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AUDITORIA Y CIERRE DE PROYECTOS

CURSO : PROYECTOS MULTIPLES


DOCENTE : DR. HERBERT EMILIO ZARATE NAVARRO
INTEGRANTES:
MARCK BRONCANO GANVINI
HUGO BARTUREN BECERRA
EFRAIN PAREDES DELGADO
JANETTE RODRIGUEZ PORRAS
1. INTRODUCCION
para evaluar la salud del proyecto,
deberan realizarse auditoras y reuniones
INTRODUCCION
de quality assurance en forma
frecuente para chequear no slo los
entregables sino el estado y progreso del
proyecto. Medir el progreso real versus el
costo y tiempo estimado es muy
importante, al igual que realizar
mediciones de calidad respecto del
cumplimiento de los requerimientos y el
alcance de los entregables. No podemos
controlar y mucho menos mejorar si no
tenemos mtricas. Debemos desarrollar
criterios estndar de medicin tanto de
calidad como de productividad y
eficiencia, para saber no slo dnde
estamos sino qu y cmo debemos
mejorar
Qu es una Auditoria
proceso sistemtico, independiente, documentado,
para obtener evidencia y evaluarla objetivamente,
con el fin de determinar en qu grado se cumplen los
criterios de auditora.

Auditora externa:

incluye lo que se denomina auditora de segunda y


tercera parte. Las auditoras de segunda parte se
llevan a cabo por partes que tiene un inters en la
organizacin tal como los clientes, o por otras personas
en su nombre. Las auditoras de tercera parte que se
llevan a cabo por organizaciones auditoras
independientes y externas, tales como aquellas que
proporcionan el registro o certificaciones de
conformidad de acuerdo con los requisitos de las
normas ISO.
Auditora interna del SGC
Denominadas en algunos casos como
auditoras de primera parte. En un
examen sistemtico e independiente
con el fin de determinar si las
actividades y los resultados relativos a
la calidad satisfacen las disposiciones
previamente establecidas y si estas
disposiciones son aplicadas en forma
efectiva y son apropiadas para
alcanzar los objetivos propuestos.

Auditora de rutina:

Son las auditoras desarrolladas por


el rea de planeamiento y gestin
para verificar el cumplimiento de los
requisitos contractuales y validez de
los reportes semanales enviados al
organismo supervisor de
operaciones.
Verificacin
Auditora de carcter interno
aplicado principalmente al personal
operativo. Forma parte del grupo de
actividades comprendidas en el
programa de auditora interna.
2. PROCEOSOS DE AUDITORIA
Lo que hemos visto en Proyectos
Proceso de emisin de Juicio
Utilizar auditoras:
para evaluar la salud del proyecto, deberan realizarse
auditoras y reuniones de quality assurance en forma
frecuente para chequear no slo los entregables sino el estado
y progreso del proyecto. Medir el progreso real versus el costo y
tiempo estimado es muy importante, al igual que realizar
mediciones de calidad respecto del cumplimiento de los
requerimientos y el alcance de los entregables. No podemos
controlar y mucho menos mejorar si no tenemos mtricas.
Debemos desarrollar criterios estndar de medicin tanto de
calidad como de productividad y eficiencia, para saber no
slo dnde estamos sino qu y cmo debemos mejorar. El PM
debe desarrollar todas las actividades y procesos definidos
dentro del grupo de Monitoreo y Control del Proyecto que
involucra el control del progreso del mismo (tiempo y tareas), el
control del alcance (cambios) el control del rendimiento
(performance), el control de los costos (mtodo del valor
ganado) y el control de calidad. De dichos controles surgirn
reportes y medidas correctivas o preventivas.
Utilizar auditoras:
Las auditoras tambin pueden ser
efectuadas por personal externo al
proyecto, y se denominan peer
reviews, realizadas por colegas o el
departamento PMO o de
Aseguramiento de Calidad.
Etapas de la Auditoria
Planificacin, eleccin del tipo de auditoras a realizar (costos,
performance, calidad, etc.), determinar los procedimientos a utilizar,
eleccin del personal, fijacin de su periodicidad (mensual, anual,
espordica, etc.).
Realizacin de auditoras segn procedimiento y plan definidos. Es
conveniente desde el punto de vista prctico que la realizacin de
auditoras sea sistemtica, y el propio director o responsable del rea a
auditar transmita a sus subordinados afectados las fechas concretas en las
que estas auditoras sistemticas van a realizarse para que presten su mayor
colaboracin. Los documentos que recojan los resultados de las auditoras,
es decir, respuestas, comprobaciones, resultados de medidas y ensayos,
etc., han de estar consensuados entre auditor y auditado, de tal forma que
recojan la conformidad de ambos, evitndose discusiones intiles. Se trata
de auditar la efectividad de la gestin del proyecto, tanto a travs del
grado de cumplimiento de los procesos, como a travs de la calidad del
producto obtenido.
Evaluacin de los resultados de la auditora. Toda auditora ha de realizarse
para obtener una nota final que sirva, aunque slo sea comparativamente,
para medir la evolucin y progreso del proyecto. Lo que se pretende es la
obtencin de una valoracin totalmente objetiva por lo que el sistema de
valoracin ha de ser consensuado, y adems, experimentado durante
cierto tiempo, para poder fijar las seales de alerta, ndices de
ponderacin, etc.
Redaccin de un informe y propuesta de medidas correctivas de ser
necesario, con expresin de su grado de urgencia. Una vez valorada la
auditora y antes de la redaccin del informe final y propuesta de las
medidas correctoras, es conveniente la reunin con el PM afectado por la
auditora para que sea el primer informado y pueda incluso colaborar en la
propuesta de medidas correctoras as como la decisin sobre la urgencia
de las mismas, pues es conveniente que tanto el informe de la auditora
como la propuesta de medidas correctoras, lo asuma como algo propio,
entre otras cosas porque a veces, podr ejercer ms presin sobre la
Gerencia que el propio auditor, sobre todo si alguna de las medidas
propuestas corresponden o requieren inversiones.
3. LA AUDITORIA Y LOS ESTANDARES DEL
PMBOK
CLAVES PARA EL EXITO
GRUPOS DE PROCESOS GERENCIA DE
PROYECTOS
LA CONFUSION
NIVELES DE CONTROL
COMO EJERCER EL MONITOREO
COMO EJERCER EL MONITOREO
PROCESOS DE CIERRE
INTERACCION ENTRE PROCESOS
POR AREAS DE CONOCIMIENTOS
POR AREAS DE CONOCIMIENTOS
POR AREAS DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS PARA OBTENER LA
CERTIFICACION PMP
4. AUDITORIA DE PROYECTOS ESTANDAR
DE AUDITORIA ISO 19011:2011
4. GESTION DE PROYECTOS Y LA
NORMA ISO
Caso Proyecto Comercial
Productos comercial bajo el estndar requerido para un Canal de distribucin y Venta

La Administracin decide incorporar un Equipo de comunicaciones (US$ 200 valor de venta) al


canal retail. El rea de marketing, quien lidera el proyecto, no considera en sus check-list la
necesidad de cumplir condiciones logsticas de entrega, empaque y rotulado especificas:
Cdigo de Barra GS-1
Certificados de Garantas (Sernac)
Logstica inversa por devoluciones

Cierre: Primer embarque de 3.000 unidades, con rotulado manual en etiquetas adhesivas.
Caso Proyecto Comercial
Desempeo de seguridad elctrica no testeada en equipos de comunicacin

Se comercializa e instala en casa de clientes un Equipo de comunicacin importado,


que se conecta al televisor (US$ 300 valor de venta). El Area tcnica del equipo
multidisciplinario del proyecto, no considera en sus check-list efectuar pruebas a la
proteccin de tierra que trae el equipo (Borne de puesta a tierra en enchufe). En la
operacin, se observan casos de cortocircuito en Televisores de clientes.

Cierre: Solicitud de revisin al fabricante


Retiro de borne de puesta a tierra para equipos en stock
Indemnizacin a clientes afectados.
Caso Proyecto de Ingeniera
Mayores plazos en etapa de Ingeniera de Detalles para construccin de carretera

El proyecto considera la construccin de un tramo de 5,5 Km de carretera, que pasa sobre una
loma con una inclinacin de 15. La ingeniera bsica (estimacin inicial) proyect X das para la
actividad. La ingeniera de detalles (diseo real), determin un plazo mayor, de 3X, para la
ejecucin del tramo debido a que el terreno present una mayor composicin rocosa en la
superficie a excavar. El Area de ingeniera no consider efectuar calicatas del terreno, dada la
preexistencia de un camino antiguo.

Cierre: Revisin EDT del proyecto, para ajustar ruta critica.


Aplicacin del Seguro de mala prctica profesional.
Caso Proyecto de Ingeniera
Mayores Costos en el desarrollo del Proyecto

Los costos de desarrollo de una planta de tratamiento de Riles, presenta un dficit global
del 35%, el que se considera situado dentro del rango de desviaciones esperadas. La
Gerencia del Proyecto solicita la aprobacin de fondos adicionales, debido a que el
dficit es en el Item de HH directas, amenazando el cumplimiento del proyecto.

Al revisar el desarrollo presupuestario, se detect una Reasignacin interna desde HH


directas a HH indirectas, con lo cual, el dficit directo se reduce slo a un 13%.

Cierre: Aprobacin de fondos por un 13% de dficit


Revisin EDT del proyecto, para ajustar ruta critica.
Revisin de HH Indirectas en el proyecto.
Caso Proyecto Informtica
Entregables fuera del alcance acordado
En la implementacin de un ERP, se estableci como entregable la versin
estndar + un 30% de customizacin segn el negocio. El implementador
desarrollo la Carta gantt del proyecto considerando etapas de: Diseo,
Desarrollo, Pruebas, Carga de Datos e implementacin. En la asignacin de
Esfuerzo de trabajo (EDT) para las Pruebas, en el tiempo de KeyUser del cliente se
registr valores 0, a efecto de cumplir con los plazos.

La falta de tiempo real de los KeyUser para efectuar pruebas en forma


adecuada, hizo que se Aceptaran transacciones, reportes y procesos que no
cumplan con el alcance acordado.

Cierre: Revisin del Cumplimiento del Alcance, acordando distribucin del


costo para completar temas faltantes.
Caso Proyecto Informtica
Mayores costos en el desarrollo de la aplicacin ERP

Los requerimientos del cliente para su ERP, canalizados por medio del
KeyUser responsable, se formalizan por medio de documentos tipo que
recogen: Definicin del proceso, Situacin Actual y Requerimiento
Especfico. En la etapa de pruebas, se identific que el impuesto IVA
crdito no recuperable, era imputado a una cuenta unica, sin ser
distribuido a la cuenta contable del gasto o activo principal. Esto debido
a que no fue explicitado en la fase de requerimien|tos, ni observado por
los consultores del implementador.

Cierre: Revisin del esfuerzo necesario para distribuir el Iva no


recuperable a la cuenta de gasto o activo principal, acordando
distribucin del costo para completar temas faltantes.
Caso Proyecto de Soporte a la Operacin
Mayores costos por Diseo incompleto del proyecto

Se aprob la ejecucin de un proyecto que moderniza el manejo de datos en el Centro


de Distribucin de la empresa, con la utilizacin de terminales inalmbricos para:
Recepciones, Almacenamiento, Picking, Packing, Inventarios, etc., conectados al
mdulo MM del ERP Corporativo. En la etapa de adquisicin de equipos y servicios para
el proyecto, los proveedores observaron la falta de elementos esenciales:
3 equipos switch para conectar red wifi local a Red corporativa (US$ 1.500 c/u).
Servicio de comunicacin mvil, para 30 terminales.

Cierre: Envo de Request For Information (RFI) a proveedores, para revalidar diseo del
proyecto.
Revisin de disponilidades presupuestarias para suplementar el presupuesto del
proyecto.
Caso Proyecto de Soporte a la Operacin
Mayores Plazos en implementacin del proyecto

Para la ejecucin de un proyecto que apoya la Atencin a Clientes por medio


de terminales con comunicacin mvil de datos, el rea de compras adjudic
la provisin de equipos (70% del valor de la compra) y el desarrollo del software
de control (30% del costo), al proveedor con la oferta total ms econmica, no
obstante que no presenta experiencia previa en el desarrollo de software. El
avance del proyecto se detuvo al no alcanzarse un resultado satisfactorio del
software de control, teniendo inmovilizados los equipos en bodega. La gerencia
del proyecto no contempl ni trat la falta de experiencia del proveedor como
un Riesgo.

Cierre: Reasignacin del proyecto a un proveedor con experiencia.


Liquidacin del proveedor en falta, segn avance real, aplicando
multas contractuales.
CASO PRACTICO CIERRE DE PROYECTOS
PROGRAMA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA
PRONIED MINEDU - 2017
RELACION DE DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL PROCESO DE
LIQUIDACIN FINAL DEL CONTRATO DE EJECUCION DE OBRA
01.- Control Valorable de la Obra emitido por la OGA (Incluye Memo. de solicitud en
original).
02.- Informe Tcnico del Coordinador de Obra (en original).
03.- Carta Original del Contratista, conteniendo la Liquidacin de Obra documentada.
04.- Contrato de Obra.
05.- Resolucin Jefatural o Directoral de Aprobacin de Expediente Tcnico.
06.- Informes parciales y final (100%) de Conformidad al Expediente Tcnico rea de
Proyectos (solo en el caso cuyo proceso es del tipo Concurso Oferta), debe incluir
Informes de penalidad.
07.- Hoja Resumen de Presupuesto Base.
08.- Hoja Resumen de Presupuesto Contratado.
09.- Hoja de Desagregado de Gastos Generales del Presupuesto Contratado.
10.- Frmulas Polinmicas del Contrato Principal y de Adicionales de ser el caso.
11.- Calendario de Avance de Obra, adecuado a la fecha de inicio y Ampliaciones.
12.- Designacin del Supervisor de Obra y/o Inspector de Obra.
13.- Documento con el cual se notifica al Contratista la desig. del Sup. y/o Insp. de Obra.
14.- Constancia de entrega del Expediente Tcnico.
15.- Acta de Entrega de Terreno.
16.- Memorndum y Solicitud de Adelanto Directo.
17.- Memorndum y Solicitud de Adelanto para Materiales, con Relacin de Materiales.
18.- Asientos del Cuaderno de Obra de Inicio Contractual y Real, del Resid. y Superv.
19.- Memorndums e Informes de Valorizaciones Mensuales del Contrato Principal.
20.- Resoluciones de Adicionales y/o Deductivos de Obra, adjuntando Presupuestos.
21.- Documento con el cual se notifica al Contratista las Resol. de Adicionales y/o
Deductivos.
CASO PRACTICO CIERRE DE PROYECTOS
22.- Clusulas Adicionales o Adendas de Adicionales y/o Deductivos de Obra.
23.- Memorndums o Informes de Valorizaciones de Adicionales de Obra.
24.- Resoluciones de Ampliaciones de Plazo de Obra.
25.- Documento con el cual se notifica al Contratista las Resol. de Ampl. de Plazo.
26.- Aprobacin de Gastos Generales por Ampliaciones de Plazo.
27.- Clusulas Adicionales o Adendas de Ampliaciones de Plazo.
28.- Informe de Trmino de Obra presentado por el Supervisor.
29.- Asientos del Cuaderno de Obra de Trmino Contractual y Real, del Resid. y Sup.
30.- Resolucin y Memorndum de Nombramiento del Comit de Recepcin.
31.- Acta o Pliego de Observaciones.
32.- Informe de Subsanacin de Observaciones del Supervisor.
33.- Asiento del Cuaderno de Obra de Subsanacin de Observaciones del Res. y Sup.
34.- Acta de Recepcin de Obra suscrita por el Comit de Recepcin y el Contratista.
35.- Actas de Entrega de Obra a la Direccin Regional y Direccin de la I.E.
36.- Constancia de No Adeudos del Contratista a la I.E. firmada por el Director.
37.- Constancia de Adiestramiento al personal de la IE, manejo de Instalac. y Equipos.
38.- Constancia de No Adeudo del Contratista al SENCICO
39.- Documento con el cual el Contratista inform el cambio de su domicilio legal.
40.- Contrato de formacin del consorcio (si el contratista y/o consultor fuera consorcio)

CASO DE RESOLUCION DE CONTRATO


39.- Documento que Resuelve el Contrato de Ejecucin de Obra.
40.- Acta de Constatacin Fsica de Obra e Inventario de Equipo y Materiales.
41.- Valorizacin del Acta de Constatacin Fsica y de Materiales en Cancha.
42.- Contrato de formacin del consorcio (si el contratista y/o consultor fuera consorcio)
43.- Carta Notarial de resolucin de contrato de obra
CIERRE TECNICO FINANCIERO DE UN PROYECTO

PROGRAMA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA


PRONIED MINEDU - 2017
RELACION DE DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL PROCESO DE
CIERRE TECNICO FINANCIERO DEL PROYECTO
01.- Resolucin de Aprobacin de la Liquidacin de Obra emitida por la entidad
02.- Carta Notarial de Notificacin al Contratista para aceptacin de la Resolucin de
Liquidacin de Obra.
03.- Carta de Comunicacin de Consentimiento de Resolucin de Liquidacin de Obra por
parte del Contratista.
04.- Copia de Comprobantes de Pago de Valorizaciones realizadas en la Obra
05.- Constancia de Depsito a Favor o en Contra del Contratista emitida por tesorera de
la entidad en Cumplimiento de la Resolucin de Liquidacin de Obra.
06.- Constancia de Devolucin de Cartas Fianzas
07.- Informe de la Oficina de Liquidacin de Obras a la Oficina de Planeamiento y
Presupuesto reportando el Cierre Financiero del Proyecto.
08.- Reporte de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto al MEF del cierre Tcnico
Financiero del Proyecto.