Anlisis de formularios

Integrantes:

Alexander Omar Leiva Arvalo

Wendy Patricia Obando Nez

Ezequiel Antonio Solorzano

Jos Antonio Ramos Martnez

Roci Marisol Centeno Ama

Antecedentes de los
formularios

La historia de la humanidad cambi con la invencin de la imprenta. Desde los

inicios de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y
pensamientos en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de
los negocios, por esta razn surgen los formularios. Los formularios son los
modelos que se utilizan para capturar informacin para el registro, control y/o
proceso de las operaciones de una entidad. La aplicacin de los formularios es
sumamente amplia en los negocios.
Antecedentes de los
formularios

Por ejemplo, cuando usted efecta un depsito en un banco, lo primero

que hace es llenar algn tipo de formulario para dejar evidencia de la
transaccin realizada; una copia del documento le es entregada, luego de
ser validada por el cajero en seal de conformidad.
Todas las instituciones requieren documentar sus transacciones, y dejar
evidencia de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a travs de
documentos escritos. La gran mayora de la informacin correspondiente
a las transacciones que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en
formularios.

Con el avance de la tecnologa de informacin, muchos formularios estn

siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrnica y
debido a ello las operaciones y transacciones que soportan los registros
contables son iniciadas, autorizadas y procesadas en forma electrnicas,
en donde inclusive las personas que transan las operaciones no llegan a
conocerse personalmente.
Que es un formulario?

Un Formulario es un instrumento de comunicacin administrativa, registro y

control de la informacin, relacionados con las operaciones de la Organizacin,
generalmente en papel o similares (cartn, cartulina) y con impresiones
realizadas mediante alguno de los medios de reproduccin grfica.

Este instrumento de comunicacin contiene informacin fija impresa y espacios

para anotar informacin a la que convencionalmente se llama variable.
En algunos casos contendr, adems, instrucciones para ser llenada y utilizada
tomando en consideracin las necesidades y caractersticas del sistema o
procedimiento en el cual va ser utilizados.

Un Formulario se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la

informacin variable en los espacios correspondientes, dejando as constancia
de un trmite o sirviendo de enlace a dos o ms operaciones de un proceso.
Importancia de los formularios
impresos.

Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una

institucin requieren de documentos para dejar constancia de su ejecucin.

Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se

utilizan Formularios impresos para simplificar la elaboracin de los Documentos
respectivos.

Es necesario destacar el hecho de que la importancia de un Formulario se

demuestra cuando ayuda a la simplificacin de los mtodos de trabajo, y no tan
solo en la normalizacin que a travs de l se obtiene.
En la actualidad, el uso de los formularios tiene gran importancia, debido
principalmente a:

Su Contenido Constituyen el principal instrumento de

La cantidad que de ellas se
utiliza
El alto costo que representan
los Procedimientos y procesos
operativos.
Fungen como auxiliar en la observancia
de las polticas institucionales.
Situacin actual en el uso de los formularios

La gran diversidad y cantidad de ellos que se utilizan actualmente presenta

graves dificultades para su control, y su diseo no siempre es el adecuado. Esto
ha venido originando que se presenten diversas anomalas, entre las que se
destacan las siguientes:

Existencias de formularios para trmites en los que no son necesarias.

Formularios cuyo diseo no cumple con los propsitos para los que fueron
creadas.
Duplicacin de formularios para un mismo fin.
Cantidad excesiva de Formularios de poco uso.
El tamao es demasiado grande o pequeo para los datos que contiene.

Estas anomalas han producido desviaciones en la informacin que los

Formularios deben transmitir, incluyendo los consecuentes trastornos en la
eficacia y fluidez de los procesos en que intervienen.
Objetivo del anlisis, diseo y control de
formularios

Coadyuvar a la agilizacin de los procedimientos y mtodos de trabajo,

estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresin y
almacenamiento de los formularios utilizados.
Propsitos del anlisis, diseo y control de
formularios
Contar con los formularios adecuados para
las operaciones que se realizan.
Conocer el nmero exacto requerido.
Mejorar la eficiencia de los procedimientos
que las utilicen y disminuir las cargas de
trabajo.
Establecer una clasificacin en todas las
unidades administrativas.
Normalizar las que se encuentran en uso,
con diseos elaborados tcnicamente.
Contar con un Catlogo que contenga
todos los formularios utilizadas en la
institucin y en el cual se visualicen sus
caractersticas.
Controlar las provisiones y consumo
estrictamente necesarios.
Delimitar la responsabilidad de su
control, procurando evitar emisiones
excesivas a futuro.
Economizar a travs de la
racionalizacin del uso y diseo.
Mantener un control de calidad
constante en la produccin o compra.
Metodologa para el diseo y control de
formularios
Procedimie
nto que
afecta

Autorizaci Anlisis, Recursos

n diseo y Humanos
control
de
formulari
os

Requisitos Recursos
mnimos materiales
Para realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigacin previa de los formularios que
operan en una dependencia, tomando en consideracin:

El procedimiento que afecta: en donde es necesario determinar sus

caractersticas relevantes, tales como la cantidad de unidades
administrativas que involucra, el nmero de operaciones y los
formularios que se emplean.

Recursos Humanos: personal tcnico necesario del rea de Sistemas

y Procedimientos (O y M), para la investigacin y, en su caso, para el
anlisis, diseo y control.

Recursos Materiales para el Diseo y Reproduccin: en este

punto
el equipo de diseo depende del volumen de formularios manejadas en
la
institucin y sus posibilidades econmicas. Es recomendable utilizar los
servicios de diseo del rea de Sistemas y Procedimientos (O y M).
 Requisitos mnimos: una vez determinado el tipo de procedimiento
en que intervienen los formularios, su importancia, su volumen y los
recursos materiales, se plantea la necesidad de verificar los requisitos
indispensables en cantidad y calidad

Autorizacin: el principal obstculo para realizarlo es el acceso a las

unidades que usan formularios, por lo que resulta indispensable contar
con
el apoyo total de la Direccin del organismo.
Anlisis

En este caso se determinan las ventajas y desventajas tanto de un nuevo

formulario como de las que estn en uso, por lo que se recomienda elaborar un
cuestionario que sirva como instrumento de recopilacin y anlisis.

Dicho cuestionario captar informacin del formulario, referente a su

estructura, caractersticas, flujo y observaciones del especialista que conducir
el anlisis.
Consideraciones de tipo funcional Consideraciones de tipo material

Los factores que deben considerarse para el Pueden ser analizadas las
anlisis de tipo funcional son: referentes a:

Identificacin de los formularios. Tamao.

Objetivo. Tipo de papel.
Informacin que contiene. Color de papel y tinta.
Estructura. Tipo de impresin.
Secuencia de datos. Carbonizado.
Copias que integran el juego. Volmenes y frecuencia de
Tipo de Formularios. manejo.
La elaboracin de un formulario consiste en tomar como base:

La informacin recabada
Su objeto
Fuente de informacin
Necesidades que la originan
Mtodo de llenado
Nmero de copias
Procedimientos en que intervendr
Resultados finales que se han de obtener.
Informacin Bsica y Titulo

Para determinar la informacin bsica que deber contener el formulario, ha de

responderse a las siguientes preguntas:

Qu informacin se va incluir?
Es importante dicha informacin?
Cmo se va a utilizar?
Por quin ser utilizada?
Cundo ser utilizada?

Titulo
Deber ser descriptivo de su funcin, es decir, que seale el objetivo que se
pretende alcanzar.
Secuencia de datos

Para reducir el tiempo de llenado, es conveniente lo siguiente:

Atender a la secuencia de la informacin procedente del documento fuente.

La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo.
Acomodar los datos ordenando las partes del formulario como sigue:
- Identificacin. Comprende el ttulo, nombre de la dependencia y cdigo del
formulario.
- Cuerpo. Corresponde a la parte principal de los datos.
- Aprobacin. Es la firma que da validez al documento.
- Instrucciones del llenado. Se colocan, al pie o al dorso.
Espacios
Para facilitar las anotaciones en el formulario, ste debe contar con espacios
suficientes para la inclusin de la informacin variable.
Hay que tomar en cuenta si ha de ser llenada a mano o en computadora. Es
conveniente trazar lneas horizontales para facilitar el llenado cuando se haga a
mano.

Numero de copias
El especialista tendr que asegurarse que las copias solicitadas sean realmente
necesarias.

El uso de copias debe estar sujeto a:

Quin requiere copia?
Cundo se necesitan copias?
Tipos de formularios

La informacin y el orden previsto de la misma, permite determinar el tipo de

formulario que se disear.

Aun cuando dichos tipos carecen de normas o estandarizacin reconocidas en la

administracin, pueden considerarse como de uso general las de lnea,
columnas o casillas, y las combinaciones que puedan surgir.
De lneas

Es el tipo de formulario ms sencillo que existe,

ya que su contenido es a base de datos fijos
(letras) que van seguidos de una lnea para ser
ocupada por datos variables; a su vez, en un
mismo rengln pueden aparecer distintos datos
fijos, de tal manera que se van formando lneas
por cada rengln.

Slo se usar cuando la informacin sea mnima

y se anotar a mano(preferentemente).
De columnas

Contiene varias columnas y renglones; se utiliza

cuando los datos variables se afectan por varios datos
fijos que se ubican normalmente en la cabecera.

Puede ser tan compleja como datos fijos presente, ya

que en algunos casos una de las columnas
(generalmente la izquierda) contiene conceptos fijos
que pueden variar en cada rengln. Esta ltima se
utiliza bastante cuando los datos variables son cifras
numricas.
De casillas

Este tipo se elabora para formularios cuya informacin es excesiva. Consiste en encerrar un
dato fijo con su espacio en blanco, dentro de un cuadro o rectngulo, llamado casilla.
Consideraciones de tipo de material para los
formularios

Papel: El peso del papel que debe utilizarse debe estar de acuerdo al nmero de copias
deseadas, la intensidad de manejo a que va a someterse el formulario, el tipo de archivo y si el
formulario va a imprimirse en uno o ambos lados.

Tintas: La tinta debe proporcionar un contraste adecuado con el color del papel utilizado en el
formulario; es recomendable no emplear ms de un color.
Tipo de Letra: Se selecciona tomando como base la legibilidad, procurando emplear a lo sumo
dos tipos de letras en cualquier formulario impreso.

Carbones: Existen principalmente dos maneras de obtener copias a travs del uso del papel
carbn o carbonizado.
Papel carbn de un solo uso intercalado en el formulario: este sistema es recomendable
cuando se trata de formulario que contienen datos y que se elaboran en gran volumen.
Tambin es conveniente hacerlo as en el caso de formas continuas.
Sustancias aplicadas al reverso del formulario: este sistema es el ms costoso. Sirve para
lograr que ciertos datos no aparezcan en todas las copias.
Clasificacin de los formularios

Funcional
Se basa en las funciones que desarrolla la institucin. Rene todos aquellos formularios
relacionados con actividades semejantes, lo que facilita el examen de cualquier posibilidad de
combinacin o eliminacin.

Por unidad administrativa

Sirve para facilitar la identificacin de las formularios en uso de cada unidad.

Nmero correlativo
Asignar un nmero de cdigo a todos los formularios. ste es poco flexible y se desactualiza
constantemente por lo que es ideal para empresas pequeas.

Por rea emisora

Asignar a cada departamento un millar de nmeros, de cdigos o una centena de acuerdo a la
magnitud.
Asignar los dgitos caractersticos a cada rea y un nmero correlativo.
Elaboracin del catalogo de formularios

Siendo ste un conjunto de documentos deber mostrar todo lo que se pueda saber acerca del
formulario, para lo cual ser necesario que contenga la siguiente informacin:

Clasificacin: Ser la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la localizacin de los

formularios en el catlogo.

Objetivo de la misma: Describir el aspecto que cubre el formulario dentro de un procedimiento.

Cambios experimentados: Este se incluye con el fin de poder establecer comparaciones de

modelos y saber objetivamente cules fueron los cambios.

Modelo vigente autorizado: Se sugiere la conveniencia de que el formulario sea autorizada

por la mxima autoridad.
Control sobre creacin de formularios

Las reas de Sistemas y Procedimientos (O y M), deben velar por que las dependencias usuarias
no puedan crear formas en sus unidades administrativas ni dupliquen esfuerzos y recursos. Se
procurar que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en que intervienen,
pudiendo estar dichos procedimientos sujetos a estudio.

Control de Formas en Almacn

Los principios a considerar para el manejo de formas en el almacn son:

Dar pronta atencin a las requisiciones.
Formular programas para abastecer a las dependencias oportunamente.
Establecer mximos y mnimos de existencia en el uso de las formas.
Mantener una estricta vigilancia sobre las formas difciles de conseguir
Gracias por su atencin.