.

por clase teraputica

por orden alfabtico
por forma farmacutica
Fijo: cada tem tiene un sitio especfico.

Almacenamiento

Almacenamiento

Almacenamiento

Distribucin

Para las solicitudes de medicamentos y dispositivos mdicos se debe

realizar documento a travs de la transaccin MB21 en el sistema SAP
o dispositivos mdicos no facturables a travs del formato Solicitud de
elementos de consumo A-GAA-F-144, con firma del coordinador
responsable del rea que realiza la solicitud

Para el transporte en la institucin se deben usar medios que permitan

su adecuada conservacin durante el mismo, donde no se permita
contaminacin, derrames, rupturas o robos

Si requieren almacenamiento a temperatura controlada, durante el

transporte no se rompa la cadena de fro

La entrega se debe realizar revisando los lotes y las fechas de

vencimiento comparndolas contra los documentos de traslado entre
subalmacenes.

Firmar todos los documentos generados en las entregas

Distribucin
MEDICAMENTOS

DAS DE SOLICITUD Y ENTREGA

SERVICIO

FRECUENCIA
SOLICITUD

ENTREGA

Farmacia de Salas de Ciruga

Lunes, Jueves

Lunes, Jueves

Semanal

Farmacia Ambulatoria

Lunes

Martes

Semanal

Farmacia Hospitalizacin

Jueves

Viernes

Semanal

Farmacia de Radiologa

Martes

Jueves

Semanal

Consultas

Lunes a Jueves

Lunes a Jueves

Diaria

Nota: Los servicios que tienen el smbolo * realizan la solicitud en el formato A-GAA-F-144 Solicitud de Elementos de
Consumo", segn corresponda, los dems deben hacerlo con la Reserva en SAP

Manejo de las Devoluciones

Devolucin por recuperacin (centrales de

mezclas y farmacia de radiologa)

Envase y empaque sin abrir y en buenas

condiciones
Almacenamiento
en
condiciones
establecidas por el fabricante
Fecha de vencimiento mayor a 3 meses
Devolucin por deterioro, calidad o fallas

Reporte por calidad o falla debe registrarse

en el formato de control de no
conformidades E-GSI-F-33 y con copia a la
oficina de calidad

GRACIAS