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BELLOTTO, Helosa Liberalli.

Arquivos
permanentes: tratamento documental.
2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004

Cap. 1 Da administrao
histria: ciclo vital dos
documentos e funo
arquivstica.
Gerenciamento de arquivos trnsito entre as reas da
administrao e da histria. Conceito de ciclo vital
desloca-se entre esses dois pontos.

Distncia entre a administrao e a histria uma


questo de tempo. Os documentos gerados hoje so os
que, no futuro, serviro s pesquisas as mais diversas.
Hoje, so produzidos para finalidades prticas:
administrativas (arquivos institucionais, pblicos e
privados); profissionais/pessoais (arquivos pessoais). No
futuro, essas finalidades prticas podem servir de
indcios de como funcionavam uma corporao, uma
administrao governamental, a vida privada, a vida em
sociedade.
Ciclo vital: 3 fases documentais.

Documentos correntes permanncia nos


arquivos correntes por 1 ano
aproximadamente. Podem passar a um
arquivo central do organismo onde
permanecero por mais 5 a 10 anos (sem
que signifique uma outra idade). Devem
situar-se junto ao produtor, pois ele o
principal usurio.
Documentos intermedirios - permanncia
nos arquivos intermedirios de
aproximadamente 20 anos. Ali, uso das
tabelas de temporalidade, segundo
tipologia e funo documental. Tabelas
baseadas na legislao, nas normas
internas do rgo produtor, e na prpria
finalidade dos documentos em questo.
Uma comisso interdisciplinar deve aplicar
a tabela (arquivistas + administradores,
juristas e historiadores). Critrios para
eliminao. Pode estar em local afastado,
de guarda barata.
Documentos permanentes arquivos de
terceira idade. 25 ou 30 anos aps a
produo do documento ou do fim de sua
tramitao (depende da legislao em
cada pas, estado ou municpio). Se
arquivo privado, resta no arquivo histrico
da instituio. Se pblico, recolhimento
obrigatrio para uma instituio
arquivstica, que se encarregar da
custdia da documentao. Ou juntos
universidades e centros culturais.
Custdia, ou guarda, no se resume a
conservar e preservar. No arquivo
permanente, abrem-se outras
oportunidades de uso dos documentos:
usos cientfico, social e cultural. Os usos
primrios do documento que ficam para
trs.
Atividades clssicas de administrao que
no podem existir sem documentos:
Prever
Organizar
Comandar
Coordenar
Controlar
O arquivo armazena tudo o que uma
unidade administrativa produz: normas,
objetivos, documentos decorrentes de
suas funes. Servem para informao e
a gesto. Mas para a tomada de deciso,
a unidade administrativa necessita mais
do que apenas seus documentos: precisa
de legislao, dados econmicos, sociais,
polticos etc.
Por isso, necessrio o arquivo, alm de
uma biblioteca e de um centro de
documentao para prover o
administrador de dados necessrios sua
atuao profissional.

Fase inicial do documento e seu valor


primrio chama-se primrio o valor que
o documento apresenta para a
consecuo dos fins explcitos a que se
prope.
Valor secundrio desde o elemento
informativo para anlise crtica da administrao
at, em perspectiva, os aspectos sociais e
polticos generalizados que, no mesmo
documento, o historiador puder detectar.
Segundo Schellenberg, neste segundo tipo h o
valor da informao. No sentido de prova, ser
possvel saber sobre a organizao e o
funcionamento do rgo que produziu o
documento e, como informao, pode conter
dados sobre pessoas, coisas, fatos.
Para encaminhar bem os documentos pelo seu
ciclo de vida, necessrio revelar as suas
potencialidades. Cabe ao arquivista identificar,
descrever, resumir e indexar.

No uso secundrio, cabe ao pesquisador


selecionar, interpretar e explicar. Para que isso
se realize, necessrio que o fluxo no seja
interrompido. Entidade produtora no deve nem
pode descartar documentos sem a superviso
de autoridades arquivsticas para tal (nos
arquivos pblicos, principalmente).
Algumas razes para o grande aumento de
produo documental:

Avanos da tecnologia
Complexidade dos sistemas burocrticos
Aumento das necessidades
administrativas, jurdicas e cientficas na
atualidade
Conservar tudo o que produzido
invivel.

Eliminao, ento, no s necessria


como obrigatria.

Critrios para eliminao: exame da


procedncia, do tipo documental, do
contedo, e dos potenciais informativos da
documentao.
Arquivo permanente no se constri ao acaso.
O que chega at ele, deve ser o resultado de
um trabalho bem feito em etapas, com
coordenao, planejamento e controle.

Manter a organicidade da documentao


essencial. O conjunto de uma documentao
tem que retratar a infra-estrutura e as funes
do rgo gerador. Reflete suas atividades-meio
e suas atividades-fim. Esta a base da teoria de
fundos.
Fator norteador da constituio do fundo
o princpio da provenincia: a origem do
documento em um dado rgo gerador e
o que ele representa, no momento de sua
criao, como instrumento que
possibilitar a consecuo de uma
atividade dentro de uma funo, que cabe
ao referido rgo gerador no contexto
administrativo no qual atua, ou que
provar o cumprimento dessa atividade.
4 tipos de pblico para os arquivos pblicos:

O administrador
O cidado em busca de comprovao de
direitos
O pesquisador
O cidado comum procura de cultura
geral, entretenimento etc.
Elementos norteadores do arranjo dos
documentos nos arquivos permanentes:
estrutura e funcionamento da administrao,
reforando o princpio do respeito aos fundos,
que preside a organizao dos arquivos.

Autorias, caracterizao das tipologias dos


documentos, funo implcita, assuntos, data e
local sero fornecidos mediante a execuo da
operao de descrio de documentos. Cabe ao
arquivista, na elaborao dos instrumentos de
pesquisa, fornecer essas informaes ao
usurio.
Arranjo estrutural/funcional serve como
instrumento de pesquisa mediador entre o
trabalho arquivstico e a pesquisa
histrica.

Arranjo deve-se respeitar a classificao


anterior e adapt-la, caso haja muitas
lacunas deixadas pelas eliminaes. Pode
haver uma acomodao classificao
original.
J a descrio ditada pelos interesses
da pesquisa, sem se perderem as
amarras dos documentos com suas
origens. Coexistncia dessa dualidade a
nica forma de os arquivos continuarem a
servir para ambas as reas (administrao
e histria).
Ciclo vital um todo indivisvel. Funo
arquivstica presente em todo o ciclo.
Tarefas sucessivas que o arquivista
desempenha ao longo do ciclo: controle
dos arquivos em formao, a destinao e
a custdia definitiva.
A funo arquivstica se completa com a
adio de sua faceta cultural, voltada
comunidade. Entrosamento entre arquivo
e cidado ampliado na atualidade. Entre
arquivo e escola tambm. Arquivo como
laboratrio para futuros pesquisadores.
Atividades dos arquivistas em arquivos
permanentes ganham tambm dimenses
sociais e culturais muito mais amplas do
que as que se encontram na fase inicial
de produo documental.
Cap. 7 Identificao de fundos

Arquivos organizados por fundos.


Inadmissvel outra forma de organizao
na atualidade. Recuperao da
informao se faz atravs de instrumentos
de pesquisa e no da classificao/arranjo
da documentao.
Organizao de um quadro de fundos s
vezes necessrio em instituies
arquivsticas de guarda de acervos.

Estudo do conjunto administrativo


funcional para elaborar um arranjo, dentro
de preceitos estabelecidos. Conhecimento
de organogramas e da vida das vrias
entidades e funes a que se ligam os
documentos para estabelecimento de um
quadro de fundos.
Pontos fundamentais sobre o conceito de
fundo:
Abarca documentos gerados/recebidos
por entidades fsicas ou jurdicas
necessrios sua criao, ao seu
funcionamento e ao exerccio das
atividades que justifiquem a sua
existncia, descartando-se, assim, a
caracterizao de coleo (documentos
reunidos por razes cientficas, artsticas,
de entretenimento ou quaisquer outras
que no as administrativas);
Documentos pertencentes a um mesmo
fundo guardam relao orgnica entre si,
constituindo uma unidade distinta, no
podendo ser seus componentes
separados para formar agrupamentos
aleatrios;
A noo de fundo est ligada ao rgo
gerador dos documentos. Produo de
documentos ligada primeira idade;
fixao de fundos, ligada terceira idade
dos documentos.
Para os documentos possibilitarem a
constituio de um fundo preciso que a
entidade produtora seja administrativa e
juridicamente consolidada;

Fator norteador da constituio do fundo


o rgo produtor, a origem do documento,
o que ele representa no momento de sua
criao. Entidade + razo + funo de
produo = fatores que marcam o fundo e
os documentos pelo ciclo todo de sua
vida.
Principio da provenincia desdobra-se em
dois: princpio do respeito ao fundo e o
princpio do respeito ordem original, ou
seja, ordem que tinham os documentos
quando na primeira e na segunda idades.

Assim, alm de no misturar papis de um


organismo com os de outro, o arquivista
teria que respeitar o arranjo interno dos
documentos dados pelo rgo de origem
Dois aspectos a serem considerados:

Respeitar o rgo de origem, no deixando que


seus documentos se misturem com os de outros
rgo;

Respeitar a ordem estrita com que os


documentos vieram da repartio de origem, na
sequncia original de sries, mesmo que
deturpada pelas baixas decorrentes da
execuo de tabela de temporalidade.
Respeito ordem original principio mais
contestado, no consensual na rea, talvez
por ter sido considerado de forma muito
rigorosa.

A ordem original no seria necessariamente a


ordem fsica que os documentos tinham no
arquivo corrente e sim o respeito pela
organicidade, isto , a observncia do fluxo
natural e orgnico com que foram produzidos e
no propriamente dos detalhes ordenatrios de
seu primeiro arquivamento.
Quais requisitos para que se caracterize
um ncleo documental como um fundo? A
questo da hierarquia entre rgos.
Complexidade da organizao funcional e
os vnculos de subordinao. Deve-se
identificar a funo primordial de um rgo
maior, capaz de globalizar as atividades
de suas vrias reparties. Funo mais
importante do que o nome do rgo. O
nome muda, a competncia subsiste. Se a
competncia mudar, o arquivo mudar
tambm.
Para identificar esse rgo maior cujos
documentos constituem um fundo, observar se:

Possui nome, tem existncia jurdica resultante


de lei, decreto, resoluo
Tem atribuies precisas, estabelecidas por lei.
Tem subordinao conhecida firmada por lei.
Tem um chefe com poder de deciso, dentro de
sua rea legal de ao.
Tem uma organizao interna fixa.
rgos subordinados tambm tm suas funes
e sua criao estabelecidas por lei. Soluo
pela adoo do critrio do rgo maior gera
problema de volume documental, sries muito
extensas.

Soluo pela pulverizao de fundos outros


tipos de risco. Soluo pelo rgo maior a
mais indicada, pois significa uma competncia
mais abrangente. Isso significa tambm pelas
unidades, departamentos e outras subdivises
que tenham autonomia administrativa dentro do
rgo maior.
Outro caso de discusso sobre fundos:
transferncia de competncia de um
organismo vivo a outro vivo: nesse caso, o
arquivo segue para o organismo que
assumir a competncia. Os dois fundos
continuam a existir e os documentos
daquela competncia que seguem para
o organismo que a assumiu.
rgo suprimido, finda um fundo. Fundo
fechado. Outro rgo comear a gerir
essa competncia e a criar seu prprio
fundo.

Mudana de nome se as atribuies


persistirem, o fundo persiste tambm.

Importncia de se identificar fundos.


Fundos custodiados por instituies
arquivsticas sem terem sido produzidos
pela administrao qual o arquivo est
ligado. Exemplo: arquivos pessoais;
arquivo da alada municipal no Arquivo
Nacional. Um fundo estadual num arquivo
municipal ou vice e versa.
Identificao de fundos:

Conhecimento profundo da estrutura


administrativa e das competncias (e suas
mutaes) dos rgos produtores da
documentao, nos respectivos nveis da
administrao pblica e nos vrios setores
da administrao privada. Desse
conhecimento vai depender tambm o
arranjo/classificao dos documentos.
Cap. 8 Sistemtica do arranjo

Arranjo para Schellenberg: processo de


agrupamento dos documentos singulares
em unidades significativas e o
agrupamento, em relao significativa, de
tais unidades entre si.
Relao significativa = princpio da
organicidade.
Arranjo = classificao
Classificao dos documentos no mbito
dos arquivos correntes a obedincia s
atividades e s funes do rgo produtor.
Lacunas pela aplicao da tabela de
temporalidade mesmo assim, deve-se
respeitar a classificao de origem.
Caso de massas documentais
acumuladas buscar uma classificao
correta, mesmo que ainda no se tenha
um conhecimento imediato das atividades
e funes que originaram os documentos.
Trabalho de pesquisa nesses casos.
Arranjo/classificao na idade
permanente: critrios que respeitem o
carter orgnico dos conjuntos, interna e
externamente.
Uso do princpio de respeito aos fundos
para a sistemtica do
arranjo/classificao, segundo
Schellenberg:

Porque mantm a integridade dos


conjuntos documentais como informao,
refletindo-se no arranjo as origens e os
processos que os criaram. O modo pelo
qual so arranjados mostra as operaes
em relao s quais se originaram.
Porque serve para que se conheam a
natureza e o significado dos documentos
no seu contexto e circunstncias (a infra-
estrutura e o momento)

Porque faz com que haja critrio mais ou


menos universal no arranjo e
uniformidade na descrio.
Arranjo, operao ao mesmo tempo
intelectual e material. Organizam-se os
documentos uns em relao aos outros;
as sries, umas em relao s outras; os
fundos, uns em relao aos outros; dar
nmero de identificao aos documentos;
coloc-los em pastas, caixas ou latas;
orden-los nas estantes.
Classificao de fundos ou quadro de
arranjo x ordenao de documentos e
sries documentais ou arranjo interno. No
primeiro caso, quadro relacional de fundos
e disposio interna de suas sees e
sries; no segundo caso, ordenao
interna dos documentos dentro dela.

Questo terica sobre os diferentes nveis


de articulao de um quadro de arranjo.
Processo de arranjo nos arquivos permanentes,
se no se conservar a classificao do
documento na idade primria de uso.
Atividades preliminares:
Levantamento da evoluo institucional da
entidade produtora dos documentos. Isto supe
toda a legislao que a cria e regulamenta; os
procedimentos administrativos; as funes que
exerce para que se cumpra o objetivo para o
qual foi criada; os documentos produzidos, cuja
tipologia adequada s operaes, atividades e
funes que eles testemunham;
Identificao preliminar. Eliminao de
documentos que no pertenam ao fundo,
percepo dos vazios em relao s funes
institucionais. O casamento perfeito entre, de
um lado, funes/atividades e as respectivas
sries documentais muitas vezes no se
realiza. Lacunas causadas por eliminao ou
por desfalques.

Estudo institucional das entidades produtoras


do material detectado. Dados sobre entidades
ausentes. Lacunas podem ser preenchidas
pelo achado de documentos desaparecidos.
Arquivista analisa o material em termos
de:

Provenincia
Histria da entidade ou biografia do indivduo
produtor dos documentos
Origens funcionais atividades especficas
das quais os documentos resultam
Contedo a extenso dos vrios tpicos,
eventos e perodos
Tipo de material
3 primeiros, dados da entidade produtora.
Levantados antes do cotejo dos
documentos; 2 ltimos, detectados a partir
do exame da documentao. Todos
vinculados no momento do
arranjo/classificao.
Transferncia passagem dos
documentos de gesto para os arquivos
intermedirios
Recolhimento envio dos documentos
remanescentes para a custdia definitiva
aos arquivos permanentes.
Recolhimento sistemtico (do arquivo
intermedirio ou do arquivo corrente) x
recolhimento selvagem.
Em resumo, na sistemtica do
arranjo/classificao, preciso levar em conta:

A estrutura orgnica da instituio;


As aes que os documentos demonstram em
cumprimento das operaes geradas pelas
atividades;
As atividades oriundas das funes;
As funes geradas pela competncia que
justifica a criao e o funcionamento da
entidade produtora.