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Planificacin y Control de

Proyectos

Alfredo Serpell Bley


Escuela de Ingeniera
Pontificia Universidad Catlica de Chile
Captulo I. Conceptos de Direccin y
Planificacin de Proyectos
Qu es un proyecto?

Cules son sus caractersticas?

Qu es la direccin de proyectos?

Por qu es importante para los


profesionales militares?

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Proyecto
Esfuerzo para el cual se organizan recursos
humanos, materiales y financieros de una forma
nica, para llevar a cabo un trabajo de un alcance
dado, con especificaciones dadas, dentro de
restricciones de tiempo y costo, de modo de lograr
cambios beneficiosos definidos por objetivos
cualitativos y cuantitativos (Turner 1993).
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se realiza
para crear un producto o servicio nico (PMI 2000).
Para muchas organizaciones, los proyectos son
medios para responder a aquellos requerimientos
que no pueden abordarse dentro de los lmites
operacionales normales de una organizacin. (PMI
2000)

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Caractersticas de los proyectos
De naturaleza temporal.
Comprenden trabajos y objetivos parcial y/o
totalmente definidos al momento de su ejecucin.
Involucran un esfuerzo para cumplir los objetivos
dentro de un plazo y costo determinados.
Tienen un ciclo de vida.
En general son nicos y no repetitivos.
Involucran a varios participantes con distintos
intereses y especialidades (stakeholders).
Estn afectos a riesgos potenciales e incertidumbre.
Pueden presentar altos niveles de complejidad y
requerir tecnologas avanzadas.

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Cmo asegurarse de que una actividad
es un proyecto?

Es algo nico?
Tiene un tiempo limitado de
ejecucin?
Existe una forma de determinar
cuando est terminada?
Existe alguna forma de medir la
satisfaccin de los interesados?

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Cmo nacen los proyectos?

Existe una necesidad.


Alguien plantea una buena idea.
Existe un problema recurrente .
Se necesita mejorar el desempeo de
la organizacin.
Existe una oportunidad de
mejoramiento.
Se desea lograr una visin.

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La relacin estrategia-proyectos

Visin

Objetivos

Estrategias

Proyectos

Resultados

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Cambios introducidos por los
proyectos en una organizacin

Cambio Tcnico
Proyecto de ingeniera
Proyecto de tecnologas de informacin

Cambio Cultural
Proyecto de rediseo organizacional
Proyecto de introduccin de sistemas de
calidad
Proyecto de mejoramiento y cambio

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Ciclo de vida de un proyecto
Los proyectos tienen una duracin finita y el nfasis
de las actividades o etapas cambia en el tiempo.
Stuckenbruck et al. Wideman Archibald Obradovitch
Iniciacin Concepto Concepto Inicio
Crecimiento Desarrollo Definicin Crecimiento
Produccin Implementacin Diseo Madurez
Cierre Trmino Produccin Declinacin
Instalacin Trmino

Costo y Etapa Etapa(s) intermedia(s) Etapa


personal inicial final

Tiempo
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Ciclo de vida, agregacin de valor y
costo de cambiar
Ciclo de vida total del proyecto
Agregacin de valor

Costo de cambiar
Planificacin Logro
CONCEPTO DESARROLLO IMPLEMENT. TERMINO
Concebir Desarrollar Ejecutar Finalizar

Oportunidad Intervencin
constructiva Destructiva

Tiempo

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Subsistemas tpicos de un proyecto
Derivados del ciclo de vida
Puntos de cambio o interfases dinmicas de un
proyecto
Diferencias en: Misin, Tamao, Tecnologa,
Velocidad de cambio, Participantes
Derivados de los niveles de administracin
Administracin superior de la organizacin
Administracin de nivel medio
Administracin de nivel tcnico

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Consecuencias
Necesidad de un rol integrador.
Necesidad de que la organizacin del
proyecto sea bien regulada.
Mejor comprensin de la necesidad de un
control dinmico.
Uso amplio de las tcnicas de sistemas.
Capacidad de negociacin y relaciones
pblicas.

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Administracin de Proyectos
Funcin fundamental para ejecutar un proyecto.
Es el proceso por el cual se obtienen, manejan y
aplican recursos variados, necesarios para ejecutar el
proyecto y cuyo desempeo se mide principalmente
en base a los siguientes parmetros:
Costo.
Plazo.
Alcance.
Calidad.
Satisfaccin del cliente.

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Dimensiones de la administracin de
proyectos
Administracin de Proyectos

Objetivos Procesos de Niveles


administracin

Alcance Dirigir Estratgico


Satisfaccin Planificar Tctico
Calidad Organizar Operacional
Costo Implementar
Tiempo Controlar

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El administrador del proyecto
Habilidades:
Comunicacin.
Organizacionales.
Manejo de presupuestos.
Solucin de problemas.
Negociacin e influencia.
Liderazgo.
Manejo de equipos.
Recursos humanos.

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Procesos y reas de
administracin de un proyecto
Procesos
Proceso: una serie de acciones que traen
como consecuencia un resultado
Procesos de administracin de un proyecto
Descripcin del trabajo.
Organizacin del trabajo.
Procesos orientados al producto del proyecto
Especificacin del producto.
Materializacin del producto.

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Grupos de procesos para cada etapa
de un proyecto (PMI, 2000)
Procesos
Procesos de
de
Planificacin
Iniciacin

Procesos
Procesos
de
de Control
Ejecucin

Procesos
de Cierre

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Procesos de un proyecto (PMI, 2000)
Procesos de iniciacin
Determinacin de necesidades y demandas.
Desarrollo de una visin general del proyecto.
Determinacin de las metas y objetivos del
proyecto.
Requerimientos del proyecto.
Resultados del proyecto.
Identificacin de interesados.
Identificacin o definicin de restricciones.
Identificacin de supuestos del proyecto.
Autorizacin.

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Elementos de la definicin del
proyecto
MISION

META

OBJETIVOS

REQUERIMIENTOS RIESGOS RESTRICCIONES

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Procesos de un proyecto (2)
Procesos centrales de planificacin:
Planificacin del alcance
Definicin del alcance
Definicin de actividades
Planificacin de recursos
Secuencia de actividades
Estimacin de la duracin de actividades
Estimacin de los costos de actividades
Desarrollo de programas
Presupuestos
Desarrollo del plan del proyecto

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Procesos de un proyecto (3)
Procesos que facilitan la planificacin:
Planificacin de la calidad
Planificacin de la organizacin
Asignacin de personal
Planificacin de la comunicacin e informacin
Planificacin de adquisiciones
Planificacin de las solicitudes de servicios o
productos
Identificacin de riesgos
Cuantificacin de riesgos
Desarrollo de respuestas a los riesgos

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Procesos de un proyecto (4)
Ejecucin del plan
Procesos que facilitan la ejecucin:
Distribucin de informacin
Desarrollo del equipo de trabajo
Aseguramiento de la calidad
Verificacin del alcance
Solicitacin de recursos y servicios
Seleccin de fuentes de recursos y servicios
Administracin de contratos

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Procesos de un proyecto (5)
Procesos de control:
Informes de desempeo
Control general de cambios
Procesos que facilitan el control:
Control de cambios al alcance del proyecto
Control de calidad
Control del programa
Control de las respuestas al riesgo
Control de costos

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Procesos de un proyecto (6)
Procesos de cierre:
Cierre de contratos
Cierre administrativo
Evaluacin de satisfaccin de clientes
Evaluacin general de desempeo de cada etapa y
del proyecto como un todo
Reintegro de personal asignado al proyecto
Adquisicin y almacenamiento de informacin
relevante para futuros proyectos

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reas de conocimiento de la
Administracin de Proyectos (PMI, 2000)

Administracin de la integracin del proyecto


Administracin del alcance
Administracin del tiempo
Administracin del costo
Administracin de la calidad
Administracin de los recursos humanos
Administracin de la comunicacin
Administracin del riesgo
Administracin de las adquisiciones

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Administracin del tiempo

Definicin de actividades
Secuencia de actividades
Estimacin de duracin de actividades
Desarrollo del programa
Control del programa

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Herramientas, conocimientos y mtodos
de la administracin del tiempo

Descomposicin en actividades.
Listados histricos de actividades.
Mtodo de precedencia (PDM).
Mtodo de redes en flechas (ADM).
Mtodos de redes condicionales.
Plantillas de redes y programas de
administracin de proyectos.
Juicio experto para estimaciones y
estimacin analgica.

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Herramientas, conocimientos y mtodos
de la administracin del tiempo (2)

Simulacin.
Mtodo del paso crtico (CPM).
Tcnica de evaluacin y revisin del
programa (PERT).
Tcnica de evaluacin y revisin grfica
(GERT).
Compresin de duraciones.
Anlisis de recursos.

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Planificacin
Es importante la planificacin?

Es necesaria?

Por qu?

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Planificacin

Es la actividad destinada a definir


cmo, cundo, dnde, por quin y de
qu forma se va a realizar el trabajo.
Tcnicas de planificacin: ayudan al
anlisis del trabajo, organizacin de la
informacin y tienen una gran
importancia en la forma en que la
planificacin es comunicada a los
miembros de la organizacin.

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Objetivos de la planificacin

Anlisis
Anticipacin
Manejo de riesgos
Comparacin futura
Programacin de la produccin y sus
recursos
Coordinacin y control
Produccin de datos

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Riesgo (Al-Bahar y Crandall 1990)
Exposicin a la posibilidad de ocurrencia de
eventos que afecten en forma adversa o
favorable a los objetivos de un proyecto,
como consecuencia de la incertidumbre
existente.
Evento de riesgo: lo que puede ocurrir.
Incertidumbre del evento: la posibilidad de que el
evento ocurra.
Ganancia/prdida potencial: la consecuencias de
la ocurrencia del evento.
Riesgo:(incertidumbre, ganancia/prdida potencial)
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Planificacin

CONTROL Y
TOMA DE PLANIFICACION
DECISIONES

SEGUIMIENTO EJECUCION

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Niveles de la planificacin

PLANIFICACIN ESTRATGICA
PLANIFICACION
CONTROL

PLANIFICACIN TCTICA
PLANIFICACION
CONTROL

PLANIFICACIN OPERACIONAL

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Operacionalizando la planificacin
PROYECTO

ACTIVIDADES

SECUENCIA

ESTRUCTURA DE ORDENAMIENTO PLAN


SUBDIVISIN
OBJETIVOS
RESTRICCIONES DURACIONES PROGRAMA
INFORMACION
RECURSOS
COSTOS PRESUPUESTO

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Resumen
Ventajas del enfoque de proyecto
Administrador del proyecto, provee un
elemento fundamental de integracin.
Facilita el desarrollo de sistemas o productos
complejos en un perodo especfico de
tiempo.
El proyecto puede ser operado como una
unidad financieramente independiente.
Componentes, sistemas y subsistemas
pueden desarrollarse en forma paralela.

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Ventajas del enfoque de proyecto (2)
Permite aplicar esquemas de planificacin y
control distintos a los propios de la empresa.
Facilita el uso de conocimiento tcnico
disperso en la empresa.
El trabajo hacia un objetivo definido bajo un
liderazgo apropiado y el desafo tecnolgico
crean un alto nivel de espritu de cuerpo.

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Desventajas del enfoque de proyecto
Debilita la organizacin funcional o departamental,
debido a la prdida de personal.
Interfiere con las funciones principales de la
organizacin debido a necesidades especiales de los
proyectos.
Diluye los recursos de la empresa.
Se crean conflictos dentro de la organizacin.
Tendencia a la exageracin en el uso del esquema
para actividades que no lo requieren.

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Factores de xito en proyectos

Claridad en la misin del proyecto.


Apoyo de la direccin superior.
Buena planificacin y programacin.
Consultas al cliente e interesados.
Buen personal y administrador.
Disponibilidad de tecnologa requerida.

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Factores de xito en proyectos (2)

Aceptacin del cliente.


Seguimiento y retro-alimentacin.
Comunicacin apropiada.
Capacidad de manejar imprevistos.
Manejo adecuado del entorno del
proyecto.

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Resumen
Los proyectos son procesos muy dinmicos.
Un proyecto necesita que la administracin y sus
herramientas de comunicacin sean efectivas.
La administracin de proyectos es un esfuerzo de
equipo, liderado por el administrador del proyecto.
El equipo de proyecto es un grupo de alto impacto.
Una administracin efectiva requiere sistemas
confiables para registrar el pasado y el presente, y
para proyectar el futuro.
El logro de un nivel apropiado de integracin es un
objetivo esencial de la administracin de un
proyecto.

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