UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

Facultad de Psicologa

RAUL E. MARQUEZ Lima, 2017

 MONITOREO
El monitoreo de un proyecto social debe realizarse durante su diseo
y no cuando el proyecto sea aprobado.

El MONITOREO es una funcin que busca conocer cmo se

estn realizando las ACTIVIDADES y TAREAS definidas en la
PLANIFICACION OPERATIVA, y si stas estn cumpliendo con
las METAS diseadas en los plazos previstos y con los recursos
asignados.
CARACTERISTICAS

El monitoreo tienen como objetivo producir informacin que posibilite

tomar medidas correctivas para mejorar la eficacia y eficiencia del Plan
Operativo, redefinindolo si fuera necesario.
El monitoreo es una funcin interna del grupo ejecutor. Cada
responsable de una actividad lo es tambin del monitoreo.
Se sugiere realizarlo trimestralmente.

El monitoreo permite al equipo ejecutor, conocer

oportunamente los obstculos o alteraciones que se
presentan durante el desarrollo del programa y que
desvan el cumplimiento de objetivos y metas
planteadas.
Los aspectos o dimensiones que se consideran en el monitoreo son:

ACTIVIDADES Y TAREAS, para

determinar si se estn alcanzando las
metas programadas en el Plan
Operativo (en cantidad y calidad) y si
se estn cumpliendo con los plazos.

Los RECURSOS, para determinar si se

estn suministrando y usando cantidades y
momentos previstos en el Plan Operativo.
 MARCO LOGICO Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO

Columna Jerarqua Niveles de Herramientas de

de objetivos Cambio Trabajo

CAMBIO SOCIAL
FIN No se elaboran indicadores
(Objetivo de desarrollo)
EVALUACION
IMPACTOS
PROPSITO Indicadores de impacto
Se evala el impacto y
(Objetivo General) (Sistemas de evaluacin efecto producidos por las
Problema Central del proyecto)
acciones teniendo en
cuenta las metas del
RESULTADOS EFECTOS proyecto
Indicadores de efecto
(Objetivo Especficos) (Sistema de evaluacin
Causas del problema del proyecto)

ACCIN PRODUCTOS MONITOREO

(Actividades Principales) Indicadores de cumplimiento
(Sistemas de monitoreo Seguimiento de los productos
del Proyecto) conseguidos con las actividades de
acuerdo al P.O. y al Ppto.
TIPOS DE EVALUACIN ASOCIADOS AL CICLO DE
VIDA DEL PROYECTO

En asociacin con el ciclo de vida del proyecto, en cada

fase (preparacin, ejecucin y operacin) encontramos
diferentes tipos de evaluacin que tienen por objeto
bsicamente medir la conveniencia de asignar recursos,
de continuar, de modificar, de terminar o de ver lecciones
aprendidas respecto al proyecto objeto de la evaluacin.

Teniendo en cuenta que en el rea de proyectos, no existe

una completa homogeneidad de lenguaje, revisaremos en
trminos ms bien referenciales algunas tipologas de
evaluaciones asociadas al ciclo de proyectos.

Una primera tipologa es la que entrega Abdala E. que

contempla cuatro momentos de evaluacin, (que aqu
hemos llamado tipos de evaluacin asociadas al ciclo de
vida del proyecto), en los que se cumplen objetivos de
evaluacin distintos.
1. La evaluacin Ex-ante evala durante la etapa de
preparacin, el contexto socioeconmico e
institucional: los problemas identificados, las
necesidades detectadas, la poblacin objetivo, los
insumos, las estrategias de accin.

2. La evaluacin Intra: se desarrolla durante la ejecucin.

Se evalan la actividades del proceso mientras estas
se estn desarrollando, identificando los aciertos, los
errores, las dificultades.

3. La evaluacin post: corresponde con la finalizacin

inmediata de la ejecucin del proyecto, detectando,
registrando y analizando los resultados tempranos.

4. La evaluacin ex-post: se realiza algn tiempo despus

(meses o aos) de concluida la ejecucin, evala los
resultados mediatos y alejados, consolidados en el
tiempo y se centra en los impactos del proyecto.
Cmo se hace el monitoreo y evaluacin?
Al desagregar el Ciclo de Vida de los Proyectos, tenemos
un mayor nmero de fases, antes de la ejecucin etapas
previas de la ejecucin.
 Esta desagregacin nos ayudara a exponer algunos
conceptos respecto de la planificacin del MYE y su relacin
con la Metodologa Marco Lgico.

Lo primero que hay que tener en cuenta, segn la

experiencia, es que los tiempos de las diferentes etapas
varan mucho. Por ejemplo, la ejecucin puede tomar 4 aos
o ms, mientras que las etapas previas tpicamente son de
ms corta duracin. Estas etapas previas, de preparacin,
pueden tomar entre 6 meses y dos aos y son esenciales
para la planificacin de MYE. La eficiencia y la eficacia son
criterios claves en una buena planificacin en la medida que
aseguran mejores resultados.

Por eso las etapas previas a la de ejecucin del proyecto,

aunque cortas, son esenciales porque definen la situacin
insatisfecha actual -proyecto o programa- situacin futura
deseada. Define tambin los involucrados y escoge las
mejores alternativas para alcanzar la situacin futura. Una
buena planificacin permite mejorar los resultados en etapas
posteriores, mejorando la eficiencia y eficacia del proyecto.
 I. Identificacin de la idea del
proyecto
Las tareas que se desarrollan en esta etapa han sido
presentadas previamente como parte fundamental de la etapa
de Anlisis Situacional de la Metodologa Marco Lgico, por lo
que solo se enuncian:
Identificacin del problema o problemtica central a ser
abordada.

Identificacin de los involucrados y Anlisis.

Anlisis del Problema, utilizando la tcnica de rbol de

problemas.

Incorporacin de lo que se conoce sobre el sector: Situacin

actual, inversiones o esfuerzos en camino que se dirigen a la
problemtica, etc.
 II. Definicin de objetivos
Al igual que la etapa anterior, la definicin de objetivos
ha sido tratada con mas detalle en el captulo anterior
sobre Metodologa Marco Lgico. Las tareas principales
son:
Seleccin del Fin y Propsito y lo que seran los
Componentes del proyecto.

Preparacin de la Matriz de Marco Lgico.

Preparacin de un inventario de Lecciones Aprendidas

de otras situaciones o proyectos similares. En esto puede
ser til considerar la Cooperacin Tcnica para obtener
experiencias de otros proyectos similares en otros
lugares o pases.
 III. Diseo
En esta etapa se mejora de manera iterativa la Matriz de Marco
Lgico y se realizan los estudios de factibilidad tcnica,
institucional, econmica, financiera y otros:
Se elaboran los planes de Ejecucin Fsica y Financiera (aunque
con frecuencia no se hacen). Es importante que los planes de
ejecucin fsica y financiera se desarrollen con base en los
componentes y las actividades de la Matriz de Marco Lgico.

Se elabora el Plan de MYE, indicando actividades especficas,

frecuencia y otros detalles de esta funcin. Se ver mas
adelante en este captulo, elementos bsicos que debera
contener el Plan.

Tambin en esta etapa se recoge la informacin

correspondiente al ao base. Sin informacin del ao base, no
se puede medir el cambio planteado por el proyecto/programa.
 IV. Anlisis y aprobacin
En esta etapa, se asegura la existencia de un Plan de MYE
y se comprueba la evaluabilidad del proyecto.
Un aspecto importante de la evaluabilidad consiste en la
existencia de una lgica causal en el proyecto: si se llevan
a cabo las Actividades, entonces se producirn los
Componentes.
Por ejemplo, en un proyecto cuyo Propsito es reducir la
tasa de mortalidad de nios hasta 5 aos, podra incluir los
siguientes componentes:
atencin mdica sistemtica a mujeres embarazadas.
campaas de inmunizacin de todos los nios de 0 a 5
aos.
promocin de una frmula mejorada de leche para bebs.
mayor nmero de lugares de recreo para nios en edad
preescolar.
 Otro aspecto importante de
evaluabilidad es la capacidad de
medir los resultados en forma
cuantitativa o cualitativa. La
incorporacin de la medicin
cuantitativa y cualitativa eleva la
credibilidad de la evaluacin y la
cualitativa fomenta la participacin de
los involucrados.
 Qu incluir en un Plan de MyE?

Estos seis puntos sintetizan los aspectos principales de

la planificacin de M&E:

I. Polticas y reglas de procedimiento

Este primer aspecto ayuda a detallar cmo se har
el M&E del proyecto. Las reglas pueden ser de tipo
general y especficas. Las Generales definen el MYE
para el programa en general: la priorizacin que
tendr el MYE, la participacin de Involucrados, la
definicin de evaluaciones formativas y sumativas,
etc. Las Reglas especficas definen las tcnicas que
sern utilizadas en el MYE, quin prepara, quin
recibe y quin acta en relacin con la informacin,
hasta dnde se delegan varios aspectos del
monitoreo y evaluacin a otros involucrados en el
proyecto?.
 II. Estructura
La asignacin de las funciones para el M&E de un proyecto requiere
ser considerada temprano en la etapa de diseo. Dado que el M&E es
considerado una funcin principal de gestin, es necesario localizar
estas funciones en algn lugar dentro de la estructura organizacional
del proyecto.
El M&E puede tener su propia oficina y personal, o puede ser asignado
a varias unidades del proyecto; pero en todo caso, la asignacin de
responsabilidades respecto a ello, tiene que ser clara y aceptada por
todos los que deben intervenir.
No hay respuesta definitiva, ex ante, en cuanto a situar la funcin del
MYE, como interna o externa a la unidad ejecutora del proyecto. Para
determinar dnde localizar esta funcin, se deberan tomar en cuenta
los siguientes factores:
Confianza Administrativa. Confianza ante las autoridades,
Credibilidad.
Objetividad. Potencial para la utilizacin. Esto depende de si lo que se
produce es objetivo y no sujeto a sesgos.
Conocimiento del Proyecto. Los que manejan el MYE tienen que
conocer el proyecto.
Potencial para la utilizacin de resultados. Quines estn mejor
situados para implantar las recomendaciones y lecciones aprendidas.
Autonoma. Independencia para emitir juicios y proponer
prescripciones.
III. Recursos humanos

Para llevar a cabo el monitoreo y la evaluacin se

requieren recursos humanos capacitados, ya sea para
efectuar los trabajos directamente o para supervisar. La
capacitacin puede requerir que el propio proyecto
tenga recursos para el entrenamiento del personal de
M&E.

Es necesario una condicin sine qua non: que el jefe de

M&E goce de la plena confianza profesional del Gerente
del Proyecto, de lo contrario, los resultados del monitoreo
y evaluacin no se tomarn en cuenta y no se aprender.
 IV. Determinacin de incentivos

Si los involucrados en un proyecto consideran que el M&E no es

importante, nunca se podr efectuar un buen MYE. Por lo tanto,
es importante captar en la etapa de preparacin del proyecto
los posibles intereses que podran tener involucrados individuales
en M&E y asegurar en el diseo del Plan M&E que esos intereses
sean tomados en cuenta. Es importante, Identificar los intereses
de los Involucrados y Crear incentivos para su Apoyo al M&E.

El inters es la razn por la cual un involucrado apoyara o

resistira un proceso efectivo de monitoreo y evaluacin de un
proyecto.

El Incentivo: es una actividad o accin de monitoreo y

evaluacin que promueve apoyo o reduce resistencia por parte
de los involucrados al proceso.
V. Difusin

La difusin de los resultados del M&E es esencial para el mejoramiento

de proyectos tanto en ejecucin como para futuros proyectos. Sin
difusin no se aprende ni se puede mejorar el desempeo. Por lo tanto,
es importante que el Plan de MYE contemple mecanismos de difusin
de los resultados, as como recursos para efectuar esa difusin.

Lo que se difunde son Lecciones Aprendidas o Mejores Prcticas. Una

leccin aprendida es una hiptesis que resulta de una o ms
evaluaciones sobre algo que funciona bien o no funciona bien, que
podra aplicarse a otras situaciones. Por ejemplo en el arranque del
proyecto, llevar a cabo una Reunin-Seminario con el Equipo de
Proyecto, la Agencia Ejecutora, el rgano de Enlace, los co-ejecutores
y otros involucrados claves, al inicio de la ejecucin, para asegurar un
conocimiento cabal de los parmetros del proyecto y procedimientos
de ejecucin

Una mejor prctica significa el medio ms efectivo y eficiente para

realizar algo en una variedad de situaciones. Normalmente resulta de
medios comprobados en varias evaluaciones. Con frecuencia las
mejores prcticas se estandarizan y pasan a ser los medios aceptados
y hasta requeridos para hacer algo.
VI. Presupuesto

Se requiere dedicar recursos financieros del proyecto para el M&E, no se

puede llevar a cabo un buen M&E sin recursos financieros. Es comn
encontrar proyectos que no incluyen presupuesto de actividades de
M&E.
Los costos principales son los de personal e instalaciones; los que se
refieren a personal directo y de supervisin y dependencias que
permitan reunir y analizar los datos para divulgar la informacin y tomar
decisiones respectivamente. Debido al costo que implica, es necesario
tener claro hasta qu nivel se va a desagregar la informacin?. Como
norma se debe adoptar que los beneficios de la informacin tienen que
superar los costos de conseguir la informacin.
Adems de los aspectos anteriormente revisados, es importante tener en
cuenta otros como:
Cules son las tcnicas que sern utilizadas, tanto para recoger o
generar la informacin requerida, as como para convertirla en datos
utilizables para fines de M&E?
Quin concretamente estar a cargo del M&E y de la recopilacin de
informacin? Cmo estar organizada esta funcin? Esto tiene que
incluir la especificacin de los recursos humanos y materiales que se
dedicarn a esta funcin. Cmo se efectuar las evaluaciones anuales
o de medio tiempo y como se integrarn con el proceso de M&E? Cul
ser el rol de consultores externos y evaluaciones externas?
 PARA SER TILES LOS SISTEMAS DE MONITOREO DE LOS
PROYECTOS DEBEN ESTAR ENFOCADOS AL FUTURO.

Los sistemas enfocados en el pasado: cul es la desviacin, que

la produjo?. Limita a valorar y anunciar la situacin de logro
alcanzado.
Los sistemas enfocados en el presente: qu podemos hacer para
resolver la desviacin?. Propone un curso de accin para
enfrentarlas.
Los sistemas enfocados al futuro: qu podemos hacer para que
no vuelva a ocurrir?. Atiende a la prevencin. Evita que los fracasos
vuelvan a ocurrir y procura que los xitos se repitan. Incorporan
procesos sistmicos de reflexin grupal y difusin del conocimiento
preventivo.
POR MOMENTO DE REALIZACIN. En qu momento del ciclo de vida
del proyecto se produce la accin de control:
CLASIFICACIN POR MOMENTOS DE REALIZACIN
MOMENTO PRINCIPALES TIPOS
Evaluacin ex ante
Antes de la ejecucin del proyecto Estudio de factibilidad
Anlisis de viabilidad social
Evaluacin de medio trmino
Durante la ejecucin del proyecto Evaluacin en curso
Monitoreo
Despus de la conclusin del Evaluacin ex post
proyecto Evaluacin final
 SEGN AGENTES PROTAGNICOS DEL CONTROL.
Desde el punto de vista de su pertenencia al proyecto.

CLASIFICACIN SEGN AGENTES PROTAGNICOS DEL CONTROL

TIPO DE AGENTE PRINCIPALES TIPOS
Externos al proyecto Evaluacin externa
Auto evaluacin
Operadores del proyecto
Monitoreo
Poblacin objetivo Evaluacin participativa
 POR TIPO DE RESULTADO QUE
SE CONTROLA
CLASIFICACIN POR TIPO DE RESULTADO QUE SE CONTROLA
MOMENTO PRINCIPALES TIPOS
Resultados de menor jerarqua, Evaluacin de eficiencia
usualmente denominados Monitoreo
productos / resultados. Evaluacin de productos
Resultados de jerarqua Evaluacin de efectos
intermedia, usualmente Evaluacin de eficacia
denominados efectos. Monitoreo
Resultados de la jerarqua ms
alta, usualmente denominados Evaluacin de impacto
impactos.
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ORGANIZACIN INFORMACION PARA EL
DISEO DE LA LINEA DE BASE, MONITOREO Y EVALUACIN

OBJETIVOS, ASPECTOS Situacin laboral de la mujer

ACCIONES
VARIABLES
Ingresos o retribuciones econmicas
METAS

INDICADORES
PREGUNTAS O
ITEM DE REGISTRO

Nmero de salarios recibidos INSTRUMENTOS

Encuesta: Cuestionario

1. Cunto salario se recibe al ao? RECOJO DE

2. Tiene sueldo Fijo?
INFORMACION

BASE DE
DATOS
REPORTES

ANALISIS DE INFORMACION

ELABORACION DE INFORMES O REPORTES

(Toma de Decisiones)
 LOS NIVELES DE MONITOREO Y EVALUACION EN LA PLANIFICACION

ANALISIS FODA

MISION - Fortalezas - Oportunidades VISION

- Debilidades - Amenazas
ESTRATEGICO

OBJETIVOS RESULTADOS
INDICADORES
PLAN

ESTRATEGICOS DE IMPACTO
EVALUACION

ESTRATEGIAS
TACTICAS o ACCIONES MONITOREO
MARCO LOGICO

JERARQUIA DE FUENTES DE
INDICADORES SUPUESTOS
OBJETIVOS VERIFICACION
FIN
EVALUACION
PROPOSITO
RESULTADOS
ACCIONES MONITOREO
 EL MONITOREO DEBE ESTAR
INCORPORADO EN LA
PLANIFICACION OPERATIVA DEL
PROYECTO, DE MANERA QUE SE
DEFINAN SUS RESPONSABLES Y
ASIGNARLES TIEMPOS Y
PRESUPUESTO.
Para realizar el monitoreo es necesario contar con:

INFORMACION que es necesario recoger.

INSTRUMENTOS que permitirn recoger la informacin.
FUENTES donde encontrar la informacin.
FRECUENCIA con que se recoger la informacin.
RESPONSABLES de recoger la informacin.
DESTINO que se le dar a la informacin.

El responsable del monitoreo puede

organizar toda esta informacin en
un cuadro.
 TECNICAS PARA RECABAR INFORMACIN

A. Criterios bsicos
La recopilacin de informacin debe obedecer a algunos criterios, de
tal forma que sta sea confiable, oportuna y eficiente para quien la
utiliza. Algunos de estos criterios son:
Selectivo: Significa recoger nicamente datos que son
verdaderamente pertinentes. Tenemos que ver bien los indicadores
para cada objetivo en la matriz de Marco Lgico. No se debe recoger
informacin interesante pero que no est ligada al resultado que
estamos midiendo.
Guiado hacia resultados: Todos los datos que recogemos deben tener
que ver con los resultados (componentes, propsito, fin) que estamos
buscando. No recoger informacin sobre actividades.
Efectivo en costo: Significa utilizar la menor cantidad de recursos para
cumplir el objetivo. Hay varias maneras de recoger datos, pero unas
son ms econmicas, rpidas y efectivas que otras. La idea es recoger
la informacin a un costo mnimo.
Imparcial: Significa que la informacin debe tener el menor
sesgo posible.

Replicable: En el sentido que otros puedan utilizar los mismos

mtodos y llegar a resultados comparables. Tambin significa
que los que recogen datos en varios lugares y en tiempos
diferentes utilizan mtodos consistentes (iguales).

Especfico: Tiene que ver con selectivo. Los datos se aplican

especficamente al resultado que queremos medir. Debe haber
una desagregacin adecuada de la informacin; esto est
relacionado tambin con los costos y la pertinencia de la
informacin.

Oportuno: Los datos tienen que ser oportunos para que sirvan
para la toma de decisiones. Para algunos indicadores, los datos
sern a nivel anual, mientras que para otros podrn recogerse
mensualmente o semestralmente; esto depende de quin
necesita la informacin o para qu se necesita la informacin.
En todo caso, la OPORTUNIDAD es vital para el buen desarrollo
del proyecto y su difusin.
 La recopilacin de informacin efectiva en costo
posee cuatro elementos muy importantes:

Slo lo necesario. Debe evitarse informacin redundante y eliminar

la informacin que no sea pertinente. Dejar slo aquella que nos
sirve para medir lo que necesitamos medir.

Uso de fuentes secundarias. Esto es una buena opcin; ms

adelante se ver con algn detalle.

Cerca de la fuente. El punto esencial es que los datos requeridos

deberan ser recogidos y utilizados cerca de la fuente de
informacin. No se debe crear sistemas burocrticos especiales
para obtener o analizar la informacin. Crear una burocracia
separada normalmente no es costo-efectivo y corre el riesgo de
eliminar el eslabn entre los que recogen la informacin y los
usuarios de la informacin.

Beneficio-costo: A veces los mtodos de recoleccin y anlisis

pueden ser muy costosos y no se justifican (encuestas formales,
etc.). Pueden usarse mtodos de recoleccin menos costosos,
aunque se pierda algo en precisin. Por ejemplo: Mtodos de
Estimacin Rpida.
En resumen, un proyecto social puede
proveer la mejor informacin al menor
costo utilizando informacin existente,
tcnicas de muestreo, mtodos de
estimacin rpida y otros mtodos de
recoleccin creativos.