LE TRAITEMENT

DOCUMENTAIRE DES THSES

LUNIVERSIT PARIS 8
partis pris & contraintes
DROUL
1. Contexte
2. Le circuit des thses aujourdhui
3. Mise en place du circuit
4. Perspectives
CONTEXTE
UNE UNIVERSIT
UNIQUE EN SON GENRE
1969 : ouverture du Centre Universitaire Exprimental Vincennes
Hritage des idaux de Mai 1968
volont de dmocratiser le savoir
intrt pour les enjeux du monde contemporain
ouverture aux disciplines mergentes
1980 : le campus est transfr Saint-Denis
LUNIVERSIT PARIS 8
AUJOURDHUI
Formation et recherche tournes vers
les sciences humaines et sociales
les arts
les lettres et les langues
le droit, lconomie et la gestion
les sciences
Prs de
22 000 tudiants
900 enseignants
Le SCD
une grande bibliothque centrale (15 000 m2)
trois bibliothques associes
87 agents titulaires
LES THSES AU SCD
Traites par le Service de la recherche
Deux agents partiellement affects au traitement des thses
numriques
correspondant STAR
coordinateur thses + correspondant STEP
DOCTORANTS
& COLES DOCTORALES
1287 doctorants inscrits en 2015
Quatre coles doctorales
Pratiques et thories du sens (486 inscrits)
Sciences sociales (378 inscrits)
Esthtique, sciences et technologies des arts (256 inscrits)
Cognition, langage, interaction (167 inscrits)
Soutenances
164 en 2015
166 en 2014
156 en 2013
LA COORDINATION
DES COLES DOCTORALES
Rattache la Direction des services de la recherche
Assure
la gestion de la scolarit des doctorants
lorganisation des soutenances
la dlivrance des diplmes aux docteurs
Interlocuteur unique du SCD, pour ce qui concerne la gestion
quotidienne du traitement documentaire des thses
LE CIRCUIT DES THSES
Le traitement des thses numriques aujourdhui
AVANT LA SOUTENANCE
Au moment de linscription
enregistrement du doctorant dans Apoge
envoi des donnes dApoge vers STEP
mise jour quotidienne des donnes de STEP
Pourquoi connecter STEP Apoge ?
les interventions directes dans STEP ne sont plus ncessaires
les donnes dApoge sont thoriquement exactes
Le correspondant STEP signale les donnes manquantes dans Apoge
tat civil du doctorant, abandon, transfert, etc.
rapport derreurs de la connexion : outil de travail essentiel
APRS LA SOUTENANCE
1. STAR
Au mme titre que STEP, STAR est connect Apoge
En revanche, pour STAR, seule la cration des fiches est assure par
transfert (aucune mise jour nest effectue)
gain de temps
volont de "garder la main"
APRS LA SOUTENANCE
2. LARRIVE DES THSES AU SCD
Le dpt des thses au SCD se fait aprs la soutenance
Ce choix implique une forme de coercition lgard des docteurs
la dlivrance de leur diplme et de leur attestation de soutenance nest
possible quaprs passage du SCD
Les doctorants se prsentent au SCD loccasion des "Rendez-vous
RAMEAU"
dpt de la thse
signature du contrat de diffusion
choix des mots clefs RAMEAU dans le bordereau
dlivrance, enfin, dune attestation de dpt
APRS LA SOUTENANCE
3. LA DIFFUSION DES THSES
Il est ncessaire dattendre le retour du dossier administratif du
docteur pour pouvoir traiter sa thse
la thse est-elle confidentielle ?
Ce temps de latence entre soutenance et diffusion peut tre
(relativement) long
propos des modalits de diffusion
Internet ou intranet
la Bibliothque numrique de Paris 8 est en pleine mutation
entretemps, usage de la plateforme de lAbes
pas de PEB pour les thses diffuses en intranet
MISE EN PLACE DU CIRCUIT
Compromis administratifs et techniques
SENSIBILISER
LES SERVICES IMPLIQUS
lorigine : trois services impliqus dans le circuit des thses
la Coordination des coles doctorales
le Services des diplmes
le SCD
Leur rappeler les enjeux documentaires du traitement des thses
Importance de lArrt du 7 aot 2006
DFINIR LE STATUT
DU CORRESPONDANT STAR
Choix du rle "Super-STAR"
Fusion des quatre fonctions dfinies par lAbes
Scolarit
Gestionnaire de fichiers
Bibliothque
Validateur
Volont de regrouper les fonctions pour fluidifier autant que possible
le traitement des thses
ampleur de Paris 8
difficult mobiliser les autres services impliqus dans le circuit des thses
LA CONNEXION APOGE/STEP
Rle fondamental dans le circuit des thses Paris 8
gain de temps pour les ED
base de travail pour le SCD
surtout : permet davoir une vue (thoriquement) complte des doctorants et
des soutenances
La mise en place de cette connexion
importance de la DSI dans le processus
longue phase de test
rle du coordinateur thses : assurer la communication entre Abes et Amue
CONFIGURER
LA FICHE TABLISSEMENT
Scnario de diffusion par dfaut : la version complte de la thse est
diffuse en intranet
Export vers la plateforme de lAbes
Pas de diffusion dans TEL
PERSPECTIVES
 Fluidifier le traitement des thses
Ouvrir au PEB les thses diffuses en intranet
aujourdhui : prs de 60% des thses traites via STAR sont diffuses en
intranet et sont donc inaccessibles hors de Paris 8
Sensibiliser les doctorants aux enjeux de la diffusion de leur travail
le dpt au SCD fait partie intgrante du processus de soutenance
la diffusion dune thse sur Internet doit tre envisage plus sereinement
Merci pour votre attention !

Des questions ?

colin.rameaux02@univ-paris8.fr