MANAJEMEN

PROYEK
PERANGKAT LUNAK
Program Pendidikan Vokasi
Universitas Brawijaya
Tahun 2011

Pertemuan 2

PROSES INISIASI PROYEK

BAHASAN

Sistem Informasi dalam organisasi

Proyek sebagai sarana strategis

organisasi

Lahirnya proyek internal

Proyek internal

Proyek eksternal

SISTEM INFORMASI DALAM

ORGANISASI

SISTEM INFORMASI DALAM

ORGANISASI

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN)

PERUSAHAAN (M.Porter)

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN

dan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA

P
R
O
S
E
S

P
R
O
S
E
S

P
E
N
D
U
K
U
N
G

U
T
A
M
A
7

KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN

BANTUAN
SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA
MANAJEMEN SDM
KOLABORATIF
SIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK
KARYAWAN
PENGEMBANGAN TEKNOLOGI
SIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING)
BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER
PEMBELIAN SUMBER DAYA
SIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK
LOGISTIK
MASUK
(INBOUND
LOGISTICS
)
SIS:
AUTOMATED
J.I.T.
WAREHOUSING

OPERASI
SIS:
COMPUTER
AIDED
FLEXIBLE
MANUFACTURING
SYSTEM

LOGISTIK
KELUAR
OUTBOUN
D

LOGISTIC
S
SIS:
ON-LINE
P.O.S.
AND
ORDER

PEMASAR
AN DAN
PENJUALAN
SIS:
INTERACT
IVE
TARGETE
D
MARKETING

LAYANAN
PELANGGA
N
SIS:
CRM

KEUNGGULAN
BERSAIN
G

PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI

ORGANISASI
VISI MISI - KEBIJAKAN
TUJUAN
STRATEGI ORGANISASI
STRATEGI
FUNGSI LAIN
PORTOFOLIO

STRATEGI
TI-SI
PORTOFOLIO
TI-SI

PROGRAM

PROGRAM
TI-SI

PROYEK

PROYEK
TI-SI

Strategi TI-SI mendukung

strategi organisasi

Portfolio: Sekumpulan
rencana proyek
pendukung strategi, baik
yg sudah berlangsung
maupun yg belum
Program: Sekumpulan
dibiayai
proyek yg
pengelolaannya
dikoordinasi agar

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015 3 SKS

LAHIRNYA PROYEK
INTERNAL
Pemicu 1: Proyek sudah ada dalam
rencana pengembangan TI-SI, dan
sudah sampai pada saat pelaksanaannya
Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada
kebutuhan dukungan TI-SI yang
sifatnya mendesak

Proyek yang sudah direncanakan

Urutan kegiatan:
Menyusun tinjauan kelayakan, dari
aspek:

10

Biaya
Operasional
Waktu
Legal

Persetujuan pelaksanaan
Penunjukan Manajer Proyek

Proyek yang dipicu kebutuhan

mendesak
Urutan kegiatan:
1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada
manajer TI/SI
2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk melakukan
diskusi dengan manajer unit
3. Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun proposal
yang a.l. menunjukkan kelayakan:

4.
5.

Biaya
Operasional
Waktu
Legal

Persetujuan pelaksanaan
Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di atas)
11

KEDUDUKAN PROYEK
INTERNAL
DALAM ORGANISASI

12

ORGANISASI FUNGSIONAL
Proyek ditangani lewat koordinasi manajer
fungsional
DIREKTUR
PELAKSANA

MANAJER
FUNGSIONAL

13

(CHIEF
EXECUTIVE)

KOORDINASI
PROYEK

MANAJER
FUNGSIONAL

MANAJER
FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

ORGANISASI PROYEK
Proyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek

DIREKTUR
PELAKSANA
(CEO)

MANAJER
PROYEK

14

MANAJER
PROYEK

KOORDINA
SI
PROYEK

MANAJER
PROYEK

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS

LEMAH
DIREKTUR
PELAKSANA
( CEO )

MANAJER
FUNGSIONAL

MANAJER
FUNGSIONAL

MANAJER
FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINAS
I
PROYEK
15

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS

SEIMBANG
DIREKTUR
PELAKSANA
(CEO)

MANAJER
FUNGSIONAL
STAF

MANAJER
FUNGSIONAL
STAF

MANAJER
FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

MANAJER PROY

STAF

STAF

16

KOORDINA
SI
PROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS

KUAT
DIREKTUR
PELAKSANA
( CEO )

MANAJER
FUNGSIONAL

17

MANAJER
FUNGSIONA
L

MANAJER
PROYEK-PROYEK

STAF

STAF

MAN. PROYEK

STAF

STAF

MAN. PROYEK

STAF

STAF

MAN. PROYEK

KOORDINA
SI
PROYEK B

KOORDINASI
PROYEK A

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK

Karakteristik
proyek

Otoritas

% Personil
organisasi yg
full time di
proyek

Tipe
Fungsio-nal
Tak ada s.d
rendah

Matriks
lemah
Terbatas

organisasi
Matriks
seimbang

Rendah s.d
sedang

Matriks kuat
Sedang s.d
tinggi

Proyek
Tinggi s.d
penuh

0 25 %

15% 60%

50 %
95 %

85 % -- 100
%

Peran
manajer
proyek

Tdk penuh
Waktu

Tdk penuh
Waktu

Penuh
waktu

Penuh
waktu

Penuh
waktu

Sebutan
manajer
proyek

Koord. /
Pimpinan
proyek

Koord. /
Pimpinan
proyek

Manajer
proyek

Manajer
proyek/
program

Manajer
proyek/
program

Tdk penuh
waktu

Tdk penuh
waktu

Tdk penuh
waktu

Penuh
waktu

Penuh
waktu

Staf administrasi

18

PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL

Usulan formal pembangunan S.I untuk

memenuhi kebutuhan unit kerja dalam
menjalankan fungsinya mendukung
tercapainya tujuan organisasi
Proposal mendefinisikan:
o
o
o

Apa yang akan dilakukan

Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi
Bagaimana hasil proyek akan mendukung
strategi

Memuat business case awal

Format sebaiknya baku, menggunakan
19
template

Contoh Template Proposal

Internal
1.

Nama Proyek

2.

Tanggal pengajuan

3.

Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak

4.

Persetujuan, (yang menyetujui dan tgl persetujuan)

5.

Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi)

6.

Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan

strategi dan sasaran organisasi

7.

Solusi yang diusulkan, (alternatif solusi, dan

penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan
jadi proyek)

8.

Hasil yang diharapkan, (dampak /outcome proyek)

20

Contoh Muatan BUSINESS CASE

1.

Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian,

Unit pengusul, Manajer proyek)

2.

Nomor revisi dokumen

3.

Manfaat dan Biaya:

4.

Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan

dan operasi per tahun dg asumsi
perhitungannya)
Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan;

ATK; Jasa konsultansi; dll,

21

Penggunaan SDM, dalam jam

Contoh Muatan BUSINESS

CASE (lanj.)
5.
6.

Sumber Pendanaan
Resiko

7.
8.

Faktor resiko
Strategi mitigasi

Alasan organisasi untuk melaksanakan

proyek (justification)
Catatan Tambahan
Memuat daftar lampiran sesuai

keperluannya
22

TUGAS (kelompok)

Buat Bussiness Case sesuai dengan

proposal proyek yang Anda buat.

23

PROYEK PEMERINTAH
Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan:
Keppres No. 80 tahun 2003 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahan-perubahannya.

24

PROYEK PEMERINTAH (lanj)

Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80
tahun 2003
1. Keppres No. 61 tahun 2004
2. Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-2)
3. PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3)
4. PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4)
5. PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5)
6. PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6)
7. PP No. 95 tahun 2007 (Perubahan ke-7)
Sumber : http://www.lkpp.go.id/Regulasi.html
25

PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK

PEKERJAAN TI/SI
Menyiapkan dokumen
pelelangan dan dasar
penilaian: KAK, RKS, HPS
Pengumuman penawaran
pekerjaan di media
Seleksi Prakualifikasi,
menghasilkan Daftar
Pendek Konsultan yang
berhak mengikuti seleksi
proposal
Menyelenggarakan
aanwijzing

Mendaftarkan sebagai peserta,

Menyerahkan Dokumen
Prakualifikasi
Menerima dokumen pelelangan
(KAK) dan undangan penjelasan
(aanwijzing)
Menyusun dan menyerahkan
Proposal administrasi
Proposal Teknis
Proposal Biaya

Penilaian Proposal admin

dan teknis; Pembukaan
proposal biaya; penentuan
pemenang
26
PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK)

DOKUMEN TERKAIT
PENGADAAN

27

KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms

of Reference)
RKS: Rencana Kerja dan Syarat
HPS: Harga Perkiraan Sendiri

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

TERMS OF REFERENCE (TOR)
KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal
1. Latar Belakang
2. Maksud dan Tujuan
3. Sasaran
4. Nama dan organisasi pejabat pembuat
komitmen
5. Sumber pendanaan
6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas
penunjang, serta alih, pengetahuan
7. Jangka waktu pelaksanaan
8. Tenaga ahli
9. Keluaran
10. Laporan
28

RENCANA KERJA DAN SYARAT

(RKS)
1.
2.
3.
4.

29

Umum
Addendum Dokumen Seleksi
Penyusunan, Penyampaian, dan
Pembukaan Dokumen Penawaran
Kriteria dan Tata Cara Penilaian
Dokumen Penawaran (termasuk:
Evaluasi Administrasi , Evaluasi
Teknis, )

HARGA PERKIRAAN SENDIRI

(HPS)

30

Disiapkan instansi pemerintah pemberi

pekerjaan
Merupakan dasar penilaian layak
tidaknya biaya yang diusulkan
konsultan
Menggunakan patokan biaya (misalnya
yang diterbitkan INKINDO), bervariasi
sesuai indeks daerah.

MUATAN USULAN TEKNIS

A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.

PENDAHULUAN
PENGALAMAN PERUSAHAAN
PEMAHAMAN KAK
TANGGAPAN TERHADAP KAK
APRESIASI INOVASI
PENDEKATAN DAN
METODOLOGI
RENCANA KERJA
JADUAL PELAKSANAAN
PEKERJAAN
TENAGA AHLI DAN
TANGGUNG JAWABNYA
31

A.
B.
C.
D.
E.
F.

JADUAL PENUGASAN
TENAGA AHLI
ORGANISASI PELAKSANAAN
PEKERJAAN
LAPORAN
STAF PENDUKUNG
FASILITAS PENDUKUNG
PENUTUP

LAMPIRAN :
1. DOKUMEN PENDUKUNG
2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP &
KELENGKAPANNYA
3. LAIN-LAIN

TUGAS 2 (kelompok)

Dengan menggunakan template yang

disediakan, buatlah proposal
pengembangan perangkat lunak aplikasi.
Misalnya, aplikasi berikut untuk PT.
GRUP
TUGAS
MEDIA
KARYA
yang bergerak di bidang
1
Situs web
penjualan
buku
2
Sistem akuntansi dan keuangan

32

Sistem persediaan dan inventarisasi

Sistem pembelian

Sistem penjualan online

Sistem katalog online

Sistem kepegawaian

Sistem kasir / POS (Point of Sales)

SEKIAN

33