Seleccin de

Clientes y
Proveedores
Carlos Morales
Los conceptos de globalizacin, virtualizacin y colaboracin aplicados
en todo el mundo demandan cambios radicales en las polticas de
seguridad para el aspecto de contratacin y negociacin con clientes y
proveedores. Es importante implementar medidas, mecanismos y
procedimientos de prevencin, deteccin y control de actividades
ilcitas asociadas con operaciones de comercio exterior, y operaciones
cambiarias. Son delitos asociados con el lavado de activos a travs del
comercio exterior: el contrabando, el favorecimiento de contrabando,
defraudacin a las rentas de aduana, el testaferrato, fabricacin,
trfico y porte de armas y municiones, el trfico de estupefacientes y
otras infracciones como el enriquecimiento ilcito. Existe una clara
responsabilidad en todos los actores del comercio exterior que
participen de una importacin o una exportacin, degarantizar la
probidad de los prestadores de servicio que contrata y de adoptar las
medidas necesarias para evitar tener relaciones comerciales con
empresas inmersas en actividades ilicitas.
10.1. Aplicacin de medidas de seguridad se debe
adoptar un manual de procedimientos que,
adems de atender todos los lineamientos
mencionados, incluya por lo menos los siguientes
aspectos: conocimiento del cliente y del mercado.
Se debe conocer a ciencia cierta a quien se le
vende y con quien se contrata, ya sean estos
habituales u ocasionales, identificarlos y tener
conocimiento de sus actividades econmicas en
aras de establecer la coherencia entre stas y las
operaciones de comercio exterior que realizan.
Lo anterior considerando las caractersticas de los diferentes servicios o
productos que ofrezcan. Las medidas de seguridad que se apliquen deben
garantizar que las negociaciones se hagan con compaas legtimamente
constituidas de acuerdo con las normas de cada pas, se debe hacer en lo
posible la verificacin de antecedentes de los accionistas, de sus juntas
directivas, de su gerente, de sus representantes legales, cuando se trate
de sociedades annimas, nombre, identificacin y direccin de
representantes legales, para prevenir, detectar, controlar y reportar
operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con actividades
ilcitas, nombres y apellidos o razn social del cliente, nmero del
documento de identificacin o NIT, domicilio y residencia, actividad
econmica, capital social registrado, forma de pago de las operaciones de
comercio exterior identificando el medio e individualizando el instrumento
de pago, entidad financiera emisora o pagadora, ciudad donde est
localizada, nombre, identificacin y direccin de las personas o empresas
beneficiarias de las operaciones de comercio exterior.
10.2. Acuerdos
Durante la fase de negociacin, deben quedar
estipulados y firmados los acuerdos que en materia
de seguridad se requieran, siempre se debe procurar
en la contratacin de servicios que los proveedores
pongan en prctica los estndares propios utilizados
por la compaa, con el .n de garantizarle a los
clientes que el proceso es controlado con los
estndares necesarios que aseguran la trazabilidad y
control del proceso en forma permanente. Incorpore el
lenguaje de la seguridad al interior de sus contratos
comerciales con clientes y proveedores.
10.3. Calificacin de Proveedores
Las personas o empresas que presten servicios inherentes o
relacionados con operaciones de comercio exterior se encuentran
obligadas a establecer mecanismos de control orientados a
conocer las caractersticas usuales del mercado propio y el de sus
clientes, con el .n de poder compararlos con las operaciones de
comercio exterior que, atendiendo el tipo de servicios que
ofrezcan, permita establecer su normalidad o posible
anormalidad, o calificacin de sospechosa, al compararla con
otras operaciones de naturaleza similar efectuadas por clientes
que se desempean en el mismo ramo de negocio. Esta
evaluacin permitir verificar el cumplimiento de los requisitos de
seguridad establecidos a cada uno de los proveedores. La
periodicidad con la cual se realiza la calificacin y evaluacin de
los proveedores debe ser definida previamente por la empresa, al
igual que los criterios que utilizar para esta medicin. Con base
en esta evaluacin debern establecerse acciones correctivas
sobre las cuales debe hacerse seguimiento para verificar su
cumplimiento.