Unidad

Anlisis de la evolucin de los procesos

Importancia
Logro
o La medicin a los procesos permitir detectar fallas y
Al finalizar la unidad el estudiante optimizar procesos que marchan bien controlando que
podr evaluar la eficiencia de los
se lleven en optimas condiciones para que el negocio
siga siendo competitivo.
procesos.
o Es necesario medir la eficiencia de los proceso, para
asegurar de que se esta produciendo el mayor volumen
de productos a un menor gasto.
o Definir correctamente la relacin en el modelado de los
Sistemas con la notacin del IDEF0 con el IDEF3, ya que
permitir tener una descripcin detallada y completa
del sistema que se esta modelando.
o Es necesario conocer la arquitectura de todo sistema
necesaria para su modelado e implementacin.
 Temas a desarrollar

o Mtricas de procesos
o Eficiencia de procesos
o Relacin IDEF0 con IDEF3
o Arquitectura de los procesos
 Mtricas de Procesos
Qu nos representan esas imgenes ?

Sern importantes para lo que desarrollamos en clase ?

 Mtricas de Procesos

Medidas cuantitativas que permiten obtener una visin de la

eficacia del proceso .
El Personal del nivel del conocimiento son los encargados de la
formulacin de las mediciones
Permiten obtener un conjunto de indicadores del proceso que
conduzcan a la mejora de los procesos. Las mtricas del proceso
se usan con fines estratgicos como para Mejorar e innovar el
Proceso
 Mtricas de Procesos

Por qu necesitamos medir los procesos?

 Mtricas de Procesos

La medicin es importante porque

Planificar con mayor certeza y confiabilidad.

Discernir con mayor precisin las oportunidades de mejora de
un proceso dado.
Analizar y explicar como han sucedido los hechos.
Corregir las condiciones fuera de control.
Comprender si nuestro producto es competitivo en el mercado.
Establecer prioridades en la organizacin.
 Metricas de los Procesos

DESICIONES
GESTIN INFORMACIN
(INDICADORES)

Etapas del proceso

productivo
PROYECTOS
Bienes

INSUMOS PROGRAMAS

SERVICIOS

PROCESO PRODUCTOS RESULTADOS

 Mtricas de Procesos
Indicadores y toma de decisiones

Todo sistema , requiere datos sobre un conjunto de

indicadores diferentes, que reflejan la informacin
requerida para distintos niveles de toma de decisiones.
 Mtricas de Procesos

Pero ..
QU SON LOS INDICADORES?
 Mtricas de Procesos
Indicador
Segn el diccionario de la RAE:

Que indica o sirve para indicar

Del Latn Indicare que significa
mostrar o significar algo, con indicios y seales
 Mtricas de Procesos
Una definicin ms completa

Un indicador es un instrumento que nos provee evidencia cuantitativa acerca

de si una determinada condicin existe o si ciertos resultados han sido
logrados o no. Si no han sido logrados permite evaluar el progreso realizado.
Un indicador de desempeo nos entrega informacin cuantitativa respecto
del logro de los objetivos de un programa. Puede cubrir aspectos
cuantitativos o cualitativos.
 Mtricas de Procesos
UN INDICADOR ES UNA SEAL, UN AVISO, QUE NOS
ENTREGA INFORMACIN

SE RELACIONA DIRECTAMENTE Y SIEMPRE CON UN OBJETIVO

Aumentar nivel Aos promedio de
de escolaridad escolaridad por
del pas habitante del pas
Mtricas de Procesos

QUE TIPO DE INDICADORES HAY?

 Mtricas de Procesos

Clasificacin de los indicadores

Segn el desempeo Segn proceso productivo:

o Eficacia Insumos
o Calidad Procesos
o Eficiencia Productos (bienes y servicios)
o Economa Resultados (intermedios y finales)
 Mtricas de Procesos
Indicador de eficacia

Mide el grado de cumplimiento de un objetivo.

No considera los recursos asignados para ello
Ejemplo:
o Porcentaje de becas entregadas en relacin a las
programadas
o Reduccin de la tasa de analfabetismo
 Mtricas de Procesos
Indicador de calidad
o Mide atributos, capacidades o caractersticas que deben tener los
bienes o servicios para satisfacer adecuadamente los objetivos del
programa.
o Calidad es una dimensin de la eficacia, pero por su importancia se la
distingue con nombre propio

Ejemplos:
Grado de satisfaccin de los usuarios
Tiempo de respuesta a requerimientos de los beneficiarios
 Mtricas de Procesos
Indicador de eficiencia

o Mide la relacin entre los productos y servicios generados con respecto a

los insumos o recursos utilizados.
o Aproximaciones a este concepto:
Costos de produccin (costos medios, costos unitarios gastos
administrativos en relacin al gasto total)
Productividad media de los distintos factores de produccin
Ejemplos:
Costo promedio anual por alumno atendido
Solicitudes tramitadas por funcionario
 Mtricas de Procesos
Indicador de economa

o Mide la capacidad del programa para generar o movilizar adecuadamente los

recursos financieros.
o Economa es una dimensin de la eficiencia.
Ejemplos:
Ingresos propios generados
Presupuesto ejercido
 Mtricas de Procesos
Es necesario definir indicadores para:
INSUMOS PROCESO PRODUCTOS RESULTADOS
o Eficacia o Eficacia o Eficacia o Eficacia
o Calidad o Calidad o Calidad o Eficiencia
o Eficiencia o Eficiencia o Eficiencia
o Economa

PROYECTOS

Bienes
PROGRAMAS
 Mtricas de Procesos

COMO CONSTRUIMOS UN
INDICADOR?
 Mtricas de Procesos

PERSPECTIVAS DE LOS
INDICADORES
 Eficiencia de los Procesos

1. Analizar el objetivo cuyo avance se desea medir.

2. Seleccionar aspectos relevantes a medir.
Pasos para construir 3. Formular el indicador:
un indicador Nombre
Frmula de clculo
4. Establecer los medios de verificacin.
5. Validar el indicador.
6. Establecer frecuencia de clculo, lnea base y metas
 Eficiencia de los Procesos

o Para tener sentido un indicador debe estar asociado a un

1. Analizar objetivo objetivo.
cuyo avance se o Si el objetivo no est bien definido el indicador tampoco
lo estar.
desea medir
o Para tener buenos indicadores los objetivos deben estar
bien definidos.
 Eficiencia de los Procesos

Se refiere las caractersticas que deseamos medir

respecto al logro del objetivo.
2. Aspectos relevantes
a medir Ejemplo:
Objetivo: Familias de escasos recursos habitando una
vivienda social ubicada en conjuntos habitacionales
que les permita desarrollar su vida familiar, comunitaria
y ciudadana.
 Eficiencia de los Procesos

Ejemplo:
Objetivo: Familias de escasos recursos habitando una vivienda
social ubicada en conjuntos habitacionales que les permita
2. Aspectos relevantes desarrollar su vida familiar, comunitaria y ciudadana.
a medir
Aspectos relevantes a medir:
o Familias de escasos recursos
o Vivienda social que permita desarrollar vida familiar
o Conjuntos habitacionales que permitan desarrollar vida
comunitaria y ciudadana.
 Eficiencia de los Procesos

Debe ser:
o Auto explicativo
3. Formular el Nombre
o Contextualizado
del Indicador
Ejemplo:
Porcentaje de solicitudes respondidas
Es auto explicativo y contextualizado?
Eficiencia de los Procesos

Objetivo a evaluar Porcentaje de solicitudes respondidas

o En la Oficina Principal de la institucin?
o En el pas?
o En un mes?
o En un ao?
o Respecto de las solicitudes presentadas?
Eficiencia de los Procesos

Nombre del indicador

Qu o cul es la medicin.universo a considerar

(contexto)

% de solicitudes Respecto a las

respondidas ingresadas

Porcentaje de solicitudes respondidas respecto de las

ingresadas a nivel nacional en el mes
 Eficiencia de los Procesos

Nombre del indicador

3. Construccin de
Formulas
Variables que intervienen

Frmula del indicador

 Eficiencia de los Procesos

Frmula de Calculo:

3. Frmula de Numerador
clculo * 100
Denominador

Total de solicitudes respondidas en el ao t

* 100
Total de solicitudes ingresadas en el ao t
 Eficiencia de los Procesos

o Informacin contable-
presupuestaria
4. Establecer los medios de
verificacin o Estadsticas de produccin fsica,
cargas de trabajo del personal

o Encuestas, estudios especiales

o Benchmarking, etc.
 Eficiencia de los Procesos

Para posteriormente verificar el

cumplimiento de las metas
o Registros de la institucin
4. Establecer los medios de
verificacin o Estadsticas oficiales
o Encuestas (externas)
 Eficiencia de los Procesos

Claridad: Debe ser preciso e inequvoco

No hay dudas respecto de qu se est midiendo?
5. Validar los Relevancia: Debe reflejar una dimensin importante del
indicadores logro del objetivo
Permite verificar el logro del objetivo en un aspecto
sustantivo?
Economa: La informacin necesaria para generar el
indicador debe estar disponible a un costo
razonable
El beneficio de la informacin es mayor que el costo
de obtenerla?
 Eficiencia de los Procesos
Lnea de Base
o Dato que se tomar como inicio para establecer los
valores futuros a alcanzar por el indicador, los que
servirn para evaluar el grado de cumplimiento de
6. Establecer frecuencia las metas.
de clculo, lnea base
y metas o Para indicadores nuevos, podra suceder que no
exista un valor base, por lo cual debe ser estimado.

o Una vez realizada la primera medicin, se tomar

como lnea de base el ltimo dato obtenido.
 Eficiencia de los Procesos

Las Metas constituyen la expresin concreta y cuantificable de

los logros que se planea alcanzar en el ao u otro periodo de
6. Establecer frecuencia tiempo con relacin a los objetivos previamente definidos.
de clculo, lnea base Ejemplo:
y metas 1. Aumentar nuestras ventas en un 20% anuales
2. Aumentar el nmero de registros en el sitio web de los
seminarios en un 25% (de 500 a 625 al mes) en los
prximos 3 meses,
 Eficiencia de los Procesos

Ejemplo de
aplicacin de
mtricas para
un proceso
 Arquitectura de procesos

o Conjunto de procesos esenciales de la empresa, mostrando sus relaciones

entre s y sus interacciones con clientes y proveedores.
o Elemento esencial del modelo de negocios de toda organizacin Los procesos
esenciales son los encargados de crear y comercializar los productos y
servicios de la empresa.
o Constituyen la base para su ventaja competitiva Ello significa que la
arquitectura de procesos se ubica en realidad en el nivel estratgico y no en el
nivel de procesos como parecera a priori.
o Este modelo nos permite identificar los procesos de la empresa, as como
tambin hacer la representacin detallada de las actividades que se realizan
en ella.
 Arquitectura de procesos

Las organizaciones deben establecer una arquitectura que sea

flexible y basada en estndares, que permita satisfacer las
demandas actuales y planificar las del futuro.
La arquitectura debe ser capaz de automatizar los procesos entre
aplicaciones heredadas ya existentes y a integrar las nuevas
aplicaciones que se vayan incorporando a la organizacin, dando
soporte al intercambio de datos entre mltiples aplicaciones en
tiempo real
 Arquitectura de procesos

Arquitectura de Procesos:
Identifica que procesos definen una estructura funcional y se
anticipa al proceso mismo.
cadena de valor:
Conceptos Es una herramienta para analizar todas las actividades de una
empresa,modelo que clasifica y organiza los procesos de una
clave empresa con el propsito de enfocar los programas de
mejoramiento.
Especificacin de procesos:
Define lo qu sucede en los procesos o funciones de un
sistema.
Actividades:
Acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un
programa o subprograma de operacin, que consiste en la
ejecucin de ciertos procesos o tareas.
 Arquitectura de procesos

Herramienta de pensamiento que permite organizar,

clasificar y analizar los diferentes descripciones
EL MARCO DE arquitecturales o artefactos de una empresa (modelos
REFERENCIA DE de estrategia, organigramas, modelos de procesos,
ZACHMAN modelos de flujos de trabajo, modelos de datos, reglas
de negocio, diagramas de aplicaciones, diagramas de
redes, especificaciones de programas, etc.
Mtodo consta de 4 pasos los cuales son:
o Captura del organigrama
o Modelo de la vista horizontal
o Modelado de la configuracin de valor
o Modelado de la arquitectura de procesos
.
 Arquitectura de procesos

Mediante este paso se identifica la forma de

Captura del
organizacin de la empresa, es decir las personas clave
organigrama y funciones que realizan en forma jerrquica esto
responde a la pregunta QUIEN?.
 Arquitectura de procesos
DIRECTOR GENERAL
Prof. Jos David Chavarra

DEPTO. OPERATIVO DEPTO. COMERCIAL DEPTO. ADMINISTRATIVO

Ing. Alfredo Ruiz Egremy Lic. Mara del pilar Ruiz Martnez C.P marta gil palomino

Captura del
organigrama
AUXILIAR DEPTO. OPERATIVO AUXILIAR DEPTO. COMERCIAL
RECURSOS HUMANOS
Sr. Juna Manuel gil palomino C.P. rica Vsquez Torre Blanca

CAJERA
TRABAJADORES DE CAMPO FINANZAS
Montserrat C. Garca Cervantes

NOTIFICADORES
Lorenzo Malangn
Javier Puebla
Calixto Coyote CONTABILIDAD
 Arquitectura de procesos

Responde a tres preguntas

Modelo de la Qu hace la empresa?
vista Responde a que ofrece la empresa a los clientes
horizontal Cmo lo hace?
Describe el proceso, donde se detallan las actividades en orden
para elaborar el producto o servicio
Para quin lo hace?
Se refiere a las personas a las que esta dirigido el producto o
servicio.
 Arquitectura de procesos

Modelo de vista
Horizontal
 Arquitectura de procesos

En este paso se entiende la manera en que la

Modelado de la empresa crea el valor para los clientes.
La Configuracin de Valor describe la lgica que
configuracin sigue el conjunto de actividades primarias que
de valor crean valor para los clientes, aqu se genera una
cadena de valor.
 Arquitectura de procesos

Modelado de la
configuracin
de valor
 Arquitectura de procesos

En este paso se identifican, modelan y definen los procesos esenciales de la empresa,

entre los que mencionamos los procesos claves, los de soporte y los estratgicos los
cuales se encuentran dentro de las actividades primarias de la configuracin de valor
elegida.
Es importante que el modelado se tenga que realizar utilizando un software apropiado
para el caso
 Unidad
Anlisis de la evolucin de los procesos
Temas
o Mtricas de procesos
o Eficiencia de procesos
o Relacin IDEF0 con IDEF3
o Arquitectura de los procesos
Conclusiones
Es necesario medir la eficiencia de los procesos a travs de diferentes
tipo de mediciones ya que permitir conocer con informacin objetiva la
forma como gestionamos los procesos para una correcta toma de
decisiones.
Es necesario conocer la forma como estn relacionados los modelos del
IDEF0 con el IDEF3 para poder modelar cualquier tipo de sistema sea
cual fuera su propsito.
Es necesario conocer la forma como se estructura las arquitectura de
los procesos para organizar, clasificar y analizar los diferentes
descripciones arquitecturales de procesos una empresa
 Gracias
Docente: Lic. Fredy Gonzales Calle