UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA AGROINDUSTRIAL

CURSO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE

GESTIN DE CALIDAD

sesin 6

Docente
Ing. Nancy A. Vera Junchaya

Lima, Agosto 2014

SISTEMAS DE GESTION

REQUISITOS COMUNES DE
LOS SIG

QUE ES SIG?
Conjunto de orientaciones,
procesos,
polticas,
metodologas, instancias e
instrumentos orientados a
optimizar la gestin y el
control de la entidad, a
travs de la integracin de
diferentes sistemas, con el
fin de hacer ms eficiente
y efectiva su operacin
para
el
beneficio
y
satisfaccin de nuestros
usuarios.

conformado por los siguientes

subsistemas:
Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC).
Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).
Subsistema Interno de Gestin Documental
y Archivo (SIGA).
Subsistema de Gestin de Seguridad de la
Informacin (SGSI).
Subsistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SSO).
Subsistema de Control Interno (SCI).
Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

 Tambin es preciso conocer cules son los diferentes

marcos que regulan los diferentes sistemas de gestin.
Por un lado tenemos un marco normativo, o conjunto
de normas cuyo cumplimiento no es de carcter
obligatorio, y por otro el marco legislativo, cuyo
cumplimiento es obligatorio, ya que se trata de
Reglamentos, Decretos, Leyes, etc.
El marco por el que se rigen los Sistemas de Gestin de
la Calidad (SGC) es exclusivamente normativo (norma
ISO 9001, cuyo cumplimiento es voluntario). Sin
embargo, los Sistemas de Gestin Medio Ambiental
(SGMA) pueden regirse por la norma ISO 14001 o por
marco legal del MINAM, MINEM. Los Sistemas de Gestin
de Prevencin de Riesgos Laborales (SGPRL) tambin
estn contemplados en OHSA 18001 y en MIN. TRAB.

El objetivo de un sistema de gestin

integrada de la calidad, medio
ambiente y Responsabilidad Laboral es
la obtencin de un mejor
resultado de la organizacin
gestionando las tres disciplinas en
conjunto, es decir, integrando los
sistemas que las gestionan, los
procesos que los soportan y las
actividades que componen los
procesos.

Los sistemas de calidad se pueden gestionar de

manera:
Existen 3 manuales, 3 conjuntos de procedimientos y de
ser el caso 3 conjuntos de instrucciones.
La implantacin se hace de forma secuencial (3
periodos de implantacin) y atendiendo las prioridades.
Se aslan conceptos.

independiente

Existe un nico manual de gestin. Los procedimientos e

instrucciones generales no se duplican y, habitualmente,
se elaboran por separado los procedimientos e
instrucciones especficas de cada uno de los sistemas.
La implantacin es simultnea, por lo que el periodo de
implantacin total es ms corto que si se implantaran los
sistemas por separado.
Se distribuyen esfuerzos y el sistema en su conjunto se
disea e implanta ms rpido. Requiere una cuidadosa
implantacin.

integrada

Teniendo en cuenta la situacin de partida de la organizacin, en cuanto

a la existencia o no de algn sistema de gestin implantado, pueden
darse dos situaciones bien distintas en relacin con la implantacin:
a) Organizacin con ISO 9001 implantada.
Cuando la organizacin ya tiene un sistema implantado y quiere
implantar otro de los sistemas, es aconsejable seguir una de las
siguientes alternativas:
Disear todo el sistema en paralelo, aprovechando del existente todo
aquello que sea utilizable y dejando slo comn, en esta primera fase,
las instrucciones operativas (o de detalle). En una segunda fase se
abordara la integracin entre los dos sistemas.
Desarrollar desde el principio el proyecto integrado. Esta estrategia
es algo ms arriesgada, puesto que introduce cambios en todo lo ya
existente, pero permite llegar al punto final ms rpido.
Las razones para elegir una estrategia u otra dependen de la
resistencia al cambio en la organizacin, grado de implicacin de la
Direccin en el proyecto, recursos puestos en juego y plazo para lograr
el objetivo final.

b) Organizacin sin sistema ISO

9001 implantado.
En el caso de que la organizacin no
tenga ningn sistema de gestin
implantado, se deber disear la
estructura del sistema integrado y
desarrollar de forma integrada todas
las partes comunes desde el principio.
En cuanto a las partes especficas para
cada uno de los sistemas existen otras
dos posibilidades:

 Desarrollar, en una primera fase, todo lo concerniente a uno de los

sistemas (calidad o medio ambiente), segn las prioridades de la
organizacin. Una vez implantada esta parte se continuara con la
siguiente. Esta opcin tiene la ventaja de que permite obtener
antes la certificacin de uno de los sistemas (no olvidemos que, de
momento, las certificaciones son independientes para cada uno de
los sistemas).
Abordar el desarrollo de todas las partes especficas por procesos.
De esta forma, con la lista de todos los procesos principales de la
organizacin, se priorizan y se van desarrollando paulatinamente.
Para asegurar el xito, es importante que los primeros procesos con
los que voy a trabajar (pilotos) no sean los ms difciles, ya sea por
su complejidad tcnica como por la resistencia organizativa.
Recomendamos especialmente esta ltima estrategia, puesto que es
ms pedaggica para la organizacin, por el enfoque integrador
dentro de la gestin de cada proceso. La gestin por procesos dentro
de las organizaciones, como sabemos, es la base de la mayora de las
teoras de gestin ms en boga (calidad total, reingeniera, modelo
de excelencia de la EFQM, etc.).

Tener en cuenta:
una buena gestin empresarial no es
aquella que se basa en la
improvisacin sino aquella que
advierte sus problemas con una
adecuada planificacin y poder de
anlisis.

sistemas planificados separadamente

gran cantidad de documentacin, actividades

comunes con duplicidad de procedimientos, cada
sistema por separado demanda la participacin
activa de un personal en especfico, por lo que,
existe personal identificado con un sistema ms que
con otro, redundancias e incoherencias ms difciles
de detectar as como el logro de la trazabilidad, la
toma de decisiones de un sistema utiliza sus datos
por lo que una solucin puede tener conflictos con
otro sistema, el rendimiento, las competencias y el
entrenamiento de los miembros de la organizacin,
como individuos y equipo al existir los sistemas por
separado se hace ms trabajosa.

sistemas planificados integrados

Disminucin de la documentacin, se exige que haya constancia escrita y
registros de cada uno de estos sistemas pero al estar integrados si se
elabora correctamente un mismo documento responde por las exigencias
de cada uno.
Lograr una mayor participacin e involucramiento del personal, ya que
todos de una manera u otra se sienten parte del objetivo a alcanzar
Adquirir un mayor conocimiento de todos los procesos que se llevan a
cabo en la entidad, lo cual incide en el mejoramiento del control de la
organizacin
Incorporar los clientes y proveedores en el proceso como partes
importantes de la entidad
Se satisfacen las necesidades y expectativas de todas las partes
interesadas.
Mejora la eficacia y la eficiencia de los procesos, aumentando la
consistencia, la trazabilidad, evitando las redundancias y las incoherencias
y disminuyendo los costos, se reducen los riesgos, se facilita la respuesta
ante quejas y reclamaciones y se aumenta la rentabilidad.

PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLANTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN (SIG)

Tiene como objetivo principal identificar y desplegar los requisitos de tres

sistemas a travs de su integracin y de la integracin documental de la
poltica, manual, fichas de procesos, procedimientos y registros logrando as la
integracin de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.
Fase 1: Creacin del Grupo Gestor para el desarrollo del Sistema de
Gestin Integrado.
Objetivo: Crear las condiciones organizativas del Sistema Integrado de Gestin.
Paso 1: Adiestramiento del grupo para la elaboracin del SIG.
Tcnicas: Generacin de ideas, seminarios, conferencias, estudio de casos,
actividades prcticas y trabajo en grupo.
Al comenzar a crear las condiciones para un desarrollo eficaz de la gestin
integrada, se debe formar un grupo gestor. Los miembros sern
representantes de cada uno de los procesos involucrados, especialistas de los
sistemas
a
integrar
as
como
integrantes
con
conocimientos
interdisciplinarios.
Esta etapa debe garantizar el involucramiento y comprometimiento de todos,
proceso que implica un cambio en su mentalidad. Las herramientas de la
comunicacin hacia el convencimiento propiciarn un clima organizacional
involucrado y consciente de la necesidad del cambio.

Paso 2: Establecimiento del alcance del SIG

Tcnicas: trabajo en grupo y para buscar consenso, anlisis de documentos y
tormenta de ideas.
Una vez adiestrado el grupo gestor se debe determinar el alcance del SIG y las
normas que van a utilizar como referencia. La forma para su determinacin est
dada por los sistemas que se van a integrar y lo que va a abarcar el sistema
dentro de la entidad. Este paso es de suma importancia ya que sentar el
camino a seguir, las reas involucradas y las normas que sern objeto de
constante anlisis. El grupo gestor, junto con la alta direccin, a travs de
tormentas de ideas lo establecer.
Paso 3: Informacin e Identificacin de requisitos legales y de otro tipo
relacionados con los sistemas que integran el SIG
Tcnicas: trabajo en grupo y para buscar consenso, anlisis de documentos y
tormenta de ideas.
Se deber identificar y mantener actualizados los requisitos legales y
reglamentarios que le sean aplicables a la entidad con relacin a la calidad,
condiciones de seguridad de los empleados, as como del medio ambiente,
pudiendo acceder a esta informacin todos los implicados. Para su informacin e
identificacin se harn sesiones de trabajo en la que se revisen los diferentes
documentos legales y de otro tipo relacionados con el tema y para los que su
inclusin sea dudosa se harn tormentas de ideas hasta llegar a un consenso.

Fase 2: Caracterizacin general de la entidad

Objetivo: Conocer las peculiaridades de la organizacin objeto de estudio.
Paso 4: Identificacin de la entidad
Tcnicas: revisin de documentos e intercambio directo con los implicados.
Para poder comprender la entidad objeto de estudio debe partirse del
nombre, ubicacin geogrfica, estructura organizativa, principales
servicios y principales premios o reconocimientos.
Paso 5: Caracterizacin de los recursos humanos, el cliente externo,
proveedores y competencia
Tcnicas: revisin de documentos e intercambio directo con los implicados.
El estudio de los recursos humanos permitir conocer sus caractersticas
en cuanto a cantidad de trabajadores, gnero al que pertenecen, edad,
nivel de escolaridad y categora ocupacional. De los clientes externos se
identificarn sus peculiaridades de manera general y con respecto a los
proveedores se analiza las relaciones con la organizacin y la estabilidad y
la calidad de los suministros, dando a conocer los principales. De la
competencia se deber hacer una valoracin citndose las empresas que
se consideran competidoras.

Fase 3: Preparacin del SIG

Objetivo: Sentar las bases para disear el Sistema Integrado de
Gestin.
Paso 6: Diagnstico de calidad, medio ambiental y de SST
Tcnicas: lista de chequeos, revisin de documentos e
intercambio directo con los implicados
Para la realizacin de este diagnstico se utilizarn listas de
chequeo con los aspectos que se describen en los sistemas
medioambientales, es de destacar que en la lista para el
diagnstico del medio ambiente se incluye las temticas de
SST, tales como: condiciones higinico-sanitarias del ambiente
de trabajo, la evaluacin de la calidad del aire y el del agua, el
manejo de residuales y otros aspectos. Adems se le agregar
una lista de chequeo que garantice precisar de una forma ms
profunda cuestiones relacionadas con las condiciones
ergonmicas y de bienestar as como otros aspectos de inters
Con relacin a la gestin de la calidad se utilizar una lista de
chequeo basada en la norma ISO 9001:2008.

Paso 7: Identificacin y representacin de los procesos

que intervienen en el SIG
Tcnicas: trabajo en grupo y para buscar consenso,
anlisis de documentos, tormenta de ideas y mapa de
procesos.
Se deben identificar los procesos que integran el
Sistema Integrado de Gestin. Este paso es una gua
para la confeccin de la restante documentacin
(procedimientos, instrucciones y registros). Para su
identificacin y representacin se harn sesiones de
trabajo, debindose incluir todos los procesos que
influyan en los sistemas a integrar y para los que su
inclusin sea dudosa se harn tormentas de ideas
hasta llegar a un consenso. A cada proceso
identificado se le determinar su ficha de proceso.

clasificacin de los procesos de acuerdo a su alcance:

Para la Procesos estratgicos
Estos procesos son los que establecen y controlan la
implantacin del sistema como va para cumplir con la
poltica y los objetivos de la organizacin. Estn bajo la
responsabilidad de los directivos y permiten orientar y
asegurar la coherencia de los procesos operativos y de
apoyo.
Procesos operativos
En stos se han incluido los procesos encargados de
determinar los requisitos del producto, la organizacin y
realizacin del producto.
Procesos de apoyo
Estos son los procesos que aseguran los recursos para
los procesos de la realizacin del producto que aseguran
los recursos humanos, materiales y financieros.

Paso 8: Designacin de las funciones, responsabilidades y autoridades.

Tcnicas: anlisis de documentos, trabajo en grupo
En este paso se deben declarar las funciones, responsabilidades y
autoridades de los miembros de la organizacin con relacin al SIG.
Fase 4: Elaboracin de la Documentacin integrada.
Objetivo: Disear el Sistema Integrado de Gestin.
Tcnicas: anlisis de documentos, trabajo en grupo y mapa de procesos.
En esta fase es necesario aclarar que un sistema integrado posee
documentacin especfica de cada sistema por lo que se debe
declarar y elaborar. Su inicio parte del diseo definitivo del mapa de
proceso, del cual se desprende el diseo del SIG en que se deben
incluir la documentacin general y la especfica.
Se deben documentar las actividades que intervienen en el SIG
siempre que esta documentacin sea de utilidad, establecindose un
nivel de detalle capaz de explicar la actividad pero sin llegar a
desarrollar explicaciones obvias e innecesarias. Para su ejecucin
eficaz el grupo gestor debe trabajar en conjunto con el resto de los
trabajadores.

Para la documentacin a disear se recomienda:

DOCUMENTACIN GENERAL
Poltica del SIG
Objetivos integrales generales y su
desglose definitivo
Manual integral
PROCEDIMIENTOS GENERALES
PI-00-01 Control de la documentacin
PI-00-02 Control de no conformidades u
observaciones
PI-00-03 Auditorias internas del SIG

Para la documentacin a disear se

recomienda:

PI-00-04 Seguimiento y medicin.

Controles ms convenientes y
deteccin del cambio
PI-00-05 Comunicacin
FICHAS DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
En correspondencia con las
necesidades de cada entidad.

Fase 5: Implantacin del SIG

Objetivo: Ejecutar el SIG diseado a travs de su
intervencin en la prctica.
El contenido de los procedimientos generales
puede ser entre otro el siguiente:
El procedimiento PI-00-01. Control de la
documentacin, recoge todo lo relacionado con
la elaboracin e identificacin de los documentos
y registros, as como su control. En este
procedimiento se establecen varios aspectos de
inters y su objetivo es establecer la forma en
que se confecciona y controla la documentacin
del Sistema Integrado de Gestin.

 la estructura establecida para la documentacin

del SIG, la forma en que se identifica la
documentacin siendo fundamentalmente por
el Ttulo y el cdigo teniendo en cuenta:
Generalidades
Tipo de documento:
MSIG Manual del Sistema Integrado de Gestin
SGC Sistema de Gestin de la Calidad FP Ficha
de proceso
SGA Sistema de Gestin Ambiental P
Procedimiento
SGSST Sistema de Salud y Seguridad del
Trabajo R Registro

Especificaciones en los documentos:

I Si el requisito al que responde est declarado

en las normas del SIG
C Si el requisito al que responde est declarado
en la norma ISO 9001: 2008 (SGC)
A Si el requisito al que responde est declarado
en la norma ISO 14001: 2004 (SGA)
S Si el requisito al que responde est declarado
en la norma ISO 18001: 2005 (SGSST)
Codificacin de las fichas de procesos: FP(Cdigo del proceso que describe).
Codificacin de los procedimientos y registros.

EJEMPLO DE LA CODIFICACIN:
PI-00-01: Es el procedimiento integral No.1 de los
generales.
PC-05-03: Es el procedimiento No 3 del proceso 05 y
responde a un requisito especfico de calidad.
RI-00-01-01: Es el registro 01 del procedimiento
integral No.1 de los generales.
FP-01: Es la ficha de proceso del proceso 01.
Adems en este procedimiento debe establece la forma
de revisar y aprobar la documentacin, su distribucin,
implantacin y control, la manera de proceder para los
cambios o modificaciones (actualizacin) as como su
derogacin y retiro, su proteccin y la forma de
proceder con los documentos externos.

Paso 9: Distribucin y control de la documentacin

Para la ejecucin de este paso se tendr en cuenta lo
establecido en el diseo del SIG. Se deber establecer el tipo de
soporte que se utilizar para la distribucin, la forma de la
distribucin, a quienes se les distribuir y la manera en que se
controlar.
Paso 10: Formacin de todo el personal
Tcnicas: Generacin de ideas, seminarios, conferencias,
actividades prcticas y trabajo en grupo.
Una vez que todo el personal posee la documentacin del SIG
que es de su inters se puede comenzar su implantacin,
garantizando que el personal domine la forma de proceder y a la
vez se encuentre motivado a hacerlo por lo que se deben
desarrollar acciones de capacitacin dirigidas a la formacin en
este sentido. Este paso una vez que se desarrolla es de
permanente ejecucin tenindosele que explicar los aspectos de
mayor inters del sistema, los principales cambios introducidos
a la entidad entre otras caractersticas.

Fase 6: Revisin y Mejoramiento del

SIG
Objetivo: Mantener el sistema bajo control,
garantizar su evaluacin y mejora contina.
Para la ejecucin de este paso se tendr
en cuenta lo establecido en el diseo del
SIG. Se deber definir los periodos de
tiempo para realizar los controles y
evaluaciones, las informaciones que se
debern utilizar, as como las vas para
realizar estos anlisis, la forma de lograr
el seguimiento y la retroalimentacin.