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ADMINISTRACIN

DE EMPRESAS

Qu es una empresa?
Es una entidad econmica de carcter pblica o privada, que est integrada por recursos
humanos, financieros, materiales y tcnico-administrativos, se dedica a la produccin de
bienes y/o servicios para satisfaccin de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro.
Cul es la finalidad principal de una empresa?
Hay muchos ngulos para definir las finalidades de una empresa segn la perspectiva de
dueo, gerente, socio, empleado, cliente, comunidad o asesor.
Satisfacer a los clientes
Obtener la mxima rentabilidad
Obtener resultados a corto plazo
Beneficiar a la comunidad
Dar servicio a los clientes
Beneficiar a los empleados
Dar imagen personal

Cules son los recursos bsicos de la empresa?


Materiales: conformada por todos los bienes tangibles, tales como edificios, maquinaria,
insumos,
etc.
Financieros: es el recurso monetario con el que la empresa funcionar.
Humanos: conformado por todo el personal que labora en la empresa. Este es el elemento
ms importante dentro de la organizacin.
Tcnicos-Administrativos: compuesto por el conjunto de procedimientos y sistemas
aplicables en una empresa, por ejemplo, el sistema de contabilidad, tcnicas de induccin,
tcnicas de evaluacin del desempeo, etc.

Cules son las funciones bsicas de toda empresa?


Recursos Humanos: dnde se recluta, selecciona, contrata e induce al personal que
ingresa a la empresa.
Produccin: dnde se lleva a cabo la transformacin de los insumos en productos
terminados, listos para ser consumidos.
Mercadotecnia: dnde se lleva a cabo la funcin de promocin y ventas de los productos.
Finanzas: dnde se lleva a cabo la obtencin y administracin de los recursos financieros de
la empresa.
Administracin: dnde se llevan a cabo las funciones de previsin, planificacin,
organizacin, integracin, direccin y control de todas las actividades generales de la
empresa.

Cmo se clasifican las empresas?


Existen varios tipos de clasificacin de las empresas, entre las principales tenemos las siguientes:
Por su tamao:
Pequea: cuenta con activos menores a $100,000.00 dlares, con menos de 20 empleados
trabando en la empresa y cubre una parte del mercado local o regional.
Mediana: es aquella que tiene activos menores a $250,000.00 dlares, con menos de 100
empleados laborando y su producto solamente llega al mbito nacional.
Grande: cuenta con activos mayores a $250,000.00 dlares, tiene ms de 100 empleados,
y su producto abarca el mercado internacional.

Por su actividad econmica:


Extractivas: son las empresas que proporcionan materia prima a otras industrias, por
ejemplo, pesca, agricultura, caza, explotacin de bosques y canteras, etc.
Industriales o fabriles: se dedican a la produccin de bienes, mediante la transformacin de
la materia prima a travs de los procesos de fabricacin, por ejemplo, electricidad, agua,
manufactura, etc.
Comerciales: empresas que se dedican a la compra y venta de productos terminados, tales
como almacenes, libreras, farmacias, supermercados, etc.
Financieras: empresas del sistema financiero que efectan prestamos a personas y
organizaciones. Ejemplos de estas son los Bancos.
Empresas de Servicio: se dedican a la prestacin de servicios no tangibles, tales como
transporte, limpieza, etc.

Por su constitucin patrimonial

Pblicas: tales como Instituciones de Gobierno, Instituciones Autnomas, Municipalidades,


Ayuntamientos, etc.
Privadas: las que se dedican a la produccin de bienes y/o servicios a la vez que buscan
lucro, y su capital est formado por aportes de personas.
Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las operaciones de
planificacin y control

La planificacin y control integral de utilidades comprende:


1.El desarrollo y aplicacin de objetivos generales y de largo alcance para la empresa.
2.La especificacin de las metas de la empresa.
3.Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en trminos generales.
4.Un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas (divisiones, productos, proyectos).
5.Un sistema de informes peridicos de desempeo detallados por responsabilidades asignadas, y
6.Procedimientos de seguimiento

La eficacia con la que una entidad es administrada se reconoce generalmente como el


factor individual ms importante en su xito a largo plazo. El logro de la empresa se mide en
trminos del logro de sus metas.
La administracin puede definirse como el proceso de fijar las metas de la entidad y de
implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los
recursos humanos, materiales y el capital.
El proceso administrativo es una serie de actividades independientes utilizadas por la
administracin de una organizacin para el desarrollo de las funciones de planificar,
organizar, suministrar el personal y controlar.

Orientacin hacia las metas


Tanto las empresas mercantiles como las no mercantiles deben tener objetivos y metas. En
las organizaciones mercantiles, las orientaciones primordiales a las metas son:
1) el rendimiento sobre la inversin
2) la contribucin a la mejora econmica y social de un ms vasto medio ambiente.
En igual forma, las empresas no mercantiles tienen objetivos especficos, tales como el
cumplimiento de una misin dada, dentro de limitaciones especificadas de costos.
Es esencial que no slo la administracin sino todas las partes interesadas conozcan los
objetivos y las metas para lograr que la administracin sea una gua eficaz de las
actividades y efecte una medicin de la efectividad con la que se realizan las actividades
deseadas.

Orientacin a la gente
El xito de una empresa - mercantil u otra organizacin - depende de la gente relacionada
con la misma, incluyendo tanto a los administradores como a los dems empleados, ya que
todas estas personas se encuentran comprometidas de manera importante en el logro de los
objetivos de la empresa. As pues, la gente constituye la parte ms crtica de la
administracin no la tierra, los edificios, el equipo o los materiales. Desarrollar un personal
eficaz, crear un ambiente autntico de trabajo y motivar positivamente a la gente determinan,
en gran medida, el xito de la mayor parte de las empresas.

LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO


La

administracin

de

una

empresa

requiere

el

constante

ejercicio

de

ciertas

responsabilidades directivas. A tales responsabilidades a menudo se les denomina


colectivamente como las funciones de la administracin.
Si bien varan sus designaciones, estas funciones son ampliamente reconocidas tanto por
los eruditos acadmicos como por los gerentes profesionales. En nuestra exposicin de la
planificacin y control de utilidades, empleamos la terminologa y definiciones de las
funciones administrativas descritas por un prominente autor, (Arthur G. Bedeian)
esencialmente en los siguientes trminos:

1.Planificacin.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro


curso de accin para lograrlos. Comprende:

a)establecer los objetivos de la empresa


b)desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de cumplirse
c)elegir un curso de accin para alcanzar los objetivos
d)iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones
e)replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.

2.Organizar.- es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan


unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo
entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica
tambin establecer autoridad directiva.
3.Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de
asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por
lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotacin de personal y la administracin de los
recursos humanos implica tambin el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los
empleados se sientan satisfechos
4.Guiar y la influencia interpersonal es el proceso de motivar a las personas (de igual
nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar
voluntaria y armnicamente en el logro de los objetivos de la empresa (designado tambin
como dirigir o actuar)

5.Controlar es el proceso de asegurar el desempeo eficiente para alcanzar los objetivos


de la empresa. Implica:
a)establecer metas y normas
b)comparar el desempeo medido contra las metas y normas establecidas
c)reforzar los aciertos y corregir las fallas
Las cinco funciones de la administracin constituyen, el proceso administrativo pues son
ejercidas en forma coincidente y continua al administrarse una empresa. El proceso
administrativo se vale de enlaces y de la retroalimentacin. Por ejemplo, la planificacin
debe preceder a la actividad de organizar, y el controlar debe seguir a las dems funciones.
Por tal motivo, el proceso administrativo se representa por el diagrama mostrado en el
recuadro 1-1. Han de observarse

a)los enlaces secuenciales que van desde la planificacin al control y


b)la continua retroalimentacin desde las funciones 2,3,4 y 5 hacia la planificacin.

LA ESENCIA DE LA PLANIFICACIN DIRECTIVA


La planificacin es la primera funcin de la administracin y la misma se lleva a cabo de
manera continua porque el transcurso del tiempo exige tanto la replanificacin como el
desarrollo de nuevos planes. Adems, la retroalimentacin continua a menudo requiere de
acciones planificadas recientemente para
a)corregir las deficiencias observadas en el desempeo
b)hacer frente a sucesos imprevistos de naturaleza desfavorable y
c)aprovechar los nuevos adelantos.

La planeacin directiva es un proceso que comprende las siguientes cinco fases:


1)establecer objetivos y metas empresariales
2)desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el que opera la entidad
3)tomar decisiones respecto a los cursos de accin
4)emprender acciones que tiendan a activar los planes, y
5)evaluar la retroalimentacin del desempeo para la replanificacin.

El proceso de toma de decisiones.


La toma de decisiones entraa un compromiso o resolucin de hacer, dejar de hacer, o de
adoptar o rechazar una actitud. Una toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Se
ve cercada por el riesgo, la incertidumbre, la crtica y la conjeturacin secundaria. Es
importante comprender que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema es, en s y
por s, una decisin
Pasos en el proceso de toma de decisiones
1)Reconocer un problema Existe un problema, necesita hacerse una eleccin, o hay un
obstculo para alcanzar una meta empresarial.
2)Identificar alternativas - Se hace un esfuerzo sistemtico por identificar las opciones
disponibles. Por lo general, existe un nmero limitado de alternativas, restringidas, adems,
por el tiempo y los recursos monetarios
3)Especificar las fuentes de incertidumbre Se efecta un anlisis cuidadoso de los
posibles sucesos que pueden ocurrir. Hasta donde es posible, quiz existan probabilidades o
posibilidades asociadas con estos sucesos.

4)Escoger un criterio Se elige el criterio conforme al cual se evaluarn las alternativas.


Pueden escogerse criterios tales como la utilidad, el margen global de contribucin, la tasa
de rendimiento o el valor actual neto.
5)Considerar preferencias de riesgo Se toma en consideracin el punto hasta el cual
la direccin est dispuesta a elegir una alternativa riesgosa. De manera equivalente, la
direccin considera la proporcin entre el riesgo y el rendimiento. Qu
mayor rendimiento es necesario que brinde una alternativa riesgosa para que pueda
justificar su riesgo enherente?
6)Evaluar alternativas A la luz del men de opciones en el paso 2, las fuentes de
incertidumbre identificadas en el paso 3, el criterio establecido en el paso 4 y las
preferencias del riesgo precisadas en el paso 5 determinan el resultado final asociado con
la alternativa
7)Elegir la mejor alternativa La evaluacin de alternativas en el paso 6, junto con una
cuidadosa consideracin de los objetivos y las metas de la empresa, tiene como resultado
la eleccin de una alternativa.
8)Implantar el curso de accin seleccionado Se implantan las acciones aprobadas
para iniciar la alternativa escogida. Ninguna decisin eficaz ser posible a menos que se
lleven a cabo acciones eficaces que la hagan realidad.

LA ESENCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO


El control es la quinta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la
planificacin, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que
deben siempre estar funcionando en una empresa. Controlar puede definirse como un
proceso de medir y evaluar el desempeo (o resultados reales) de cada componente
organizacional de una empresa, efectuar la accin correctiva, cuando sea necesaria, para
asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos, metas, polticas y normas de la
empresa, las cuales son establecidas en la planeacin.
El control se ejerce a travs de la evaluacin personal, los informes peridicos de
desempeo (o de resultados reales, como tambin se les denomina) e informes especiales.
Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:

Un proceso de control corriente, cuyo propsito sea ayudar a vigilar las actividades peridicas
de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases
1.Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2.Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales, los resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3.Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las variaciones.
4.Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender de los xitos.
5.Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y ponerla en prctica.
6.Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la correccin; continuar con la alimentacin adelantada para efectos de replanificacin.

MANEJO DEL COMPORTAMIENTO A TRVES DE INCENTIVOS ECONMICOS

Este contrato especifica explcitamente el sueldo, salario o bonificacin del empleado e


incluye tambin caractersticas implcitas tales como promociones o reconocimiento del
trabajo. En la especificacin de dicho contrato, deben tomarse en consideracin las
actitudes de los empleados hacia el dinero, el trabajo y el riesgo.

I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administracin, organiza el Proceso Administrativo


de la siguiente manera

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemtico; se entiende de la siguiente


manera:

El Desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa


a continuacin:

Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una
secuencia cclica, pues se encuentran relacionadas en una interaccin dinmica, por lo tanto.
El Proceso Administrativo es cclico, dinmico e interactivo, como se muestra en el siguiente
grfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistmico conforman el proceso administrativo,


cuando se consideran aisladamente los elementos Planificacin, Organizacin, Direccin y
Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos
(Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interaccin para alcanzar
objetivos, forman el Proceso Administrativo

Segn el libro Administracin una perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz
Weihrick, las funciones del administrador son: Planificacin, Organizacin, Direccin y
Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de
vista sistmico. Fayol seala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones
polticas, religiosas, filantrpicas y militares

Una de las herramientas ms importantes al definir la estructura orgnica de la


empresa es el "organigrama", pero desgraciadamente, una preocupacin por la
tcnica de confeccin del mismo puede hacer que se pierda de vista los fines bsicos
de su diseo.
Los organigramas:
1) Establecen la comprensin de los problemas de comunicacin;
2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales;
3) Proporcionan una imagen grfica de la empresa a terceros.
Qu es un organigrama?
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa o de
una de sus reas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que
guardan entre s los rganos que la componen

Cul es el objeto de los organigramas?


Son el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la
composicin de una organizacin.
Cul es la utilidad de los organigramas?
o Brindan una imagen formal de la organizacin.
o Son una fuente de consulta oficial.
o Facilitan el conocimiento de una empresa, as como de sus relaciones de jerarqua.
o Constituyen un elemento tcnico valioso para hacer anlisis organizacional

Cules son los criterios para preparar un organigrama?


1) Precisin: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben
establecerse con exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma
clara y comprensible.
3) Uniformidad: en su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura,
lneas, figuras y composicin para facilitar su interpretacin.
4) Presentacin: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que
deben prepararse complementando tanto criterios tcnicos como de servicio, en funcin de
su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable
que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su
preparacin, as como la fecha de autorizacin.

Presentacin bsica de un organigrama

Se puede notar en este organigrama que el nivel jerrquico superior lo conforma la Gerencia
General, y sta tiene cuatro subordinados, a saber: Produccin, Mercadeo, Finanzas y
Personal.

Qu es un Manual Administrativo?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.
Cules son los objetivos de los manuales?
Presentar una visin de conjunto de la organizacin.
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerrquicos.
Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.
Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores
de servicios, usuarios y clientes.

Cmo se clasifican los manuales?


Por su contenido se clasifican en:
De organizacin: dnde se especifican las diversas unidades orgnicas que componen la empresa.
De procedimientos: ac se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la
empresa, por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa.
De Bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan
los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc.Por su mbito:
Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin.
Especficos: que consignan informacin de un rea o especfica.

Qu contiene un Manual de Descripcin de Puestos?


Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a continuacin
se presenta un breve modelo de este tipo de manual:

FINALMENTE
Autores como Urwick define el proceso administrativo como las
funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a
continuacin:
1. Investigacin
2. Planificacin
3. Coordinacin
4. Control
5. Previsin
6. Organizacin
7. Comando

Koontz y ODonnell define el Proceso


elementos:
1. Planificacin
2. Designacin de Personal
3. Control
4. Organizacin
5. Direccin

Administrativo con

Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:


1. Planificacin
2. Organizacin
3. Direccin
4. Coordinacin
5. Control

cinco

(5)

Para Henrry Fayon


La Administracin (lat. ad, hacia, direccin, tendencia, y minister,
subordinacin, obediencia) es la ciencia social o tecnologa social, en
parte, y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin
y control de los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnolgicos, del conocimiento, etc.) de una organizacin, con el fin
de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser
econmico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la
organizacin. para fayol la administracion la clasifica asi.

La Administracin es la principal actividad que marca una diferencia en el grado


que las Organizaciones le sirven a las personas que afectan.
El xito que puede tener la Organizacin al alcanzar sus objetivos y tambin al
satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si
los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organizacin
alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeo Gerencial se
mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso
Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de
otras Organizaciones.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS


La administracin por objetivos surgi como mtodo de evaluacin ycontrol
sobre el desempeo de reas yorganizacionesen crecimiento rpido.
Comenzaron a surgir las ideas de descentralizacin y administracin por
resultados
CARACTERISTICAS DE LA APO
La APO es una tcnica de direccin de esfuerzos a travs de la planeacin y
elcontrol administrativobasada en el principio de que, para alcanzar
resultados, la organizacin necesita antes definir en qu negocio est actuando
y a dnde pretende llegar.
La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una
organizacin
identifican
objetivos
comunes,
definen
las
reas
deresponsabilidadde cada uno en trminos de resultados esperados y
emplean esos objetivos como guas para la operacin dela empresa.

1. Criterios para la seleccin de objetivos


a. Buscar las actividades que tengan mayor impacto sobre los resultados.
b. El objetivo debe ser especfico en cuanto a losdatosconcretos.
c. Centrar los objetivos en metasderivadas.
d. Detallar cada objetivo en metas derivadas.
e. Utilizar unlenguajecomprensible para los gerentes.
f. Mantenerse dentro de los principios de la administracin.
g. El objetivo debe indicar los resultados por alcanzar, no debe limitar
lalibertadpara escoger los mtodos.
h. El objetivo debe ser difcil de alcanzar, debe representar una tarea
suficiente para todo el ejercicio fiscal de la empresa. Debe tener alguna
relacin remota con el plan de utilidades de la empresa, generalmente es el
objetivo final.

PLANEACION ESTRATEGICA
La planeacin estratgica se refiere a la manera como una empresa intenta
aplicar una determinadaestrategiapara alcanzar los objetivos propuestos. Es
generalmente una planeacin global y a largo plazo.
Formulacin de los objetivos organizacionales por alcanzar
En esta primera fase, la empresa escoge los objetivos globales que pretende
alcanzar a largo plazo y define el orden de importancia y de prioridad de cada
uno en una jerarqua de objetivos.
Anlisis interno de las fortalezas y limitaciones de la empresa
Estudio de las condiciones internas, para permitir una evaluacin de los
principales puntos fuertes y puntos dbiles existentes en la empresa.
Anlisis externo del ambiente
Se trata de un anlisis delambienteexterno, es decir, de las condiciones
externas que rodean la empresa y que le imponen desafos y oportunidades.

CICLO DE LA APO
La APO tiene uncomportamientocclico, de tal manera que el resultado de un
ciclo permite efectuar correcciones y ajustes en el ciclo siguiente, a travs de la
retroalimentacin proporcionada por la evaluacin de los resultados. Este ciclo
corresponde comnmente al ejercicio fiscal de la empresa para facilitar la
ejecucin y el control. Los principales autores de la APO presentanmodelosmuy
variados, cuyos ciclos exponen contenidos diferentes.

DIFERENCIA ENTRE ADMINISTRACIN, GERENCIA Y


GESTIN

Cuando la suma
de actividades
transforman un
concepto