MANAJEMEN PERSEDIAN

PERSEDIAAN, PERENCANAAN
KEBUTUHAN BAHAN, JUST IN TIME
Mengapa persediaan perlu dikelola ?
Contohnya di Bank ada metode untuk mengendalikan uang
tunai, di rumah sakit ada metode mengendalikan persediaan
akan obat-obatan. Di kantor, sekolah, pada usaha ritel seperti
super market dan di semua organisasi bisnis terutama
berkepentingan untuk mengelola persediaan.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sangat perlu untuk

mempelajari bagaimana mengelola persediaan di suatu
perusahaan.
> Salah satu asset yang mahal dari setiap Salah satu asset yang
mahal dari setiap perusahaan

> Sekitar 40% dari total biaya investasi

> Penurunan investasi perusahaan dilakukan Penurunan investasi
perusahaan dilakukan dengan penurunan biaya inventory.

> Proses produksi dapat terhenti dan konsumen Proses produksi

dapat terhenti dan konsumen dapat tidak puas apabila kurangnya
persediaan

> Manajemen perlu menyeimbangkan antara Manajemen perlu

menyeimbangkan antara biaya inventory dengan pelayanan
pelanggan
MANAJEMEN PERSEDIAAN
Fungsi Persediaan
Ada empat fungsi persediaan yaitu:
Untuk meng-decouple atau memisahkan beragam
bagian proses produksi.
untuk meng-decouple dari fluktuasi permintaan
dan menyediakan persediaan barang-barang
yang akan memberikan pilihan bagi pelanggan.
Persediaan semacam ini biasanya terjadi pada
pedagang eceran.
Untuk mengambil keuntungan diskon kuantitas,
sebab pembelian dalam jumlah lebih besar dapat
mengurangi biaya produksi atau pengiriman
barang.
Untuk menjaga pengaruh inflasi dan naiknya
harga.
 Jenis Persediaan
Untuk mengakomodasi fungsi persediaan, perusahaan memiliki
empat jenis persediaan, Yaitu:

Persediaan Bahan Baku, (Raw material inventory) dibeli tetapi

tidak diproses. Persediaan ini dapat digunakan untuk
mendecouple para pemasok dari proses produksi.

Persedian barang setengah jadi adalah bahan baku atau

komponen yang sudah mengalami beberapa oerubahan tetapi
belum selesai.

MRO adalah persediaan yang diperuntukan bagi pasokan

pemeliharaan/perbaikan/operasi yang diperlukan untuk
menjaga agar permesinan dan proses produksi tetap produkif

Persediaan barang jadi adalah produk yang sudah selesai

dan menunggu pengiriman. Barang jadi bias saja disimpan
karena permintaan pelanggan di masa depan tidak diketahui.
 Manajemen Persediaan

Para manajer operasi menetapkan system untuk

mengelola persediaan,ada 2 komponen dari
persediaan yaitu:

Bagaimana persediaan dapat diklasifikasikan

(Analisa ABC)
Tujuannya adalah membuat kebijakan
persediaan yang memusatkan seumber daya pada
komponen persediaan penting yang sedikit dan
bukan pada yang banyak tetapi sepele. Tidaklah
realistis untuk memonitor persediaan yang murah
dengan intensitas yang sama sebagaimana dengan
persediaan yang sangat mahal.
 Manajemen Persediaan
Seberapa akurat catatan persediaan dapat
dipertahankan.
Kebijakan persediaan yang baik tidak berguna
jika manajemen tidak mengetahui persediaan yang
mereka miliki saat ini. Akurasi catatan adalah
sebuah komponen penting dalam system produksi
dan persediaan. Akurasi catatan menjadikan
organisasi dapat memusatkan perhatian pada
barang yang diperlukan, bukan sekedar ingin
memastikan bahwa beberapa barang ada dalam
persediaan. Hanya jika sebuah oraganisasi dapat
menentukan dengan teliti apa yang ada dalam
persediaannya, maka organisasi tersebut dapat
membuat keputusan yang tepat tentang
pemesanan, penjadwalan dan pengiriman
 Perhitungan Berkala
Perhitungan berkala mempunyai keuntungan
sebagi berikut:
Menghilangkan penutupan dan penghentian
produksi yang diperlukan untuk mengecek
persediaan fisik tahunan.
Menghilangkan penyesuaian persediaan tahunan.
Melatih personel audit dalam hal akurasi
persediaan.
Dapat mengenali penyebab kesalahan dan
mengambil tindakan perbaikannya.
Menjaga catatan persediaan yang akurat.
Teknik yang biasa diterapkan dalam
Pengendalian Persediaan:
Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik.
Pengendalian ketat pada pengiriman berikutnya. Tugas ini
diatasi oleh banyak perusahaan dengan menggunakan
system bar code dan radio frequency ID yang membaca
setiap pengiriman berikutnya dan secara otomatis
memeriksa jumlah perhitungan terhadap pesanan
pembelian. Bila dirancang dengan baik system ini sangat
sulit diperdaya.
Pengendalian semua barang secara efektif dengan
meninggalkan fasilitas. Pekerjaan ini dilaksanakan dengan
menggunakan bar code pada barang yang sedang
dikirimkan, keeping magenetis pada barang dagangan atau
melalui pengamatan langsung dapat dilakukan oleh
karyawan yang di tempatkan pada jalan keluar dan pada
daerah yang memiliki potensi kehilangan tinggi atau dapat
juga berupa cermin satu arah dan video pengawasan.
 Biaya Penyimpanan, Pemesanan
dan Setup
Biaya penyimpanan adalah biaya yang berhubungan
dengan penyimpanan atau membawa persediaan dari waktu
ke waktu. Oleh karena itu, biaya penyimpanan juga meliputi
biaya barang yang menjadi usang dan biaya yang berkaitan
dengan gudang, seperti asuransi, karyawan tambahan dan
pembayaran bunga.
Biaya Pemesananan mencakup biaya persediaan, formulir,
proses pemesanan, pekerjaan administrasi pendukung dan
sebagainya. Ketika pesanan diproduksi maka terdapat biaya
pemesanan tetapi biaya pemesanan ini menjadi bagian dari
apa yang disebut sebagai biaya setup.
Biaya Setup adalah biaya untuk menyiapkan mesin atau
proses untuk memproduksi sebuah pesanan. Proses ini
meliputi waktu dan tenaga kerja untuk membersihkan dan
mengganti perkakas atau alat bantu. Para manajer operasi
dapat menurunkan biaya pemesanan dengan mengurangi
biaya setup dan menggunakan prosedur yang efisien seperti
pemesanan dan pembayaran elektronik
PERENCANAAN KEBUTUHAN
MATERIAL DAN KAPASITAS
Konsep Dasar Tentang Perencanaan
Kebutuhan Material
Perencanaan kebutuhan material
(Material Requirements Planning = MRP)
adalah metode penjadwalan untuk
Purchased Planned Order dan Manufactures
Planned Orders. Planned manufactured
order kemudian diajukan untuk analisis
lanjutan berkenaan dengan ketersediaan
kapasitas dan keseimbangan menggunakan
perencanaan kebutuhan kapasitas (Capacity
Requirements Planning = CRP)
Proses MRP membutuhkan lima
sumber informasi utama,
1. Master Production Schedule (MPS)
yang merupakan suatu pernyataan
definitive tentang produk akhir apa
yang direncanakan perusahaan
untuk diproduksi, berapa kuantitas
yang dibutuhkan, pada waktu kapan
dibutuhkan, dan bilamana produk itu
akan diproduksi. MPS biasanya
dinyatakan dalam konfigurasi
spesifik.
 Perencanaan
Kapasitas
(Capacity
Planning)

INPUT: PROSES: OUTPUT:

1MPS Perencanaan 1 Primary
2Bill Of Materials Kebutuhan (Orders)
3Item Master 2Action Report
4Pesanan-pesanan
Material 3Pegging Report
5Kebutuhan (MRP)
 Lima sumber informasi utama
2. Bill Of Material (BOM) merupakan
daftar dari semua material, parts dan
subassemblies serta kuantitas dari
masing-masing yang dibutuhkan
untuk memproduksi satu unit produk
atau parent assembly. MRP
menggunakan BOM sebagai basis
untuk perhitungan banyaknya setiap
material yang dibutuhkan untuk
setiap periode waktu.
Lima sumber informasi utama
3. Item Master merupakan suatu file yang
berisi informasi status tentang material,
parts, assemblies dan produk-produk yang
menunjukan kuantitas on band, kuantitas
yang dialokasikan (Allocated Quantity),
waktu tunggu yang direncanakan
(Planned Lead Times), ukuran lot, stok
pengaman, criteria lot sizing, toleransi
untuk scrap atau hasil dan berbagai
informasi penting lainnya yang berkaitan
dengan suatu item.
 Lima sumber informasi utama
4. Pesanan-pesanan (order) akan memberitahukan tentang
berapa banyak dari setiap item yang akan diperoleh
sehingga akan meningkatkan stock on band di masa
mendatang. Pada dasarnya terdapat dua jenis pesanan,
yaitu: shop order or work order or manufacturing order
berupa pesanan-pesanan yang akan dibuat atau diproduksi
di dalam pabrik, dan purchase order yang merupakan
pesanan-pesanan pembelian suatu item dari pemasok
eksternal. Sistem MRP pada umumnya menggunakan dua
jenis pesanan ini, yaitu: relased order dan planned order.
Relased Order merupakan pesanan-pesanan yang secara
resmi telah dikeluarkan apakah ke pabrik atau ke pemasok
eksternal. Planned Order merupakan pesanan-pesanan
yang masi berada dalam computer yang belum dikeluarkan
secara resmi
Lima sumber informasi utama
5. Kebutuhan-kebutuhan (requirements) akan
memberitahukan tentang berapa banyak dari
masing-masing item itu dibutuhkan sehingga akan
mengurangi stock on band di masa mendatang.
Pada dasarnya terdapat dua jenis kebutuhan,
yaitu kebutuhan internal yang biasanya digunakan
dalam pabrik untuk membuat produk lain, dan
kebutuhan eksternal yang akan dikirim ke luar
pabrik berupa pesanan pelanggan, service parts,
sales forecast. Suatu catatan kebutuhan biasanya
berisi informasi tentang nomer item yang
dibutuhkan, kuantitas yang dibutuhkan, waktu
yang dibuthkan, kuantitas yang telah dikeluarkan
dari stockroom dan lain-lain. Pesanan juga berisi
informasi tambahan seperti nama pelanggan,
alamat pengiriman, waktu penyerahan yang
diinginkan oleh pelanggan, waktu yang dijanjikan
untuk dikirim dan lain-lain.
 MRP
Action report berkaitan dengan bagaimana MRP
menyarankan perubahan-perubahan itu. Pada
dasarnya MRP action report berisi beberapa
informasi yang berkaitan dengan:
Pengeluaran suatu pesanan Release an order
Pengelularan pesanan dengan waktu tunggu
yang tidak cukup
Reschedule in (expedite)
Reschedule out (de expedite)
Pembatalan suatu pesanan
Review order past due
 JUST IN TIME
Just In Time adalah konsep dasar sistem produksi
tepat waktu (JIT) memproduksi output yang
diperlukan, pada waktu dibutuhkan oleh pelanggan,
dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan
pelanggan, pada setiap proses dalam sistem
produksi, dengan cara yang paling ekonomis atau
paling efisien.
 JIT
Pengurangan Pemborosan
Ketika pemborosan pada produksi barang
atau jasa diperbincangkan, hal ini berarti
menguraikan tentang apa pun yang
tidakmemberi nilai tambah. Produk yang
sedang disimpan, diperiksa atau ditunda
juga produk yang sedang menunggu dalam
antrian, dan produk cacat tidak
memberikan nilai tambah. Meraka adalah
100% pemborosan. Lebih dari itu aktivitas
apapun yang tidak memberikan nilai
tambah bagi suatu produk dari sisi
pandang pelanggan merupakan
pemborosan
 JIT
Pengurangan Variabilitas
Untuk mencapai pergerakan bahan secara just in
time, para manajer mengurangi variabilitas yang
disebabkan oleh factor internal dan eksternal.
Variabilitas adalah segala penyimpangan yang
berasal dari proses optimal yang mengirimkan
produk sempurna secara tepat waktu, setiap saat.
Persediaan menyembunyikan variabilitas kata
halus untuk permasalahan. Semakin sedikit
variabilitas di dalam system, semakin sedikit
pemborosan dalam system itu. Kebanyakan
variabilitas disebabkan oleh manajemen yang
lemah yang memberikan kelonggaran pada
pemborosan.
 JIT
Variabilitas terjadi karena:
Karayawan, mesin, dan para pemasok
yang menghasilkan unit yang tidak sesuai
dengan standar, terlambat, atau dengan
kuantitas yang tidak sesuai.
Gambar atau spesifikasi teknik yang tidak
akurat.
Karyawan produksi yang mencoba untuk
memproduksi sebelum gambar atau
spesifikasi lengkap.
Permintaan pelanggan yang tidak
diketahui dengan jelas.
 JIT
Tata Letak JIT
Tata letak JIT mengurangi bentuk lain
pemborosan yaitu pergerakan.
Bergeraknya material pada suatu lantai
pabrik tidak memberi nilai tambah. Sebagai
konsekuansinya, tata letak fleksibel yang
mengurangi bergeraknya orang dan
material yang dibutuhkan. Tata letak JIT
memindahkan material secara langsung ke
lokasi yang diperlukan.
 JIT
Pengurangan Jarak
Mengurangi jarak adalah kontribusi utama
dari sel kerja, pusat kerjam dan pabrik
terfokus. Lini produksi yang panjang dan lot
ekonomi yang sangant besar, dengan
barang-barang yang melintas mesin yang
sangat besar, dengan operasi tunggal,
sekarang telah tiada. Sekarang persahaan
menggunakan sel kerja yang sering
disusun dalam bentuk U yang berisi
beberapa mesin yang melakukan operasi
yang berbeda.
 JIT
Peningkatan Fleksibelitas
Sel kerja modern dirancang sedemikan rupa
sehingga dengan mudah dapat diatur kembali
untuk menyesuaikan perubahan volume, perbaikan
produk, dan atau bahkan desain baru.. Hampir
tidak ada apapun didalam departemen-departemen
baru yang dibakukan. Konsep fleksibelitas tata
letak yang sama berlaku pada lingkungan kantor.
Tidak hanya perlatan dan mebel kantor yang dapat
dipindahkan tetapi juga dinding kantor, koneksi
computer, dan telekomunikasi. Peralatan yang
bersifat modular. Fleksibelitas tata letak menopang
perubahan yang diakibatkan oleh perbaikan produk
dan proses yang tidak bias diabaikan dengaan
suatu filosofi perbaikan berkelanjutan.
 JIT
Dampak pada Karyawan
Karyawan yang bekerja sama dilatih
secara bersilang sehingga mereka
dapat membawa efisiensi dan
fleksibelitas ada sel kerja. Tata letak
JIT menjadikan karyawan dapat
bekerja sama sehingga mereka dapat
menceritakan pemasalahan dan
peluang untuk perbaikan satu sama
lain.
 Ruang dan Persediaan yang Berkurang
Secara tata letak JIT mengurangii jarak
perjalanan, JIT juga mengurangi
persediaan dengan menghilangkan
ruang untuk persediaan. Ketika terdapat
ruang yang kecil perediaan harus
dipindah dengan jumlah lot yang sangat
kecil atau bahkan unit tunggal.
 Contoh Kasus

Manajemen
Persediaan Pada
PT. Tel-Access
Bidang Pekerjaan Tel-Access
Bidang pekerjaan adalah IT
Telekomunikasi
Vendor untuk beberapa operator
telekomunikasi, seperti Indosat,
Excelcomindo, B-Tel.
Share Revenue dengan beberapa
mitra kerja berbentuk service
Persediaan Pada Project Based
Sistem JIT yang disesuaikan dengan
kondisi
Kemudahan dalam persediaan dalam
project based
Hubungan dengan vendor penyedia
barang
Keuntungan Sistem JIT
Tidak memerlukan ruang
penyimpanan yang besar
Penghematan Cost
Kemudahan dalam manajemen
persediaan
Persediaan Pada Services
Based
Melakukan persediaan mesin
Perhitungan dilakukan dengan
metode 2N
Untuk mencegah terjadinya
downtime yang lama
Metode yang dipakai adalah
metode konvensional
 Kelemahan Sistem
Persediaan Services
Memerlukan tempat untuk stock
Biaya untuk inventory dan
penyusutan
Thank you