CURSO

CONTROL DE GESTIN y
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
PROCESO DE
PLANIFICACIN
ESTRATGICA Julio 2014
MINISTERIO DE EDUCACION

Carlos Echeverra
Ingeniero Comercial y Periodista
MBA Y PMP
1
 Lo que de verdad distingue a unas
organizaciones de otras no es
PLANIFICACIN
DE PLANIFICACIN

Si producen bienes u ofrecen servicios

Si son de mbito local, regional, de un solo pas
o multinacionales
ESTRATGICA
ESTRATGICA

Si son grandes o pequeas

Si son pblicas o privadas
Si son con nimo de lucro o sin nimo de lucro
... sino
PROCESO DE

Si son buenas o son malas

PROCESO

... y las buenas son aquellas que

Han incorporado Direccin Estratgica
Han asumido el reto de la Calidad Total
2
 Qu es la Direccin Estratgica?
Organizar y hacer funcionar la
PLANIFICACIN
DE PLANIFICACIN

organizacin mirando siempre al futuro

Cada paso tiene sentido en funcin de los
objetivos prefijados.
ESTRATGICA
ESTRATGICA

Dirigir es POCA cosa: No hay nada

La estrategia es ms difcil y
la gran tarea de ms necesario
PROCESO DE

la organizacin. que saber

Planificar En situaciones de aprovechar lo
PROCESO

vida o muerte es que tienes cerca

Organizar con el Tao de la y lo
supervivencia o de
VISIN la extincin.
que tienes
Coordinar de futuro lejos.
El arte de la
Acompaar El arte de la
Guerra. Sun Tzu.
500
aprovechar Guerra
lo que . Sun
tienes Tzu
cerca
a.C. 3
y lo que tienes lejos
 PROCESO
PROCESO DE PLANIFICACIN
DE PLANIFICACIN
ESTRATGICA
ESTRATGICA

Consejo
de Calidad
DIRECCIN ESTRATGICA =

DE SIS
CA TE
LI MA
DA
D
ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO
Anlisis Anlisis
histrico
Foto DAFO
P R O C E S O

MISIN
Problemas Estrategia Soluciones
estratgicos general estratgicas
VISIN
compartida
Factores clave Grupos reas clave
externos implicados internas
Matriz
FODA
Decisiones Acciones Lneas
estratgicas estratgicas estratgicas

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
 MISIN
La razn de ser de la organizacin
Respuesta a las preguntas:
Quines somos?
A qu nos dedicamos?
En qu nos diferenciamos?
Por qu y para qu hacemos lo que hacemos?
Para quin lo hacemos?
Cmo lo hacemos?
Qu valores respetamos?
 MISIN
La razn de ser de la organizacin
Debe ser una frmula:
Ambiciosa: Un reto
Clara: De fcil interpretacin
Sencilla: para que todos la comprendan
Corta, para que se pueda recordar fcilmente
Compartida: Consensuada por las personas
de la organizacin
 Algunos ejemplos para
MISIN:
comentar
Estamos comprometidos a generar el total entusiasmo del
cliente por la marca X, lo que se traduce en niveles
crecientes de ventas y rentabilidad, actuando con integridad
y entregando productos competitivos de calidad mundial.
VALORES COMPARTIDOS:
Entusiasmo del Cliente, Mejora Continua, Integridad, Trabajo
en Equipo, Innovacin, Respeto y Responsabilidad individual
VALORES CULTURALES:
Actuar con sentido de urgencia, actuar como una sola
compaa, resaltar nuestro producto y enfocarlo hacia el
cliente, objetivos agresivos
ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO
Anlisis Anlisis
histrico
Foto DAFO
P R O C E S O

MISIN
Problemas Estrategia Soluciones
estratgicos general estratgicas
VISIN
compartida
Factores clave Grupos reas clave
externos implicados internas
Matriz
FODA
Decisiones Acciones Lneas
estratgicas estratgicas estratgicas

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
 VISIN
Compartida
La mejor manera de predecir el futuro
es inventarlo (Alan Kay, pionero de la informtica)
Planificar no significa saber qu decisin
voy a tomar maana, sino qu decisin
debo tomar hoy para conseguir lo que
Unaquiero
accinmaana (Peter
sin visin Drucker) de
...carece
sentido.
Una visin sin accin...es un sueo.
Una visin con accin... puede cambiar al
mundo.
Sin VISIN no hay futuro. Planificar
(Joel Arthur Barker) mirando
hacia atrs es resignarse a mejorar el pasado.
 VISIN
Compartida
Es el futuro de la organizacin dentro
de X aos (concretos)

Respuesta a las preguntas:

Qu y cmo queremos ser dentro de x
aos?
En qu nos queremos convertir?
Para quin trabajaremos?
En qu nos diferenciaremos?
Qu valores respetaremos?
 VISIN
Compartida
Es el futuro de la organizacin dentro
de X aos (concretos)
Debe ser una frmula:
Con visin de futuro, no de mejorar el
pasado
Coherente con la MISIN
Ambiciosa: Un reto, pero realista, viable
Clara: De fcil interpretacin
Sencilla: para que todos la comprendan
Atractiva: para provocar ilusin
Compartida: Consensuada por las personas
de la organizacin
ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO
Anlisis Anlisis
histrico
Foto DAFO
P R O C E S O

MISIN
Problemas Estrategia Soluciones
estratgicos general estratgicas
VISIN
compartida
Factores clave Grupos reas clave
externos implicados internas
Matriz
FODA
Decisiones Acciones Lneas
estratgicas estratgicas estratgicas

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
 FODA
Si conoces el entorno y te conoces a ti
mismo no has de temer el resultado de cien
batallas.

Si no conoces el entorno pero te conoces a ti

mismo, tienes las mismas posibilidades de
ganar que de perder.

Si no conoces el entorno ni te conoces a ti

mismo, todos tus combates se convertirn
en derrotas.
 FODA
Es un anlisis de los puntos FUERTES y
DBILES de la organizacin, en relacin a las
OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno
Recoge:
los puntos Fuertes en que nos debemos apoyar
los puntos Dbiles que debemos superar
las Oportunidades que tenemos que aprovechar
las Amenazas de las que nos tenemos que defender

Debe ser:
Ms que una simple identificacin: los puntos
ms Fuertes y ms Dbiles, en relacin a las
Oportunidades y Amenazas
MATRIZ
FODA
Cuatro Tipos de Estrategias

Fortalezas Estrategi Estrategi

Oportunidade as as
FO DO
s
Debilidades
Estrategi Estrategi
Amenazas as as
(FODA) FA DA

17
 Estrategias FO

Use las
Fortalezas fortalezas
Oportunidad internas de
Estrategi la empresa
es
as para tomar
Debilidades FO ventaja de
Amenazas las
oportunidad
(FODA) es externas
18
 Estrategias DO

Mejorar las
Fortalezas
debilidades
Oportunidad internas para
es Estrategias tomar ventaja
DO de las
Debilidades
oportunidade
Amenazas s externas
(FODA)
19
 Estrategias FA
Usar las
fortalezas
Fortalezas de la
Oportunidad empresa
es Estrategias
FA para evitar
Debilidades o reducir el
impacto de
Amenazas
las
(FODA) amenazas
externas.
20
ESTRATEGIAS DA
Tcticas
Fortalezas defensivas con
Oportunidad el fin de
es Estrategias reducir las
DA debilidades
Debilidades internas
Amenazas evitando las
(FODA) amenazas del
entorno

21
 Matriz FODA

Deje en Fortalezas-F Debilidades-D

blanco
Liste las fortalezas Liste las
debilidades
Oportunidades-O Estrategias FO Estrategias DO

Liste las Use las fortalezas Supere las

oportunidades para tomar ventaja debilidades
de las tomando ventaja de
oportunidades las oportunidades
Amenazas-A Estrategias FA Estrategias DA

Liste las Use fortalezas Minimice

amenazas para debilidades y evite
amenazas 22
evadir amenazas
 Matriz FODA
Lista de Fortalezas Lista de Debilidades
Ambiente
interno F1. D1.
F2. D2.
F3. D3.
Ambiente externo

Lista de Oportunidades FO (Maxi-Maxi) DO (Mini-Maxi)

O1. Estrategia para maximizar Estrategia para minimizar
O2. tanto las F como las O. las D y maximizar las O.
O3. 1. 1.

Lista de Amenazas FA (Maxi-Mini) DA (Mini-Mini)

Estrategia para fortalecer el Estrategia para minimizar
A1. Instituto y minimizar las tanto las A como las D.
A2. amenazas. 1.
A3. 1.
ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO
Anlisis Anlisis
histrico
Foto DAFO
P R O C E S O

MISIN
Problemas Estrategia Soluciones
estratgicos general estratgicas
VISIN
compartida
Factores clave Grupos reas clave
externos implicados internas
Matriz
FODA
Decisiones Acciones Lneas
estratgicas estratgicas estratgicas

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
 PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
El PLAN ESTRATGICO puede tener los siguientes
elementos:

Una INTRODUCCIN, con la presentacin de la

institucin, el objetivo del Plan, los antecedentes, la
metodologa utilizada, los participantes, los principales
pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema
de seguimiento y de evaluacin

La MISIN
La VISIN
Los principales elementos del FODA
Los EJES ESTRATGICOS
Los CUADROS DE MANDO
 PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
EJES ESTRATGICOS
Lneas bsicas de desarrollo de la institucin
Agrupan un objetivo o varios que tienen un
mbito comn
Coherentes con la Misin, la Visin y el FODA
No tienen por qu abarcar todos los aspectos
importantes de la institucin. Es necesario
priorizar
Homogneos
Muy pocos (5-10?)
Son como un armario con su distribucin
Esquema de un CUADRO DE MANDO

Objetivos Estratgicos
Objetivos Operativos
Acciones
Responsables
Indicadores
Estndar-Objetivo
Calendario
Recursos
Valoracin
 PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
OBJETIVOS
Objetivos Estratgicos
Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visin de futuro
de la institucin.
Declaraciones amplias, no especficas, sin fecha
mbitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE
correspondiente
Mejorar la calidad de la docencia,
Homogneos para conseguir resultados adecuados
Pocos (1-3 por cada EJE) a los requerimientos del entorno
Viables, de acuerdo con el FODA

Objetivos Operativos
Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los
objetivos estratgicos . Planificacin de la docencia
Diferenciables, distinguibles . Implantacin de metodologas activas
Pocos (4-5 por cada Objetivo
Estratgico)
 PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

ACCIONES
Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir
los objetivos operativos
Permiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario,
recursos, indicadores, seguimiento y evaluacin
Realistas (consultar DAFO)
Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de
la anterior (formar-proyectar-implementar...)
Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesarias
Responsables
Tiene que sentirse propietario del proceso y participar en l
desde el punto 0. Deber rendir cuentas
Con nombres y apellidos
No es necesario que sean siempre los jefes
 PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

Indicadores
Instrumentos de medida

Pocos, pero significativos (especialmente pensando

en los clientes)
Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad,
pero mejor, de resultados.
Cuantitativos o cualitativos
Preferible un pequeo sistema de indicadores que
no uno solo
Fciles de obtener
Permiten introducir medidas correctoras
 PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

Estndar-Objetivo
Resultados deseados o previstos o nivel que se pretende
alcanzar. Lo ms concreto posible
Calendario
Una fecha concreta (no un perodo).
Permite realizar un seguimiento lo ms preciso posible y
reaccionar a tiempo
Viable
Si se planifica por 4 aos, distribuir las acciones
Recursos
Los costes totales de cada accin, o por lo menos los costes
aadidos, si los hay
Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es
necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estndar, Acciones e
incluso objetivos
 PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
Algunas recomendaciones para la elaboracin de un
Cuadro de Mando
La elaboracin tiene que hacerla un grupo muy reducido de
personas (3-4) y despus consensuarlo individualmente o en
pequeos grupos. No es efectivo un ejercicio asambleario

Es un instrumento: modificable y mejorable. Es preferible tener

un cuadro provisional, que no tenerlo
No todo tiene por qu tener el mismo peso especfico: se pueden
ponderar los objetivos, las acciones e incluso los indicadores,
pero no olvidar que lo mejor es enemigo de lo bueno
En alguna parte debe haber el compromiso de seguimiento y
evaluacin: cundo, quin, cmo, consecuencias, etc.
No es cuestin de suerte, sino de voluntad... Merece la PENA,
pero hay pena!
 EJES ESTRATGICOS Y RESULTADOS
3.3
3.2 Investigacin
Intensa proyeccin y consultora
PLANIFICACIN

3.1
DE PLANIFICACIN

social orientada orientadas a la

La universidad 3.4
a los sectores innovacin y la
reconocida como Redes y alianzas
ms necesitados competitividad de
lder de opinin en investigacin
las organizaciones
y con amplia econmica y social
capacidad de para el desarrollo
convocatoria sostenible
1.1 III del pas
La calidad
Promover
de los docentes
corresponde el cambio
ESTRATGICA

en la 2.1
ESTRATGICA

a los estndares
Necesidades y
internacionales sociedad
demandas del
mercado atendidas
con nuevos
II programas
I Formar personas, acadmicos
Ampliar el
Formar con excelencia,
1.2 mbito de accin
Alumnos personas creando y para dar
proactivos para una difundiendo
y corresponsables respuesta a
gestin conocimiento,
PROCESO DE

de su formacin las demandas

socialmente comprometidos con el de la
responsable desarrollo de la sociedad 2.2
sociedad
PROCESO

Internacionalizacin
1.3 de las
Estructura actividades
curricular, IV acadmicas
mtodos y contenidos de investigacin
innovadores que Lograr una y consultora
corresponden al gestin de
perfil profesional 4.5
que el medio
4.1 excelencia Cultura
Gestin
necesita institucional
estratgica 4.4
eficiente basada basada en
4.2 Recursos la cohesin y
en el PEI y con 4.3 financieros el compromiso
reas de gestin Estructura Infraestructura, captados y
alineadas con orgnica por de las
equipamiento asignados
procesos, personas
los ejes y tecnologa adecuadamente
flexible y
adecuados a los en funcin
orientada
requerimientos del PEI
al cliente
del PEI
 PLANIFICACIN
DE PLANIFICACIN

PLAN LIDERES PERSONAS RECURSOS ACCION

ESTRATGICA
ESTRATGICA

LIDERES PERSONAS ACCION

RECURSOS

PERSONAS ACCION
PLAN RECURSOS
PROCESO DE
PROCESO

LIDERES ACCION
PLAN RECURSOS

LIDERES PERSONAS ACCION

PLAN

LIDERES PERSONAS
PLAN RECURSOS
 ... y despus qu? ,
1. Seguimiento y evaluacin del Plan Institucionalno

i
- controlando su correcta periodificacin m
PLANIFICACIN

a
DE PLANIFICACIN

- evaluando para tomar decisiones l c

e
d o
2. Despliegue a grandes
sectores y reas o
t
r el plan institucional
ESTRATGICA

- planes sectorialesd coherentes con

ESTRATGICA

jeDPO rr e
- base para una buena
n c o
- seguimiento, evaluacinloyre revisin
a ,p
os o r
t
PROCESO DE

3. Despliegue a las unidades

e s f a
u
- planes estratgicos de cada unidad vo coherentes con el
p
PROCESO

plan is r !
d y con los planes sectoriales
n
institucional

s t
- seguimiento, evaluacin y revisin
e
n o
4. iRevisin, renovacin y siguientes vueltas de todo
s - nuevo Plan Estratgico Institucional, nuevos planes
sectoriales, nuevos planes de las Unidades