Introduction la bibliothconomie

1re partie
Elisabeth Kneller
Novembre 2008

Objectifs du cours en deux parties

Ce cours doit vous initier dans le mtier de bibliothcaire / documentaliste.
Il doit :

Vous donner une ide de la gestion administrative dune bibliothque

Vous aider la constituer et valoriser un fonds documentaire

Vous renseigner sur les questions concernant lachat du numrique

Vous montrer le travail quotidien du bibliothcaire et vous initier aux

techniques du travail - lachat des ouvrages, le traitement du fonds documentaire, la
cration des catalogues, la recherche documentaire
Vous aider rduire les pertes douvrages (gestion des prts, bien ranger les livres
etc.)

Quelques dfinitions

Bibliothconomie ou Sciences de linformation et des bibliothques :

La bibliothconomie est lensemble des techniques de gestion et
dorganisation des bibliothques.

Bibliothque
Une bibliothque est un lieu destin la recherche rapide et efficace des
documents dtude, dinformation, de loisir etc. Pour assurer cette mission,
elle assure des fonctions diverses mais complmentaires en service public
comme en travail interne

Les missions dune bibliothque

Deux missions principales rsultent de cette dfinition :

Gestion administrative de la bibliothque

Travail interne

Constitution dun fonds documentaire

Chane documentaire

Traitement des documents

Gestion de laccs la documentation

Amnager et faire connatre la bibliothque

Service public
Grer laccs aux documents - la lutte contre les pertes

Introduction la bibliothconomie - premire partie

Plan du cours - premire partie : la chane documentaire

Gestion administrative dune bibliothque

Constituer un fonds documentaire

Politique dachat
Acquisitions des documents
Traitement manuel des documents

Catalogage et indexation des documents

Introduction la bibliothconomie - deuxime partie

Plan du cours - deuxime partie

Amnagement dune bibliothque

Le mobilier

Postes informatiques

Lantivol
Faire connatre la bibliothque

Service public en bibliothque

La recherche documentaire

Gestion du prt des documents - lutter contrer les pertes

Typologie des documents

Quelques exemples de documents lectroniques

Types de bibliothques
Bibliothque nationale
Acquisition de toutes les publications dites dans le pays par le Dpt lgal
Conservation, catalogage, cooprations nationales et internationales, accueil du public
Bibliothques universitaires
Spcialise pour servir les besoins des tudiants, les enseignants et les chercheurs en
Documentation
Enregistrement et conservation des thses soutenues luniversit
Bibliothques municipales
Bibliothques du quartier
Bibliothques spcialises et centre de documentation, bibliothques de recherche
Acquisition dune documentation trs spcialise aux domaine de la recherche
Exploitation et utilisation des documents avec un maximum en rapidit
Accs des bases de donnes
Ncessit de travail en rseaux pour satisfaire aux besoins en documentation de la
part des utilisateurs

Cration et gestion dune bibliothque

Avant dinstaller une bibliothque, il faut se poser les questions

suivantes :

Est-ce quil y a des locaux pour installer une bibliothque ?

Est-ce quil y du personnel qui se charge de la gestion de la
bibliothque ?
Qui sera le directeur / la directrice de la bibliothque ?

Le personnel de la bibliothque

Le directeur / la directrice :
Responsable scientifique de la bibliothque - souvent en collaboration avec
une commission de bibliothque

Le personnel de la bibliothque :
Souvent non scientifique
Selon la taille de la bibliothque, une ou plusieurs personnes soccupent de la
gestion et du fonctionnement de la bibliothque (gestion du budget,
commandes douvrages, catalogage, gestion du prt, gestion du personnel,
gestion des horaires)

Gestion administrative dune bibliothque - le budget

Gestion du budget : grer les dpenses de la bibliothque :

Dpenses pour lachat de documents : ouvrages, revues

Fourniture de bureau : papier, crayons

Matriel informatique : PC, Mac, imprimantes

Meubles

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Exemple bibliothque mathmatique Jacques Hadamard

- salle de lecture

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La chane documentaire
Estimation et analyse des besoins
Recherche, slection et acquisition des documents
Traitement des documents

Traitement manuel :
Rception, enregistrement,
quipement, estampillage

Traitement intellectuel :
Catalogage, analyse, rsum, indexation

Cration du catalogue de la bibliothque

= Mmorisation de linformation

Classement des documents

Communication des documents
Prt, recherches, aide la recherche
Statistiques, feed-back permettant une nouvelle analyse des besoins

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Comment constituer un fonds documentaire

Quest-ce que cest un fonds documentaire ?

= Lensemble des documents prsents ou accessibles

dans une bibliothque

Documents imprims

Documents lectroniques

Livres, priodiques, thses Revues et livres en ligne

(cartes)
- microfiches

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Autres supports

- optiques (CD, DVD)

- graphiques

Comment constituer un fonds documentaire ?

Elaboration dune politique documentaire / politique dachat

Questions : Quel est le public de la bibliothque ?
Quels sont les sujets qui doivent tre couverts par les documents de la
bibliothque ?
Quels types de documents - imprims,

lectroniques -

Quel est le budget disponible pour les acquisitions des

achtera-t-on ?
documents ?

Quels sont les modes de cration ou denrichissement dun fonds documentaire ?

Y-a-t-il des moyens gratuits
ou onreux ?

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Comment constituer un fonds documentaire :

laboration de la politique documentaire
Cest le rle dune commission de bibliothque, compose de
du responsable scientifique ou directeur de la bibliothque

scientifiques et

Cette commission devrait se runir rgulirement pour prendre des dcisions sur

Les abonnements et dsabonnements des priodiques

Les grandes lignes des achats des ouvrages

Les grandes lignes des achat des documents lectroniques

Le fonctionnement du prt des documents

Dcisions sur le rglement interne de la bibliothque

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Constitution dun fonds documentaire : les acquisitions

Acquisition dun document :

lentre dfinitive dun document dans le fonds

de la bibliothque

Acqurir un livre sur support papier ou optique

-

Principalement par achat auprs dun diteur, dune librairie

-

Consultation de catalogues

Cahier de suggestion

Acquisitions par changes avec des institutions partenaires

Acquisitions par don

Recenser les documents qui existent dj dans le dpartement

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tablir un bon de commande

Remplir un bon de commande :

Auteur / Titre / Editeur / Date / ISBN

Le bon de commande doit tre tabli en plusieurs exemplaires :

1 exemplaire pour le fournisseur

1 exemplaire pour la bibliothque

1 exemplaire pour le service financier

Bien sr, il faut vrifier avant dtablir un bon de commande, que la

bibliothque dispose des moyens financiers pour payer les commandes

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Constitution dun fonds documentaire : les acquisitions des

priodiques

Comment acqurir un priodique / une revue sur format papier ?

o

Achat principalement par abonnement annuel (soit chez lditeur

directement, soit
par des fournisseurs dabonnements). Ne pas oublier de renouveler les abonnements
chaque anne

Lachat dun abonnement demande un suivi particulier du ct des bibliothcaires

Dans les mathmatiques, les annes antrieures dune revue forment, comme les livres,
le patrimoine dune bibliothque. Ces documents appartiennent la bibliothque.
Dans les mathmatiques, il est important de garder les numros

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prcdents

Constitution dun fonds documentaire acquisition de documents lectroniques

Ce quil faut savoir quand on achte un document lectronique :

Quest-ce que cest un document lectronique : une donne

informatique qui doit tre utilise sous forme informatique

DVD - mme procdure que pour les livres

Accs en ligne : la bibliothque paie pour avoir un accs en ligne

un document qui est physiquement stock ailleurs

La bibliothque nest donc pas propritaire de ces documents

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Exemples pour des accs des revues lectroniques

I.

II.

Editeurs commerciaux pour lesquels des prix prfrentiels ont t ngocis

Les accs en ligne de lditeur Springer : http://www.springerlink.com

Les accs en ligne aux revues de Sciencedirect (Elsevier, CellPress

etc.) : http://www.sciencedirect.com/

Organisations sans intrt commercial :

III.

Accs JSTOR : Accs en ligne aux revues et aux archives, selon

disciplines : http://www.jstor.com

Accs aux revues dposs dans des archives ouvertes :

Exemple : HAL = Hyper artices en ligne : http://hal.archives-ouvertes.fr/

Arxiv : Les archives de Cornell University : http://arxiv.org/archive/math

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Constitution dun fonds documentaire : lacquisition de la

documentation lectronique
Comment peut-on acqurir de la documentation lectronique ?

Achats daccs en ligne aux titres de priodiques lectroniques auprs dun diteur, dun fournisseur etc. (prix
environ identique au prix papier), (DVD la fin de chaque anne)

Achat daccs en ligne aux titres de priodiques des socits savantes et aux archives (support DVD la fin de
chaque anne : p.e. JSTOR)

Achats daccs en ligne des bouquets de titres : par exemple les titres de mathmatiques de lditeur
Springer, les titres de lditeur Elsevier
Attention : souvent les accs en ligne ne sont ouverts que pour une priode bien prcise, laccs aux archives fait
objet dachats supplmentaires

Accs des archives institutionnelles : Sans achat

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Constitution dun fonds lectronique : lacquisition de la

documentation lectronique

Avantage des accs en ligne :

Un accs en ligne ne demande pas beaucoup de place pour stocker les
revues
La bibliothque peut offrir des documents physiquement disperses sur
diffrents sites

Inconvnients de la documentation lectronique :

La bibliothque nest pas vraiment propritaire des collections pour lesquelles
elle paie un accs en ligne (sauf dans le cas dachat darchives sur un
support)
Il faut avoir un rseau internet stable

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Constitution dun fonds documentaire ngociations de prix - les consortia

Consortiums - groupement dtablissements ou dinstitutions - avec le but de ngocier

en commun des accs lectroniques auprs des diteurs des prix avantageux
Exemples en France : Couperin, RNBM pour les mathmatiques
Avantages : Obtenir des prix intressants

Ce quil faut le savoir : - ce sont des ngociations valables pour une courte priode
seulement
- maintenir un certain chiffre daffaire auprs de lditeur
ngociation
- Pas de dsabonnement possible pendant la priode

pendant la priode de
ngocie

- Quest-ce quon fait en cas de changement dditeur dun

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journal ?

Constitution dun fonds documentaire : acqurir un document

lectronique
Pour rsumer la problmatique de lachat des accs en ligne :

Un accs en ligne nest pas un document qui fait partie du fonds

propre de la bibliothque
La bibliothque achte un accs lectronique au document,
souvent pour quelques annes seulement - les archives font objet
de ngociations supplmentaires
Problmes daccs en ligne en cas de changement dditeur

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Traitement manuel : rception des documents

Pointage et vrification

Par rapport la commande

Par rapport la livraison

Par rapport la qualit (pages dchires, manquants )

Inscrire les documents dans un cahier dinventaire

Faire le bulletinage des priodiques

Estampiller et protger, appliquer lantivol

Traiter les factures - gestion comptable

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Traitement manuel : constitution dun cahier dinventaire ou

rpertoire

Inscrire le document dans un cahier dinventaire ou un rpertoire. Chaque livre

ou document obtient un numro unique, qui permettra de lidentifier tout le
moment. Ce numro unique sera inscrit aussi dans le livre.
Garder les cahiers dinventaire !!!

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Traitement manuel : constitution dun cahier dinventaire (2)

Quelques bibliothques utilisent leur logiciel documentaire pour enregistrer dune

faon unique les livres :

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Traitement manuel : cahier dinventaire des priodiques Bulletinage

Traitement spcial pour les priodiques :
Les titre des priodiques sont achets par abonnement, normalement renouvels
annuellement

Chaque titre du priodique ou de la revue est enregistr dans un cahier dinventaire et

reoit donc un numro unique (- comme un livre)
Chaque fascicule dun titre de priodique est rpertori ds son arrive la bibliothque
dans un KARDEX ou dans le logiciel de la bibliothque

Bulletinage du priodique
Permet de suivre labonnement, de rclamer des titres manquant

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Traitement manuel : exemple Kardex

A Orsay, nous avons utilis le systme du Kardex jusqu lanne 2007.

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Traitement manuel : exemple dune gestion de priodiques

informatise

Exemple de la prsentation de ltat de collection

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Traitement manuel - lestampillage et reliure

Aprs la rception et la vrification de la livraison :

Estampiller les ouvrages et les priodiques (tous types de documents sur

support physique) et indiquer ainsi son appartenance au fonds de la
bibliothque (p.e. le tampon de la bibliothque sur la page de titre et sur
qqs pages prcises dans le livre)

Estampiller chaque fascicule dune revue

Estampiller les autres documents physiques comme DVD, vidocassette,

microfiche, cartes etc.

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Traitement manuel : exemple pour un estampillage

Exemple

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Traitement manuel des documents quiper les livres pour le prt

Equiper louvrage ou le fascicule dun priodique dun antivol (fil mtallique, tiquettes RFID, autres) (sera
prcis dans la 2e partie)
On peut mettre en valeur les nouveaux titres arrivs

Prsenter les nouvelles acquisitions sur une table un un rayon

Etablir une liste des nouvelles acquisitions

Coller une tiquette avec la cote sur le dos du livre

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Traitement intellectuel : cration dun Catalogue de

bibliothque

Exemple : Catalogue bibliographique fiches papier

Catalogue par sujet

de la librairie de Graz

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Traitement intellectuel : les catalogues

Catalogue local :

Permet de localiser un document laide de sa cote

Catalogue collectif :

Cest un catalogue commun dans lequel plusieurs bibliothques envoient

leurs fichiers bibliographiques. Ce catalogue permet de localiser un
document dans une bibliothque (p.e. SUDOC, CFO)

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Traitement intellectuel - le catalogue

Les documents sont dcrit sur plusieurs fichiers et peuvent tre retrouvs par
diffrents accs :
par auteur, par titre, par date, par lieu dun congrs, par sujets .
Ces fichiers sont classs dans des catalogues. Chaque document est dcrit
dune faon normalise sur une fiche bibliographique.
Catalogue dune bibliothque :

Cest une liste descriptive des documents que possde une bibliothque.
La fonction dun catalogue est de localiser un document laide de sa
cote. La cote indique lemplacement dun document dans les rayons.

Le catalogue est la mmoire dune bibliothque.

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Description bibliographique des documents

Description bibliographique dun document :
Carte d identit qui prsente sous une forme normalise les lments qui permettent didentifier un
documentsont prsents sous une forme normalise

Ces lments sont en gnral :

- lauteur

- le titre
- lditeur
...
ISBD (International Standard Bibliographic Description) : Description bibliographique normalise
(dfinie par lIFLA : Fdration internationale des associations de bibliothcaires et dinstitutions)

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Traitement intellectuel : le catalogue informatis

Catalogue informatis

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Traitement intellectuel du document le catalogage et lindexation

Un catalogue doit rpondre aux questions :
- Qui a crit un document ?
- Quel est le titre dun document ?
- De quelle anne date un document ?
- O se trouve lacte du congrs qui eu lieu Paris en 1985 ?
Le catalogage dun document dcrit un document
- Quels documents existent sur un sujet prcis ?
- Quel est le sujet dun ouvrage ?
Lindexation dcrit le contenu dun document (p.e. par mots-cls en
utilisant un thsaurus, description du contenu en text libre )

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Traitement intellectuel : lindexation

Indexation : Traduction des sujets traits dans un ouvrage dans un langage

documentaire
p.e.

- Par mots-cls (Rameau)

- par classification Dewey, CDU, AMS

Le sujet est ici traduit par un ensemble de chiffres qui

reprsentent un sujet
Exemple :

500 : Sciences
510 : Mathmatiques
512 : Algbre et thorie des nombres

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Classement des documents : la cote dun document

La cote indique la place donne un document dans les rayons

gauche : Classification Dewey (572.8) avec lettres (probablement de lauteur), sert ranger les livres (572 : biochmie)
A droite : Classification par ordre alphabtique

Journal des savants : premier journal scientifique en France (1665) (BNF)

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Classement des documents : le rangement des ouvrages

Attention au rangement des ouvrages :

Ranger les livres selon leur cote

Un livre mal rang est un livre perdu

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