REDACCION DE DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS
Objetivos
Aprender a redactar los documentos administrativos.

Reconocer el fondo y la forma de la redaccin.

Utilizar las formas del lenguaje apropiado.

Aplicar los criterios para la redaccin de documentos administrativos.

Evitar los errores ms comunes en la conformacin de oraciones y prrafos.

Reconocer cada uno de los documentos oficiales.

Conocer sus caractersticas y la funcin que cumplen.

Consiste en la elaboracin de documentos de carcter
oficial, empleados comnmente por las empresas o
entidades en su afn de comunicar disposiciones o
acuerdos a sus trabajadores u otras entidades.
CARACTERSSTICAS

Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un

documento pueda ser calificado como documento administrativo
Producen efectos: No cabe calificar de documentos administrativos a
aquellos documentos que no estn destinados a la produccin de efecto
alguno como son por ejemplo, los resmenes, extractos. Los
documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros
o en la propia organizacin administrativa.
Son emitidos por un rgano administrativo. El emisor de un documento
administrativo aquel que lo produce es siempre uno de los rganos que
integran la organizacin de una Administracin Pblica.
Un documento es vlido cuando su emisin cumple con una serie de
requisitos formales y sustantivos exigidos por las normas que regulan la
actividad administrativa.
LA REDACCIN
EL FONDO

Es la parte medular de la Cul es objetivo del mensaje?

comunicacin con la cual se
Qu se va a comunicar?
desplaza el mensaje por transmitir
Para qu?
Como en este aspecto es
realmente importante la intencin Porqu?
del comunicado es A quin?
verdaderamente necesario Cundo?
considerar las respuestas que se Dnde?
den a las siguientes interrogantes.
 LA FORMA
Podemos definirla como la
manera adecuada de vestir
lo que se quiere decir, sin
afectar la intencin o fondo.
Qu es aquello que se
quiere comunicar?
Al hablar de la forma y equipararla
con el atuendo del fondo, se intenta
ejemplificar la imagen que se desea
causar en otros.
El estilo formal y funcional que
implica claridad y sencillez en el uso
de trminos es que se considera
apropiado para la fluidez de
informacin escrita con carcter
oficial.
Aun cuando las palabras elegantes
o rimbombantes estn fuera de uso,
es preciso mantener una clara lnea
de respeto que no se contraponga
con la madurez profesional o el trato
o roce afectuoso que pueda darse
entre el personal.
ORDEN DE IDEAS
En el momento de establecer una
comunicacin resulta necesario darle
un orden a nuestros pensamientos a
fin de que el o los receptores de
nuestros mensajes se introduzcan
paulatina y progresivamente en ellos
hasta que ambos razonamientos estn
lo ms armoniosos posible y se
alcance el mejor entendimiento y
aprovechamiento de ideas
intercambiadas en la comunicacin
optimando los resultados de sta.
Para que la comunicacin se
considere eficaz, el receptor debe
captar la esencia del mensaje vertido
por el emisor, por tanto, la
responsabilidad de captar, mantener y
conducir la atencin del receptor,
recae en el emisor, hasta culminar en
el claro entendimiento del mensaje
vertido.
Se sugiere formular el siguiente plan para la exposicin del tema por tratar,
con el fin de captar y mantener su atencin.

Introduccin:

Apertura que con afable cortesa En este espacio es posible:

atrae la atencin del receptor
preparando su mente para
recibir el mensaje principal;
generalmente extrae a la mente
de un ambiente para introducirla
a uno nuevo.
Dejar asentado el objetivo: Con
objeto de entregar los resultados...
Indicar los antecedentes: De
conformidad con la informacin
remitida en...
Abrir cordialmente: Me es grato
dar a conocer...
 Desarrollo del asunto:

Conocer prioridades e importancia,

siendo esencial conocer la
intencin tanto de lo que se quiere
comunicar como de la respuesta
que se espera obtener.
Si en el mismo texto se tratan
distintos temas o puntos, es
conveniente concluir cada uno
antes de iniciar otro haciendo
referencia a aquello que los
relacione, sin dar margen a
confusiones.
 Conclusin: Despedida:

Lo que se espera que se atienda Una retirada corta, envuelta de

del tema cuyo desarrollo, respeto y sencillez, abre las
exposicin o explicacin ha puertas a una nueva
finalizado. Es el redondeo del comunicacin.
asunto fundamental con la
invitacin a la retroalimentacin.
Aqu es bsico especificar qu es
lo que se requiere, cmo, cundo,
a travs de qu medios, de quin,
etc.
ESTRUCTURA DE UN ESCRITO
Interna:
Producto de la elaboracin mental del autor.
Definir el objetivo del trabajo por realizar.
Determinar quin ser el destinatario y
cmo es.
Elegir el asunto general.
Externa:
Visible en el escrito.
Ordenar el material pensado, de
acuerdo con el plan escrito
Escoger y utilizar las formas del
lenguaje apropiadas para esa
comunicacin.
Buscar la forma de expresin
conveniente para que el trabajo
tenga las condiciones de fuerza,
expresin y modernidad que exige
la redaccin eficaz.
CUALIDADES DE UN ESTILO COMPRENSIBLE

El estilo es la manera individual y peculiar de expresarse

Los permisos o licencias que da la lengua, la familiarizacin con trminos
extranjeros y la vulgarizacin en expresiones muy comunes, representan los
obstculos ms frecuentes para quienes intentan escribir con claridad,
concisin, naturalidad y sencillez.
 Claridad:

Nada de lo expresado debe generar Un escrito es claro cuando:

dudas ni equvocos.
Las palabras deben expresarse con
propiedad
El uso correcto de las palabras y signos
de puntuacin, el orden en la expresin
de ideas, el empleo adecuado de nexos.
El objetivo est claro y destacado.
Est formado por ideas completas.
No se abusa de palabras, sobre todo de
adjetivos.
La elegancia est supeditada a la
profundidad.
 Concisin
Es la expresin exacta en el menor
nmero posible de palabras.
Un escrito es conciso cuando:
Todas las palabras que lo forman tienen
un sentido.
El autor conoce el significado de cada
palabra escrita.
Al escribir, tiene la certeza de que cada
palabra serpa entendida por sus
lectores.
 Naturalidad

Es la conformidad con el lenguaje Un escrito es natural cuando:

comn y ordinario Est expresado en un lenguaje
Con objetivo de impactar, comprensible.
Est estructurado con ideas directas.
impresionar y presumir, se
Elimina trminos elegidos con afn de
pretende a veces utiliza figuras
impresionar.
literarias o palabras extravagantes
y pomposas que ms que
pintorescas, resultan muchas
veces ridculas y otras veces
incomprensibles.
Sencillez
Adecuacin (exactitud)

El logro de las cualidades Conviene expresarse con palabras

mencionadas desembocar en la apropiadas segn la clase de
sencillez del escrito. receptor (edad, jerarqua,
Una idea clara, con vocablo competencia) a quien se dirige el
conciso y la sintaxis natural da escrito.
como resultado un escrito sencillo. Ordenacin funcional (esquema y
desarrollo de ideas)
Los elementos que forman el
escrito deben plantearse
ordenadamente.
 Inters (recursos lgicos y
Originalidad psicolgicos)

Toda forma de imitacin es El aburrimiento y el tedio que

prctica, pero creativa produce un escrito no dependen del
tema, ms bien de la manera de
exponerlo.
ERRORES QUE OBSTACULIZA UNA BUENA COMUNICACIN

Si el propsito de la comunicacin escrita es permitir la fluidez de la

informacin, as como agilizar el desarrollo de funciones y obtencin de
resultados, todo obstculo es un tropiezo para el cumplimiento del mismo
propsito que conduce a su fracaso.
Errores en el cuerpo del informe

Solecismos
Es un trmino muy amplio que
abarca todo error de construccin.
Lo llev un regalo lo correcto sera
decir "le llev un regalo
Las gentes caminaban por la orilla del
mar la gente caminaba

Han habido una serie de

Consiste en la falta de complicaciones que nos impidieron
terminar ha habido
concordancia en las frases El ruido y el calor no
me deja trabajar dejan
Ejemplo: Los ejercicios y las tareas
sirve para el aprendizaje (sirven).
Cacofona

Sonido repetido o montono

producido cuando se repiten
las mismas letras o palabras.
Puede evitarse:
Sustituyendo las palabras Presencia de la misma vocal en
problema por un sinnimo la unin de las palabras: Eva va
Alterado el orden de las a Acapulco.
palabras. Repeticin de una sola letra:
Expresando la misma idea de Primero por prudencia presntate.
otra forma.
Unin de dos slabas. Consuelo,
sintate con confianza.
 Ambigedad

Son las construcciones que

admiten ms de un significado.
Ej: Seor, vamos a su casa, ella nos
espera.
Se recogieron los papeles
olvidados cautelosamente.
Recomendaciones para dar limpieza a la redaccin.

Substituya las palabras cosa algo

aspecto. Utilice un diccionario de
sinnimos.
Evite los verbos fciles.
Evite las muletillas.
Sacrifique lo elegante por lo preciso.
No escriba palabras de las que
desconoce el significado el significado
preciso.
Evite repetir en un prrafo las palabras
con una misma terminacin.
No pierda la perspectiva de las
personas gramaticales.
 Cuide la concordancia entre gneros
y nmeros.
Cuide el uso de los pronombres su
y nos.
No confunda el empleo de las
preposiciones.
Procure al emplear adjetivos la
exactitud de stos.
No abuse. Si un sustantivo necesita
un adjetivo, no lo recargue con dos
No abuse de los adverbios
terminados en mente.
Acerque el adverbio al verbo a que
se refiere.
Tenga muy presente:
Antes de redactar distinga lo objetivo
de lo apreciativo.
Los signos de puntuacin son la gua
del lector, cuide cmo los emplea, lea
en voz alta lo que ha escrito.
Procure evitar hacer de un informe
un cuento o una novela, pertenece a
distinto gnero.
Un esquema, antes de redactar, es
una gua muy til.
Presente todo informe en orden,
apguese siempre a un formato.
 Al escribir, elogie slo lo
necesario. Los hechos narrados o
descritos limpiamente convencen
ms que los elogios.
Evite el excesivo tecnicismo,
cuando los trminos tcnicos
resulten indispensables, aclare
siempre el significado de las
voces expresadas.
Evite repetir demasiado, pero
recuerde que a veces es
preferible la repeticin al uso de
sinnimos rebuscados.
Repetir es legtimo cuando se
requiere fijar la atencin en una
idea.
Relea siempre lo escrito como si
fuera de otro, elimine lo que
considere superfluo. Lea en voz
alta, descubrir as defectos de
estilo, y tono, si los hay.
CRITERIOS PARA LA CORRECCIN

Entre los problemas ms frecuentes con los

cuales podr tropezar un escrito, estn:

Frases largas. Es recomendable reducir las frases muy largas y

dejar aquellas cortas que permiten reconocer la estructura lxica del
idioma y que son ms contundentes.
Puntuacin deficiente. Es necesario recordar que las ideas se
expresan en frases completas y simples. Separe ideas diferentes y
establezca puntos y aparte. Por ltimo lea en voz alta, la respiracin
es su mejor corredor de estilo, ah donde le indique ponga un punto
o una coma.
 Confusin. Aquellas partes del escrito que no resulten claras afrntelas
desde el fondo hasta la forma. Hgalo cuando est lucido (despejado).

Palabras y construcciones dudosas. Si tiene duda sobre una estructura

o una palabra. Sustituya una palabra o frase por otra(s) ms claras.
Apyense en los diccionarios especializados del idioma. Si es posible
aclare, pero nunca ignore.
 Los cosismos (abuso de la palabra cosa) al igual que otros que no
determinan a qu se refieren, dejan la mente abierta a otras interpretaciones,
incluso de sentido contrario a la que originalmente quiso expresar el receptor.

Exceso de informacin o la carencia de ella. Esta falla se debe al

desconocimiento del significado exacto o de los distintos significados que
adquiere en un contexto determinado la terminologa del idioma por la
pobreza de vocabulario, o bien, por hacer alardes de elegancia o
refinamiento, en otras ocasiones esto se debe al uso trillado de ciertas
palabras de manera que se ha olvidado su verdadero significado.
Entre los errores ms comunes en la conformacin
de oraciones y prrafos destacan:

En la persona que escribe:

Primera persona: Yo, mi, me, Tercera persona: l, si, se,

conmigo, nos, nosotros, nuestro.
Cuando un informe se elabora adoptando
la primera persona protagonista es quien
escribe.
Segunda persona: tu, te, ti, contigo,
ustedes
Cuando el informe se elabora adoptando
la segunda persona como protagonista el
que escribe lo hace suponiendo un
interlocutor director que es quien lee.
consigo, la, le, lo, ellas, ellos
Cuando el informe se elabora
adoptando la tercera persona como
protagonista quien escribe habla de un
tercero. Forma muy usual en la
redaccin de informes.
 En el gnero de los sustantivos:
Cambiar el gnero muchas veces representa En el nmero de los sustantivos:
la inhabilitacin de una palabra.

Cuando un solo adjetivo se refiere Uso de su. Causa

a dos o ms sustantivos con gran confusin porque
distinto gnero se prefiere el no define a quin se
refiere.
masculino para el adjetivo: Ejemplo: Martnez y
Empresarios y auditores mexicanos. Chvez llegarn con su
trabajo. ( El trabajo, de
En la expresin Recibi pagars y quin?)
chequeras usadas, debemos
suponer que slo las chequeras
estaban usadas.
 Abuso de el cual, la cual, las cuales y cuyo
Existe una fuerte tendencia para emplear excesivamente el pronombre
que, fenmeno conocido como Quesmo.
Ejemplo. Enviamos los documentos que solicitaron el da de ayer del proyecto que
gan el concurso de 2003.
De no hacerse as, la frase puede admitir varias interpretaciones. Ej. Le solicito nos
apoyen el rea que es muy importante, el apoyo o el rea?
Uso de no.
Es muy comn or cuando alguien escribe no los entregaron, no lo hicieron. Esto
es incorrecto porque no no es pronombre sino adverbio.
 Ortografa. Revise acentos, tenga a la mano las reglas lxicas de
ortografa espaola.
Crditos. Si cita entrecomille y escriba la referencia al final del escrito o al
pie de pgina.
Objetividad. Respete sin alterar las ideas y palabras de otras personas
cuando se transcriba textualmente.
Vicios de diccin. Tngalos presentes, en el particular la cacofona, la
anfibologa, la monotona del vocabulario, el solecismo.
Tecnicismos. Si los usa, explquelos, o bien, pngalos en un contexto
suficientemente claro como para que se entienda su significado.
 Cosismo
Cosa es posiblemente la palabra de sentido ms vago, impreciso y trivial
de la lengua espaola. Solo debe admitirse cuando se quieren crear
expectativas o cuando no se ha identificado un objeto o un fenmeno.
Alguismo
Algo. Es muy comn utilizar esta palabra como sinnimo de todo, sin
embargo slo debe emplearse cuando se quiere dar un sentido
indefinido o impreciso.
Aspectismo Aspecto
Ahora se ha vuelto muy comn el uso de esta palabra como sinnimo de
situacin ocasin, alternativa, asunto; cuando slo en realidad quiere
decir apariencia.
 Verbos Fciles
Por desconocimiento o por simple pereza muchos escritos matizados por la utilizacin
sistemtica de verbos fciles como.

Decir, hacer, poner, deber, ir, tener, ser, estar, en todos sus tiempos y modos.

En este rubro, los redactores de informes de obras, ingenieros, contadores al igual que
tantos otros, muchas veces actan con la mentalidad de:

con que se entienda

 Barbarismos
Son defectos de pronunciacin, escritura, o empleo inapropiado de palabras.
De acuerdo con esta definicin, son barbarismos, tanto el uso inadecuado como la
invencin de formas verbales.
Proviene del empleo de formas extranjeras que cuentan con sus equivalentes
espaolas y las interpretaciones derivadas de or sin leer.

Trasgiversar por Tegiversar.

Pelajustn por Pelafustn
Ignagurar o Inaurar por Inaugurar.
Sooliento por Somnoliento.
Desquebrajar por resquebrajar
Anfibiologa por Anfibologa
Mounstro, Mostro por Monstruo
DOCUMENTACIN OFICIAL

del universo de mensajes escritos

solamente son aceptados como oficiales
aquellos que estn plasmados en el papel
oficial, es decir, con el membrete del
escudo nacional o el logo de la empresa.
Por el uso cotidiano que le damos a este
tipo de material lo aplicamos en la
elaboracin de:
Oficios
Atentas notas
Notas informativas o Informes
Tarjetas
Actas
Constancias
1. Extremo superior izquierdo, escudo nacional.
2. Parte inferior del escudo, siglas de la dependencia o
entidad gubernamental.
3. Descripcin completa del nombre de la entidad
gubernamental.
4. En orden jerrquico y descendente, descripcin
completa del rea que emite el documento.
5. Clave del rea que emite el documento y nmero
consecutivo.
6. Fecha de emisin del documento oficial.
7. Frase seleccionada como oficial para uso de
documentos oficiales
8. Destinatario, nombre y cargo actual ( a quien se dirige el
documento).
9. Cuerpo del documento.
10. Despedida
11. Anexos
12. Firma del remitente, nombre y cargo.
13. Copias a interesados.
14. Siglas de responsables del contenido del documento.
TIPOS DE DOCUMENTOS OFICIALES
MEMORANDOS
Es un documento administrativo,
pblico y comercial, de formato
pequeo y texto breve, utilizado en
las comunicaciones internas de una
entidad.
OFICIO
Reconocido como el documento
tpico oficial mediante el cual se
constatan acuerdos, delegan
funciones, se deja evidencia sobre
distintos temas tanto de origen
como de trnsito o trmino de
ciclos de informacin, etctera.
 ATENTA NOTA NOTA INFORMATIVA

Su uso cotidiano no le resta Su aplicacin permite la

importancia al contenido, aun notificacin de datos de los cuales
cuando el tratamiento de este conviene ir creando antecedentes.
documento lo hace ms familiar. Es un medio de comunicacin de
grados de avance que permite dar
a conocer a la opinin pblica
acontecimientos que ataen a la
institucin que por su
trascendencia pueden ser
publicados.
CERTIFICADOS
Documento de carcter probatorio,
pblico o privado que asegura la
adversidad y la legalidad de un
hecho un acto solemne
(acontecimiento acompaado de
formalidades necesarias para la
validez de un acto judicial,
ceremonia, juramento o norma).
CONSTANCIAS
Como su nombre lo indica, sirven
para dar carcter oficial y formal a
la informacin contenida en el
documento. Crean por s mismas
los precedentes jurdicos
suficientes para ejercer dos tipos
de acciones de derecho:
Administrativas: Hacen constar datos
generales sobre el sujeto en cuestin.
De hechos: Crean el antecedente de orden
jurdico que plasma el suceso acontecido en
un momento determinado, dejando
evidencia de quines participaron en el
hecho y de los que lo presenciaron.
 CORRESPONDENCIA
Es el sistema de comunicacin
escrito que utilizan las empresas
en sus diferentes actividades
mercantiles.
ACTAS
Documento por medio del cual se
da fe de los hechos o de lo
sucedido en reuniones, as como
de los acuerdos tomados en las
mismas y previamente han sido
convocadas con carcter oficial.
 MINUTAS CARTA

Resumen fehacientemente de Es una comunicacin escrita que

acontecimientos, acuerdos, cursa una empresa con otras
intervenciones y dems detalles empresas, una empresa con una
surgidos en un evento de persona natural o una empresa
trascendencia, donde la objetividad con sus empleados.
de los hechos es parte
fundamental para el uso posterior
del documento, ya que es la base
para la toma de decisiones.
 CIRCULARES
Es un documento de uso interno
que dirige una autoridad superior a
todos o aparte de sus subalternos
simultneamente para darle a
conocer disposiciones o asuntos
internos para que se cumplan a
cabalidad.
SOLICITUD
Tambin llamada instancia, la
solicitud es un documento escrito
que va dirigido a un organismo
pblico o a una autoridad a los que
se pide algo o ante los que se
plantea una reclamacin con la
exposicin de los motivos en los
que se basan.
 CONTRATO
Es un documento que contiene los
acuerdos a los que han llegado
dos o ms personas, para crear,
regular, modificar o extinguir una
relacin jurdica patrimonial.
CURRICULUM VITAE
Es un documento que contiene
informacin sobre las acciones
ms sobresalientes e importantes
de una determinada persona, en el
campo educativo, profesional y/o
laboral, proporcionada por ella
misma.
CONCLUSIONES

Es muy importante saber cmo redactar documentos administrativos para

diferentes situaciones.

Al momento de redactar cualquier documento debe de aplicarse un estilo de

lenguaje formal.

Conociendo los errores ms comunes en la redaccin es un paso para ser un

buen redactor.

Cada documento oficial tiene caractersticas diferentes y funciones.

BIBLIOGRAFA

http://tetonarvaez.blogspot.pe/2015/
http://www.monografias.com/trabajos82/los-documentos-administrativos/los-
documentos-administrativos2.shtml
https://www.slideshare.net%25252Fpaulandreavalbuena%25252Fdocumentos
-administrativos-vistos-en-clase
http://www.inegi.org.mx/inegi/SPC/doc/INTERNET/Redaccion_de_Documento
s_Administrativos.pdf
GRACIAS!!!!