En las empresas, la labor que mayor esfuerzo requiere tanto del

profesional contable como del empresario y con mayor nfasis el

microempresario,
constituye
la adecuada planificacin de las
actividades, ya que los dueos se convierten en la persona sobre la
cual gira y se desarrolla la organizacin.

PLAN DE ORGANIZACIN
Divisin del trabajo considerando aspectos de operacin, registr
y custodia, para as determinar y definir responsabilidades que
sern plasmadas en manuales.
Para que el control interno sea beneficioso, debe existir la
responsabilidad y compromiso por parte de cada persona que
integra una organizacin o empresa.

AUTORIZACION DE PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS

Disear e implementar formularios y documentacin necesaria que permita
la divisin de autoridad y responsabilidad. La documentacin a utilizarse
debe cumplir con aspectos de utilidad, claridad, simplicidad y que permita
realizar comprobaciones y controles internos.

PRACTICAS SANAS
Son estrategias que se adoptan en una empresa para evitar riesgos
de robo, fraudes, deterioro de Inventarios y Activos Fijos, estas
pueden ser:
Uso de cajas fuertes
Medidas de seguridad en bodegas
Constataciones de cantidad y calidad en las adquisiciones
Utilizacin de plizas de seguridad
Reuniones habituales con el personal, entre otras.

PERSONAL IDONEO
Empleo de personal con experiencia y habilidades que
posea entrenamiento (permite reducir el riesgo y
desperdicio), eficiencia y moralidad; al cual se le entregue
capacitacin permanente, revisin de rendimientos y
remuneracin adecuada.

PRINCIPIOS BASICOS DE CONTROL INTERNO

A continuacin se describen los Principios Bsicos de Control Interno, que
contribuyen a una organizacin y control adecuado de las actividades de
las empresas.

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

Las siguientes sugerencias y recomendaciones pueden aplicarse a las
principales cuentas
que se utilizan en una empresa, tendientes a
salvaguardar y optimizar los recursos disponibles.
MANEJO DE DINERO (Caja Bancos)
El dinero recibido en efectivo y en cheques a la fecha debe ser depositados en
forma inmediata ( a ms tardar en 24 horas), en una cuenta bancaria.
Para efectuar pagos de gastos menores, es importante la creacin de un fondo
fijo o caja chica.
Los pagos deben ser cancelados con cheque, y deben ser acompaados con
los respectivos comprobantes: de egreso y retenciones en la fuente y/o
retenciones del IVA (Contribuyentes Especiales), as como de los documentos de
soporte que generaron el pago. Es importante que cualquier egreso sea
revisado y autorizado por una persona independiente al manejo de dinero.
La persona encargada del manejo de dinero, no debe tener a su cargo las
cuentas pendientes de cobro, ni el control y registro de las cuentas por pagar.

CUENTAS PENDIENTES DE COBRO (Clientes o Cuentas por Cobrar)

Se sugiere que las actividades inherentes a cuentas por cobrar tales como :
otorgamiento de crditos, pedidos, facturacin, entrega de mercaderas y
recuperacin de crditos, sean adecuadamente separadas y asignadas a
varias personas y no concentrar todas las actividades antes mencionadas, en
una sola persona.
Se recomienda realizar comparaciones peridicas de los valores pendientes
de cobro, entre auxiliares y mayores, y de manera ocasional confirmar
directamente estos valores con las personas deudoras.

MANEJO Y CONTROL DE MERCADERIAS (Inventarios Facturacin)

Asignar la responsabilidad de la mercadera a una persona independiente al
manejo de Caja - Bancos.
Llevar un control de ingresos y egresos de mercaderas a travs de tarjetas
kardex.
Realizar inventarios permanentes entre las existencias fsicas y tarjetas Kardex,
y ; los valores que constan en Contabilidad.
Asignar las mercaderas en un lugar seguro y adecuado, segn el tipo o
naturaleza de las mercaderas.

MANEJO DE PASIVOS (Valores por Pagar)

La persona encargada de realizar las cancelaciones, debe previamente
revisar el debido comprobante de egreso.
Se asignar a una persona la autorizacin para contraer obligaciones.
Se debe cotejar las cuentas pendientes de pago, entre mayores y auxiliares.
Elaborar un cronograma de pagos, con el objetivo de cumplir en las fechas
previstas, con las deudas contradas y no restar liquidez a la empresa.