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HUANCAVELICA
INFORMES OFICIOS
ARCHIVO.- Es el conjunto de
documentos ordenados,
clasificados y conservados
que son producidos por las
diferentes dependencias de la
institucin, para la consulta y
brindar el servicio archivstico
oportunamente.
Tambin se define al Archivo
como el espacio fsico donde
surge la acumulacin de
documentos producidos por la
Gestin Administrativa.
TIPOS DOCUMENTALES.- Son las unidades de
informacin contenidas en los documentos. Estos
pueden ser:
a)Documento simple.- esta formado por un solo
tipo documental, Ejemplo: el oficio, la carta, el
memorando, la solicitud, el recibo, etc.
b)Documento compuesto.- Esta conformado por
dos o mas tipos documentales. Se le conoce como
expediente. Ejemplo: la resolucin. , la rendicin
de viticos, los comprobantes de pago etc.
SERIE DOCUMENTAL.- Es el conjunto de documentos
que tienen caractersticas comunes, que tratan de un
mismo asunto y por consiguiente son archivados,
usados, transferidos como unidad. Ejemplo: legajos de
personal, resoluciones, expedientes de matricula, etc.
SECCIN DOCUMENTAL.- Es el conjunto de series
documentales producidos por las diferentes unidades
orgnicas o dependencias de la Institucin. Ejemplo:
Gerencia general, Administracin, abastecimiento,
etc.
FONDO DOCUMENTAL.- Es el conjunto total de los
documentos producidos y recibidos por una Institucin
Publica y Privada en el ejercicio de sus actividades.
Ejemplo: fondo documental de la UNMSM, fondo
documental de la Municipalidad de Lima, fondo
documental del Gobierno Regional de Huancavelica.
FASES O NIVELES DE LOS ARCHIVOS
GOBIERNO
GOBIERNO REGIONAL
REGIONAL DE
DE GOBIERNO
GOBIERNO REGIONAL
REGIONAL DE
DE
HUANCAVELICA
HUANCAVELICA HUANCAVELICA
HUANCAVELICA
OFICINA
OFICINA DE
DE LOGSTICA
LOGSTICA
OFICINA
OFICINA DE
DE LOGSTICA
LOGSTICA
DOC.
DOC. EMITIDOS
EMITIDOS DOC.
OFICIOS DOC. RECIBIDOS
RECIBIDOS
OFICIOS SIMPLES
SIMPLES RECTORADO
RECTORADO
ASESORIA
ASESORIA JURIDICA
JURIDICA
DEL
DEL AL
AL ADMINISTRACION
ADMINISTRACION
PLANIFAICACION
PLANIFAICACION
N
N FOLIOS
FOLIOS .
.
N
N TOTAL
TOTAL FOLIOS..
FOLIOS..
2016
2016
01 01
CDIGO DE COLORES PARA LAS
La codificacinDEPENDENCIAS
de colores designadas a cada
dependencia tiene la finalidad de identificar o
diferenciar, de tal manera que sirva de rpida
ubicacin.
TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS
La Directiva N 005/86-AGN-DGAI, indica el procedimiento a seguir
para las transferencias de documentos.
*Unidad a transferirse Archivador (Arch.). Empastado (Emp), Folder (Fol), Paquete (Paq.)
Otros (Otr.)
**Valor de Serie: Temporal (T), Permanente (P)
Firma y sello Firma y sello
Oficina que transfiere Oficina de Arch. Central
DIRECTIVA N 002-2008 AC-SEGE-R-UNH
OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL
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11
12
*Unidad a transferirse Archivador (Arch.). Empastado (Emp), Folder (Fol), Paquete (Paq.)
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Otros (Otr.)
**Valor de Serie: Temporal (T), Permanente (P)
4. RECEPCIN DE DOCUMENTOS:
VB DE PATRIMONIO
MODELO DEL INVENTARIO DE ENSERES
ITE N CODIGO
DESCRICION MARCA N DE SERIE COLOR CONDICION
EN PATRIMONIAL
BIENES DE CAPITAL
1 01 COMPUTADORA HP LQ 20010 NEGRO M.P.H.74.64.3712.0218 NUEVO
4 03 TIJERAS ARTESCO
MATERIALES DE ESCRITORIO
1 05 MILLARES DE PAPELBON A4 ATLAS BLANCO NUEVO
FABER
2 10 LAPICEROS CASTELL AZUL NUEVO
N N OBSERVACIONE
ITEM DOUMENTOS EMITIDOS DEL ..AL. FECHA SOPORTE
FOLIOS ARCH. S
CONSTANCIAS DE
5 CAPACITACION 10 2015 FOLDER 2
DOCUMENTOS RECIBIDOS
DOCUMENTOS N OBSERVACIONE
ITEM N FOLIOS FECHA SOPORTE
RECIBIDOS ARCH. S
C.- MUY GRAVES, LOS QUE TENGAN UNA TRASCENDENCIA QUE INFRIGE O
EFCTANDO EL PATRIMONIO DOCUMENTAL ARCHIVISTICO ACADA INFRACCION
CORRESPONDE UNA SANCION.
ESCALA DE SANCIONES PARA LAS PERSONAS JURIDICAS QUE
COMETEN ALGUNA INFRACCION