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Grupo del Proceso de Iniciacin

Fuentes:
Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management,
Seventh Edition,
A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide), Fifth Edition

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes


Objetivos de Aprendizaje
Conocer los procesos del grupo del proceso de iniciacin

Exponer criterios para abordar un proyecto

Explicar la importancia del Acta de constitucin del proyecto para


iniciarlo formalmente

Explicar la importancia de identificar a los interesados


Grupo proceso iniciacin reas de conocimiento
Grupo proceso iniciacin - Qu hacer?
Seleccionar el director del proyecto
Determinar la cultura de la compaa y los sistemas existentes
Recolectar los procesos, procedimientos e informacin histrica
Dividir los proyectos grandes en fases
Entender el caso de negocio*
Identificar los requisitos, supuestos, riesgos y restricciones iniciales,
y los acuerdos existentes
Evaluar el proyecto y la viabilidad del producto dentro de las
restricciones dadas
Crear objetivos medibles
Desarrollar el acta de constitucin del proyecto
Identificar a los interesados y determinar sus expectativas, su
influencia y su impacto
*
Caso de Negocio segn el PMBoK "Documento que proporciona la informacin necesaria, desde una perspectiva comercial, para
determinar si el proyecto vale o no la inversin requerida. Normalmente la necesidad comercial y el anlisis coste-beneficio se incluyen
en el caso de negocio para justificar el proyecto. En el caso de proyectos externos, la organizacin solicitante o el cliente pueden
elaborar el caso de negocio. El caso de Negocio responder a una o ms de las siguientes razones: demanda del mercado, necesidad
comercial, solicitud de un cliente (que es el que financia), adelantos tecnolgicos, requisitos legales, impactos ecolgicos o necesidades
sociales."
Grupo del proceso de Iniciacin
Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicio

Otras organizaciones incluyen otros elementos como parte del inicio,


como por ejemplo, el caso de negocio
Se reconoce y se comienza un nuevo proyecto o fase del proyecto

El objetivo principal: formalizar la seleccin e inicio de los proyectos

Salidas importantes:
Asignar el gerente de proyecto
Realizar un caso de negocio
Elaborar el Acta de constitucin del proyecto, firmada
Identificar los interesados
Iniciar un proyecto - Qu se necesita conocer?
El caso de negocio para el proyecto
La descripcin del producto o el enunciado del trabajo del proyecto
donde se detallen los requisitos del producto conocidos hasta el
momento; en otras palabras, qu se supone que debe hacer el
proyecto?
Cmo el proyecto se adapta o apoya el plan estratgico de la
compaa
Una lista de los probables interesados
Las restricciones conocidas (por ejemplo, cronograma, presupuesto
o recursos impuestos) y los supuestos
Los acuerdos pertinentes, incluidos los contratos, si el trabajo se
realizar en virtud de un contrato
Estndares de la industria
Tendencias del mercado
El sistema de control de cambios de la compaa
Iniciar un proyecto - Qu se necesita conocer?
Los procesos y procedimientos definidos para el modo de
funcionamiento de la compaa
Relaciones previas con el patrocinador del proyecto, interesados
probables y posibles miembros del equipo
Plantillas de los proyectos anteriores
EDT histricas
Estimaciones histricas
Lecciones aprendidas de los proyectos anteriores
Qu ocurre con la empresa actualmente, cules son los proyectos
principales y cul podra llegar a ser el impacto potencial de las
iniciativas actuales y planificadas en este proyecto
Comprender el futuro de la compaa
Comprender la cultura de la compaa
Una lista de las personas que podran ser buen,os miembros del
equipo
Mtodos de seleccin de proyectos

Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y


recursos para desarrollarlos

Mtodos para seleccionar proyectos:


Centrarse en las necesidades generales de la organizacin
Categorizar los proyectos
Calcular el valor presente neto u otros anlisis financieros
Utilizar un modelo de calificacin ponderada
Implementar un tablero de control balanceado*

* Balanced scorecard
Enfocarse en las necesidades generales de la
organizacin

A menudo es difcil dar una justificacin slida para muchos


proyectos, pero todos estn de acuerdo en que tienen un alto valor

Tres criterios importantes para los proyectos:


Existe una necesidad del proyecto
Hay fondos disponibles
Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga xito
Clasificacin de proyectos
Por tema de ocupacin
Un problema
Una oportunidad
Una directiva

Por tiempo para realizarlo

Por necesidades

Por prioridad
Procesos para Seleccin de Proyectos
Mtodos Matemticos
Lineal
No lineal
Dinmico
Algoritmos

Medida de beneficios
Contribucin de beneficios
Acercamientos comparativos
Modelos Econmicos

Anlisis Financieros
Valor Presente Neto VPN*
Retorno de la inversin ROI**
Anlisis de Retorno***
Tasa Interna de Retorno IRR
Relacin costo beneficio
Costo de oportunidad
* NPV: Net present value
** ROI: Return on investment
*** Payback analysis
Anlisis del valor presente neto
El VPN es un mtodo de clculo de la ganancia esperada neta o la
prdida esperada neta de un proyecto mediante el descuento de las
futuras entradas y salidas de capital esperados

Los proyectos con un VPN positivo debe considerarse, si el valor


econmico es un criterio clave

Entre ms alto el VPN mejor


Clculo del VPN

Determinar los costos estimados y los beneficios estimados para la


vida del proyecto y los productos que produce
Determinar la tasa de descuento (consulte con su organizacin en qu
utilizarla)
Calcular el valor actual neto
Nota: Algunas organizaciones consideran el ao de inversin como el
ao 0, mientras que otros comienzan en el ao 1; algunas personas
ingresan los costos como nmeros negativos, mientras que otros no
Consultar con su organizacin sobre sus preferencias
Retorno sobre la inversin
Retorno sobre la inversin (ROI) se calcula restando los costos del
proyecto de los beneficios y luego dividiendo por los costos

ROI = (total de los beneficios descontados - los costos totales


descontados) / costos descontados

Cuanto mayor es el retorno de la inversin, mejor

Muchas organizaciones tienen una tasa de retorno requerida o tasa


mnima aceptable de retorno sobre la inversin en proyectos

Tasa interna de retorno (TIR o IRR*) se calcular encontrando la


tasa de descuento que iguala el VPN a cero

* IRR: Internal Rate of Return


Anlisis de Amortizacin

Otra consideracin financiera importante es el anlisis de


amortizacin

El perodo de amortizacin es la cantidad de tiempo que se


tardar en recuperar, en forma de entradas netas de efectivo, el
total de dinero invertido en un proyecto

La amortizacin se produce cuando el beneficio neto acumulado


de descuento es igual a los costos

Muchas organizaciones quieren que los proyectos tengan un


periodo de amortizacin relativamente corto
Grfica del Periodo de Amortizacin

Retorno

Retorno

Ao
Costos acumulables Beneficios acumulables
Modelo de clasificacin ponderada
Un modelo de calificacin ponderada es una herramienta que
proporciona un proceso sistemtico de seleccin de proyectos basados
en muchos criterios
1. Identificar los criterios importantes para el proceso de seleccin de
proyectos
2. Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que
sumen en total 100%
3. Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto
4. Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total
ponderado

Cuanto ms alto el puntaje ponderado, mejor


Ejemplo de modelo de clasificacin ponderada
para la seleccion de un proyecto

Promedio ponderado por proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto
Cuadro de mando Integral*

Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque


para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la
estrategia empresarial
Balanced scorecard*:
Es una metodologa que convierte los valores de una organizacin,
tales como el servicio al cliente, innovacin, eficiencia operativa y
el rendimiento financiero, en una serie de mtricas definidas

* Balanced Scorecard
Ver www.balancedscorecard.org
Acta de constitucin del proyecto
Despus de decidir en qu proyecto se va a trabajar, hay que
hacrselo saber a la organizacin

Un Acta de constitucin del proyecto es un documento que reconoce


formalmente la existencia del proyecto y provee direccin a los
objetivos y la gestin

Elaborar el Acta de constitucin del proyecto con los interesados

El Acta de constitucin debe estar firmada por los Interesados


All se consignan los acuerdos sobre la necesidad y la intencin del proyecto
salida clave: un documento firmado
Acta de constitucin del proyecto
Puntos tpicos a tratar:
Objetivo del proyecto
Alcance del proyecto
Estructura de tareas
Metodologa de Implementacin
Gerente del proyecto
Equipo del proyecto
Hitos o Entregables del Proyecto
Procedimientos de entregas
Criterios de aceptacin
Riesgos identificados
Factores de xito
Solucin de conflictos
Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

5.1
Planificar la
gestin del
alcance

Iniciador del 5.2

Proyecto
/ Patrocinador
Gestin de la Integracin del Proyecto Recopilar
Requisitos

Acuerdos
Caso de negocio
Enunciado del Trabajo 5.3
del proyecto 4.1 Definir el
Desarrollar el Alcance
Acta de
Constitucin Acta de constitucin
del Proyecto
Activos de procesos de
la organizacin
Factores ambientales de 6.1
la Empresa Planificar la
gestin del
cronograma

4.2
Desarrollar el
Plan para la 7.1
Direccin del Panificar la
Proyecto gestin de
costos

Empresa/
Organizacin
11.1
Planificar la
Gestin de
Riesgos

13.1
Identificar a
los
Interesados
Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Entradas Herramientas y Salidas


1. Enunciado del Trabajo tcnicas 1. Acta de Constitucin del
del Proyecto 1. Juicio de Expertos Proyecto
2. Caso de Negocio 2. Tcnicas de facilitacin
3. Acuerdos
4. Factores Ambientales de
la Empresa
5. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Iniciacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de la Integracin del
proyecto
Factores ambientales de la Empresa
Estructura y cultura de la organizacin
Normas de la Industria
Leyes y/o normas Gubernamentales
Infraestructura
Recursos humanos existentes
Administracin de personal
Sistemas de autorizacin de trabajo de la compaa
Condiciones del mercado
Tolerancia al riesgo (por parte de los interesados)
Clima poltico
Canales de comunicacin
Bases de datos comerciales
Activos de los Procesos de la Organizacin
Procesos
Cmo hacer las cosas
Procedimientos Normas

Instructivos Polticas
Qu instrumentos utilizar
Plantillas ...
Formatos

Bases de datos corporativas de conocimiento


Archivos de proyectos Riesgos Presupuestos
Informacin histrica Lecciones aprendidas Datos financieras
Medicin de procesos Registros Dficits
Lneas base (alcance, costo, ) Documentos Gestin de riesgos
Cronogramas Informes de resultados Gestin de problemas
Calendarios Horas de trabajo Gestin de configuracin
Diagramas Costos incurridos Gestin de Calidad

Bases de datos comerciales


Acta de constitucin - Ejemplo
Ttulo del proyecto: Proyecto de actualizacin de tecnologas de informacin
Fecha de inicio del proyecto: Marzo 4, 2008 fecha de finalizacin proyectada: Diciembre 4, 2008

Gerente de proyecto: Kim Nguyen, 691-2784, knguyen@course.com

Objetivos del proyecto: Actualizar el hardware y software de todos los empleados (aproximadamente 2000) en 9 meses basados en nuevos
estndares corporativos. Ver el documento adjunto de descripcin de los nuevos estndares. Las actualizaciones afectarn los servidores as como
las redes corporativas. El presupuesto es de $1.000.000 para hardware y software y $500.000 para costos operacionales.

Enfoque
Actualizar la base de datos de inventario de TI para establecer las necesidades

Crear una estimacin de costos detallada del proyecto

Emitir una solicitud de cotizacin para la compra de hardware y software

Utilizar lo mas posible el equipo interno de trabajo para la realizacin del proyecto

ROLES Y RESPONSABILIDADES
NAME ROL RESPONSABILIDAD
Walter Schmidt CEO Patrocinador y supervisor del proyecto
Mike Zwack CIO Supervisor del proyecto, eleccin de personal
Kim Nguyen Gerente de proyecto Planear y ejecutar el proyecto
Jeff Johnson Director de Operaciones de TI Mentor Kim
Nancy Reynolds VP RH Seleccin de personal , generar Memos

Firmas

Comentarios (hechos a mano o digitalmente por los interesados del proyecto que firman arriba)
El proyecto estar terminado en 10 meses Mike Zwack, CIO
Asumimos que el grupo de trabajo estar siempre disponible para el desarrollo del proyecto y que algunas actividades debern realizarse en horas extralaborales.
Kim Nguyen, Jeff Johnson, Departamento de TI
Acta de constitucin - Ejemplo de Plantilla
Ttulo y descripcin del proyecto
Qu es el proyecto?
Director del proyecto asignado y nivel de autoridad
A quin se le ha dado la autoridad de dirigir el proyecto, y puede determinar, gestionar y aprobar
cambios al presupuesto, cronograma, personal, etc.?
Caso de negocio
Por qu se est realizando el proyecto? Sobre qu base financiera u otra base se puede justificar que se
lleve a cabo este proyecto? Describe el propsito y la justificacin del proyecto.
Recursos pre-asignados
Cuntos o de cules recursos se va a disponer para el proyecto?
Interesados
Quines afectarn o sern afectados por el proyecto [influir en el proyecto} hasta la fecha?
Requisitos conocidos de los interesados
Requisitos relacionados con el alcance, tanto del proyecto como del producto
Descripcin del producto/entregables
Qu entregables especficos del producto se desean y cul ser el resultado final del proyecto?
Supuestos
Qu se considera verdadero o confiable en la situacin? De qu creemos que se trata la situacin pero
no tenemos suficientes pruebas o datos?
Restricciones
Qu factores pueden limitar nuestra capacidad de cumplir? Dentro de qu lmites o parmetros tendr
que funcionar el proyecto?
Objetivos medibles del proyecto
Cmo se ajusta el proyecto a las metas estratgicas de la organizacin? Qu objetivos del proyecto
apoyan a estas metas? Los objetivos deben ser medibles y dependern de la prioridad definida de las
restricciones del proyecto.
Resumen del cronograma de hitos
Resumen del presupuesto
Requisitos de aprobacin del proyecto
Qu elementos necesitan ser aprobados para el proyecto y quin los aprobar? Qu determina el xito?
Riesgos de alto nivel del proyecto
Amenazas y oportunidades potenciales para el proyecto
Patrocinadores del proyecto que autorizan este proyecto
Firmas
Identificar a los Interesados

Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el


proyecto (involucradas y/o impactadas positiva y negativamente)
Anlisis de los Interesados
Se recopila y analiza informacin cualitativa y cuantitativa con el fin
de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados
Identificar a los potenciales interesados relevantes
Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia
de abordaje
Matriz de poder/inters
Matriz de poder/influencia
Matriz de influencia/impacto
Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas


negativamente
Conocer las razones de su oposicin
Elaborar un plan de tratamiento

Para los implicados del equipo de trabajo


Elaborar plan de tratamiento
Anlisis de los interesados en el proyecto

El anlisis de los Interesados es un documento que brinda


informacin importante sobre:
Las organizaciones y nombres de los interesados
Funciones de los interesados en el proyecto
Hechos nicos sobre los interesados
Nivel de influencia e inters de los interesados en el proyecto
Sugerencias para la gestin de las relaciones con los interesados
Interesados claves
del proyecto

Ahmed Susan

Organizacin Direccin interna Equipo del proyecto

Ejemplo de anlisis de rol Patrocinador y uno


de los fundadores de
Experto en
secuenciacin del
interesados del proyecto la compaa ADN

(Stakeholders) Factores nicos Tranquilo, enfocado PHD en biologa, fcil


en el negocio trabajar con ella

Nivel de inters Muy alto Muy alto

Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia

Sugerencias en el Mantenerlo Puede hacer trabajo


manejo de las informado, dejarlo desde casa;
relaciones liderar, hacer lo que asegurarse de revisar
dice y rpido las especificaciones
Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
Informacin de identificacin
Nombre
Puesto en la organizacin
Ubicacin
Rol
Datos de contacto

Informacin de evaluacin
Principales requisitos
Principales expectativas
Expectativas
Influencia potencial
Fase en el Ciclo de vida donde el inters es mayor

Clasificacin de los interesados


Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor
Matriz de anlisis de los interesados
Ejemplo 1

Estrategias potenciales para


Interesad Inters(es) en el Evaluacin de
Ganar Apoyo o Reducir
o Proyecto impacto
Obstculos

Ejemplo 2

Seguimiento
Ubicaci Activida Responsabilid
Interesado Observaciones Riesgo Plan Rol
n d ad Fech Observaci Acci Responsab Estad
a n n le o
Estrategia de gestin de los interesados

Matriz de Poder / Inters


Identificar a los Interesados

5.2
Recopilar
Requisitos

4.1
Desarrollar el Gestin de los Interesados del Proyecto
Acta de
Constitucin 8.1
del Proyecto Planificar la
gestin de la
Calidad

Acta de constitucin
12.1 13.1 10.1
Planificar la Identificar a Planificar la
gestin de las los gestin de las
Adquisiciones Documentos de adquisiciones Interesados Registro de interesados Comunicacion
es
Activos de procesos de
la organizacin
11.1

Factores ambientales de Planificar la
Empresa/ la Empresa Gestin de
Organizacin Riesgos

Registro de interesados 11.2


Identificar
13.2 Riesgos
Planificar la
Gestin de los
Interesados
12.1
Planificar la
gestin de las
Adquisiciones
Identificar a los Interesados

Entradas Herramientas y Salidas


1. Acta de Constitucin del tcnicas 1. Registro de Interesados
Proyecto 1. Anlisis de los
2. Documentos de Interesados
Adquisicin 2. Juicio de Expertos
3. Factores Ambientales de 3. Reuniones
la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Iniciacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados del
proyecto
Links de Inters
Sobre los interesados
http://www.marcor.com.mx/index.php?
option=com_content&task=view&id=35&Itemid=48
http://www.slideshare.net/jernestomejia/2-analisis-de-los-interesados-stakeholders

Inicio
http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Iniciacion.pdf

http://www.burburaca.com/gestion-proyectos/11-gestion-de-integracion-de-
proyectos.html

Identificar interesados
http://www.liderdeproyecto.com/articulos/identificar_stakeholders_por_que_molestar
se_en_esto.html