METODOLOGIA

DESARROLLO DE
PROYECTOS

ABRIL DE 2009
 CONTENIDO

1. Definicin de Proyecto
2. Normas Generales
3. Etapas del proyecto
1. Fundamentacin y definicin
2. Organizacin y ejecucin
3. Control
4. Culminacin y seguimiento
 DEFINICION DE PROYECTO

Un proyecto es un proceso nico que

consta de un conjunto de actividades
ordenadas, coordinadas y controladas bajo
un plan con fechas de comienzo y
terminacin, que se emprenden para lograr
objetivos especficos, dentro de las
restricciones de tiempo, costos y recursos.
 NORMAS GENERALES

La organizacin debe realizar los cambios y el

mejoramiento continuo mediante el trabajo por Proyectos.
Todo proyecto antes de su iniciacin, debe contar con un
Director de Proyecto:
Es el responsable de los resultados concretos.
Es el responsable de la planeacin, direccin y control
del desarrollo e implantacin integral.
Las necesidades estratgicas de la organizacin
(Proyectos), a cargo de cada Gerente, se deben priorizar.
 ... NORMAS GENERALES
Para establecer el orden de prioridades de los
proyectos debe primar los siguientes aspectos, antes
que las preferencias personales:
Orden de necesidades establecidas por la
organizacin, en el Plan estratgico y/o Comits.
Ventajas competitivas que aporta el Proyecto.
Porcentaje superior en valor agregado sobre los
dems proyectos.
Momento adecuado para el cambio.
Viabilidad econmica acorde con las posibilidades
de la Organizacin.
Contar con el clima Organizacional adecuado para
el desarrollo del proyecto.
 ... NORMAS GENERALES

El Gerente, de acuerdo a su carga de trabajo (operacin) y

complejidad de cada proyecto, debe establecer cuantos
proyectos puede dirigir adecuadamente en PARALELO,
dndose tiempo para una apropiada direccin participativa
y sin causar estrs y angustia a sus colaboradores y as
mismo.
Para la planeacin, desarrollo e implantacin de cualquier
proyecto de debe aplicar la Metodologa de Proyectos
definida y vigente en la Organizacin.
Pese a que existen muchas metodologas de proyectos,
ninguna garantiza el xito, ste se logra con el Director,
pero la metodologa debe ser uniforme para hablar un
mismo idioma en la Organizacin.
 ETAPAS DEL PROYECTO

FUNDAMENTACIN
FUNDAMENTACIN
1 Y
Y DEFINICIN
DEFINICIN 3

CONTROL
CONTROL
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
2 Y
Y EJECUCIN
EJECUCIN

CULMINACIN
CULMINACIN
4 Y
Y SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
 1
FUNDAMENTACION
Y DEFINICION

FUNDAMENTACIN
FUNDAMENTACIN
1
Y
Y DEFINICIN
DEFINICIN 3

CONTROL
CONTROL
ORGANIZACIN
2 ORGANIZACIN
Y
Y EJECUCIN
EJECUCIN

CULMINACIN
4 CULMINACIN
Y
Y SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
 1. FUNDAMENTACION Y DEFINICION

1.1
FUNDAMENTACION

1.2
DEFINICION

1.3
PLANEACION
LA FUNDAMENTACION Y DEFINICION
COMPRENDE:

Anlisis de la situacin existente y las polticas

Identificacin de las razones que sustentan
llevar a cabo el proyecto
Evaluacin de la factibilidad
Elaboracin del plan general.
1.1
1.1 FUNDAMENTACION
FUNDAMENTACION

DIAGNOSTICO
DIAGNOSTICO

DEFINICION
DEFINICIONDEL
DEL
CAMBIO
CAMBIO

SUSTENTACION
SUSTENTACION

EVALUACION
EVALUACIONDE DE
FACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD
EVALUACION Y APROBACION INCIAL
DIAGNOSTICO
DIAGNOSTICO

ES LA DESCRIPCIN DE LA SITUACIN ACTUAL O

ENUNCIADO DE LA REALIDAD QUE SE VIVE.

ES LA IDENTIFICACIN DE LOS PROBLEMAS Y SUS

CAUSAS, AS COMO DE LAS NECESIDADES Y SU
SUSTENTACIN.

GENERAL ESPECIFICOS

Debe ser completo y objetivo

La problemtica y necesidades deben presentarse en Forma

priorizada.
 EL DIAGNOSTICO REQUIERE:

LEV. DE INFORMACION
POLITICAS

ANALISIS DE LA
SITUACION
Detallado

Cuidadoso
De dnde venimos y por qu
Planificado estamos en la situacin actual

La problemtica, causas,
expectativas, necesidades,
oportunidades y amenazas de
la situacin actual
DEFINICION
DEFINICIONDEL
DELCAMBIO
CAMBIO

ES LA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD QUE

PERMITE DEFINIR LA ESTRUCTURACION DEL
PROYECTO.

Es el resultado del diagnstico.

Permite resolver la problemtica o satisfacer las

necesidades.
SUSTENTACION
SUSTENTACION

COMPRENDE
:

BENEFICIOS

Son los resultados con alto

COSTOS
impacto positivo para los

diferentes grupos de inters o

partes interesadas en la Estimativo de los costos y la

realizacin del proyecto relacin con los beneficios

 EVALUACION
EVALUACIONDE
DEFACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD

FACTIBILIDAD TECNICA:
Anlisis y capacidad tecnolgica
Caractersticas y capacidad de
proceso
Disponibilidad y costos de insumos
FACTIBILIDAD ECONOMICA:
Anlisis de mercado
Costos y gastos
Inversin y financiamiento
Amortizacin, impuestos, capital
Retorno de inversin
Valor agregado
FACTIBILIDAD ORGANIZACIONAL
Y ADMINISTRATIVA:
Clima organizacional
Capacidad administrativa
Estructura posible del proyecto
MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL
Constitucin Nacional
Leyes Nacionales
Cdigos, normas y reglamentos

TRATADOS Y ACUERDOS
GESTION AMBIENTAL INTERNACIONALES
GESTION DE CALIDAD

EVALUACION Y APROBACION INCIAL

 1. FUNDAMENTACION Y DEFINICION

1.1
FUNDAMENTACION

1.2
DEFINICION

1.3
PLANEACION
 1.2 DEFINICION

OBJETIVOS

ALCANCE

ESTRATEGIAS

ESTRUCTURA
DIMENSIONAL

ESTRUCTURA
FUNCIONAL

ROLES
 OBJETIVOS

SON LOS PROPSITOS QUE SE ESTABLECEN, LO QUE SE DEBE

OBTENER CON LA REALIZACIN DEL PROYECTO.

ES EL LOGRO FINAL HACIA EL CUAL TIENDEN TODOS LOS ESFUERZOS

DE UN GRUPO, ORIENTADO POR UN PLAN.

SON PRINCIPIOS QUE SIRVEN DE GUA PARA ALCANZAR LA META O

MISIN DEL PROYECTO.

PROPICIAN EL COMPROMISO EN TORNO A LO QUE SE QUIERE

LOGRAR CON EL PROYECTO

PERMITEN CONCENTRAR EN EL BLANCO AL EQUIPO DE TRABAJO Y A

LOS CLIENTES DEL PROYECTO.

GENERAL
GENERAL ESPECIFICOS
ESPECIFICOS
TODO PROYECTO DEBE TENER UN INDICADOR DE
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
 CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS:

QUE
QUE Lo
Loque
que se
sequiere
quiere lograr
lograr

CANTIDAD
CANTIDAD Dimensin
Dimensinde
delo
lo que
que se
se espera.
espera.

TIEMPO
TIEMPO Limitacin
Limitacin en
enel
el tiempo
tiempodel
delresultado
resultado

Se definen a partir del Diagnstico.

Deben ser concretos, especficos, claros e inequvocos.
Deben ser realistas, ambiciosos pero alcanzables.
Se deben definir en consenso y en funcin de los intereses de la
empresa y necesidades del usuario.
El cumplimiento de cada objetivo debe ser limitado en el tiempo.
Deben ser comprobables y medibles.

SIN OBJETIVOS CLAROS NO SE TIENEN BUENOS RESULTADOS

NI SE PUEDE ALCANZAR EL XITO
 ALCANCE

EL ALCANCE ES EL MARCO O DELIMITACION DE LOS

ASPECTOS QUE CUBRE EL PROYECTO.

INDICA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SE VAN

A OBTENER CON LA REALIZACION DEL PROYECTO

Lo que efectivamente comprende el proyecto

Lo que excluye el proyecto
 ESTRATEGIAS

LAS ESTRATEGIAS SON DISTINTAS

ACCIONES QUE SE ESTABLECEN PARA
FACILITAR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y
EL XITO DEL PROYECTO.

GENERAL
GENERAL ESPECIFICAS
ESPECIFICAS
 ESTRUCTURA DIMENSIONAL

ES LA DIVISION O PARTICION DEL PROYECTO, DE

ACUERDO CON LAS CARACTERISTICAS Y TEMAS DEL
MISMO, CON EL OBJETO DE FACILITAR SU MANEJO Y
ASEGURAR EL EXITO DE SU EJECUCION.

MUESTRA GRAFICAMENTE LAS PARTES QUE

CONFORMAN EL PROYECTO Y SU EXTENSION A TRAVES
DEL TIEMPO
 ESQUEMA DE LA ESTRUCTURA DIMENSIONAL

SUBPROYECTO
PROYECTO
SUBMODULO

SUBPROYECTO

MACRO
MACRO
.
PROYECTO SUBPROYECTO
.
MODULO
SUBMODULO

SUBMODULO
.
FASE
SUBFASE

SUBFASE
PROYECTO PROYECTO SUBPROYECTO MODULO SUBMODULO FASE SUBFASE
PROYECTO
SUBMODULO SUBFASE

.
SUBPROYECTO
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
SUBMODULO
PROYECTO
SUBPROYECTO
. TAREAS
TAREAS

Estructura bsica de un proyecto

CADA PROYECTO O SUBPROYECTO DEBE INCLUIR LA ETAPA DE

FUNDAMENTACION Y DEFINICION
 FACTORES QUE DEFINEN LA ESTRUCTURA
DIMENSIONAL

El alcance
La cobertura e impacto en la organizacin
Niveles y cargos que intervienen
Complejidad
Tecnologa
Duracin
Costos

EN PROYECTOS ESPECIALES SE DEBE CONTEMPLAR:

Manejo del cambio

Control del riesgo
Seguridad en la informacin
 ESTRUCTURA FUNCIONAL

ES EL ORGANIGRAMA O REPRESENTACION GRAFICA

DE LOS DISTINTOS ORGANISMOS, LOS CARGOS Y
LOS RESPONSABLES DE ATENDER EL PROYECTO, EN
SUS DISTINTAS ETAPAS.

EL PLAN DEBE TENER UNA ESTRUCTURA FUNCIONAL

GENERAL Y UNA DETALLADA, PARA CADA
SUBPROYECTO, MODULO O FASE QUE LO REQUIERA
 ESQUEMA DE DIRECCION Y RESPONSABILIDAD

COMITE
ORGANO
ORGANODE
DEDECISION
DECISION DE DIRECCION
(Asigna
(Asignarecursos,
recursos,plazos,
plazos,costos,
costos,cambios)
cambios)
Y CONTROL
ASESORES,
GRUPOS APOYO
COMITES
RESPONSABLE
RESPONSABLEDEL
DELPROYECTO
PROPULSOR
PROYECTO DIRECTOR
DIRECTOR
PROPULSOROOIMPULSOR
IMPULSOR SOPORTE
SOPORTEYY
ASESORIA
ASESORIA

CONDUCTOR
CONDUCTOR
ADMINISTRADOR
JEFE
JEFE
ADMINISTRADOR

REALIZACION GRUPO
GRUPO
REALIZACIONDEL
DELPROYECTO
PROYECTO
EJECUTOR
EJECUTOR
ASPECTOS CLAVES PARA LA CONFORMACIN DE LA
ESTRUCTURA FUNCIONAL

Debe guardar una relacin directa con el tamao y

complejidad de cada proyecto.

Debe garantizar un uso racional de los recursos en cuanto

a calidad y participacin (tiempos).

Para garantizar el xito de los objetivos debe asignarse los

recursos ms idneos disponibles y con el perfil ms
apropiado, segn las exigencias de proyecto.
 ESTRUCTURA FUNCIONAL
MODELO TIPO I

COMITE
COMITEDE
DE
DIRECCION
DIRECCION
YYCONTROL
CONTROL

Jefe
Jefede
deProyecto
Proyecto

Grupo Comit
ComitAdtivo
GrupoAsesor
Asesor Adtivo

EQUIPO
EQUIPODEDE REALIZACION
REALIZACION
(ANALISTAS-
(ANALISTAS-USUARIOS)
USUARIOS)
 ESTRUCTURA FUNCIONAL
MODELO TIPO II

COMITE
COMITE DE
DE
DIRECCION
DIRECCIONYY
CONTROL
CONTROL

DIRECTOR
DIRECTOR DEL
DEL
PROYECTO
PROYECTO
GRUPO
GRUPODE
DE
APOYO
APOYO

JEFE
JEFE DEL
DELPROYECTO
PROYECTO

SECRETARIA COMIT
COMIT
SECRETARIA ADMINISTRATIVO
DEL
GRUPO
GRUPOASESOR
ASESOR DELPROYECTO
PROYECTO ADMINISTRATIVO

ANALISTAS
ANALISTASDE
DE
USUARIOS
USUARIOS ANALISTAS
SISTEMAS
SISTEMAS ANALISTAS
 ESTRUCTURA FUNCIONAL
MODELO TIPO III

JUNTA
JUNTA DE
DEAPOYO
APOYO
YYRESULTADOS
RESULTADOS

DIRECTOR
DIRECTORASESOR
ASESOR
COMITE
COMITE DE
DEDIRECCION
DIRECCION
GRUPO
GRUPOASESOR
ASESOR YYCONTROL
CONTROL

JEFE
JEFEPROYECTO
PROYECTO

COMITE
COMITE
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO

USUARIOS
USUARIOS ANALISTAS
ANALISTAS
ESTRUFUN.PPT
 ESTRUCTURA FUNCIONAL
MODELO TIPO IV
COMIT DE DIRECCION
Y CONTROL

DIRECTOR ASESOR
.

DIRECTOR DEL PROYECTO AREA USUARIA DIRECTOR DEL PROYECTO AREA TECNICA

COMIT
ADMINISTRATIVO

GRUPO DE APOYO INTERNO

GRUPO DE APOYO EXTERNO

Consultores

JEFE DE PROYECTO JEFE DE PROYECTO

-AREA USUARIA -AREA TECNICA
COMITS
OPERATIVOS
COORDINADOR

ANALISTAS ANALISTAS
 ROLES

COMIT DE DIRECCION Y CONTROL

ORGANO DE DECISION - Asigna recursos, plazos, costos, cambios
Responder por la direccin y control general del proyecto.
Evaluar y aprobar los planes relacionados con el proyecto, hacer
seguimiento y determinar los ajustes que se requieran.
Estudiar y aprobar los requerimientos de recursos que sean necesarios
para el proyecto, en sus diferentes fases y etapas.
Aprobar las polticas, las normas y los procedimientos que se requieran
implementar en el desarrollo del proyecto.
Brindar apoyo para que se cumplan los objetivos, respaldando y/o
aprobando la utilizacin de los recursos necesarios.
Evaluar peridicamente el desarrollo del proyecto, tomando las acciones
requeridas para asegurar su xito.
 DIRECTOR DEL PROYECTO
RESPONSABLE DEL PROYECTO - PROPULSOR O IMPULSOR
Responder por liderazgo general y los resultados del proyecto
Evaluar, definir las pautas y dar la direccin para la planeacin y
organizacin del proyecto.
Coordinar y/o tramitar la consecucin o asignacin de los recursos
indispensables para garantizar el xito del Proyecto.
Coordinar las acciones, recursos y liderar las actividades especiales que
se generen en desarrollo del proyecto.
Dar la direccin necesaria al grupo del proyecto y ejercer el control
sobre el desarrollo de los mismos.
Hacer el seguimiento y controlar el cumplimiento del plan general.
Liderar el comit de Direccin y Control.
Una vez concluido el Proyecto, informar al Comit de Direccin y Control,
los logros alcanzados en la realizacin del mismo.
 JEFE DEL PROYECTO
CONDUCTOR ADMINISTRADOR
Responder por la planeacin y organizacin del proyecto.
Planear, dirigir y controlar la ejecucin de cada fase o actividad (recursos
y tiempos) y realizar el seguimiento, elaborando informes de avance.
Administrar y liderar el proyecto
Coordinar y participar en la ejecucin de las diferentes actividades
contempladas en el plan detallado del proyecto.
Prepara y coordinar las reuniones que se requieran para la buena marcha
del proyecto.
Preparar y realizar, con su equipo de trabajo, las presentaciones del
proyecto que se programen en sus diferentes fases.
Coordinar y controlar la adecuada utilizacin de los recursos asignados .
Velar por la correcta utilizacin de la metodologa y normas definidas para
el desarrollo de proyectos.
Participar y/o coordinar todo lo relacionado con la documentacin que
surja del proyecto.
Aprobar la documentacin que se elabore en cada una de las etapas.
 GRUPO EJECUTOR
REALIZACION DEL PROYECTO
Participar en la planeacin y organizacin del proyecto.
Participar en el levantamiento de informacin, el anlisis, diseo,
desarrollo e implantacin del sistema o las soluciones, de acuerdo con el
plan de trabajo aprobado, las necesidades organizacionales y los
requerimientos de los usuarios.
Cumplir las actividades y labores que le sean asignadas segn el plan de
trabajo detallado, utilizando la metodologa de proyectos.
Participar en la preparacin y realizacin de presentaciones del proyecto.
Elaborar actas de reuniones de trabajo e informes de avance.
Elaborar y presentar la documentacin resultante del proyecto.
Desarrollar las dems tareas inherentes al cargo y las que asigne el Jefes
del Proyecto
 GRUPO ASESOR
SOPORTE Y ASESORIA

Conocer adecuadamente el enfoque, el objetivo y el alcance de los temas

en los cuales va a participar en el proyecto.
Asesorar al equipo de desarrollo del proyecto en los aspectos de su
especialidad, durante las diferentes etapas que le correspondan, segn el
plan establecido.
Dar el apoyo que requiere el Proyecto, para cumplir adecuadamente las
metas y objetivos establecidos para el mismo.
Participar en las reuniones que indique el Comit de Direccin y Control,
el Director o el Jefe del Proyecto.
 1. FUNDAMENTACION Y DEFINICION

1.1
FUNDAMENTACION

1.2
DEFINICION

1.3
PLANEACION
 1.3 PLANEACION

CRONOGRAMA

PRESUPUESTO

GESTION DE RIESGOS

PRESENTACION Y APROBACION
LA PLANEACIN ES EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE
ANALIZAN Y DEFINEN TCNICAMENTE LAS ACCIONES, LOS
RECURSOS Y LOS PARMETROS (TIEMPO, COSTO Y
ESPECIFICACIONES) NECESARIOS PARA LOGRAR LOS
OBJETIVOS ESTABLECIDOS EN EL PROYECTO.

PERMITE:
Obtener la mejor compresin de los objetivos.

Establecer tcnicamente el camino a seguir para lograr los

objetivos

Reducir o eliminar la incertidumbre.

Mejorar la eficiencia de la ejecucin

Proveer la base para monitorear y controlar el proyecto

TODO PROYECTO DEBE TENER UN INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO DEL PLAN
 CRONOGRAMA
Establecer los mdulos o partes del proyecto
Definir el trabajo como tareas independientes, para cada modulo
PASOS

Definir las tareas con nivel de detalle adecuado para la duracin y

complejidad del proyecto
Presentar el orden o secuencia de cada tarea en forma que se
pueda comunicar con facilidad a todos los interesados.
Integrar las tareas en un sistema total con un principio y un final

PERMITE:
Determinar el tiempo de ejecucin del proyecto.

Determinar la participacin de cada persona.

Medir el avance y cumplimiento del plan.

Predecir situaciones o eventos especiales.

 PRESUPUESTO

Salarios y prestaciones
Gastos Generales
Inversiones
Equipos
RUBROS DE Muebles
PRESUPUESTO Maquinaria
Inmuebles
Vehculos
Otros
 GESTION DE RIESGOS

Es la posibilidad de ocurrencia de un hecho

incierto que puede afectar adversamente

RIESGO
los objetivos del proyecto.

Es un evento o condicin incierta que si ocurre, tiene un efecto positivo

o negativo en al menos un objetivo del proyecto (tiempo, costo,

alcance, calidad)

Es el proceso mediante el cual se

puede analizar, reducir o controlar la
GESTION
incertidumbre, para minimizar las
DE RIESGO
consecuencias, evitar o transferir el
riesgo
PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO

PLANEACION

IDENTIFICACION

ANALISIS

PLANEACION DE
RESPUESTA

MONITOREO Y
CONTROL
 PLANEACION

PROCESO DE DECIDIR CMO PLANEAR LAS ACTIVIDADES DE

ADMINISTRACIN DEL RIESGO

COMPONENTES DE LA PLANEACION DEL RIESGO

1. Metodologa (Herramientas y fuentes de datos)
2. Roles, responsabilidades (Lder de cada riesgo)
3. Presupuesto (Costos de la administracin del riesgo)
4. Tiempo (Identificar las actividades en el cronograma relacionadas con
riesgos).
5. Medicin, interpretacin y tolerancias
6. Reportes (Formatos, medios de comunicacin)
7. Seguimiento (Auditoras)
 IDENTIFICACION

PROCESO PARA DETERMINAR LOS RIESGOS QUE PUEDEN

AFECTAR EL PROYECTO Y DOCUMENTAR SUS CARACTERISTICAS

TECNICAS PARA IDENTIFICACION DE RIESGOS

1. Revisin de documentos: Plan del proyecto y supuestos
2. Tcnicas de recoleccin de informacin:
Lluvia de ideas
Tcnica Delphi. Un facilitador usa un cuestionario para solicitar ideas sobre los
riesgos ms importantes. Las respuestas son enviadas al grupo de expertos para
consensar la informacin.

Entrevistas a expertos
Identificacin de causa raz (Causa esencial del riesgo)
Anlisis DOFA
 IDENTIFICACION

.TECNICAS PARA IDENTIFICACION DE RIESGOS

3. Listas de chequeo basadas en informacin histrica.
4. Anlisis de supuestos
5. Tcnicas de diagramacin: Causa-efecto, diagramas de flujo, relacin
entre variables y salidas.

REGISTRO DEL RIESGO:

Lista de Lista de Causa raz Categoras

riesgos respuestas de los de los
potenciales riesgos riesgos

Tcnicos, desempeo, calidad

Organizacin del proyecto
Externos
Recurso humano
 ANALISIS
CUALITATIVO

PROCESO QUE MIDE EL IMPACTO RIESGOS

Y PROBABILIDAD DE LOS RIESGOS PRIORIZADOS
IDENTIFICADOS

IDENTIFICACION DEL RIESGO IMPACTO DEL RIESGO

Probabilidad Grado de
Fase,
Total impacto de ocurrencia exposicin
Riesgo / Conse- actividad o Disparador Alcance Duracin Costo Calidad (6) (5+6)/2
Categora (5)=(1+2+3+4)
Oportunidad cuencia tarea del riesgo (1) (2) (3) (4)
afectada

Escala de 1 a 5

MEDIANO ALTO
ALTO
RIESGO RIESGO MATRIZ DE
IMPACTO

MEDIANO
MEDIO
RIESGO PROBABILIDAD Vs.
BAJO IMPACTO
BAJO MEDIO ALTO

PROBABILIDAD
 ANALISIS
CUANTITATIVO

PROCESO QUE ANALIZA NUMERICAMENTE LA PROBABILIDAD

DE CADA RIESGO Y SU CONSECUENCIA EN LOS OBJETIVOS DEL
PROYECTO

1. Cuantifican la exposicin del proyecto sobre los riesgos que tienen mayor
prioridad.
2. Determina el costo y las reservas de contingencia en el cronograma.
3. Identifica los riesgos que requieren ms atencin.
4. Identifica metas realistas y alcanzables para costos, duracin y objetivos del
proyecto
COSTO
IMPACTO PROBABILIDAD
CATEGORIA RIESGO (Impacto *
(En dinero) (%)
Probabilidad)

Los efectos positivos se restan de la La sumatoria corresponde a la

reserva y los efectos negativos se suman RESERVA DE CONTINGENCIA
 PLANEACION DE
RESPUESTA

PROCESO DE DESARROLLAR OPCIONES Y DETERMINAR ACCIONES

PARA MEJORAR OPORTUNIDADES Y REDUCIR AMENAZAS

ESTRATEGIAS DE RESPUESTA
1. EVASION. Cambiar el plan para eliminar el riesgo.
2. MITIGACION. Reducir la probabilidad y/o consecuencias de un riesgo.
3. TRANSFERENCIA. Direccionar la consecuencia de un riesgo a un tercero
4. APROVECHAMIENTO. Asegurar de que la estrategia se ponga en marcha.
5. COMPARTIR CON TERCEROS. Compartir responsabilidades.
6. MEJORAMIENTO. Modifica la medida de una oportunidad incrementando el
impacto
7. ACEPTACION. No se cambia el plan del proyecto.
8. PLAN DE CONTINGENCIA. Plan de respuesta.
 MONITOREO
Y CONTROL
PROCESO QUE MANTIENE LA PISTA DE LOS RIESGOS
IDENTIFICADOS: MONITOREA, EJECUTA RESPUESTAS E IDENTIFICA
NUEVOS RIESGOS

1. Los planes de accin han sido implementados?

2. Las acciones tomadas han sido efectivas?
3. La exposicin del riesgo ha cambiado?
4. Ha ocurrido un riesgo que no haba sido identificado?
5. Se ha disparado una alarma?
6. Las polticas y procedimientos se han seguido?

Responsable por cada riesgo debe:

ADMINISTRAR EL Medir el impacto si se presenta
RIESGO Hacer seguimiento
Dar la alarma
 RESUMEN
ETAPAS DE LA FUNDAMENTACION
DIAGNOSTICO
DIAGNOSTICO
DEFINICION
DEFINICIONDEL
DEL CAMBIO
CAMBIO
1.1
1.1
FUNDAMENTACION
FUNDAMENTACION
SUSTENTACIN
SUSTENTACIN

EVALUACION
EVALUACION DE
DEFACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD

APROBACION INICIAL

OBJETIVOS

11 ALCANCE

FUNDAMENTACION 1.2 ESTRATEGIAS

FUNDAMENTACION DEFINICION
ESTRUCTURA DIMENSIONAL
Y
Y DEFINICION
DEFINICION
ESTRUCTURA FUNCIONAL

ROLES

CRONOGRAMA GENERAL
1.3
PRESUPUESTO
PLANEACION
GESTION DE RIESGOS

PRESENTACION Y APROBACION
 ENTREGABLES

1 Fundamentacin

e n t ac i n
n d a m
1.1 Fu
y definicin

i ni c i n
1 .2 D e f
e a c i n
1.3 Plan
 2
ORGANIZACION
Y EJECUCION

FUNDAMENTACIN
FUNDAMENTACIN
1
Y
Y DEFINICIN
DEFINICIN 3

CONTROL
ORGANIZACIN CONTROL
2 ORGANIZACIN
Y
Y EJECUCIN
EJECUCIN

CULMINACIN
4 CULMINACIN
Y
Y SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
 2.
2. ORGANIZACIN
ORGANIZACIN Y
Y EJECUCION
EJECUCION

CONSISTE EN LA REALIZACIN DE LAS

ACTIVIDADES Y EJECUCIN DE LOS PLANES
ESTABLECIDOS Y APROBADOS, CON EL FIN DE
LOGRAR LOS OBJETIVOS DEFINIDOS, DENTRO
DE LOS PARMETROS DE ALCANCE, TIEMPO,
COSTOS Y CALIDAD .
ACTIVIDADES PRINCIPALES
ORGANICION
Asegurar los recursos necesarios
Concretar planes detallados
Hacer lanzamiento del proyecto

Desarrollar las actividades planeadas

Dirigir el equipo de trabajo
EJECUCION

Reunirse con los miembros del equipo

Coordinar los recursos y actividades
Resolver los problemas y conflictos que surgan
Mantener la motivacin y compromiso de los
miembros del equipo de trabajo.
Cumplir con los entregables establecidos
REQUISITOS Y CARACTERISTICAS
DE UN EQUIPO EFICIENTE
Miembros del equipo competentes
Una alta visin de objetivo compartidos
Un sentido de identidad del equipo
Una estrucutura dirigida por resultados
Alto compromiso con el equipo
Confianza mutua
Interdependencia entre miembros del equipo
Comunicacin efectiva
Un sentido de autonoma
 ENTREGABLES

l a d os de
l a n es detal
1 P
e cu c i n
e j nos
2 Organizacin
o p l a
a c i o n es
i fi c
y ejecucin
s p e c
2 E o
di s e
de ci o s
s e r vi
d u c t o so
3 Pro i d o s
l e c
estab
e n t a c in
D o c u m
4 a p a c i t a-
m a s d ec
ra
5 Prog t ren a m i e n to
y e n
cin
 3
CONTROL

FUNDAMENTACIN
FUNDAMENTACIN
1
Y
Y DEFINICIN
DEFINICIN
3

ORGANIZACIN
2 ORGANIZACIN CONTROL
Y CONTROL
Y EJECUCIN
EJECUCIN

CULMINACIN
4 CULMINACIN
Y
Y SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
 3.
3. CONTROL
CONTROL

CONSISTE EN LA VIGILANCIA,
MEDIANTE LA MEDICIN DEL AVANCE Y
LA TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS
PARA ASEGURAR QUE LAS
DESVIACIONES E INCONVENIENTES NO
AFECTEN LOS RESULTADOS Y PLANES
DEL PROYECTO.

CADA PROYECTO DEBE TENER UN COMIT CON SU

FICHA Y AGENDA DE REUNIONES.
(Medicin de objetivos)
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Vigilar y medir las desviaciones del plan, tomando las
acciones correctivas para que el avance coincida con el
plan
Atender, evaluar y decidir sobre modificaciones o
dinamizaciones en los requerimientos y planes.
Evaluar y decidir cambios en la asignacin o
distribucin de recursos.
Cambiar o recortar el alcance del proyecto cuando sea
necesario.
Ajustar la planeacin segn las necesidades.
ELEMENTOS A CONTROLAR

Objetivos Cronogramas

TIE
D
Alcance Generales

DA
Diseo Detallados

MP
LI
Caractersticas Planes

O
Resultados
CA Satisfaccin Eventos Espec.
Funcionalidad de los
Eficiencia participantes

COSTO
Presupuesto
Gastos Generales
Salarios
Inversiones
 NIVELES Y MEDIOS DE CONTROL
MEDIOS DE CONTROL

Plan general
ESTRATEGICO
Informe de resultados.
TO
YEC

Informes rpidos de avance

PRO

Informes gerenciales (peridicos)

TACTICO Comit de direccin y control
RA

Informes ejecucin presupuestal

CTU
RU

Reuniones de seguimiento con

EST

el grupo del proyecto

OPERATIVO Revisin de planes e informes
semanales
Reuniones con usuarios
Control presupuestal
FACTORES QUE PUEDEN AFECTAR
UN PROYECTO
Falta de patrocinio y compromiso
Deficiencias en la planeacin (contemplar alistamiento de datos, etapa de
estabilizacin y seguimiento.)
No contar con los recursos adecuados, oportunos o suficientes
Disponibilidad de tiempo de participantes de los proyectos reuniones
demasiado espaciadas
Dificultad de ver los detalles que se encuentran ya durante el desarrollo
de los proyectos visin usuario inicial Vs real
No autorizar el tiempo suficiente para completarlo.
Expectativas poco claras del proyecto
Desacuerdo entre las partes interesadas
Cambio de prioridades de la organizacin
Inconvenientes con permisos, licencias y autorizaciones.
 ENTREGABLES

av a n ce
m e s de
r
1 Info d os y
a mi z a
es d i n
3 Control

2 Pl an
l i z a d os
actua i z a ci n
y di n am
cu c i n
3 Eje
p u e s tal
presu s te
de a j u
g i as
Es trate
4
 4
CULMINACION
Y SEGUIMIENTO

FUNDAMENTACIN
FUNDAMENTACIN
1
Y
Y DEFINICIN
DEFINICIN 3

ORGANIZACIN CONTROL
CONTROL
2 ORGANIZACIN
Y
Y EJECUCIN
EJECUCIN

CULMINACIN
4 CULMINACIN
Y
Y SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
4.
4. CULMINACION
CULMINACION Y
Y SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO

ESTA FASE DEBE ESTAR ENFOCADA

HACIA GANAR LA ACEPTACIN PARA
EL PRODUCTO FINAL Y LLEVAR EL
PROYECTO A LA CONCLUSIN DE UNA
FORMA ORDENADA.
CIERRE DEL PROYECTO
Identificar tareas finales que deben conclluirse

Liberar al equipo del proyecto y recursos asignados

Cerrar y entregar ejecucin presupuestal

Hacer reunin con los interesados, para obtener su

aprobacin final

Concluir los registros

Documentar los resultados

Transferir las responsabilidades

CIERRE DEL PROYECTO
Emitir los indicadores del proyecto
Cumplimiento de objetivos

Cumplimiento del plan:

Cronograma
Presupuesto

Definir los indicadores del proceso

Reflexionar lecciones aprendidas

Elaborar acta de entrega del proyecto e informe final

SEGUIMIENTO

Identificar los puntos crticos

Elaborar y desarrollar el plan de seguimiento

Establecer planes de reuniones y de evaluacin de

funcionamiento con los interesados.

Establecer responsables y pactar compromisos

Realizar los ajustes derivados del seguimiento

ENTREGABLES

r o y e cto
d o d el p n
s u l t a fa c c i
1 Re do a s a tis
e ra n
op
4 Culminacin y

i n d el
e n tac
seguimiento

Do cu m
2 d o
u l t a
res ae
e n t r e g
t a d e
3 Ac
m e f i nal
infor i e n to
s egu i m
l a n d e
4 P
 RECUERDE.....

Hacer una evaluacin general de

resultados del proyecto

Reconocer logros y resultados

Aprender de las experiencias

vividas durante el desarrollo
del proyecto.
FIN