INTRODUCCION A LA

GERENCIA
DE PROYECTOS
 INTRODUCCIN A LA
GERENCIA DE PROYECTOS

La Gerencia de Proyectos es la aplicacin de tcnicas,

herramientas y procedimientos en la planificacin, la
direccin, la coordinacin y el control de metas
preestablecidas de alcance, costo, tiempo y calidad
del proyecto
ASPECTOS BSICOS

1. Integracin del proyecto

2. Recursos humanos

3. comunicaciones del proyecto

4. Riesgos del proyecto

5. Adquisiciones del proyecto

6. Interesados en el proyecto
 TIPO DE TRABAJOS

En cualquier empresa u organizacin se deben tener en

cuenta dos tipos de trabajos:

Trabajo Operativo Trabajo de Proyecto

Continuo, un servicio
Entregable nico
repetitivo
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI

(Project Management Institute) rene las buenas

experiencias o las buenas practicas para recopilarlas en
su documento oficial el PMBOOK, esta compuesto por
5 grupos de procesos, y 10 reas del conocimiento.
 EQUIPO DE GERENCIA DE PROYECTOS
El Equipo de Gerencia de Proyectos debe tener conocimientos y
experiencias en las siguientes reas:

Fundamentos en la gerencia de proyectos

Conocimientos, normas y regulaciones del rea de
aplicacin propia del proyecto
Comprensin del entorno del proyecto
Conocimientos y habilidades de gerencia general
Habilidades interpersonales
 FUNDAMENTOS DE LA GERENCIA DE
PROYECTOS
Definicin del ciclo de vida Interesados en el proyecto

los cinco grupos de procesos las diez reas del conocimiento

 CONOCIMIENTOS, NORMAS Y
REGULACIONES

Se requiere que al menos un miembro del equipo de gerencia del

proyecto tenga conocimientos profundos, de todo lo relacionado
con el rea de aplicacin propia del proyecto.
ENTORNO DEL PROYECTO

Educativos

Demogrficos
De
seguridad

Entornos
del
econmicos
proyecto De
movilidad

ticos y Cultural
tnicos y social
 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE
GERENCIA GENERAL
Mercadeo
Gestin financiera
Compras y adquisiciones
Ventas y comercializacin
Contratos y derecho mercantil
Fabricacin y distribucin
Aspectos legales
Rentabilidad
Logstica y cadena de suministro
Planificacin estratgica
 HABILIDADES INTERPERSONALES

Influencia de la organizacin

Negociacin y gestin de conflictos

Resolucin de problemas

Capacidad de improvisacin
CONTEXTO DE LA GERENCIA DE
PROYECTOS

Planificacin
estratgica

Grupo de
Portafolio programas

Grupo de
Programa 1 programa 2
proyectos

Proyecto proyecto proyecto proyecto

 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Idea
Entradas Equipo de direccin de proyecto

FASE inicial intermedia final

Plan aceptacin aprobacin

Salidas Acta Lnea base
avance
enunciado del alcance entrega
Producto
producto
entregable
 FASE INICIAL DE
CONCEPTUALIZACIN
 FASE INTERMEDIA FASE FINAL

Sub fases de definicin Contempla la aprobacin de los

entregables del proyecto
Sub fases de ejecucin del proyecto
Entrega formal y cierre del proyecto

Existen dos visiones de mirar el proyecto:

Mirar el entregable final o resultado del proyecto

Mirar el esfuerzo necesario para lograr el entregable final

NIVEL DE COSTOS Y DE PERSONAL

PODER DE LOS INTERESADOS

Y COSTO DE LOS CAMBIOS
RELACIN ENTRE LOS INTERESADOS Y EL
PROYECTO
GRUPOS DE PROCESOS
 PROCESOS DE INICIACIN
definen y autorizan el
proyecto o una fase del
mismo.
Identificar a los interesados
Desarrollar el acta de
constitucin del proyecto
Los principales resultados de este proceso
son la definicin del alcance inicial, la
asignacin de los recursos econmicos, la
identificacin de los interesados, y la
seleccin y presentacin del GERENTE DEL
PROYECTO
 PROCESOS DE PLANIFICACIN

Definen y refinan los

objetivos, preparan la
hoja de ruta para
alcanzar metas de
tiempo, costo y
calidad
 PROCESOS DE EJECUCIN

Dirigir y
Implica la gestionar el
Realizar el Adquirir el
aseguramiento equipo del
trabajo del
coordinacin proyecto
de calidad proyecto
del personal y
de recursos Desarrollar el
Dirigir el equipo Gestionar las
para realizar equipo de
proyecto
de proyecto comunicaciones
las actividades
del plan de
Gestionar el
proyecto Efectuar las
compromiso de
adquisiciones
los interesados
 PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Monitorear y
controlar el Controlar las Controlar los
trabajo del comunicaciones riesgos
proyecto

Se encarga de observar, Realizar el

Controlar la Controlar las
control integrado
analizar y regular el de cambios
calidad adquisiciones

desarrollo de la
ejecucin del proyecto Validar el alcance
Controlar los
costos
Controlar el
compromiso de
los interesados

Controlar el Controlar el
alcance cronograma
 PROCESOS DE CIERRE

Son los procesos que formalizan la aceptacin del producto, servicio

o resultado y terminan, de una manera ordenada, los contratos y el
proyecto
Cerrar el proyecto o
fase

Cerrar las
adquisiciones
LIMITES DEL PROYECTO
REAS DE CONOCIMIENTO
 GRUPOS DE PROCESOS
SEGUIMIENTO Y
INICIACION PLANEACION EJECUCION CIERRE
CONTROL

1. GESTION DE LA desarrollo del acta de desarrollar el plan de gestin del monitorear y controlar el
cerrar el proyecto o fase
INTEGRACION constitucin del proyecto proyecto trabajo del proyecto

planificar la gestin, recopilar

2. GESTION DEL validar el alcance, controlar el
requisitos, definir el alcance, crear
ALCANCE alcance
la EDT

planificar el cronograma, definir las

actividades, estimar recursos para
3. GESTION DEL TIEMPO las actividades, estimar duracin de controlar el cronograma
las actividades, desarrollar el
cronograma

planificar la gestin de los costos,

4. GESTION DE LOS
estimar costos, determinar el controlar los costos
COSTOS
presupuesto
5. GESTION DE LA realizar el seguimiento de la
planificar la gestin de la calidad controlar la calidad
CALIDAD calidad

adquirir el equipo de proyecto,

6.GESTION DE LOS planificar la gestin de los recursos desarrollar el equipo de
RECURSOS HUMANOS humanos proyecto, dirigir el equipo de
proyecto

7. GESTION DE LAS planificar la gestin de las

gestionar las comunicaciones controlar las comunicaciones
COMUNICACIONES comunicaciones

8. GESTION DE LOS planificar los riesgos, identificar los

controlar los riesgos
RIESGOS riesgos, anlisis de riesgos,

9. GESTION DE LAS planificar la gestin de las

ejecutar las adquisiciones controlar las adquisiciones
ADQUISICIONES adquisiciones

10. GESTION DE LOS planificar la gestin de los gestionar el compromiso de las controlar el compromiso de las
identificar los interesados cerrar las adquisiciones
INTERESADOS interesados interesados interesados
INTERACCIONES ENTRE LOS PROCESOS
 PLANIFICACIN DEL PROYECTO

La planificacin detallada de un proyecto es bsica para el xito de su ejecucin.

Cundo, en
Que? que orden? Cundo?

Cmo?
Qu tan
Quien?
bien?
Cunto?
 ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL
PROYECTO
Descripcin narrativa de los bienes o servicios que debe suministrar el proyecto

OBJETIVO DEL PROYECTO

Descripcin de la necesidad del negocio ENTREGABLES

REQUERIMIENTOS
Descripcin del alcance del producto TECNICOS

Mencin del plan estratgico FECHAS IMPORTANTES

LIMITES Y EXCLUSIONES
REVISIONES CON EL
CLIENTE
 OBJETIVO DEL FECHAS REQUERIMIENTOS LIMITES Y
ENTREGABLES
PROYECTO IMPORTANTES TECNICOS EXCLUSIONES
se registra el
debe responder a
se relacionan las nombre del cliente
los interrogantes corresponde a
hacer una lista con especificaciones o del representante
que, cuando y puntos naturales y
los principales tcnicas que deben con quien se
CONCEPTO cuanto, que se significativos de
productos que debe satisfacer el adelantan revisiones
espera lograr con la control en el
arrojar el proyecto producto del del alcance del
ejecucin del proyecto
proyecto enunciado del
proyecto
trabajo del proyecto
disear y construir
bombas para el
un sistema de
sistema de
tratamiento de casas con el sistema estudios de X persona
tratamiento, tubera
aguas residuales de tratamiento, terrenos X dia, represntate legar
de X pulgadas,
EJEMPLO para un condominio diseo del sistema, diseo de el sistema revisa el avance y el
tubera de X
compuesto por X construccin de X dia , licencia de desarrollo hasta la
material, conexiones
casas, en X meses a lneas de flujo, construccion X dia fecha del proyecto
e instalaciones
un costo de XXXX
elctricas.
dolares
 PROCESOS DE LA GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

PLANIFICAR LA
RECOPILAR LOS DEFINIR EL VERIFICAR EL CONTROLAR EL
GESTION DEL CREAR LA EDT
REQUISITOS ALCANCE ALCANCE ALCANCE
ALCANCE
ACTIVIDADES PROPIAS DEL PROCESO
medir rendimiento del
describir las actividades plan de gestin de los completar los
anlisis del producto elaboracin de la EDT alcance del proyecto y
de la gestin del alcance requisitos entregables
del producto
organizacin para la gestionar los cambios
definir quienes son los enunciado del realizar la inspeccin de
ejecucin del plan de diccionario de la EDT en el alcance de la lnea
interesados alcance del proyecto control de calidad
gestin del alcance base
programa para la
recopilacin de datos
ejecucin del plan de lnea base del alcance solicitud de los cambios
sobre requisitos
gestin del alcance
costo de la ejecucion del ejecutar acciones
documentacion de los
plan de gestion del correctivas o reparar
requisitos
alcance defectos
nivelar los requisitos de
repetir realizar la
los interesados y
inspeccin de control
clasificarlos por orden
de calidad
de importancia
resolver los requisitos
en importancia ,
preparar matriz de reunin con el cliente
rastreabilidad de
requisitos
 RECOPILACIN DE DATOS SOBRE
REQUISITOS
Tcnicas de recopilacin

Revisin de registros Cuestionarios y

histricos encuestas
Los requisitos son
entrevistas suministrados por los Diagramas de afinidad
interesados
Grupos focales Mapas mentales

Lluvia de ideas Revisin de registros

histricos
EJEMPLO DE MATRIZ DE RASTREABILIDAD
objetivos
dotar municipio centralizar dotar al
fomentar habito proporcionar
requisitos con sitio de servicios de municipio con
de lectura en los sitios de reunin
encuentros biblioteca sala de cine y
nios a la comunidad
culturales municipal teatro
1. rea de lectura
1.1 peridicos X (GAV)
1.2 revistas X (MCC)
1.3 sillas -30 X (HCF)
1.4 escritorios para
X (GAV)
usuarios
2. rea de libros
2.1 libros - 250.000 X (MCC)
2.2 categoras diferentes X (GAV)
2.3 sealizacin en parte
X (HCF)
superior
3. computadores
3.1 para uso publico - 50 X (MCC)
3.2 para servicio de
X (GAV)
visitantes
3.3 para empleados - 15 X (HCF)
3.4 impresoras - 5
 CREAR LA ESTRUCTURA DE DESGLOCE
DE TRABAJO

Es un elemento obligatorio en la gestin de proyectos, muestra todo el alcance

en el proyecto desglosado en entregables fciles de manejar.

Caractersticas:

Primer nivel: Titulo del proyecto

Siguiente nivel: ciclo de vida del proyecto

Siguientes niveles: desglose del proyecto en piezas (paquetes de trabajo)

La suma de los desgloses debe ser igual al 100%

 En la EDT debe estar incluidos los entregables del cliente, el alcance

completo del proyecto: alcance del producto y esfuerzos de gestin de

proyectos.

Se debe enumerar cada nivel y cada paquete de trabajo

DICCIONARIO DE LA EDT

Es un documento que proporciona una descripcin del trabajo que

se debe realizar para cada paquete de trabajo.
EJEMPLO DE LA EDT
EJEMPLO DICCIONARIO DE LA EDT
 DURACIN DE CADA ACTIVIDAD

El grupo encargado del estudio del proyecto debe proceder a asignar la duracin
propia de cada actividad de acuerdo con la disponibilidad esperada de recursos
humanos y materiales.

Mtodo del camino critico (CPM)

Mtodo PERT

Tres tiempos de duracin: To = tiempo optimista

Tp= tiempo pesimista

Tmp = tiempo mas probable

 0 = 5 semanas
= 12 semanas 0 + + 4
= 10 semanas =
6
= 9,5

( 0 )2
2 =
El tiempo esperado, la media aritmtica de la distribucin 36
2 Es la varianza de la distribucin 2 = 1,17 semanas

Tiempo probabilstico
 MATRIZ DE PREDECESORAS

Sigue un orden lgico secuencial de los actividades

inmediatament
procesos o actividades. e siguientes
A-1 A-2 A-3 A-4 A-5 A-6

Regla actividades
inmediatas
precedentes
Anlisis de la actividad correspondiente A-1
y define la actividad a realizarse A-2
inmediatamente
A-3
A-4
A-5
A-6
 DIAGRAMA DE RED

Red CMP
DIAGRAMA DE GANTT

Cronograma de actividades
Red PERT

Fecha de ocurrencia
mas prxima
 MATRIZ DE RIESGOS

MATRIZ DE RIESGOS
VALORACION
DESCRIPCION FUENTE DEL RESPUESTA AL
CATEGORIA DEL RIESGO
DEL RIESGO RIESGO RIESGO
P I C

P: probabilidad I : impacto C: consecuencia

 GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Consiste en planificar la manera como va

a actuar cada miembro del equipo del
proyecto,

La verdad es que las personas son las que

hacen realidad los proyectos y por ello es
importante saber dirigir, motivar y
retribuir el esfuerzo invertido
 ORGANIZACIN
Es un conjunto de personas con diferentes destrezas, conocimientos y
experiencias que se unen para trabajar eficientemente en el logro de los objetivos
comunes .

Diferenciacin: proceso de agrupacin

por especialidades.
Integracin: coordinacin de todas las
diferentes reas para lograr las metas
establecidas.
DIFERENCIACIN E INTEGRACIN
 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Depende de las caractersticas del proyecto:

Tamao importancia y complejidad

El entorno organizacional en que se desenvuelva

Cantidad, calidad de personal y recursos disponibles

De la organizacin matriz

Del impacto en el medio ambiente, de las circunstancias y del gerente del

proyecto.
 TIPOS DE ESTRUCTURAS
ORGANIZACIONALES
Estructura Nombre que recibe el Autoridad
organizacional gerente del proyecto
Estructura tradicional Poca o ninguna
Estructura organizacional Agilizado o activador del
Limitada
matricial dbil proyecto
Estructura Organizacional Coordinador del
Baja o moderada
Matricial equilibrada proyecto
Estructura Organizacional
Gerente del proyecto Moderada a alta
Matricial fuerte
Estructura matricial
Gerente del proyecto Alta a casi total
orientada a proyectos
ESTRUCTURA TRADICIONAL

El cliente no es el foco de
las actividades e inters,
Dificulta el manejo integral
del proyecto
Lo tpico es que los
proyectos no terminen en
el plazo estipulado
 ESTRUCTURA MATRICIAL DBIL

Se constituye en el nexo entre el

gerente general y los departamentos
operacionales
No puede tomar o forzar decisiones
personalmente
Permite la unidad de las
comunicaciones
 ESTRUCTURA MATRICIAL EQUILIBRADA

Gerente
general
Mantiene mucho de la organizacin Gerente del
proyecto
por proyectos
El gerente del proyecto demasiada Gerente Gerente gerente
funcional A funcional B funcional C
responsabilidad y autoridad
Planifica el trabajo, distribuye y personal Personal personal
controla

personal personal Personal

ESTRUCTURA MATRICIAL FUERTE

Responde plenamente por las metas

Planifica el trabajo, distribuye y
controla
Convoca los departamentos
funcionales para las tareas que
exigen la intervencin de estos
Puede solicitar la contratacin de
personal
 ESTRUCTURA ORIENTADA A PROYECTOS

Los Gerentes de proyecto

cuentan con una alta
autoridad y una gran
independencia
Estructura recomendada
con proyectos de nuevas
empresas en los que se
desea mantener el control
 CRITERIOS PARA DETERMINAR EL TIPO
DE ESTRUCTURA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
caractersticas
del proyecto matricial orientada a
tradicional
proyectos
dbil equilibrada fuerte
incertidumbre baja moderada moderada a alta alta muy alta
tecnologia estandar estandar estandar compleja nueva
complejidad baja moderada moderada a alta alta muy alta
duracion corta media moderada a larga larga muy larga
tamao pequeo mediano mediano a grande grande muy grande
importancia baja moderada moderada a alta alta muy alta
interdependencia
baja moderada moderada a alta alta muy alta
interna
interdependencia
baja moderada moderada a alta alta muy alta
externa
criticidad del plazo baja moderada moderada a alta alta muy alta
criticidad de los
baja moderada moderada a alta alta muy alta
recursos
diferenciacion baja moderada moderada a alta alta muy alta
clientes diversos diversos diversos 3o4 uno
ESQUEMA GENERAL DE LA
ORGANIZACIN

Patrocinador
/iniciador del
proyecto

Grupo de Gerente del Gerente

interesados proyecto funcional

Equipo del
proyecto
 FUNCIONES DE LOS PARTICIPANTES
PARTICIPANTES DEFINICION FUNCIONES
definir los requisitos que se deben cumplir
estar a favor del proyecto y defenderlo
ser el vocero del proyecto
reunir todo el apoyo que requiere el proyecto
es la persona o
asegurar la credibilidad a lo largo del proyecto
entidad que
PATROCINADOR proporciona los elaborar y entregar el enunciado del trabajo del proyecto
recursos financieros suministrar la informacin sobre el alcance
para el proyecto establecer hitos, eventos clave del proyecto
fijar las restricciones de mayor prioridad
otorgar autoridad al gerente del proyecto
ayudar en la organizacin del trabajo
asignar prioridad a los proyectos
mantenerse a cargo del proyecto
se encarga de lograr el seleccionar y organizar el equipo de trabjo
entregable final del garantizar unas relaciones profesionales
GERENTE DEL negociar con gerentes funcionales, contratistas
proyecto dentro de las
PROYECTO
limitaciones de tiempo coordinar las actuaciones entre el proyecto y los interesados clave
y presupuesto seleccionar procesos apropiados para el proyecto
identificar los esfuerzos de planificacin del proyecto
PARTICIPANTES DEFINICION FUNCIONES
identificar e involucrar a los interesados
identificar requisitos
identificar restricciones y supuestos
preparar la EDT
lo conforman las apoyar, a los responsables de las actividades del cronograma
EQUIPO DEL personas que llevan a apoyar el trabajo asociado con la matriz de predecesoras
PROYECTO cabo el trabajo del suministrar estimativos de tiempo y costo
proyecto participar en el proceso de gestion de los riesgos
dar cabal cumplimiento a los planes de calidad y comunicacin
ejecutar el plan para la gestin del proyecto
aplicar las mejoras que se establezcan para los distintos procesos
recomendar cambios al proyecto y acciones correctivas
el papel de los la preparacin de la carta del proyecto o acta de constitucin
interesados en el elaboracin del plan para la gestin del proyecto
proyecto lo discusin y aprobacin de cambios al proyecto
GRUPO DE
determinan, de comn la identificaciones de restricciones
INTERESADOS
acuerdo, el gerente del la identificacin de requisitos
proyecto y los
interesados la gestin de los riesgos
 PARTICIPANTES DEFINICION FUNCIONES

asignar algunos miembros de su departamento al equipo del proyecto

acordar con el gerente del proyecto los recursos

informar al gerente general sobre otros proyectos

participar en la planeacin inicial del proyecto

es aquel que gestiona y es
propietario de los recursos aportar su experiencia sobre la materia propia del proyecto
de un determinado
GERENTE FUNCIONAL
departamento, tiene a cargo
la direccin del trabajo aprobar el programa final para laejecucion del proyecto
tcnico
recomendar cambios al proyecto y acciones correctivas

gestionar las actividades asignadas a su area funcional

colaborar con los problemas asociados al desempeo del equipo

procurar permanentemente la mejor utilizacin del personal

 PLAN DE RECURSOS HUMANOS

Requiere poder establecer y describir las actividades de los procedimientos,

adquisicin, desarrollo y direccin del equipo.

La organizacin para la ejecucin del proyecto

La descripcin de cargos

La matriz de asignacin de responsabilidades RACI

La estructura de desglose de la organizacin

El plan de asignacin de personal

 DESCRIPCIN DE CARGOS

REQUISTOS O
CARGO FUNCIONES HERRAMIENTAS
PERFIL
1. 1. 1.
GERENTE DEL
2. 2. 2.
PROYECTO
3. 3.
1. 1.
DIRECTOR
2. 1. 2.
TECNICO
3.
1. 1. 1.
INGENIERO
2. 2. 2.
RESIDENTE
3. 3.
1. 1. 1.
OBRERO 2. 2. 2.
3. 3.
MATRIZ DE ASIGNACIN DE
RESPONSABILIDADES RACI

R esponsabilidad

A probar

C onsultar

I nformar
 SISTEMA DE RECONOCIMIENTOS Y
RECOMPENSAS
Puede incluir los siguientes aspectos:

Expresar las gracias con frecuencia

Premios a los miembros del equipo del mes
Recomendar incremento salarial
Entregar premios por desempeo
Enviar notas de reconocimiento al gerente
Programar reuniones sociales
Proporcionar capacitacin con dineros del proyecto
 DIRIGIR EL EQUIPO

Se tienen en cuenta las siguientes acciones :

Promover un buen nivel de comunicaciones

Aplicar tcnicas apropiadas de negocios y de solucin de conflictos
Mantener un liderazgo
Tomar decisiones con prontitud
Llevar un registro de conflictos y polmicas
Mantener contacto frecuente
Influir en los interesados
Realizar evaluaciones de desempeo
DESARROLLAR EL EQUIPO DEL
PROYECTO
ETAPAS DE LA CONSTRUCCIN DEL
EQUIPO

Formacin
(orientacin)

Turbulencia
(insatisfaccin)

Normalizacin
(resolucin)

Desempeo
(productividad)

Disolucin
(terminacin)
 GESTIN DE CONFLICTOS
En los proyectos el conflicto es inevitable, puede ser beneficioso y su solucin se
logra mediante la apertura;

los gerentes dedican casi la mitad del tiempo en la bsqueda de soluciones a las
diferencias que surgen entre los miembros del equipo del proyecto.
para evitar los conflictos el gerente debe:

la meta, hacia donde va el proyecto

Los objetivos y las restricciones del proyecto
El contenido de la carta del proyecto (acta de
constitucin del proyecto)
Todas las decisiones que se consideren clave
Los cambios
REGISTRO DE CONFLICTOS O POLMICAS
GESTIN DE LAS ADQUISICIONES
DEL PROYECTO
 La gestin de las adquisiciones exige conocimientos legales, habilidades

de negociacin y total comprensin del proceso de las adiciones.

Las adquisiciones no se pueden llevar a cabo sin la directa participacin

del gerente del proyecto

 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS
ADQUISICIONES

Determinar que hace la entidad ejecutante y que no hace

Procedimientos para efectuar las adquisiciones

Organizacin para la ejecucin del plan de gestin de las adquisiciones

Programa para la ejecucin del plan de gestin de las adquisiciones

Presupuesto para la ejecucin del plan de gestin de las adquisiciones

 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES
Para cada adquisicin preparar el
enunciado del trabajo
Para cada adquisicin definir el tipo de
contrato adecuado
Preparar los documentos con el mayor
detalle posible
Establecer los criterios de seleccin de
proveedores
Evitar los documentos de las
adquisiciones a los proveedores
Celebrar una audiencia de licitaciones
Responder las preguntas de los
proveedores
Preparar la oferta por parte de los
proveedores
Recibir propuestas
Evaluar propuestas y obtener lista de
proveedores
Recibir presentaciones de los
proveedores
Comprar con estimados creados
dentro de la empresa
Adelantar negociaciones
Buscar posibles proveedores
 TIPOS DE ENUNCIADOS DEL TRABAJO DE
LAS ADQUISICIONES
Tipo de enunciado tipo de enunciado tipo de enunciado
de desempeo funcional diseo

Describe lo que el Manifiesta cual es el

Expresa el trabajo
entregable final debe entregable final que
que se debe realizar.
ser capaz de hacer se quiere tener.
EJ: una casa igual a la
EJ: una balanza que EJ: una bodega con un
que muestran los
permita medir hasta espacio que sirva
planos
milsimas de gramo como vivienda
 TIPOS DE CONTRATOS
Los tres tipos de contratos que se obtienen en la practica son:

CR: El cliente acepta

TM: Es una
pagar a un
combinacin de los
contratista todos los
anteriores, con
costos reales en los
un componente
que incurran durante
fijo (precio hora,
el proyecto, ms
precio por metro
unos honorarios
cuadrado, etc.) y un
acordados.
componente variable
(la cantidad de horas,
metros cuadrado, etc.

PF: el cliente y el contratista

acuerdan un precio que no variar.
 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

Se refiere a la gestin entre comprador y vendedor; para tal proceso se debe

concentrar en el proceso de las actividades descritas en el plan de gestin de las
adquisiciones correspondientes a controlar las adquisiciones, algunos aspectos:
Interpretar Realizar las
Realizar inspecciones el contrato Interpretar
presentaciones de
y auditorias el contrato
costos
Mantener
Informar sobre correspondencia Reuniones de revisin
el desempeo con el proveedor de desempeo
Autorizar los Mantener
pagos al proveedor registros de todo
SECUENCIA PROCESO DE
ADQUISICIONES
 CERRAR LAS ADQUISICIONES

Consiste en reunir todo lo sucedido durante el desarrollo del contrato y

verificar que todo el trabajo y los entregables reciben ACEPTACION; de igual
manera las retenciones por cada adquisicin del proyecto ya estn canceladas

El comprador entrega al proveedor un documento formal donde informa que

el contrato ha terminado y queda cerrado
 CERRAR LAS ADQUISICIONES
Efectuar una auditoria de
las adquisiciones para una
revisin estructurada de
los procesos de las
adquisiciones
Verificacin del producto,
establecer si el trabajo se
termino en forma correcta y
satisfactoria
Actualizar los registros
Lograr un convenio
negociado con casos
referentes a reclamaciones,
facturas y otros asunto.
Preparar un informe de
desempeo del trabajo
Realizar el cierre
Crear lecciones aprendidas,
financiero, mediante
incluye lo que fue bien, lo
pagos finales
que fue mal y lo que se
puede hacer mejor la
prxima vez
Emitir la aceptacin final
 GESTIN DE LOS INTERESADOS EN
EL PROYECTO

La gestin de los Interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestin

adecuadas para lograr la participacin eficaz de los interesados a lo largo del

ciclo de vida del proyecto, con base en el anlisis de sus necesidades, intereses y

el posible impacto en el xito del proyecto.

 PROCESOS DE LA GESTIN DE LOS
INTERESADOS
CORRESPONDE AL GRUPO
NOMBRE DEL PROCESO
DE PROCESOS DE

Identificar a los interesados Iniciacin

Planificar la gestin de los interesados Planificacin

Gestionar el compromiso de los

Ejecucin
interesados
Controlar el compromiso de los
Seguimiento y control
interesados
 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Identifica las personas, grupos y las organizaciones que pueden impactar o

ser impactadas por las decisiones, actividades y resultados del proyecto.

Es conveniente conocer sus

necesidades, intereses y potencial

impacto sobre el xito del proyecto

 GESTIONAR EL COMPROMISO DE LOS
INTERESADOS

Es un proceso de comunicacin y trabajo con los

interesados con el fin de conocer sus necesidades y
expectativas

Fomentar el compromiso efectivo de los interesado

en las actividades del proyecto a todo lo largo del
ciclo de vida del proyecto
 CONTROLAR EL COMPROMISO DE LOS
INTERESADOS

Es un proceso durante todo el tiempo del proyecto, de monitoreo de las

relaciones de los interesados y de ajuste de las estrategias y planes para

comprometer a los interesados

 STAKEHOLDERS

Son todas aquellas personas u organizaciones que por razones del proyecto
puedan ver afectados, positiva o negativamente, sus intereses; tambin pueden
influir en el proyecto o sus entregables
Identificarlos a Determinar Determinar sus Determinar
todos sus requisitos expectativas sus intereses

Determinar su Planificar Comunicars

nivel de influencia comunicacin e con ellos

Gestionar sus
expectativas e influencias
 INTERESADOS

HACER UNA LISTA DE LOS INTERESADOS

Se puede arrancar con la lista inicial de interesados
del ACTA de CONSTITUCION, la cual se completa
con tcnicas como entrevistas.

HACER UN ANALISIS DE LOS INTERESADOS

Se centra en la influencia y el impacto que sobre el

proyecto que tiene cada interesado.
 INTERESADOS

REGISTRO DE LOS INTERESADOS

Esta compuesto por un cuadro con encabezamientos

que definirn y determinaran el inters y la influencia de
cada uno de los interesados

ESTRATEGIA DE GESTIN DE LOS INTERESADOS

Consiste en definir desde el inicio las acciones a

emprender frente a aspectos de la participacin de los
interesados
 PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS
INTERESADOS
Metodologa: lista de actividades, descripcin de cada actividad

Organizacin para la ejecucin del plan de gestin de los interesados:

organigrama, descripcin de cargos, matriz RACI

Programa para la ejecucin del plan de gestin de los interesados: diagrama

de Gantt

Presupuesto para la ejecucin del plan de gestin de los interesados: costo

de cada actividad y costo total
 NIVEL DE COMPROMISO DE LOS
INTERESADOS
El interesado no esta al tanto del proyecto y sus impactos potenciales
INCONSCIENTE

El interesado esta al tanto del proyecto y sus impactos potenciales y es resistente al

RESISTENTE cambio

el interesado esta al corriente del proyecto, pero no lo apoya y no es resistente, es

NEUTRAL indiferente

DE APOYO El interesado esta al tanto del proyecto y sus impactos potenciales y apoya el cambio

El interesado tiene plena conciencia del proyecto y sus impactos potenciales con un
LIDER compromiso total por el logro del xito.
 HABILIDADES QUE DEBE MANEJAR EL
GERENTE DEL PROYECTO

Es necesario que el gerente aplique sus habilidades interpersonales y

habilidades gerenciales con los interesados en el proyecto, estas son algunas:

Facilitar en consenso hacia
Construir confianza los objetivos del proyecto

Influir sobre la gente para

Resolver conflictos que apoye el proyecto
Negociar acuerdos que
satisfagan las necesidades
Escucha activa del proyecto

Superar resistencia Modificar el comportamiento

al cambio organizacional para aceptar los
resultados del proyecto
 GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS
INTERESADOS

Si todos los interesados tienen una imagen diferente del futuro, el comn
denominador son los conflictos.

Se deben conocer las expectativas de los

interesados
Resolver polmicas mediante reuniones, cara
a cara, llamadas, correos electrnicos,
entrevistas personales, fotos, etc.
 Es importante aclarar cada polmica y afrontarla de tal manera que se puedan

hallar soluciones

De igual manera debe asignarse una persona que haga un registro escrito y un

seguimiento. Esto valdr como apoyo en el cierre del proyecto.

 CONTROLAR EL COMPROMISO DE LOS
INTERESADOS

Se recomienda que el control del compromiso de los interesados se pueda

llevar adelante con la utilizacin de herramientas:

SISTEMAS DE GESTIN DE INFORMACIN

JUICIO DE EXPERTOS

REUNIONES
GRACIAS!