Instrutora: Andrea Guedes

Com as organizaes buscando trabalhar com menores custos

operacionais e menores investimentos, os estoques tem sido
administrados para ficarem cada vez mais enxutos, isto , para uma
mesma demanda, mantemos estoques cada vez menores. Sendo
assim, torna-se necessrio o extremo cuidado com as informaes
de estoque, para que os saldos em estoque demonstrados nos
sistemas informatizados mantenham perfeita sintonia com os saldos
fsicos existentes nos depsitos.
Quando esta acuracidade no existe, os riscos de faltas e
sobras de materiais e produtos torna-se altamente relevante,
podendo causar problemas, principalmente de compras
desnecessrias ou desperdcio de produtos.
 Ao falar de acuracidade, verificamos a grande importncia do
estoque dentro de uma empresa, em sntese, a finalidade dos
estoques amortecer as consequncias das incertezas. E, de fato,
existem muitas incertezas na logstica. Os profissionais de
logstica so unnimes em se queixar frequentemente destas
incertezas e dos impactos que elas ocasionam no atendimento
aos seus clientes. No entanto, como seria aborrecida a vida sem
os riscos, no mesmo? Alias, so as incertezas que asseguram a
necessidade desses mesmos profissionais, pois nenhum sistema
automatizado, por mais elaborado que seja, ou ser capaz de
substituir o talento, a criatividade e o raciocnio humano.
 Logstica
o processo de planejar, implementar e controlar o
fluxo e armazenagem, eficaz e eficiente em termos de custos,
de matrias-primas, materiais em elaborao e produtos
acabados, bem como as Informaes correlatas, desde o
ponto de origem at o ponto de consumo, com o propsito de
atender s exigncias dos clientes.
 Gesto de Materiais
Recebimento Armazenagem Controle

Verificar Ordem Compra Conferncia Fsica Baixa de Estoque

Conferncia Fsica Endereamento Inventrio

Identificar Volume Armazenamento

Movimentar Organizao

Rotina Operacional Velocidade na Ao Preventiva

Com Rapidez nas Aes Disposio dos Materiais Acompanhamento
 Principais Funes
As principais funes da gesto de materiais envolvem:
Determinar o que manter em estoque e identificar precisamente estas SKU um
item de estoque, cada tipo de mercadoria (caneta, lpis, borracha, etc.);
Determinar quando reabastecer;

Determinar quanto requisitar;

Acionar o processo de abastecimento pelo departamento de compras e produo;

Receber, estocar e suprir os materiais conforme requerido pelos usurios;

Manter acuracidades dos saldos;

Retirar itens obsoletos (saneamento dos estoques).

 Codificao de Materiais
Com base nos dois princpios descritos e, atravs de suas
combinaes, podemos empregar trs modalidades de representao
grfica para os cdigos de material:

Sistema Alfabtico - O material codificado utilizando-se um conjunto de letras suficientes para preencher toda a

identificao do material.

Sistema Alfa Numrico - O material codificado atravs da utilizao ou combinao de letras e nmeros para

representao de material.

Sistema Numrico ou Decimal - Consiste na composio e atribuio de cdigos em algarismos arbicos.

o mtodo mais utilizado, tendo em vista a facilidade na ordenao sequencial dos diversos itens de materiais e na adoo da informatizao.
 O que acuracidade de estoque?
Acuracidade de estoque um indicador da qualidade e
confiabilidade da informao existente nos sistemas de controle,
contbeis ou no, em relao existncia fsica dos itens controlados.
Quando a informao de estoque no sistema de controle,
informatizado ou manual, no confere com o saldo real, dizemos que
este inventrio no confivel ou no tem acuracidade. A falta de
confiabilidade nas informaes afeta todos os setores da empresa,
desde o nvel gerencial at o operacional. Uma informao errada dos
saldos em estoque pode levar a uma deciso equivocada na rea de
planejamento de estoques ou compras, atrasar a produo ou at
mesmo ocasionar a falta do produto para o cliente.
 Problemas com a acuracidade

Problemas com a acuracidade de estoques,

normalmente tm origem na combinao de fatores
relacionados a pessoas, processos e tecnologia.
Pessoas (desmotivado e mal treinado);
Processos (mal desenhados ou inexistentes encorajam
as pessoas a cometer ainda mais erros).
Tecnologia (pouco ou nada aderente ao processo

dificulta a gesto dos estoques).

 Melhoria dos indicadores de acuracidade.

Muitos profissionais da rea de Logstica

condicionam a melhora nos ndices de acuracidade a
aplicao e uso de ferramentas tecnolgicas como o uso
de sistemas WMS (Sistema de Gerenciamento de
Armazm), cdigo de barras e etiquetas inteligentes.

 1 Passo

O primeiro passo medir a acuracidade de

estoques. Se no medirmos, no saberemos o quanto
precisamos melhorar. Inicie medindo mensalmente os
itens de maior representatividade em vendas, por
exemplo, aqueles que classificamos como itens A na
curva ABC e que representam de 60% a 70% das
vendas.
 A curva ABC um importante instrumento para se
examinar estoques, permitindo a identificao daqueles itens
que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua
administrao. Ela consiste na verificao, em certo espao
de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo em
valor monetrio, ou quantidade dos itens de estoque, para
que eles possam ser classificados em ordem decrescente de
importncia.

Aos itens mais importantes de todos, segundo a tica do

valor, ou da quantidade, d-se a denominao de itens da
classe A, aos intermedirios, itens da classe B, e aos menos

importantes, itens da classe C.

 Etapa 1
MATERIAL PREO UNITRIO CONSUMO VALOR DO CLASSIFICA
CONSUMO O
Material 1 1,21 123 148,83 4
Material 2 11,90 15 178,50 3
Material 3 3,64 89 323,96 2
Material 4 5,98 12 71,76 5
Material 5 11,20 75 840,00 1
Material 6 11,98 6 71,88 7
Material 7 1,60 22 35,20 10
Material 8 0,38 84 31,92 9
Material 9 5,12 19 97,28 6
Material 10 21,60 3 64,80 8
Etapa 2
A=80% , B=15%, C=5%

MATERIAL VALOR DO % PERCENTUAL % PERCENTUAL CLASSIFICAO

CONSUMO ACUMULADO
Material 5 840,00 45,06% 45,06% A
Material 3 323,96 17,38% 62,44% A
Material 2 178,50 9,57% 72,01% A
Material 1 148,83 7,98% 79,99% A
Material 9 97,28 5,22% 85,21% b

Material 6 71,88 3,85% 89,06% b

Material 4 71,76 3,84% 92,9% B
Material 10 64,80 3,48% 96,38% B
Material 7 35,20 1,89% 98,27% C
Material 8 31,92 1,73% 100% C
TOTAL 1.864,13 100%
 2 Passo
O segundo passo rever os processos relacionados
movimentao fsica, como recebimento, endereamento,
estocagem, separao de pedidos, expedio e logstica reversa,
especialmente as devolues. Envolva as pessoas-chave de sua
equipe e identifique medidas que impactem diretamente (e se
possvel
rapidamente) na acuracidade dos saldos em estoque. Em
paralelo, reveja os processos administrativos relacionados
administrao dos estoques. Procure simplificar ao mximo e no
tornar os processos mais complexos.
 3 e 4 Passo

O terceiro passo envolve o comprometimento da equipe, desde

o cho-de-armazm at o pessoal administrativo. Mantenha-os
sempre informados sobre os objetivos do programa, metas a serem
atingidas e a evoluo do trabalho.

Em seguida, no quarto passo, mea outros indicadores que

direta e indiretamente ajudaro voc a atingir seus objetivos na
acuracidade de estoques. Por exemplo: acuracidade do
endereamento, tempo de doca ao estoque, nvel de estoques
obsoletos, etc.
 5 Passo
No quinto passo, implante um sistema de inventrio cclico ou rotativo para
todos os itens, contando com maior frequncia os itens de maior importncia (pelo
menos uma vez ao ms) e com menor frequncia os itens de menor volume, giro ou
popularidade (2 a 4 vezes ao ano).

Por ltimo, busque aprimorar a tecnologia existente. Agora voc poder,

com muito mais certeza, dizer se a ferramenta disponvel poder lhe atender ou
no, e quais as deficincias existentes.
 Frmula para calcular
acuracidade

ACURACIDADE = QUANTIDADE DE INFORMAES CORRETAS

X 100
QUANTIDADE DE INFORMAES VERIFICADAS

DIVERGNCIA = QUANTIDADE MEDIDA QUANTIDADE NO

SISTEMA X 100
QUANTIDADE NO SISTEMA
 Fisico
Acuracidade =
Sistema

1750 Fisico

Exemplo = X 100 = 87,50%

2000 Sistema

ESTA A SUA
ACURACIDADE 20
 Quantidade Fsica Quantidade no Sistema
Divergncia = X 100
Quantidade no Sistema

105 - 100
EXEMPLO: x 100 = 5,00%
100
ESTA A SUA
DIVERGNCIA 21
 Exerccio da Acuracidade
FISICO ACURACIDADE
ITEM
Sistema VERIFICADA

A1 2.500 1.850

A2 4.550 38.540

A3 12.000 12.000

A4 89.500 88.000

A5 135.000 134.980

22
 Resultado do Exerccio
QTDE ESTOQUE QTDE FISICA ACURACIDADE
ITEM
CONTABIL VERIFICADA VERIFICADA

A1 2.500 1.850 74,00%

A2 4.550 38.540 847,03%

A3 12.000 12.000 100,00%

A4 89.500 88.000 98,32%

A5 135.000 134.980 99,99%

23
 Quando acontecem erros na confrontao dos registros de estoque com
as quantidades fsicas existentes, algumas pessoas preferem colocar a
culpa pelos erros no sistema informatizado da empresa, como se o sistema
conseguisse trabalhar sozinho. Se as informaes esto erradas porque o
sistema no est sendo utilizado da maneira correta e, portanto, a culpa
dos usurios que no colocam as informaes corretas no sistema. No ser
a implantao de sofisticados sistemas de processamento de dados que
aumentar a preciso das informaes de estoque. O estoque
responsabilidade de todos os envolvidos direta ou indiretamente com os
itens, desde o cadastramento at a entrega ao usurio final.
Inventrios fsicos e inventrios contbeis
 Inventrio

O Inventrio fsico nada mais a contagem de todos os

estoques da empresa, para verificao se as quantidades
correspondem aos controles do estoque.

Inventrio Rotativo ou inventario cclico um processo de

recontagem fsica continua das matrias em estoque, programando
de modo que os materiais sejam contados a uma frequncia pr-
determinada (semanal ou diria), Organizada em ciclos e perodos,
que so dimensionados em funo das quantidades e das categorias
dos materiais envolvidos.
Mtodos de realizao de inventrios
fsicos
Existem quatro tipos de procedimentos para
inventrios. Cada empresa vai escolher o tipo que
mais se coaduna ao seu ambiente. O que vamos
demonstrar no prximo quadro so as diversas vises
de cada um destes mtodos de inventrio:
 TIPO DE INVENTRIO VISO DO MTODO

INVENTRIO GERAL CONTBIL, PREOCUPAO COM

VALOR DOS ATIVOS

INVENTRIO DINMICO ECONOMIZAR RECURSOS

OPERACIONAIS DO ALMOXARIFADO

INVENTRIO ROTATIVO PREVENO DE ERROS

INVENTRIO POR AMOSTRAGEM IDENTIFICAR SE OS MTODOS DE

CONTROLE SO EFICIENTES
 Inventrio Geral
um processo de contagem fsica de todos os itens da
empresa em uma data pr-fixada. utilizado, usualmente, no
fechamento contbil do exerccio anual ou em inventrios
mensais/trimestrais, para "fechamento" dos custos de
produo.
 Desvantagens
Muitos itens para contar em pouco tempo;

Difcil coordenao dependendo do nmero de itens e dos volumes;

Dificuldade para realizar novas contagens, em caso de divergncias;

Falta de credibilidade nos estoques ao longo do ano;

Processo de interesse contbil e no das operaes envolvidas nas atividades;

Desenvolvimento de um pssimo comportamento de pessoal envolvido, de

qualquer problema o inventrio depois acerta
Empresa com operaes paralisadas ou prejudicadas para realizar o inventrio,
envolvendo altos custos;
 Inventrio Dinmico

um processo de contagem fsica de um item sempre que este atinge

alguma situao pr-definida.
Uma oportunidade de contagem poder acontecer quando o estoque ou o
endereo de armazenagem do item fica zerado. Neste momento ento se
processa uma verificao do estoque para ver se realmente o estoque do
item ou do endereo se esgotou.
Outra oportunidade de contagem seria quando o item atingisse o nvel de
seu estoque de segurana registrado no sistema de controle. Este
pressuposto se baseia no fato de que se o item j est igual ou abaixo do
estoque de segurana, qualquer erro que haja poder aumentar o risco
de algum desservio aos clientes internos ou externos.
 Inventrio Rotativo

uma contagem fsica, feita de maneira contnua, dos

itens em estoque, programada de modo que os itens
sejam contados, de acordo com sua popularidade, a uma
frequncia pr-determinada.
Estas contagens so feitas normalmente na
temporalidade diria, quase sempre ao iniciar o dia de
trabalho.
 Inventrio por Amostragem

empregado em procedimentos de auditoria, valendo-se de

uma abordagem estatstica. Neste caso so contados apenas alguns
itens que representem uma boa amostra do universo de itens da
empresa e, pelo resultado da amostragem, se infere se os mtodos de
controle esto sendo bem executados.
Este mtodo muito recomendado quando a acuracidade dos
estoques mantida atravs de inventrios rotativos e h uma
exigncia de auditoria ao final do exerccio contbil para que sejam
feitos inventrios gerais (que so ento substitudos pelos amostrais).
 Modelo de programa de acuracidade de
estoques

Quando uma organizao toma a deciso de examinar seus

procedimentos de controle de estoques em virtude de estar se
deparando com a ocorrncia de muitos erros, recomendado que
se faa um planejamento das aes a serem tomadas para
implementao de um Programa de Acuracidade de Estoques.
Um modelo de tal programa, com trs etapas para
implementao e que proporciona excelentes resultados, pode ser
visto no quadro seguinte:
 Principais causas de erros na realizao dos
inventrios
A falta de planejamento para realizao
dos inventrios um dos principais motivos
para o seu insucesso. A preparao prvia do
ambiente a ser contado elimina muitos erros e
aumenta a produtividade do pessoal envolvido
com as contagens.
 Principais causas de erros na realizao dos
inventrios

Falta de organizao da rea a ser inventariada;

Falta de treinamento das equipes de contagem;

Itens a serem contados espalhados em vrios locais;

Duplicidade de cadastro de algum item no identificado antes do inventrio;

Falta de equipamentos adequados para contagem como, balanas e empilhadeiras

para descida de paletes das estantes;

Movimentao de mercadorias que estejam sendo inventariadas, durante a

realizao do inventrio;

No lanamento de notas fiscais de entrada e requisies no sistema antes do

inventrio;

Falta de elaborao de um cronograma de inventrio.

 Identificando as causas da inacuracidade dos
estoques
Para identificar as causas dos erros de inventrio pode-se utilizar o
diagrama de Ishikawa, conhecido tambm por diagrama espinha de peixe.
Este diagrama pode ser utilizado para a anlise de problemas
organizacionais genricos, como a anlise de acuracidade de estoques.
muito utilizado em situaes onde existe um efeito indesejvel bem
identificado.
 Em empresas industriais que utilizam sistema de
baixa automtica das quantidades dos componentes
quando da abertura ou fechamento das ordens de
produo, o cadastramento deficiente das estruturas de
produto uma das causas da ocorrncia de erros de
inventrio. Tambm nos casos de retrabalhos na produo,
muitos materiais so consumidos mais, sem a devida
baixa em estoque de tais quantidades perdidas.
 Dicas para o sucesso do processo de
inventrio
muito importante organizar com antecedncia o local a ser inventariado;

Para ganhar tempo pode-se fazer uma p-contagem dos itens de pouco
movimentao e os obsoletos colocando etiquetas das contagens feitas
junto a tais itens;
Escalar equipe que j conhea o almoxarifado e trein-la de acordo com as
normas e procedimentos desenvolvidos para os inventrios;
Unitizar mercadorias, marcando a quantidade contada previamente em
cada unificao. Por exemplo, a cada cento contado, passar uma fita ou
colocar em uma caixa e anotar a quantidade;
 Fazer uma limpeza do cadastro, desativando itens que no existem mais,
excluindo itens que esto em duplicidade, ajustando nomenclatura dos
itens e verificando a correo dos cdigos de barras no cadastro do
sistema;
Fazer a contagem dos itens com coletor de cdigo de barras escaneando
pea a pea;
Evitar contagem manual, mas se precisar adotar uma ficha inventrio
para registrar a contagem feita manualmente;
Discutir com pessoal chave as lies aprendidas no processo.
 A qualidade do processo de planejamento de estoques e a
consequente possibilidade de oferecermos o melhor servio
ao cliente, seja ele interno ou externo, so dependentes de
maneira direta ao nvel de acuracidade dos estoques.
Manter a preciso dos registros de estoque atravs de
zelosos cuidados com cadastros dos itens, uso de softwares
de gesto e coleta de dados adequados, e sistemas de
inventrios permanentes, tarefa dos profissionais que
primam pela qualidade e eficcia dos processos sob sua
responsabilidade.