Access

Unidad I
Base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos que estn

organizados para un uso determinado y el conjunto de
los programas que permiten gestionar estos datos es lo
que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2013 tienen la extensin

.ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.
 Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos
almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin
de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan
en Tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser
los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno
de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre
los pedidos de estos y viceversa.
Tabla de datos

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar

datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto
particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen columnas/campos que almacenan los diferentes

datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le

denomina registro/fila, as todos los campos de un cliente forman un
registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
 En una tabla no pueden haber dos columnas con el mismo nombre pero
ese nombre s se puede utilizar en otra tabla.
Normalmente todas las tablas deben tener una clave principal definida.
Una clave principal es una columna (o combinacin de columnas) que
permite identificar de forma inequvoca cada fila de la tabla, por lo que
no pueden haber en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna
definida como clave principal. En el ejemplo anterior la clave principal
sera el campo Cdigo ya que todos los clientes tienen un cdigo y dos
clientes no pueden tener el mismo cdigo (un mismo valor no se puede
repetir en la columna Cdigo, dos clientes no pueden tener por ejemplo
el cdigo 2).
 Una clave fornea es una columna (o combinacin de columnas)
que contiene un valor que hace referencia a una fila de otra tabla
(en algunos casos puede ser la misma tabla).
Las claves ajenas no permiten relacionar tablas entre s.
Una tabla tiene una nica clave primaria y puede contener cero o
ms claves forneas.
Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila
de la tabla puede contener un valor nulo en esa columna ni
tampoco se pueden repetir valores en la columna.
Consultas

Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de

los datos almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar,
borrar datos, etc., pero la mayora de las veces se utilizan para
extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los
datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.
Access incorpora un entorno grfico para crear consultas de forma
sencilla y rpida que veremos a lo largo de este curso.
Formularios

Un formulario es el objeto de Access 2013 diseado para la

introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las
tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se
utilizan tienen la forma de pestaas de datos para la introduccin
por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Access tiene sus propios formularios definidos pero nosotros
podemos crear otros para presentar la informacin a nuestro
gusto. En este curso veremos cmo crearlos.
Informes

Un informe es el objeto de Access 2013 diseado para dar

formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una
tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma

impresa. En este curso veremos cmo crearlos.
Macros

Una macro es el objeto de Access 2013 que define de forma

estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice
en respuesta a un evento determinado.
Pantalla inicial
Entorno de trabajo