PROCESO DE

AUDITORIA

MATERIAL PARA FORMACIN

VERSIN 4. ABRIL DE 2007
ING. LUPITA SERRANO GMEZ
Fases de la Auditoria
Planeacin
Preparacin
Desarrollo (In Situ)
Informe y Cierre
* Seguimiento
 ETAPAS DE LA AUDITORIA
Establezca fecha y tiempo.
Sitio / Area Informe al Gerente 1
Preparacin Sepa que hace el rea.
Presente los Reunin de
Plan de auditoria hechos
Cierre
Lista de verificacin Auditoria de
Suficiencia Reporte
Reunin de apertura Manual
Procedimientos Seguimiento
Registros
Realizacin de la
Auditoria Auditoria de
Cumplimiento Levante NC.

SI
Levante el RNC.
Acuerde RNC ? Fin
los hechos
NO
Accin correctiva
1 Tomado de Hernn Jimnez y Asociados
Las actividades preliminares a
la realizacin de una
auditora son:

Planeacin

Preparacin.

Se deben llevar a cabo todos los pasos

para asegurar una auditoria exitosa.
PLANEACIN DE
LA AUDITORIA
 Aspectos de la fase de
planeacin
El compromiso de la gerencia
y del responsable del SGC
Programa de auditorias
Y otros recursos pertinentes
para que sea viable la
auditora
Planeacin de una Auditoria
La Norma ISO 9001 establece que la
auditoria interna debe ser realizada de
acuerdo con un procedimiento
documentado.
De este modo, es mejor disear el sistema
de auditorias internas con base en
aquellas prcticas que se han demostrado
son eficaces para realizar auditorias
externas. Ver figura 2. Norma ISO 19011.
 PLANEACION
Al planificar una auditoria de cualquier
tipo, se deben determinar los siguientes
aspectos:
frecuencia/tiempo
responsabilidad
criterios
alcance
duracin
 PLANEACIN DE LAS
AUDITORIAS INTERNAS
Para determinar los aspectos antes
mencionados se deben tener en cuenta:
Ejecuciones anteriores
Estado crtico o complejidad
Cambios al SGC
Auditores competentes
Otros recursos disponibles
 PROGRAMA DE AUDITORA
Un programa de auditora puede incluir una o ms
auditoras, dependiendo del tamao, la naturaleza
y la complejidad de la organizacin que va a ser
auditada. Estas auditoras pueden tener diversos
objetivos y pueden incluir auditoras combinadas o
conjuntas.
Un programa de auditora tambin incluye todas
las actividades necesarias para planificar y
organizar el tipo y nmero de auditoras, y para
proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de
forma eficaz y eficiente dentro de los plazos
establecidos.
Una organizacin puede establecer ms de un
programa de auditora.
 PROCESO PARA LA GESTIN DE
UN PROGRAMA DE AUDITORA
AUTORIDAD PARA EL PROGRAMA
ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA
* Objetivos, Alcance, Criterios, Duracin, etc.
IMPLEMENTACIN:
* Actividades de Auditora
* Competencia y evaluacin de los
auditores
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORA
 ESTABLECIMIENTO DEL
PROGRAMA
Criterio Procedimientos propios de la
organizacin / normas / ISO 9001.
Alcance Generalmente un PROCESO, o
grupo de procesos.
Auditorias horizontales / auditoras verticales

Duracin Generalmente un da o menos.

Responsables Auditor calificado

 En la mayora de las organizaciones, es mejor realizar
auditorias internas sobre procesos en los departamentos,
a intervalos fijados a lo largo del ao.
El programa de auditorias debe planificarse y darse a
conocer con anticipacin, no se recomiendan auditorias
sorpresivas.
La frecuencia para realizar las auditorias debe ser
decidida basandose en el estado de desarrollo e
implementacin del sistema de calidad. Si las auditorias
descubren muchas deficiencias, entonces la frecuencia
de las auditorias se deber incrementar.
Una vez el sistema de calidad se muestra efectivo, las
auditorias internas pueden ser espaciadas a intervalos
anuales.
PREPARACIN DE
LA AUDITORIA
 Preparacin de la Auditoria
Propsito y alcance de la auditoria
Revisin y evaluacin de la documentacin
(Revisar los registros de auditorias anteriores cuando
sea aplicable).
Preparar el Plan de Auditora.
Asignar tareas al equipo auditor.
Establecer la lista de chequeo con base en
los procedimientos que van a ser auditados.
 Plan de Auditoria
Debera incluir lo siguiente:
a) los objetivos de la auditora;
b) los criterios de auditora y los documentos
de referencia;
c) el alcance de la auditora, incluyendo la
identificacin de las unidades de la
organizacin y unidades funcionales y los
procesos que van a auditarse;
d) las fechas y lugares donde se van a
realizar las actividades de la auditora in situ.
 Plan de Auditoria
Debera incluir lo siguiente:
e) la hora y la duracin estimadas de las
actividades de la auditora in situ, incluyendo
las reuniones con la direccin del auditado y
las reuniones del equipo auditor;
f) las funciones y responsabilidades de los
miembros del equipo auditor y de los
acompaantes;
g) la asignacin de los recursos necesarios a
las reas crticas de la auditora.
 LISTA DE VERIFICACIN
Es una ayuda valiosa para auditar, sirve como
gua, y es la principal herramienta del auditor
para realizar con xito la auditoria.

Se utiliza como:
un documento de trabajo, y
un registro.

El propsito de las listas es el de tener una

herramienta que facilite el asegurar que se
cumplan los objetivos y el alcance de la
auditoria y que se concluya cada parte de la
misma.
 LISTA DE VERIFICACION
Al elaborar la lista, se debe considerar:

Los requisitos de la norma.

Los procedimientos pertinentes.
Los procesos que se llevan a cabo.
Los documentos y registros que se utilizan.
El Ciclo PHVA.
Los Principios del SGC.

Tener en cuenta los aspectos relevantes,

debilidades de carcter general del SGC y las
observaciones por procesos.
REVISIN
Una revisin y conclusin de las listas de
verificacin
Un estudio de las notas y/o comparacin
de las mismas con los miembros del
equipo.
El listado de no cumplimientos.
 PREGUNTAS Y REVISIN DE
LA LISTA DE VERIFICACION

Revisin y conclusin de las listas de

verificacin
un estudio de las notas y/o comparacin de las
mismas con los miembros del equipo.
El listado de no cumplimientos.

EJEMPLOS DE PREGUNTAS
REALIZACIN DE
LA AUDITORIA
 EJECUCION DE LA
AUDITORIA
Realizacin de las actividades de auditora in situ
(6.5)

-Realizacin de la reunin de apertura

-Comunicacin durante la auditora
-Papel y responsabilidades de los guas y
observadores
-Recopilacin y verificacin de la informacin
-Generacin de hallazgos de la auditora
-Preparacin de las conclusiones de la auditora
-Realizacin de la reunin de cierre
 REUNION
DE APERTURA
La reunin de apertura es el primer paso en el
proceso de auditoria en el sitio. Con ella se
prepara el camino para:
Confirmar canales de comunicacin
Generar confianza y Cooperacin
Confirmar plan de Auditora
Proporcionar un breve resumen de cmo se
llevarn a cabo las actividades de auditora
Proporcionar al auditado la oportunidad de
realizar preguntas
Dar inicio a la auditora In Situ
REALIZACIN DE
LA AUDITORIA

Reunin de
apertura
 Contenido - Reunin
de apertura
Puntos a tener en cuenta en la agenda para la
reunin:
Presentacin, y lista de asistencia
Registro de auditoria
Objetivos y alcance de la auditoria.
Informe sobre el estudio de escritorio

Las reuniones de apertura para auditorias internas sern

informales. En las auditorias internas no se requieren
acompaantes ni reuniones formales de apertura y cierre.
 Contenido - Reunin
de apertura
Explicacin del mtodo de la auditoria/muestreo.
Explicacin de no conformidades y su
clasificacin.
Confidencialidad.
Programa/itinerario.
Sala de reunin/arreglos domsticos.
Acompaantes.
Reunin de cierre.
Tipo de informe y seguimiento
REALIZACIN DE
LA AUDITORIA

Recoleccin de
informacin
 Propsitos de la auditoria
Verificar que el sistema de calidad:
Existe y est completo
Funciona correctamente
Y es efectivo.

Para lograr estos propsitos se necesita

Recopilar informacin sobre:
Personas
Procesos (Condiciones,
equipos/herramientas/materiales)
Criterios (Documentacin en general)
 Evidencias Objetivas
Documentos, registros
Estadsticas, mediciones
Evidencia fsica, observacin
Condiciones ambientales,
almacenamiento, equipos en
funcionamiento CRITERIOS DE EVALUACIN
DE LA DOCUMENTACIN:
Entrevista QUE EXISTE, SE DIFUNDE,
ES ADECUADA, IMPLEMENTADA,
Y SE HA MEJORADO.
 ENTREVISTA
ESCUCHAR
PREGUNTAR
OBSERVAR

REGISTRAR ANALIZAR

EVALUAR
 CMO PREGUNTAR???
DE INTRODUCCIN DE
INTERPRETACIN

DE ESPECIFICACIN ALTERNATIVAS

DE
TIPOS DE ESTRUCTURACIN
PREGUNTAS DE SEGUIMIENTO
PREGUNTAS
SIMPLES O
SENCILLAS

INDIRECTAS
SILENCIOS
 CMO PREGUNTAR???
DESCRIBA EL
CMO SE PLANIFICA? PROCESO DE

CMO SE HAN
ESTABLECIDO LOS
CMO LO IMPLEMENTA? CONTROLES

MUSTREME EL
CMO REGISTRO DE
FUNCIONA EL CMO LO MIDE?
MUESTRME EL
PROCESO? ACTA DE

CMO SE HA
LOGRADO
CMO LO HA
MEJORADO?
 Preguntas
CMO, DNDE, CUNDO, QU, PORQU,
QUIN
MUSTREME LO QUE HACE.
DONDE SE GUARDA ESO?
COMO SE HACE ESO?
CUANDO HARA ESO?
QUE SUCEDE DESPUS DE TERMINAR ESTO?
QUIEN HAR ESTO?.
EVITAR LAS PREGUNTAS GUIADAS.
EVITAR UN SI O UN NO.
EJEMPLOS
Donde guarda la copia de la lista de
proveedores seleccionados?
Ha sido usted entrenado para el trabajo que
realiza?
Cmo ha sido entrenado para eso? O Que
tipo de entrenamiento recibi?
Dnde se guarda cuando no se utiliza?
Qu hace usted con los documentos de
trabajo y productos cuando la inspeccin ha
terminado?
Veo que, una vez que ha terminado su
trabajo, usted archiva el registro en el lugar
correspondiente. No es cierto?
 COMPETENCIAS
DE LOS AUDITORES
EXPERIENCIA
EDUCACIN DE TRABAJO
(LABORAL Y CALIDAD)
ATRIBUTOS
PERSONALES

EXPERIENCIA ENTRENAMIENTO
EN AUDITORAS EN AUDITORAS
CALIFICACIN DE AUDITORES
CRITERIOS ISO 19011
EDUCACION
Estudios secundarios.
Habilidad para expresar conceptos e
ideas. SER EXACTO Y CONCRETO
FORMACION
Conocimiento de la norma y :
Tcnicas de examen
indagacin,evaluacin e informes.
Competencia demostrada.
EXPERIENCIA
Trabajo 4 aos en el sector 2 aos.
Antes de ser auditor: 4 auditorias.
HABILIDADES
Mente abierta,buen criterio,aptitudes
analticas y tenacidad.Maneja situaciones
difciles.No es conflictivo.
Persistente
Gran capacidad de lectura

SE DEBE REVISAR SU DESEMPEO CADA 2 AOS.

 COMPETENCIAS
DE LOS AUDITORES
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
DOCUMENTOS
PRINCIPIOS DEL SGC
PROCEDIMIENTOS SITUACIONES DE
TCNICAS DE LA
AUDITORAS ORGANIZACIN
LEYES,
PRODUCTOS, REGLAMENTOS,
PERSONAL, CONTRATOS
PROCESOS Y SUS
INTERRELACIONES
 HABILIDADES DEL AUDITOR
Ser tico, justo, honesto, discreto, seguro, de
mente abierta
Ser observador, persistente, perceptivo, verstil,
diplomtico.
Calmado, corts y hablar en forma clara y
cuidadosa.
Fijarse en la comunicacin no verbal y mantener
siempre contacto visual con el auditado
Ser objetivo
Elogiar adecuadamente
Dejar hablar, ser paciente y sencillo
Concentrarse en las respuestas y enlazarlas con la
lista de verificacin.
 EL AUDITOR DEBE:
Tener buena capacidad para redactar
informes.
Manejar el tiempo
Tener buenas habilidades comunicativas
Comprender de manera rpida
Ser puntual
Insistir para que las personas a las que se les
est preguntando, respondan por si mismas
Evitar malentendidos

ESCUCHAR Y HABLAR EN IGUAL PROPORCIN

CON EL NMERO DE SENTIDOS (ODOS, BOCA)
 EL AUDITOR NO DEBE:
No polemizar, No discutir con el auditado
No confundirse, No dejarse influenciar o engaar
Nunca hablar con altivez, ni actuar con
suficiencia.
No irrespetar al auditado.
No Blasfemar
No comparar
No apartarse del tema, ni del lugar de la auditora.
No atascarse en una situacin
No permitir que el auditado marque el ritmo de la
auditoria
No hacer suposiciones o presunciones.
Actuar con profesionalismo y
decisin para manejar:
Auditados agresivos
Auditados tmidos
Personas ausentes
Documentos extraviados
Muestras preparadas con
anticipacin
Chantajes emocionales, y
Otros casos especiales
 EVALUACIN DE LAS
COMPETENCIAS DEL AUDITOR
IDENTIFICAR TIPOS Y NIVELES DE
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
ESTABLECER INDICADORES DE
COMPETENCIAS
SELECCIONAR EL MTODO DE
EVALUACIN APROPIADO (Revisin de
registros, Entrevistas, Observacin,
Pruebas, Retroalimentacin).
Comparar Resultados VS. Indicadores
REALIZACIN DE
LA AUDITORIA

Generacin de
hallazgos
 GENERACIN DE HALLAZGOS
DOCUMENTAR LOS HALLAZGOS
REVISAR LOS HALLAZGOS
DOCUMENTAR NO CONFORMIDADES

Utilizar la menor cantidad de palabras

Hacer referencia exacta a los hechos, documentos, etc.
Ser entendible para el dueo del proceso e interesados
Por cada requisito incumplido se levanta una No
conformidad
No utilizar palabras como algunos, pocos, muchos
No incluir nombres de personas o cargos preferiblemente.
No expresar opiniones
No identificar requisitos equivocados
 Declaracin
de los hallazgos
Revisin del hallazgo.
Descripcin de la No Conformidad.
Ejemplo de la evidencia objetiva.
Resumen del requisito.
Indicar el procedimiento y revisin
aplicables
El rea/departamento o funcin.
La Norma y el nmero de la clusula.
 EJEMPLO
Norma ISO 9001: 2000 Captulo 7.4 COMPRAS
Procedimiento QP6 Rev 2 Area Dpto. de Compras.
Un nuevo proveedor de motores elctricos
(Proveedores EM) no ha sido seleccionado en
funcin de su capacidad para cumplir los requisitos
especificados, sino en funcin del precio.
Los proveedores y Subcontratistas deben ser
seleccionados sobre la base de su capacidad para
cumplir los requisitos especificados, de acuerdo
con el Procedimiento QP6 Rev 2.
 RNC Mayor
Hay un rompimiento total de algn
procedimiento o instruccin de trabajo crtico
para la calidad del producto, o en el
funcionamiento del Sistema de Calidad.
Hay una ausencia total de algn
procedimiento exigido por la Norma aplicable
en el Sistema de Calidad de la Organizacin.
Hay varias faltas menores en el
procedimiento, que al sumarlas, sugieren en
forma colectiva un rompimiento total o
importante en el procedimiento.
 RNC Menor
Se levanta cuando se ha identificado una
deficiencia (s) en un procedimiento o
instruccin de trabajo, o en el
funcionamiento del Sistema de Calidad de
la organizacin, pero que son menos
graves que las que justifican una RNC
Mayor.
 Observaciones
Buenas prcticas que puedan beneficiar
otras reas de la organizacin.
Informacin que no es lo suficientemente
verificable para justificarlas como RNC.
Deficiencias por las cuales el auditor est
preparado para brindar a la organizacin el
beneficio de la duda,
y para auditorias internas, sugerencias para
accin.
REALIZACIN DE
LA AUDITORIA

Reunin de cierre
 Reunin
de Cierre
Distribuir la lista de asistencia.
Tener un registro de auditores firmado.
Volver a explicar el propsito y el alcance.
Indicar la decisin y la conclusin.
Explicar el diligenciamiento del formato
RNC.
Explicar el RNC mayores y menores.
Obtener la firma del representante del
cliente.
 Reunin
de Cierre
Explicar el significado de la tcnica de
muestreo.
Informar sobre las observaciones.
Enfatizar sobre la confidencialidad.
Explicar el informe y seguimiento.
Recoger el registro y la lista de asistencia.
Dar las gracias.
Felicitar cuando sea apropiado.
 Informe de Auditora
INFORME AUDITORIAS
INTERNAS DE CALIDAD

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FECHA DEL INFORME: PROCESO AUDITADO:

FECHA DE LA AUDITORA:

DEPENDENCIA AUDITADA: REPRESENTANTE DEPENDENCIA AUDITADA:

l

OBJETO DE LA AUDITORA:

ALCANCE DE LA AUDITORA Y CRITERIOS DE AUDITORA.

AUDITOR LIDER: AUDITORES:

BALANCE DE NO CONFORMIDADES
NMEROS DE NO CONFORMIDADES NMERO DE NMERO DE NO CONFORMIDADES
NO TOTALES
OBSERVACIO
NES

CONCLUSIONES DE LA AUDITORA:
FORTALEZAS:
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO:

ANEXOS

FIRMA AUDITOR: FIRMA AUDITADO:

 El auditor debe
Explicar todos los hallazgos y evidencias en
forma cuidadosa y precisa.
Estar preparado para sustentar y justificar
los hallazgos.
Evitar envolverse en discusiones.
Disculparse ante un error y modificar o
retirar el RNC, si es necesario (Evitarlo).
Evitar dar recomendaciones o consejos.
Rechazar las soluciones rpidas como una
nica solucin al hallazgo.
 APROBACINY
DISTRIBUCIN DEL INFORME

FINALIZACIN DE LA
AUDITORA

SEGUIMIENTO, SI ES EL CASO