Instructora: Ing. Marvelin C. Marval S.

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Una vez definido el proyecto se decide cmo y cuando se
alcanzar el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto est
formado por las siguientes partes:
1. Tareas: para determinar su tiempo se toma en cuenta los
siguientes aspectos:
Informacin histrica
Participacin
Intuicin
Indeterminacin
2. Hitos
3. Recursos

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 Inicio del proyecto
Creacin del Plan de Proyecto

Asignacin de recursos y clculo del costo

Asignacin de dependencias

Calendario de trabajo

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 Mens y botones
Inicio de la
aplicacin
Al iniciar la
aplicacin
aparece la pgina
principal de
Definicin de Grfica de
Microsoft
Gantt
Project
Tareas Se abre un
- Por omisin - proyecto nuevo
En el se definen los
datos del proyecto

Vistas
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 Un proyecto puede
programarse de acuerdo a la
fecha de inicio o de
terminacin y el sistema
calcula automticamente la
fecha en que debe iniciar o
terminar

En el men Proyecto, seleccionar Informacin del Proyecto

Proporcionar los datos solicitados:
Fecha de inicio (Start date)

Fecha de terminacin (Finish date)

Programar segn (Schedule from)

Fecha de inicio (Project Start date)

Fecha de terminacin (Project finish date)

Fecha actual (Current date)

Fecha de Status (Status date)
Tipo de calendario (Calendar)
Estndar, 24 horas, Turnos
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Prioridad del proyecto (Priority)
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 En la ventana de Informacin del Proyecto, seleccionar
Aparecer una ventana con las estadsticas resultantes del avance del proyecto:

Inicio / terminacin
Duracin, trabajo y costo

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 Para definir las propiedades del proyecto se
selecciona la opcin Propiedades del men
Archivo.
En esta ventana se introducen los datos
relacionados con el proyecto y su administrador:
Nombre del proyecto (Title)
Materia o tpico (Subject)
Autor (Author)
Administrador (Manager)
Compaa (Company)
Categora (Category)
Claves (Keywords)
Comentarios (Comments)

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 Una vista es un formato para analizar la
informacin del proyecto o para introducir datos
Existen tres formatos de vistas:

Hojas
Grficas y diagramas
Formularios
Las vistas pueden combinarse mostrando
dos vistas individuales
Las vistas se seleccionan desde la barra de
desplazamiento que muestra las vistas ms
usadas o mediante la opcin clic derecho sobre
la barra lateral izquierda en la que aparece una
ventana como aparece en la imagen y
seleccione Barra de vistas
La vista por omisin es la Diagrama de Gantt
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 Muestra el avance del proyecto
Permite evaluar el estado individual de cada tarea
Cada tarea se representa en una barra relacionada con la escala de
tiempo
Las lneas que conectan las tareas reflejan sus relaciones, llamadas
dependencias
Muestra el recurso asignado a una tarea
 Es un diagrama de red
Permite enfocar la atencin a las relaciones entre tareas ms que al plan en s
Cada tarea es un rectngulo llamado nodo que contiene informacin sobre la
tarea
Usos del diagrama Pert:
Crear y afinar el calendario
Ligar las tareas y definir tiempos de inicio y terminacin
Mostrar tareas no iniciadas, en avance y terminadas
Asignar personal y otros recursos
Escala de tiempo Ajuste -

Representa el tiempo en el que se realizan las tareas

Incluye una escala principal y una secundaria
Ajuste:
En la vista Gantt, seleccionar el botn para reducir o aumentar la escala
O seleccionar la opcin Zoom Del men Vista:
Tambin en la parte
inferior derecha podr
encontrar diferentes
tipos de vista.
Diagrama de Gantt
Uso de Tareas
Organizador de
Equipo
Hoja de Recursos
Impresin de informes Informes Generales
Para imprimir la informacin de
la vista se selecciona la opcin
Imprimir del men Archivo
Es conveniente analizar el
nmero de pginas y la forma en
que se har la impresin,
seleccionando la opcin Previo
del men Archivo
Ms Project genera diversos tipos
de reportes mediante la opcin Resumen del proyecto
Informes del men Proyecto

Tipos de informes
Creacin del Plan Introduccin de tareas -
La introduccin de tareas se
puede hacer en forma global o
detallada
Global directamente en la vista
Gantt
Detallada mediante la vista Hoja
de Tareas de Mas vistas
La tarea puede ser una actividad
o un resumen de un grupo de
tareas que genera un esquema.
Para indicar que una tarea es
parte de un grupo se utiliza el
botn de Sangra a la derecha.
La Sangra a la izquierda genera
un grupo o tarea nueva

Cada tarea es asociada con un

nmero de identificacin EDT
Si no aparece de clic derecho sobre
la barra superior y agregue una
columna ubique EDT Las tareas se apreciarn en
Se hace clic en un campo de la forma de grupos:
columna Nombre de la Tarea y
automticamente se asigna una
duracin a la tarea de 1 da. Puede
introducirse la duracin en este
momento o posteriormente.
Creacin del Plan Vista, edicin y desplazamiento de tareas -
Para ver las tareas de un grupo:
Se hace clic en el signo (+) de la
tarea, para cerrar el grupo, se
hace clic en el signo (-):
O se seleccionan los botones
teniendo el cursor sobre la tarea
deseada
Para abrir todas las
tareas o niveles
determinados de ellas,
se selecciona el botn
Mostrar Subtareas.
Para insertar una nueva tarea:
Se coloca el cursor en el nombre de
la tarea en donde se insertar la
nueva tarea
Oprimir la tecla Ins o seleccionar la
opcin Nueva Tarea del men Tarea
Para eliminar una tarea
Se coloca el cursor en el nombre
de la tarea en donde se eliminar
Oprimir la tecla Del o seleccionar la
opcin Borrar Tarea del men Tarea
Para desplazar una tarea de una
posicin a otra:
Seleccionar el identificador de la
tarea o de varias tareas
Desplazarla(s) a la posicin deseada
(No se requiere insertar un rengln)
Creacin del Plan Tareas repetitivas y notas -
Las tareas repetitivas se presentan Las notas de las tareas contienen
consistentemente en un proyecto informacin sobre la planeacin
Pueden representar juntas, de la misma
reuniones o revisiones del plan Para introducir una nota se coloca
Para introducirlas, se selecciona la el cursor en la tarea y se
opcin Tarea Peridica del men selecciona la opcin Notas de
Tarea Tarea del men Tarea, o el botn
Creacin del Plan Informacin de la WBS - EDT
Una EDT contiene la informacin
de las tareas en forma
estructurada Se selecciona la opcin EDT-Definir
Cdigo del men Proyecto:
Para crear la secuenciacin de
tareas:
Se abre la vista Hoja de Tareas
del men Mas Vistas
Se inserta una nueva columna
en la que se colocar la
secuenciacin en Configuracin
de Campo men Formato:
Para asignar una nueva
numeracin, se selecciona la
opcin EDT- Volver a Numerar del
men Proyecto

16
Creacin del Plan Asignacin de Hitos -

Un Hito es una tarea que no tiene Seleccionar Informacin de

duracin pero que identifica eventos tarea y la etiqueta Avanzado
importantes del calendario, por Ingresar la duracin
ejemplo, la terminacin de una fase Marcar la celda Marcar la
mayor tarea como hito
Para colocar un hito, se ingresa una
tarea con duracin cero
Si se quiere ingresar un Hito con
duracin que represente un evento
especial como por ejemplo una
aprobacin, se realiza lo siguiente:
Se ingresa la tarea con duracin
Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea
- Calendario y Jornadas de Trabajo -
Para asignar recursos y representarlos, Para definir el calendario estndar
es necesario indicar el calendario que del proyecto que representa las
ser usado horas de trabajo:
Seleccionar Opciones del men Se selecciona la opcin Cambiar
Archivo Calendario Laboral del men
Proyecto
Ingrese los datos en la ventana de
la etiqueta Programacin y
Calendario
Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea
- Duracin de las tareas -

La duracin de las tareas puede Informacin de Tarea:

introducirse de la siguiente
manera:
En la columna Duracin
correspondiente de la grfica
de Gantt
Colocando el cursor sobre la
tarea y seleccionando la opcin
Informacin de la Tarea del
men Proyecto o mediante el
botn.
Se introduce el tiempo Cuando se tiene poca
estimado en horas, das,
experiencia o dudas en la
semanas o meses
estimacin, puede utilizarse la
La duracin se introduce en vista Pert Diagrama de Red
tareas individuales.
Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea
- Duracin de las tareas -

La duracin de las tareas puede Fecha de inicio sin dependencia:

asignarse a nivel de grupos de
tareas:
Una tarea puede tener restricciones
para su duracin:

Esto queda representado en la

grfica:

Una restriccin para finalizar en una

Cuando sea necesario establecer la
fecha lmite se representa en el
fecha de inicio de una actividad, sin
diagrama:
depender de otra, slo se indica la
fecha
Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea
- Duracin de las tareas -
Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea
- Definicin del recurso - Definicin del recurso:
Uno de los recursos para Opciones:
realizar una tarea, es el Opcin Asignar
responsable de realizarla
Cuando se asigna un recurso,
Recursos del men
por su capacidad mxima para Recursos
realizarla es de 100% (omisin) O el botn
Es posible asignar dos o ms
recursos a una tarea, colocando
el porcentaje de participacin, Aparecer el cuadro de
por ejemplo, 50% dilogo para ingresar los
Existen dos niveles de nombres o la especialidad:
asignacin
La definicin del recurso una
sola vez
La asignacin del recurso a las
tareas del proyecto
Si no se conoce el nombre del
recurso, puede colocarse la
especialidad
Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea
- Definicin del recurso -
Hoja de recursos
Permite introducir mayor
informacin de cada recursos
Para definir la informacin, se
utiliza la vista Hoja de Recursos:
El tipo de recurso puede ser
Trabajo o Material
Si se introduce un Material se
coloca la etiqueta del mismo en la
columna Tipo de la Etiqueta
Automticamente se coloca la
inicial de cada recurso en la
columna Inicial
En la columna Grupos se indica
si el recurso es un equipo de
trabajo
Capacidad Mxima: indica el
nmero mximo de unidades de
tiempo en el que el recurso puede
ser asignado.
En Tasa Estantar se coloca el pago
por hora para el recurso
Tasa de Hora Extra significa el
pago por hora extra del recurso
En Costo/uso se coloca el costo
por usar el recurso, normalmente se
aplica a materiales
En Acumular se indica la forma de
aplicar el recurso: Inicio, final o
prorrateado
Calendario base se escoge el
calendario modificado inicialmente.
Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea
- Asignacin del recurso -

Para asignar un recurso a una tarea se tienen varias opciones:

Columna Nombre del Recurso de la vista Gantt
Doble clic en la tarea para visualizar la informacin de la tarea
En ambos casos, se hace clic en la lista de desplegado para seleccionar el
nombre y se le asigna el porcentaje de participacin:

En el caso de utilizar la columna

Nombre del Recurso, solo se
ingresar el nombre del
responsable y las unidades de
asignacin sern en un 100% por
omisin
Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea
- Definicin del recurso -

Detalles de los miembros del Ingresar los datos en la

equipo (Responsables)
Abrir la ventana de
asignacin de recursos:
ventana de informacin.
En el caso de asignar dos
recursos a una misma tarea,
se ingresa el porcentaje de
participacin de cada uno:

Hacer doble clic en el

nombre del responsable al
que se le actualizarn los
datos
Asignacin de recursos y estimacin del tiempo/costo por tarea
- Asignacin del recurso -
 Asignacin de dependencias
Por omisin, las dependencias
entre dos tareas es de fin a inicio
Es conveniente iniciar la vinculacin
entre tareas con esta definicin y
posteriormente identificar y
modificar las excepciones
Para definir una dependencia:
Se seleccionan las tareas que
dependern entre s
Se oprime el botn
Otra opcin es describirla en la
ventana Informacin de Tareas
Tambin pueden introducirse las
dependencias en la columna
Predecesora de la vista Gantt
Para eliminar una dependencia:
Se seleccionan las tareas que
dependern entre s
Se oprime el botn
Si las tareas no estn contiguas, se
selecciona la primera tarea y
oprimiendo la tecla Ctrl se
selecciona la segunda
Pueden seleccionarse varias tareas
a la vez
Asignacin de dependencias
Cuando se crea el calendario, MS Project Existen tareas que dependen de
calcula la duracin del proyecto a travs otras pero que requieren un tiempo
de las dependencias entre las tareas adicional adicional para su inicio. El
predecesoras y sucesoras
tiempo necesario se introduce en el
cuadro de demora Posposicin-
Cuando se han definido las dependencias
de las tareas, stas se representan en la
grfica a travs de lneas de unin
Para cambiar el tipo de dependencia, se
hace doble clic en la lnea y se selecciona
la deseada:

En el caso de requerir un adelanto en

el tiempo, el nmero introducido
deber ser negativo
Asignacin de dependencias - Diagrama del Calendario -
Calendario de trabajo Trabajo = Duracin * Unidades -
La duracin de una tarea
depende de los recursos Mtodos de Programacin
asignados y al tipo de Archivo Opciones Programacin
tarea,
Por omisin la
programacin se condiciona
al esfuerzo
Se incrementa o disminuye
la duracin de acuerdo a los
cambios en los recursos
pero no se modifica la
duracin de la tarea
El trabajo es la cantidad
de esfuerzo o numero de
horas dedicados por un
recurso a una tarea
Calendario de trabajo Trabajo = Duracin * Unidades -
El tipo de la tarea influye en su Unidades fijas
programacin.
Hay tres tipos de tareas:
Unidades fijas
Duracin fija
Trabajo fijo
Para consultar o modificar el tipo Si se agrega un nuevo recurso, la
de la tareas se utiliza la vista
Formulario de Tareas en Mas duracin de la tarea se reduce:
Vistas
Unidades fijas:
Es el tipo por omisin
Se modifica su duracin
si se incrementan o reducen
recursos
Calendario de trabajo Trabajo = Duracin * Unidades -
Duracin fija: Trabajo fijo
La duracin de la tarea siempre es la El trabajo total de la tarea ser el
misma an si se incrementan o mismo y los cambios en recursos
reducen recursos: modifican la duracin y las unidades:

La tarea representa la imparticin de

un curso en 24 horas, si se agrega un Si se agrega un nuevo recurso, la
recurso de apoyo, la duracin del duracin de la tarea se reduce:
curso ser la misma:
Calendario de trabajo Vista Uso de recursos -
Calendario de trabajo Vista Uso de tareas -
Calendario de trabajo Cargas de trabajo -

La vista Hoja de recursos Resource Se puede utilizar la grfica de

Sheet- permite la redistribucin en recursos Grafica de Recursos-
caso de ser necesario para apreciar el porcentaje de
Un recurso est sobrecargado uso de recursos:
cuando tiene asignado ms
trabajo del que puede realizar
en un horario laboral
Cuando un recurso est
sobreasignado el texto se
muestra en rojo y contiene un
indicador:

35
Calendario de trabajo Cargas de trabajo -
Para el balance de las cargas en forma manual se utiliza la opcin
Administracin de Recursos de Detalles sub-men Vista en dos paneles en el
Men Vista
Se divide la pantalla y se seala el recurso que se quiere administrar
Calendario de trabajo Calendarios por recurso -

En Ms Project, existen dos tipos El calendario estndar se accesa

de calendario:
mediante la opcin Archivo -
Calendario Estndar
Opciones y la etiqueta
Calendario por recurso
El calendario estndar es el Programacin Calendario:
calendario por omisin para
cada recurso
Pueden crearse calendarios
especiales para controlar la
disponibilidad del recurso
Otros dos tipos de calendario
pueden asignarse a un recurso:
Calendario 24 horas
Calendario turno de
noche