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PLANIFICACIN DE COMPRAS

Formacin contInua
NDICE

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

II. QU ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN DE


COMPRAS

2. EJEMPLO:POR QU PLANIFICAR LAS COMPRAS

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

IV. QU ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1. QU CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

2. QU VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? PARA


QU LO CREAMOS?

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIN DE COMPRAS

VI. RESUMEN
I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

Comprender la importancia de la planificacin en las


compras pblicas y entender las ventajas que existen al
guiarse por un Plan de Compras
II . QU ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Hacer un Plan o proyecto de una accin.


(Fuente: Diccionario de la Lengua Espaola).

Significa definir:

A) Qu necesita la organizacin Planificacin de Compras

B) Cunto necesita
Plan de
Compras
C) Para cundo lo necesita

D) Con qu recursos. Dentro de un perodo de tiempo determinado.


1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN
DE COMPRAS
Definicin de Seleccin del Reunin equipo Validacin Subida Seguimiento
requerimiento mecanismo de Elaboracin Plan del plan a
e trabajo Presupuestaria Del Plan
compra la Web

1 2 3 4 5 6 7
ACTIVIDADES: ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES

1. Revisar stocks. 1. Determinar 1. Reunin de 1. Se valida la 1. Se elabora un 1. Subida del 1. Seguimiento


2. Ver datos tipo de encargado de aprobacin plan de compras Plan de en el ao del
histricos (lo compra y compras con sus presupuestaria con sus Compras al Plan Anual de
comprado y tiempos que Jefes para para la lista de actividades de Sistema Compras en
consumido el ao demorar el validar sus compras. seguimiento e ChileCompra. base a
pasado). proceso. Se previsiones y identificacin de programa.
3. Reunin de crea lista y revisar si existen responsables.
trabajo con detalle con nuevos (Programa de
quienes necesitan las compras proyectos. Se ejecucin de
insumos a realizar. actualiza lista de actividades).
estratgicos compras.
(usuarios internos).
4. Revisar
cumplimiento Plan
anterior.

Plan de Compras
2. EJEMPLO: POR QU PLANIFICAR LAS COMPRAS

Si desde hace varios aos el consumo promedio de papel para impresora


tamao carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable
suponer que dicho consumo rondar la misma cifra el ao siguiente.

Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los


cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos
de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la
institucin. Por ejemplo, un proyecto de modernizacin del sistema
informtico puede acarrear la eliminacin de ciertos formularios, por lo
que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel,
debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.
IMPORTANTE

La planificacin no podr realizarse exitosamente si Abastecimiento


funciona como oficina de emergencias dedicada a apagar incendios, lo que
necesariamente implicar insatisfaccin de los usuarios, estrs y tensiones
entre unidades y funcionarios.

La planificacin de compras slo es posible si existe un compromiso


organizacional de todas las partes.

Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos.

En resumen, una buena planificacin nos permite adems controlar el


proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y as poder tomar
mejores decisiones a futuro.
INICIO

III. PROCESO DE
Definicin de
ABASTECIMIENTO
requerimiento
1 Seleccin del
mecanismo de
compra
Llamado y recepcin
2 de ofertas
3 Evaluacin de
ofertas
4
Adjudicacin oferta
5
Recibo de
producto o
FIN
servicio
6
Seguimiento y
monitoreo de
la compra
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IV. QU ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro
organismo, el momento en que se comprarn o contratarn y su valor
estimado.

1. QU CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?


Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se
contratarn, detallndose de acuerdo a la ley 19.886 de Compras
Pblicas. Este plan como mnimo debiese tener:
Descripcin del bien o servicio
Cdigo del clasificador de rubro utilizado en Mercadopblico
Cantidad del bien o servicio
Monto estimado
Modalidad de adquisicin (catlogo electrnico, licitacin publica,
etc).
Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a participar.
SE RECOMIENDA ADEMS DETALLAR EN ESTE PLAN:

Usuarios principales

Si es una compra simple o estratgica

Cronograma del proceso para las compras complejas

Fuentes de financiamiento

IMPORTANTE

El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistema


ChileCompra, informacin que adems, ser un insumo clave para
la confeccin de los Convenios Marco a elaborar por la Direccin
ChileCompra.
2. QU VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Precios competitivos para los compradores.

Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de


compra y, por tanto, menos papeleo, rdenes de compra,
coordinaciones (ya sea va telefnica, correo electrnico u otra), menos
revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo


necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos
de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que
evidentemente aumenta su satisfaccin.
Adecuada distribucin de la carga de trabajo de los recursos humanos
en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y
distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar
la ocurrencia de perodos con grandes sobrecargas de trabajo.

Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y


planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos
para otras actividades.

Disminucin del nmero de licitaciones desiertas y de compras


urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que
realizar importantes compras urgentemente.

Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan ser


posible definir pedidos con un tamao y con una frecuencia que permita
disminuir los stocks y sus costos asociados.
Permite ayudar a conseguir los objetivos estratgicos de la institucin.

Tener un registro histrico.


Controlar y trasparentar los gastos.
V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA
PLANIFICACIN DE COMPRAS
Seguimiento del
Plan

7
Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando
medidas correctivas oportunamente.
Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos
avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:
Compras planificadas v/s realizadas

Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el


costo, tiempos, etc.)
Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las
causas que originan las desviaciones.
RESUMEN

Identificar
desviaciones
Programacin de las Analizar causas
actividades 1. Ejecutar 2. Evaluar Problemas de
planificacin
Programacin de las Problemas de
licitaciones ejecucin

Proponer mejoras
y/o medidas
3. Ajustar correctivas

Modificar el plan de
compras
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