JUNTAS

EFECTIVAS

JUNTAS EFECTIVAS

OBJETIVO:
QUE LOS PARTICIPANTES CONOZCAN
LA METODOLOGIA PARA LLEVAR A CABO
JUNTAS EFECTIVAS.

Juntas Efectivas / pgina 1

JUNTAS

Juntas
* El principal propsito de una junta de equipo es:
COMUNICAR
COMUNICAR
COMUNICAR

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Partes de una junta

Partes de una junta

* Planeando la junta
* Abriendo la junta
* Conduciendo la junta
* Concluyendo la junta
* Evaluando la junta

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Planeando la junta
* Revise la agenda preliminar y evale la junta anterior.
* Revise el plan y el progreso, etc.
* Consulte con los presentadores.
* Consulte con el facilitador.
* Rena / prepare el material requerido.
* Haga los arreglos para el equipo necesario
* Desarrolle una agenda final
Incluya resultados deseados
Use la agenda preliminar como una gua

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Planeando la primera junta

Revise:
* El enunciado de la misin de la administracin
* Metas de mejora

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Abriendo juntas

Abriendo juntas

* Saludo
* Empiece a tiempo
* Introduccin / Calentamiento
* Revisin rpida de la agenda

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Metas para la primera junta

* Conzcanse unos a otros como individuos.

* Exploren lo que significa trabajar como equipo.
* Realicen un procedimiento de toma de decisiones del equipo.
* Aclaren el entendimiento del Enunciado de la Misin con el
patrocinador.
* Determinen los servicios de apoyo del equipo
* Escojan un nombre para el equipo
* Establezcan las reglas del juego`

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Conduciendo las juntas

* Revise el propsito del equipo

* Explique las metas del equipo
* Defina y asigne los papeles de la junta
* Identifique y asigne las tareas
* Trabaje sobre la agenda

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Reglas generales para las juntas

1. Utilice agendas.
2. No permita interrupciones externas (slo en emergencia).
3. Tenga un registro.
4. Haga uso del faciltador del equipo, tanto como sea necesario.
5. Realice un bosquejo de la agenda preliminar para la prxima junta
al terminar esta junta.
6. Empiece y termine a tiempo.
7. Evale la junta.

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1. Uso de agendas

* Envelas a los miembros del equipo antes de la junta.

* Si la agenda no se desarrollo previamente, ocupe los primeros
minutos desarrollando una.

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Agenda de la junta de equipo

Agenda de la junta de equipo
Hora:___________________
Agenda Muestra
Loc. del tiempo
Artculos de agenda

Lugar:______________________
Persona responsable

5 minutos

1. Revisar objetivos y papeles.

Juan y equipo

5 minutos

2. Revisar los minutos de la

ltima junta

Jos y equipo

20 minutos

3. Presentar los rechazos recientes

de los clientes

Mara

15 minutos

4. Sesin de preguntas y respuestas

de la presentacin.

Equipo

5 minutos

5. Agenda. Asignaturas para la

prxima junta.

5 minutos

6. Crtica de la junta

Juan
Equipo.

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Agenda muestra para la primera junta

Agenda de la junta de equipo
Hora:___________________
Loc. del tiempo

Lugar:______________________

Artculos de Agenda

Persona Responsable

5 minutos

1. Revisin de esta agenda

Lder

5 minutos

2. Corta introduccin de los

miembros.

Equipo

10 minutos

3. Revisin del enunciado de la

misin.

Patrocinador

10 minutos

4. Explicacin de las metas de la junta

Equipo

10 minutos

5. Establecimiento de reglas del juego

Equipo

5 minutos

6. Establecimiento del tiempo y lugar

regulares de la junta

Equipo

5 minutos

7. Desarrollar la agenda para la

prxima junta.

Equipo

5 minutos

8. Evaluar la junta

Equipo

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2. No permita interrupciones externas

(slo en emergencias)

* Defina emergencia, comunquelo y mantngalo.

* La regla fuera de lugar.

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3. Tenga una persona que lleve el registro

Actividades principales:
* Toma algunos minutos - pocos.
* Acta como cuida-tiempos.
* Prepara y distribuye la agenda y los minutos.

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4. Haga uso del facilitador del equipo

de ser necesario

Actividades principales:
* Reconoce y provee recursos / entrenamiento cuando
se requiere experiencia adicional (ej. conocimiento
estadstico).
* Provee de una gua, hace sugerencias, pero no toma
las funciones del lder del equipo.
* Observa las juntas y asiste al lder del equipo en las
dinmicas de grupo, etc.
Nota: el facilitador no es un miembro del equipo; no participa en
la toma de decisiones.

Juntas Efectivas / pgina 15

5. Realice un bosquejo de la agenda para la

prxima junta, al final de esta junta

* Todos saben lo que se cubrir en la prxima junta..

* Todo el que haya recibido una asignacin tendr claro lo
que deber hacer antes de la prxima junta.

Juntas Efectivas / pgina 16

6. Empiece y termine a tiempo

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7. Evale la junta

* Incluya sugerencias especficas de cmo mejorar.

* Incluya retroalimentacin del facilitador.
(si est presente).
* Incluya retroalimetacin del registro de tal manera
que se facilite el trabajo de quien lleva los registros.
* No se salte la evaluacin.
* No se deje atrapar por la negatividad.

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Concluyendo la junta

1. Resumen breve:
- Un breve mtodo es pedir a quien registra que resuma las
decisiones ms importantes de la junta.
- El resumen debe inclur los temas de accin y las personas
responsables de cada uno.
2. Haga un bosquejo de la prxima agenda:
- Al final de la junta, aparte cinco o diez minutos para hacer
un bosquejo de la agenda de la prxima junta.
- Aliente a todos los miembros del equipo a sugerir artculos
para la agenda.
- Construya la agenda en una grfica.

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Concluyendo la junta (cont.)

- Quien registra normalmente har lo siguiente.
- Quien registra tomar su agenda preliminar, la teclear y
la pasar al lder del equipo para que la revise.
- Explicar a los miembros del equipo cmo pueden aadir
artculos despus de la junta y el plazo para hacerlo.
- Determinar el tiempo y el lugar para la prxima junta
Es normalmente preferible que las juntas sean a la
misma hora y lugar, pero a veces ser necesario hacer
cambios.
Si hay algn cambio, el lder deber tomar cuidado
especial de ver que todos los miembros del equipo
sepan del cambio, especialmente los que se ausentaron.
- Finalice la junta a tiempo.
- Revise los objetivos ms importantes para la prxima junta.
- Agradezca a los miembros del equipo.

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Lista de evaluacin de la junta

______
______
______
______
______
______
______
______
______
______
______
______
______
______
______
______

La junta comenz a tiempo ( Regla No. 7 ).

La agenda se sigu, as como los tiempos lmites.
Se siguieron los lineamientos del equipo.
Todos los miembros participaron en la discusin
Los miembros pidieron aclaraciones.
Los miembros pusieron atencin y apoyaron las ideas de los dems.
Las decisiones se basaron en hechos, no en opiniones ni en
personalidades.
No hubo conversaciones laterales ni discusiones improductivas.
Los miembros se enfocaron en la solucin de problemas, no en culpar.
Los problemas surgidos se resolvieron.
Los puntos (items) de accin se comentaron para entenderlos claramente.
Los conflictos entre los miembros se manejaron con habilidad.
Se revis el progreso hacia la meta; se reconocieron logros individuales y
del equipo.
Se reforz a los miembros del equipo por su participacin y esfuerzos.
La junta termin a tiempo ( Regla No. 7 ).

Sugerencias para mejorar ___________________________________________

Qu se hizo bien? ________________________________________________

Juntas Efectivas / pgina21

El Cclo de la Junta
( Resmen de la seccin)

Plan de la Junta
- Agenda preliminar
- Arreglos del cuarto
- Reunir materiales
- Consulta con los presentadores
- Conferencia con los facilitadores
- Distribucin de agenda final

Conducir la Junta
- Abrir la junta
- Conducir la junta
- Concluir la junta
- Evaluar la junta
- Prorrogar la junta

Llevar a cabo asignaciones

entre juntas
- Recolectar informacin
- Analizar la informacin
- Minutas
- etc.

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- 54 -

Observaciones de Cierre

Conclusin

* Si... los compaeros de equipo son tmidos, torpes, ineptos, o

abrumados despus de su primer junta, felictense a s mismos por
ser normales.
* Est seguro de que estos sentimientos de inadaptabilidad no
tienen que ver con el xito del equipo. Las tcnicas que usar su
equipo s funcionan. No son conejillos de indias probando
propuestas para mejorar la calidad y la productividad.
* ... Ni usted ni sus compaeros de equipo pueden esperar ser
expertos en todo el conocimiento y las habilidades necesarias. Pero
cada uno puede contribuir en algo importante: su experiencia y
habilidades. Cualquier cosa que necesiten saber, pueden aprenderla
juntos.
( Peter R. Scholtes, The Tean Handbook, p. 4-1 )16

Juntas Efectivas / pgina 23

MINUTAS
Equipo Lnea cubierta de Terminado espiral
Presentes Mara, Juan, Luis, Toms, Guillermo, Patty
Decisiones, Temas de Accin y Responsabilidades:
1. El lder del equipo revis los objetivos y la agenda para la junta.
2. Mara hizo la presentacin del equipo en rechazos recientes de
clientes: marcas en rollo - 110,000 lbs; mancha de agua - 82,500 lbs;
aplastados - 300,500 lbs.
3. Dado el alto nmero de rechazos debidos a marcas en el rollo, el
equipo decidi invitar a Jose Avila (Gerente de Planta) a la prxima
junta. Toms lo contactar.
4. El equipo realiz una lluvia de ideas de artculos que podran
causar marcas en los rollos. Luis desarrollar una lista de inspeccin
para la prxima junta, 10/04/89, que ser utilizada para recolectar
informacin adicional para marcas en los rollos. Esta lista ser revisada
en la junta de la prxima semana.

Juntas Efectivas / pgina 24

Equipo Lnea cubierta de Terminado espiral

Presentes Mara, Juan, Luis, Toms, Guillermo, Patty
5. Junta de evaluacin del equipo.
6. Agenda bosquejada para la prxima junta.
Agenda Planeada:
1. Revisar el reporte del estado de Ingeniera - De Jaimw, Ing. Mecnico.
2. Presentacin de Jos Avila
marcas en los rollos.

para discutir las posibles causas de las

3. Presentacin de la lista de inspeccin de marcas en los rollos por Luis.

4. Resultados de la evaluacin de la junta previa.

Juntas Efectivas / pgina 25

Actividad:

Formando

Instrucciones
1. Esta actividad implica hacer algunas de las cosas que el
equipo realiza durante sus primeras juntas. ( De cualquier
forma, la actividad no representa una junta actual ). Las cosas
que har se relacionan con los fundamentos del trabajo de
equipo y las dinmicas de equipo. Este plan de accin las
explica y da los lmites de cada una.
Localizacin del Tiempo
Responsable

Artculos de Accin

Persona

Elegir un lder y quien registre.

Equipo

Escoger el nombre del equipo

Equipo

12 min.

Establecer las reglas del juego del equipo..

Equipo

12 min.

Decidir cmo lograr las actividades

futuras en este mdulo, solamente.
Evaluar cmo se hicieron los artculos de
accin.

Equipo

10 min.
5 min.

5 min.

Equipo

Juntas Efectivas / pgina 26

Actividad:

(cont.)

Formando

2. Durante la actividad, mantener en la mente lo siguiente:

* cuatro funciones conductuales
* la conducta del equipo orientada a la relacin
* la experiencia y conocimiento que se tiene
* los lineamientos de AFL para juntas eficaces
3. Tambien recuerde los comportamientos principales de la etapa
de Forma:
* Los miembros del equipo exploran que conductas son
aceptables en el mismo.
* Los miembros del equipo evalan formal e informalmente
la gua del lder del equipo

Juntas Efectivas / pgina 27

Guas para los Puntos -Items- de Accin

1. Elegir un lder del equipo y quien registre.

Durante la seleccin, mantener en mente lo siguiente:
a. Qu espera AFL de todos los miembros del equipo?
* Que dirijan las juntas.
* Comunicacin / coordinacin con el supervisor del equipo facilitador.
* Dirigir el uso de los procesos sistemticos de AFL.
* Comunicar el progreso del equipo.
* Compartir experiencia y conocimiento
* Facilitar las interacciones del equipo a travs del entendimiento
entre los individuos y resolviendo conflictos.
* Cuidar los deberes administrativos

Juntas Efectivas / pgina28

Guas para los Puntos -Items- de Accin

b. Criterio del lder del equipo.
* Habilidades de liderazgo
* Experiencia como miembro de un equipo.
* Abierto a soluciones y opiniones alternativas
* Comparte crdito con los logros del equipo.
* Habilidad para escuchar
* Comprometido a los procesos y las metas del equipo.
* Sensible a los recursos
(de Module 1: Management Awareness for Team Planning)
c. Criterio de quien registra: escritura decente.

2. Eligiendo el nombre del equipo.

* Se mantendr el nombre del equipo toda la vida del mismo, as
que habrn de escoger un nombre con el que puedan vivir.
* Debe ser distintivo, probablemente gracioso, y expresar la
personalidad del equipo.
Juntas Efectivas / pgina 29

Guas para los Puntos -Items- de Accin

(Cont.)

3. Establecimiento de las Reglas del Juego.

Todo equipo establece las reglas de juego, o normas concernientes a
la manera en que las juntas se llevarn a cabo, cmo los miembros
interactuarn y la clase de conducta aceptada. Algunas se establecen
en voz alta, otras se entienden sin discutirlas.
( de Scholtes, The team Handbook, p. 4-17 )
a. Ejemplos de reglas del juego que se establecen normalmente:
* Asistencia
- Qu razones para no asistir a una junta son vlidas?
- Cmo informar al lder de una ausencia?
* Puntualidad - del comienzo y fin de la junta.
- Qu tan fuertemente se desea reforzar esto?
- Qu puede hacerse para fomentar la puntualidad.
* Tiempo y frecuencia de las juntas.

Juntas Efectivas / pgina 30

Guas para los Puntos -Items- de Accin

(Cont.)

* Interrupciones (externas, ej. llamadas telefnicas o

internas, ej. entrada y salida de los miembros)
- Cundo se justifican?
* Comenzar a tiempo y no salir temprano.
* Cmo se tomarn las decisiones
- Mtodo
- Quin tiene la ltima palabra, si es necesario.
b. Ejemplos de reglas del juego que no necesitan
establecerse:
* Cortesas conversacionales
- no interrumpir
- no discutir con empleados
* Acceso a los registros del equipo.

Juntas Efectivas / pgina31

Guas para los Puntos -Items- de Accin

(Cont.)

4. Decidir cmo alcanzar las actividades futuras en

este mdulo.
* Habr lmites definidos de tiempo y tareas especficas a
completar durante cada sesin futura.
* Tendr instrucciones directas que requerirn de
discusin y aclaracin entre los miembros.
Desarrolle un plan y preprese para exportarlo en el
saln de clase.
Plan
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Juntas Efectivas / pgina32

Guas para los Puntos -Items- de Accin

(Cont.)

5. Evale su desempeo con los artculos de accin.

Utilice la siguiente lista:
Se siguieron los lineamientos de AFL para juntas
eficaces.
Todos los miembros participaron en la discusin.
Los miembros pidieron aclaraciones al necesitarlas.
Los miembros escucharon cuidadosamente y se
apoyaron unos a otros en sus ideas.
No hubo comunicacin lateral ni discusiones
improductivas.
Los miembros del equipo se enfocaron en sus tareas.
Se manejaron los conflictos de los miembros
hbilmente.

Juntas Efectivas / pgina 33

Lista de Evaluacin de la Junta

____

La junta comenz a tiempo (Regla No. 7 ).

____

La agenda se sigui, as como los tiempos lmites.

____

Se siguieron los lineamientos del equipo.

____

Todos los miembros participaron en la discusin.

____

Los miembros pidieron aclaraciones.

____

Los miembros pusieron atencin y apoyaron las ideas de los dems.

____

Las decisiones se basaron en hechos, no en opiniones ni en

personalidades.

____

No hubo conversaciones laterales ni discusiones improductivas.

Sugerencias para mejorar ____________________________________________

_________________________________________________________________
Qu se hizo bien? _________________________________________________
_________________________________________________________________
Juntas Efectivas / pgina 34

Lista de Evaluacin de la Junta

___ Los miembros se enfocaron en la solucin de problemas, no en culpar.
___ Los problemas surgidos se resolvieron.
___

Los puntos o temas de accin se comentaron para entenderlos.

claramente.

___

Los conflictos entre los miembros se manejaron con habilidad.

___

Se revis el progreso hacia la meta; se reconocieron logros individuales

y del equipo.

___

Se reforz a los miembros del equipo por su participacin y esfuerzos.

___

Se hizo el bosquejo de la agenda de la prxima junta.

___

La junta termin a tiempo ( Regla No. 7 )

Juntas Efectivas / pgina 35

Juntas de Equipo Eficaces

APENDICE

Juntas Efectivas / pgina 36

Hoja de Trabajo de la Agenda

Enunciado de la Misin _____________________________ Equipo ___________
Tema o Artculo de la Junta ____________________________________________
Fecha ___________ Tiempo de inicio _________ Tiempo para finalizar _________
Lugar _____________________________________________________________
Presentadores:
_________________________________
_________________________________
_________________________________

_______________________________
_______________________________
_______________________________

Asistentes:
_________________________________
_________________________________
_________________________________

_______________________________
_______________________________
_______________________________

Juntas Efectivas / pgina 37

Hoja de Trabajo de la Agenda

Artculos especficos en agenda. ( Describa el tipo de discusin,
decisin, anuncio, formacin del equipo, atc. ) y especifique el tiempo
que se llevar cada artculo.
Contine la lista en otra hoja, si es necesario.
1. ___________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
3.___________________________________________________________
4. ___________________________________________________________
5. __________________________________________________________
Lecturas y aisgnaciones previas a la junta.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Otras notas
____________________________________________________________

Juntas Efectivas / pgina 38

Minutas

Hoja de trabajo de la agenda

Equipo Lnea cubierta de terminado espiral

Presentes Maay, Juan, Luis, Toms, Guillermo, Patty
Decisiones, temas de accin y responsabilidades:
1. El lder del equipo revis los objetivos y la agenda para la junta.
2. Mara hizo la presentacin del equipo en rechazos recientes de
clientes: marcas en rollo - 110,000 lbs; mancha de agua - 82,500lbs;
aplastados - 300,500 lbs.
3. Dado el alto nmero de rechazos debidos a marcas en el rollo, el
equipo decidi invitar a Jos Avila (Gerente de Planta) a la prxima
junta. Toms lo contactar.

Juntas Efectivas / pgina 39

Hoja de trabajo de la agenda

4. El equipo realiz una lluvia de ideas de artculos que podran causar
marcas en los rollos. Luis desarrollar una lista de inspeccin para la
prxima junta, 10/04/89, que ser utilizada para recolectar informacin
adicional para marcas en los rollos. Esta lista ser revisada en la junta
de la prxima semana.
5. Junta de evaluacin del equipo.
6. Agenda bosquejada para la prxima junta.
Agenda planeada:
1. Revisar el reporte del estado de Ingeniera - De Jaime, Ing.
Mecnico.
2. Presentacin de Jos Avila para discutir las posibles causas de las
marcas en los rollos.
3. Presentacin de la lista de inspeccin de marcas en los rollos por
Luis.
4. Resultados de la evaluacin de la junta previa.
Juntas Efectivas / pgina 40

POST-EVALUACION

PRE-EVALUACION

No DE EMP :

DE MEXICO S. DE R.L DE C.V.

A S
RNESE
Y
CCESORIO

INSTRUCTOR :_____________________________________

5.- ENUMERA LAS TRES PARTES DE QUE SE COMPONE EL CICLO DE UNA JUNTA.
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
___

4.- CUAL ES LA FUNCION DEL FACILITADOR EN UNA JUNTA?

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
___

3.- CUAL ES EL PROPOSITO DE MANEJAR AGENDAS ?

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
____

2.- ENUMERA ALGUNAS DE LA PARTES IMPORTANTES DE UNA JUNTA.

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
____

1.- CUAL ES EL PRINCIPAL MOTIVO DE CONVOCAR A JUNTAS ?

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
____

NOMBRE :
FECHA :

AFL

JUNTAS
EFECTIVAS