El Proceso

Administrativo

Juan MENA PARCO

 PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo, son las funciones bsicas del
administrador para lograr las metas de una institucin
o empresa.
Las Funciones del Administrador, como un proceso
sistemtico; se entiende de la siguiente manera:
El Proceso Administrativo
Un proceso es un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas, que al interactuar,
convierten los elementos de entrada en resultados

Planificacin Organizacin Direccin Control

Metas Estructura Motivacin Normas
Objetivos Administracin Liderazgo Medidas
de recursos humanos Comunicacin Comparaciones
Estrategias Comportamiento Accin
Planes Individual / de grupo

Las etapas que comprende el proceso administrativo son la

base fundamental para el logro de las metas a corto, mediano y
largo plazo; teniendo como fin, permitir que la administracin
pueda guiar a la empresa a la realizacin de los objetivos que se
hubieren fijado.
 PROCESO ADMINISTRATIVO
El Desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo
administrativo, como se observa a continuacin:

El proceso administrativo o las funciones bsicas del administrador son interactivas,

es decir al inicio de operaciones de un negocio o empresa se manejan
secuencialmente, pero en la prctica profesional se ejecutan simultneamente.
ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
A D M IN IST RA CIO N

M ECA N ICA D IN A M ICA

PLA N EA CIO N O RG A N IZ A CIO N D IRECC IO N CO N TRO L

Q U E SE Q U IERE H ACER? CO M O SE VA A H ACER? VER Q UE SE HAGA CO M O SE HA

Q UE SE VA A H ACER? REA LIZA D O ?
 PROCESO ADMINISTRATIVO
Propsitos
Objetivos
Estrategias
FASE PLANEACIN Polticas
Programas
MECNICA O Presupuestos
Procedimientos
ESTRUCTURAL
Jerarquizacin
Divisin del Trabajo Departamentalizacin
ORGANIZACIN Descripcin de funciones
Coordinacin
Toma de decisiones
DIRECCIN Integracin
O Motivacin
FASE EJECUCIN Comunicacin
Supervisin
OPERATIVA O
Establecimiento de
DINMICA estndares
CONTROL Medicin
Correccin
Retroalimentacin
ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA FASE ELEMENTOS

OBJETIVOS

POLITICAS

MECANICA PLANEACION PROCEDIMIENTOS

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

1. En esta fase se determina los objetivos y el curso de accin a seguir

para alcanzarlos.
2. Decidir que hacer antes de llevarlo a cabo
3. Prever y manejar el futuro
 PLANEACION: ETAPAS

Donde
Iniciamos
Que
DIAGNOSTICO
?
decisin
tomo?

PLANEACION

EJECUCION

EVALUACION
PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

PRECISION

FLEXIBILIDAD

CONSISTENCIA

RENTABILIDAD

PARTICIPACION
 ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA FASE ELEMENTOS

DIVISION DEL TRABAJO

JERARQUIAS

MECANICA ORGANIZACION DEPARTAMENTALIZACION

FUNCIONES Y
OBLIGACIONES
COORDINACION

1. Sistematizar por adelantado los objetivos, polticas, programas, proyectos,

Es el arreglo deplanes
las funciones queetc.
de accin, se estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicacin de la
autoridad y 2.
responsabilidad asignados a lasdepersonas
Asegurar la supervivencia que tienen
la organizacin a su cargolalaincertidumbre
y neutralizar ejecucin de las funciones
respectivas3. Todo intento de control sin planes carece de sentido
Cinco variables bsicas
Tareas

Personas
Estructuras

Organizacin

Ambiente Tecnologa
EMPRESA: Definicin

Colectividad sealando rangos de coordinados, con

autoridad, sistemas
integrada por uno de planeacin,
eficiencia,
o varios grupos comunicacin, modernidad,
sociales informacin y control productividad,

mediante un orden Logro de un fin o

que unen sus normativo,
misin
recursos organizativo y bien
administrado, determinada.

para producir
en una base
bienes o
comn
servicios
 Definicin:
ADMINISTRACION ESTRATEGICA
Proceso de formulacin e implementacin de acciones
1
que mediante el anlisis y el diagnstico, tanto del ambiente
2 externo, como del ambiente interno de la organizacin

enfatizando las ventajas competitivas

3
se pueda aprovechar las oportunidades o defenderse de las
4 amenazas que el ambiente le presenta a la organizacin

en orden de conseguir sus objetivos declarados

5.
 M e d io a m b i e n t e e x t e r n o

M e d io a m b ie n t e in t e r n o

Un sistema es un todo unitario

organizado, compuesto por dos
o ms partes, componentes o
P e rso n a s R e c u rso s

subsistemas interdependientes
C o n o c i m ie n t o C o n o c im ie n t o y delineados por los lmites
T e c n o l g ic o A d m in is t r a t iv
o identificables de su medio
ambiente externo o
M e d io a m b ie n t e in t e r n o suprasistema.

M e d io a m b ie n t e e x t e r n o
( F ig 1 .)
EMPRESA
Los sistemas pueden ser de dos
Medio ambiente externo tipos: cerrados y abiertos.
a) Cerrado: no tiene
intercambio de ninguna
especie con su medio
Personas Bienes ambiente externo
Recursos LA b) Abierto: est en interaccin
ORGANIZACION Servicios
Tecnologa continua con el exterior.
Recibe del medio los
recursos necesarios para
realizar sus operaciones y
devuelve a ste los recursos
transformados en la cantidad
Medio ambiente externo ( Fig 2) y formas necesarias para que
el ciclo contine.
 ORGANIZACIN: TIPOS

1. FORMAL:
Es una estructura planeada que intenta de manera
deliberada establecer un patrn de relaciones entre sus
componentes, el que conducir al logro eficaz del
objetivo. Es resultado de una decisin explcita.
2. INFORMAL:
Comprenden aquellos aspectos del sistema que no han
sido formalmente planeados, pero que surgen
espontneamente en las actividades e integraciones de
los participantes en la organizacin
LAS ORGANIZACIONES
SEGN SUS FINES SE
CLASIFICAN:
1) POLITICAS
2) ECONMICAS
3) EDUCATIVAS Y CULTURALES
4) RELIGIOSAS
5) DE FINES SOCIALES
PRINCIPIOS DE LA
ORGANIZACION
1. Especializacin:
Cuanto ms se divide el trabajo, dedicando a cada
empleado una actividad ms limitada y concreta se
obtiene mayor eficiencia, precisin y destreza.
2. Unidad de mando:
Para cada funcin debe existir un solo mando.
3. Equilibrio de Autoridad Responsabilidad:
Debe precisarse el grado de responsabilidad que
corresponde al jefe de cada nivel jerrquico,
establecindose al mismo tiempo la autoridad
correspondiente a aquella
PRINCIPIOS DE LA
ORGANIZACION
4. Equilibrio de Direccin Control:
A cada grado de delegacin debe corresponder el
establecimiento de los controles adecuados para
asegurar la unidad de mando
5. Definicin de Puestos:
Deben definirse por escrito las actividades y
responsabilidades que corresponden a cada puesto,
entendiendo por este la unidad de trabajo
impersonal especifico.
ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA FASE ELEMENTOS

ASPECTOS HUMANOS

MOTIVACION

DINAMICA DIRECCION COMUNICACION

TOMA DE DESICIONES

SUPERVISION

Funciones de la Direccin: Implica conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de

los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos de un organismo social.

Es la accin o influencia interpersonal de la administracin para lograr

que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante
la toma de decisiones, la motivacin, la comunicacin y coordinacin de
esfuerzo.
 Elementos de la direccin
1. Ejecucin de los planes de acuerdo con
la estructura organizacional.
2. Motivacin.
3. Gua o conduccin de los esfuerzos de
los subordinados.
4. Comunicacin.
5. Supervisin.
6. Alcanzar las metas de la organizacin

Resolucin del conflicto: necesidad de resolver los problemas que surjan

durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del Conflicto:
Experiencia
Experimentacin.
Investigacin
Aplicar la Decisin
Importancia de la Direccin

Lineamientos Planeacin y Organizacin

Conducta Estructura Organizacional

Productividad
Determinante

Eficacia de los sistemas de

Objetivos control

Funcionamiento
Comunicacin
ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA FASE ELEMENTOS

ESTUDIO DE ESTANDARES

MEDICION

DINAMICA CONTROL COMPARACION

CORRECCION

RETROALIMENTACION

Es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente

con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin
eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin
si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos.
 IMPORTANCIA DEL
CONTROL
1. Crear mejor Calidad.
2. Enfrentar el Cambio.
3. Producir ciclos ms rpidos.
4. Agregar Valor.
5. Facilitar la delegacin y el trabajo en
equipo.
Instrumentos para Efectuar
el Control
1. Informes.
2. Auditorias.
3. Estudios de tiempo y movimiento.
 Enfoques del Control
Existen tres enfoques distintos para disear sistemas de control
Mecanismos de Mercados
Control de Establecer normas empleadas
Mercado en el sistema de control
Existe gran competencia

Valores
Enfoques Control de
para disear Cultura Organizacional
Clan
Sistemas de
Control

Control Autoridad de la Organizacin

Burocrtico Normas Reglamentos y polticas
 Sntomas de Control Inadecuado

1. Quejas constantes sobre la calidad de los servicios.

2. Proceso productivo burocratizado y dependiente de
autorizaciones excesivas.
3. Falta de iniciativa de los funcionarios en la prestacin de
servicios: sumisin, alineacin y pasividad.
4. Desperdicios y daos en instalaciones y equipos
5. Demandas y necesidades no atendidas.
 Proceso de formulacin e
implementacin de acciones

Se establece una metodologa para enunciar las

mejores alternativas estratgicas y para ponerlas en
prctica.
Mediante anlisis y diagnstico

Se hace un monitoreo de los factores que puedan

influir y se establecen consecuencias, bajo diferentes
enfoques.
Determinacin de oportunidades y amenazas del medio ambiente externo . . .

El ambiente presenta situaciones que permiten, no

slo alcanzar lo propuesto, sino rebasarlo: efecto de
las oportunidades.
 Tambin presentan situaciones que impiden o
estorban al logro de lo propuesto: efecto de las
amenazas.
Conocimiento de las propias
fuerzas y debilidades

Es importante conocer unas y otras para poder usar

las fuerzas y fortalecer las debilidades.
nfasis en las ventajas
competitivas

Alguna empresa se sentir fuerte en sus canales de

distribucin; otra, en su producto; otra en sus
recursos humanos.
Aprovechamiento de las
oportunidades

La ventaja competitiva le permitir a la organizacin

sacar mayor provecho cuando el ambiente le presente
una oportunidad.
Defensa contra las amenazas

La misma ventaja competitiva le permitir a la

organizacin, defenderse de las amenazas que le
presente el medio ambiente, en cualquiera de los
factores que lo integran.
En orden de lograr los objetivos
declarados.

Todo el proceso debe enfocarse al logro de los

objetivos plenamente conscientes, deseados,
buscados, y plenamente identificados.
Enfoque de Planeacin Estratgica

Basado en el proceso formalizado de planeacin a

largo plazo, que se usa para definir y alcanzar metas
organizacionales.
Caractersticas de este tipo de
administracin

Reformulacin de aspectos tales como:

en qu giro estamos y en cul deberamos estar?
quines son nuestros clientes y quines deberan serlo?
Administracin estratgica Administracin
orgnica

Predominan las situaciones imprevistas, abiertas o

flexibles, en contraposicin de la administracin
mecnica, en la cual predominan las situaciones
estables, cerradas, rgidas, burocratizadas.
Administracin eficiente

Responde a problemas operativos, con limitantes o

recursos actuales, para los negocios actuales: que se
hagan bien las cosas (como lo expresara Peter F.
Drucker).
La organizacin estratgica lograr sus objetivos a
largo plazo escalando el cumplimiento de los objetivos
a corto y mediano plazos, propios de la
administracin operativa.
La administracin estratgica, segn Drucker es
hacer bien lo que se debe hacer, pues no hay nada
ms frustrante para el ser humano que hacer bien lo
que no sirve para nada.
Habiendo sealado los
cursos especficos de accin,
stos debern hacerse bien,
eficientemente.
 Caractersticas de Enfoques
Administrativos
Primera Generacin: Segunda Generacin:
1. A Corto Plazo 1. A Largo Plazo
2. Eficiente 2. Efectiva o Eficaz
3. Elementarista 3. Sistmica
4. Mecanicista 4. Orgnica
5. Operativa 5. Estratgica
6. Cuantitativa 6. Cualitativa
7. De lo urgente 7. De lo importante y trascendente
Enfoque a corto plazo
(1a. Generacin)
Busca resolver problemas de hoy con tcnicas de hoy.
Enfoque a largo plazo
(2a. Generacin)
Busca anticiparse a las exigencias del medio ambiente,
e incluso, promueve el cambio de las exigencias.
Eficiente (1a. Generacin)
Hacer bien las cosas. Su lema es el que obedece
nunca se equivoca.
Efectiva (2a. Generacin)
Busca hacer bien lo que se debe hacer.
Elementarista (1a. Generacin)
Sus partes no saben cmo estn interactuando.
Sistmica (2a. Generacin)
Se conoce perfectamente cul es el papel y la
importancia que cada uno de los miembros
desempea en su empresa o institucin, as como el
papel y la importancia de la organizacin con su
entorno.
Mecnica (1a. Generacin)
Se tiene una empresa mecnica cuando todo es una
repeticin de lo mismo, sin problemas y sin reas de
oportunidad aprovechadas.
Orgnica (2a. Generacin)
Una empresa orgnica es dinmica en sus procesos de
transformacin, crece, genera conocimiento y mejor
calidad de vida, tanto a sus miembros como a la
sociedad a la cual satisface.
Enfoque operativo (1a.
Generacin)
Tiende a hacer las actividades rutinarias para cumplir
las exigencias del momento.
Enfoque estratgico (2a.
Generacin)
Busca adelantarse en el futuro.
Cuantitativa (1a. Generacin)
Establecimiento de objetivos que requieren
presupuestacin y planeacin concreta.
Cualitativa (2a. Generacin)

Establece planes a largo plazo,

pero conociendo que el medio
ambiente es cambiante en sus
aspectos concretos, establece sus
metas en trminos cualitativos
como son los VALORES.
Urgente (1a. Generacin)
Se enfoca a resolver los sntomas, o situaciones
urgentes.
De lo importante o trascendente
(2a. Generacin)
Busca resolver el problema que est ocasionando los
sntomas.
Cul enfoque es ms importante?
A corto plazo se puede sobrevivir con la primera
generacin; mas si se desea trascender en el tiempo y
a las personas, se requiere de ambas.
TIPOS DE GERENTES
2 Tipos de Gerentes:
Los Especialistas: Dedicados a Tareas Tcnicas dentro de funciones bien
delimitadas.
Los Generalistas: Gerencia General.
La complejidad Creciente De La Gerencia Moderna Demanda Un Nuevo
Tipo de Gerente, EL GERENTE INTEGRAL.
EL GERENTE INTEGRAL
Es un Nuevo Tipo de Gerente Capacitado para manejar
la empresa del siglo XXI , Experto en su rea funcional y
adepto al manejo global de la empresa. Este Maneja:

Recursos Humanos Personas

Recursos Fsicos Planta, Equipos
Recursos Financieros Dinero
Recursos Tecnolgicos Tecnologas
Tiempo
GERENCIAS
RECURSOS GERENCIAS
Humanos Personal
Fsicos Produccin
Financieros Financiera
Tecnolgicos Inv. & Desarrollo
Tiempo Planificacin
 El gerente general actuaba como capitn de equipo y
a menudo como arbitro entre gerencias.
La Empresa es un todo, cada accin que realice una
gerencia afecta a la otra.
El enemigo es la competencia.
La Visin Sistmica
El gerente Integral Busca Solucin a los problemas de
la empresa, el tradicional busca solucin a un rgano a
expensas de otro.
 El gerente integral es bilinge,
Conoce el lenguaje de la gerencia
funcional y gerencia integral, esto le
permite la toma de decisiones optimas
a nivel de la empresa global.
El gerente Integral acta como gerente
funcional y piensa como gerente
general.
El gerente integral rene tres ejes de la
gerencia integral:
Estrategia Estratega
Organizacin Organizador
Cultura Lder
EL GERENTE ESTRATEGA
El gerente estratega es aquel que forja el porvenir de su
empresa, manejando las relaciones entre la empresa y
su entorno.

EMPRESA ESTRATEGIA ENTORNO

Para manejar las relaciones primero deber:

1. Trazar mapa mental. - Dnde Estamos?
2. Luego Imaginar Alternativas. - Qu
podra ser la empresa maana?
3. Articula la razn de ser y sus
objetivos esenciales.
4. Planificacin estratgica.
5. Implementacin y control.
Visin Misin Planificacin
Implementacin Control
El oportunismo es la cualidad principal
del estratega .
El gerente lder
Se requiere tener habilidades de
comunicador y lder.
Como comunicador: hacer comprender la
estrategia de la empresa
Como lder: influye en el comportamiento
de sus colaboradores con miras a lograr
los objetivos.
Sensibilidad del liderazgo
organizacional
Sensibilidad a las personas: el lder es
un jefe. La principal cualidad de este jefe
es comprender los individuos.
Sensibilidad a los objetivos de la
organizacin: el lder tiene una visin
clara de las metas de la organizacin.
Definicin de gerente lider
Podramos decir entonces que un lder es una persona abierta de
pensamiento que une el sentido de lo humano al sentido de sus
responsabilidades organizacionales.
El gerente integral
Debe ser:
Gerente estratega: tener la osada de pensar que puede controlar su
futuro.
Gerente organizador: debe estructurar y toda la compaa.
Gerente lider: debe unir el sentido humano con sus responsabilidades
dentro de la compaa.
No digas: es
Imposible,
Di: no lo he
Hecho
Todava

Prov. japons