Herramientas Administrativas de Calidad

Profesor: Hugo Alvarez Aranzamendi

Sesin: 1

Identificar los instrumentos de gestin en la empresa.

Taller de Identificacin de los principales herramientas de Calidad y sus objetivos.

ACREDITACIONES
ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
RECONOCIMIENTOS
 Herramientas de gestin

Se entiende que las Herramientas de Gestin a todos los sistemas, aplicaciones,

controles, soluciones de clculo, metodologa, etc., que ayudan a la gestin de una
empresa en los siguientes aspectos generales:

Herramientas para el registro de datos en cualquier departamento empresarial.

Herramientas para el control y mejora de los procesos empresariales.

Herramientas para la consolidacin de datos y toma de decisiones.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Por qu medir y para qu ?

Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y

si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se
puede dirigir no se puede mejorar.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Entonces , Por qu medir ?

Por qu la empresa debe tomar decisiones.

Por qu se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se
marcha a ciegas, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).
Por qu se requiere saber si se est en el camino correcto o no en cada rea.
Por qu se necesita mejorar en cada rea de la empresa, principalmente en
aquellos puntos donde se est ms dbil.
Por qu se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa
(eficiencia o ineficiencia)

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
RECONOCIMIENTOS
 Atributos de los indicadores

Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios o atributos:

Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la

caracterstica descrita debe ser cuantificable en trminos ya sea del grado o
frecuencia de la cantidad.

Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fcilmente por todos

aquellos que lo usan.

Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la

organizacin
ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
RECONOCIMIENTOS
 Objetivos de los documentos de Gestin

Toda organizacin debe contar con sus documentos orgnicos y de

gestin para asegurar la calidad total y el cabal cumplimiento del
aparato operativo y tener un control responsable y bajo competencias
cada factor de la administracin.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Los ms comunes son :

Cdigo de tica.
Sistemas de Calidad.
MOF - Manual de Organizacin y Funciones.
ROF - Reglamento de Organizacin y Funciones.
TUPA - Texto nico de procedimientos Administrativos.
PEI - Plan Estratgico Institucional.
POI - Plan Operativo Institucional.
MAPRO - Manual de Procedimientos Administrativos, Operativos.
Directrices Institucionales (Historia, Misin Visin, Objetivos, Cdigos de tica, Buen Gobierno RSE, etc.)
Recursos Humanos y Comunicacin Interna.
Relaciones Exteriores y Comunitarias.
SHMA - Seguridad Higiene y Medio Ambiente.
Responsabilidad Medio Ambiental.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Introduccin a la Gestin de la Calidad

En la actualidad nadie duda que se debe tener calidad en los productos y servicios para ser competitivos y
permanecer en el mercado.
Todos coinciden, en que la calidad esta determinada por el cliente o la sociedad a quien esta dirigido el bien
o el servicio.
No hay sustitutos para la calidad.
No hay peligro mayor que fracasar en el servicio al cliente.
No hay amenaza mayor que no tener un costo competitivo.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Qu necesitamos para ser competitivos?

BRINDAR CALIDAD en el sentido estricto de la palabra, esto es la calidad de producto/Servicio, provisto en la

condicin necesaria y suficiente. Producir mala calidad es garanta de quedar fuera del negocio.
NO FALLAR EN EL SERVICIO , la atencin al cliente, el cumplimiento de los plazos de entregas y los
volmenes acordados, la atencin pre- y post-venta. Debemos entregar lo que el cliente necesita , en el
momento que lo necesita y en la forma pactada.
COSTOS, si no se tiene costos competitivos de nada valen la calidad y el servicio, ya que la competencia
tendr iguales costos.

FUNDAMENTOS DE LA COMPETITIVIDAD
Calidad +Servicios + Costos = Competitividad

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Costos Asociados a la mala Calidad

Desperdicios y retrabajo
Control de calidad
Deteccin de los defectos

Productos defectuosos Oportunidad de mejora

que llegan a los clientes

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Cmo podemos definir Calidad?

Calidad es anticipar y exceder las necesidades y expectativas de los clientes, a un costo menor o igual al valor
por ellos asignado.
Cumplimiento de las especificaciones, Phillip Crosby
La mnima perdida para la sociedad, una vez que el producto es despachado, Genichi Taguchi
La calidad es lo que el cliente est dispuesto a pagar en funcin de lo que obtiene a cambio y valora, P.Drucker

Actividad 1 + Actividad 2 + ...+ Actividad N = Proceso

Proceso 1 + Proceso 2 + Proceso 3 = Organizacin

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Calidad a lo Largo de la Historia
Costo del producto Beneficios para el Cliente
$

Correccin Prevencin

UNID

1860 1900 1930 1940 1950 1970 1980

Sin control Control de Control Control Calidad TQC TQM
de calidad estadstico de
calidad estadstico procesos Total

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Cmo mejorar la Competitividad?

W. Edward Deming
Mejorar la La competitividad
Calidad aumenta

Los costos se reducen: La rentabilidad

crece
- Hay menos reprocesos
- Menos errores
- Menos demoras
- Menos obstculos
- Menos inventarios La productividad
mejora
ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Conceptos de base para la Calidad

ORIENTACIN
HACIA EL ALINEAMIENTO
CLIENTE

BASADO
EN
LA GENTE

BSQUEDA DE
DOMINIO DE
MEJORA
LOS
CONTINUA
PROCESOS
ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Crculo de Deming (Crculo PDCA)

El ciclo de Deming, tambin

conocido como crculo PDCA
( Edwards Deming ), es una Las
estrategia de mejora continua siglas, PDCA son el
de la calidad en cuatro pasos, acrnimo
basada en un concepto ideado de Plan, Do, Check,
por Walter A. Shewhart. Act (Planificar,
Tambin se denomina espiral Hacer, Verificar,
de mejora continua, Es muy Actuar).
utilizado por los Sistemas de
Gestin de Calidad (SGC).
Fuente: http://www.bulsuk.com/2009/02/taking-first-step-with-pdca.html

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Crculo de Deming (Crculo PDCA)

Los resultados de la implementacin de

este ciclo permiten a las empresas una
mejora integral de la competitividad,
de los productos y servicios, mejorando
continuamente la calidad, reduciendo
los costes, optimizando la
productividad, reduciendo los precios,
incrementando la participacin del
mercado y aumentando la rentabilidad
de la empresa u organizacin.
Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%ADrculo_de_Deming

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Importancia de comprensin de las tareas como base para la
planificacin del PACA - PHVA.

Fuente: http://www.bulsuk.com/2009/02/taking-first-step-with-pdca.html

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Tipo de Oportunidad de Mejora

Todos los Problemas deben ser vistos como Oportunidades de Mejora.

Aqu le presentamos las tres principales Oportunidades de Mejora:

Atencin al Cliente: Calidad y estandarizacin en los procesos de atencin al cliente

Por Producto/Servicio: Calidad de los productos o servicios que el rea entrega a sus clientes.
Por Uso de Recursos: Uso adecuado de los Recursos del rea empleada en el da a da.

Instituto para
ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
la Calidad Empresarial
 PROGRAMAR CADA SOLUCIN APLICANDO 5W + 1H

WHAT (QU) / WHY (POR QU) / WHEN (CUNDO) / WHERE (DNDE) / WHO (QUIN) / HOW (CMO)

En este paso se
detallan las
RECOMENDACIONES:
actividades a travs
del tiempo para cada Evitar querer enfrentar todo a la vez.
solucin enunciada en
Enfasis en Quin? y Cundo?.
los pasos anteriores.
TCNICAS SUGERIDAS:
5W - 1H.
DIAGRAMA DE GANTT.
ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
RECONOCIMIENTOS
 PROGRAMAR CADA SOLUCIN APLICANDO 5W + 1H

Cmo detallar Soluciones?

EJEMPLO: Solucin Capacitacin en el nuevo sistema de chequeo
Seguir el enfoque PDCA ,
Definir participantes, expositor, posibles fechas, participantes y duracin.
desglosar la Solucin Definir recursos (sala, pc, videoproyector, etc.).
primero en actividades P
Coordinar con Jefaturas asistencia de participantes.
relacionadas a la Fijar fecha definitiva y difundir.

Planificacin, luego las de Elaborar Taller (a cargo del Expositor). CORRIGI

D
Dictar Taller.
Ejecucin y Seguimiento y
por ltimo las de Examen terico al final del Taller.
C Prueba prctica a las 2 semanas de dictado el Taller.
Aseguramiento Verificar in-situ que el mtodo es correcto si requiere ajustes.
(indispensables). Reforzar a participantes con notas menores a 16.
Verificar por ltimo que Normalizar y entregar procedimiento final a todos.
ASEGUR
A
cumple las condiciones Establecer Indicador para medir desempeo mensual y corregir desviaciones
oportunamente. Publicar en carteleras.
CORRECCIN / ASEGURA.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
RECONOCIMIENTOS
 PROGRAMAR CADA SOLUCIN APLICANDO 5W + 1H

WHEN (CUNDO)
WHAT WHY WHERE WHO HOW
(QU) (POR QU) QU QU QU QUE (DNDE) (QUIN) (CMO)
E1 E2 E3 4
SOLUCIN 1 CAUSA(S) LUGAR A LDER

ACTIVIDAD 1

ACTIVIDAD 2
MODELO PARA LA
ACTIVIDAD 3
DESCRIPCIN PLANEACIN CON
DE
ACTIVIDADES
5W 1H
Y/O
SOLUCIN 2 CAUSA(S) 2 LUGAR B INTEGRANTE
1
PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD 1 S

ACTIVIDAD 2

SOLUCIN 3 LUGAR A EQUIPO

SOLUCIN 4 LUGAR C INTEGRANTE

2

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
RECONOCIMIENTOS
 VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA
EJEMPLO:
PROGRAMACIN CHEQUEO
CAUSAS POSIBLES SOLUCIONES QUINCENA QUINCENA QUINCENA QUINCENA RESPONSABLE 5ta. ACCIN
1 2 3 4 Semana
Establecimiento de un sistema de
chequeo
a. Levantamiento de informacin Luis Completado
MTODO

b. Anlisis Guillermo Completado

c. Diseo de la hoja de chequeo (formato) Luis Completado

d. Pruebas / Ajustes Luis Completado
e. Desarrollo del instructivo / manual Luis Completado
PRSTAMO PERSONAL

f. Implantacin Guillermo Completado

Capacitacin
HOMBRE

a. Preparado del taller Mariella Retraso Dar una semana ms

b. Dictado del taller Mariella

Actualizacin de formatos de Ptmo.
Completado
Personal
a. Inicio de coordinaciones con jefatura del
Jos Completado
rea
MATERIAL

b. Reunin 1 Jos Completado

c. Reunin 2 Jos Completado

d. Actualizacin Jos Retraso Asignar a Guillermo

e. Puesta en marcha Luis

Establecimiento de Sistema de Chequeo.
TAR CRD

MET HOM

Luis
Includo en PRESTAMO PERSONAL
Capacitacin en nuevo sistema. Includo
Mariella
en PRESTAMO PERSONAL

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
RECONOCIMIENTOS
Planificado Realizado
 Taller N 1

Aplicar el PDCA a una tarea de su rea determinada por analizar.

Descripcin Taller:
- Trabajo grupal (3/45 miembros por equipo):

o Seleccionar una organizacin donde labore un miembro del grupo.

o Desarrollar mediante la aplicacin de la tcnica de lluvia de ideas.
o Realizar el anlisis PDCA del rea seleccionada de la empresa.
o Aplicar anlisis 5W+ 1H.
o Graficar el Diagrama de Gantt respectivo.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Taller de Habilidades Gerenciales

Profesor: Hugo Alvarez Aranzamendi

Sesin: 2

Presentacin del silabo : Aplicacin de 5s en el rea de trabajo

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Las 5s herramientas bsicas de mejora de calidad de vida

Es una prctica de Calidad ideada en Japn referida al Mantenimiento Integral de la empresa,

no slo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entrono de trabajo
por parte de todos.

JAPONES CASTELLANO
Seiri Clasificacin y Descarte
Seiton Organizacin
Seiso Limpieza
Seiketsu Higiene y Visualizacin
Shitsuke Disciplina y Compromiso

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Por qu las 5 S?

Es una tcnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad.
Su aplicacin mejora los niveles de:
1. Calidad.
2. Eliminacin de Tiempos Muertos.
3. Reduccin de Costos.

La aplicacin de esta Tcnica requiere el compromiso personal y duradera para que nuestra empresa
sea un autentico modelo de organizacin, limpieza , seguridad e higiene.

Los primeros en asumir este compromiso son los Gerentes y los Jefes y la aplicacin de esta es el
ejemplo ms claro de resultados acorto plazo.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Resultado de Aplicacin de las 5s

Estudios estadsticos en empresas de todo el mundo que tienen implantado este sistema demuestran
que:

Aplicacin de 3 primeras S :

Reduccin del 40% de sus costos de Mantenimiento.

Reduccin del 70% del nmero de accidentes.
Crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo.
Crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallas.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 QU BENEFICIOS APORTAN LAS 5s?

La implantacin de las 5S se basa en el trabajo en equipo.

Los trabajadores se comprometen.
Se valoran sus aportaciones y conocimiento.
LA MEJORA CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE TODOS.
Conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en:
Menos productos defectuosos.
Menos averas.
Menor nivel de existencias o inventarios.
Menos accidentes.
Menos movimientos y traslados intiles.
Menor tiempo para el cambio de herramientas.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 QU BENEFICIOS APORTAN LAS 5s?

ANTES
Lograr un MEJOR LUGAR DE TRABAJO para todos, puesto que
conseguimos:
Ms espacio.
Orgullo del lugar en el que se trabaja.
Mejor imagen ante nuestros clientes.
Mayor cooperacin y trabajo en equipo.
DESPUES
Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
Mayor conocimiento del puesto

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 La 1 S: Seiri (Clasificacin y Descarte)

Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en un lugar
conveniente y en un lugar adecuado.

Ventajas de Clasificacin y Descarte

Reduccin de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros.

Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.
Aumenta la productividad de las mquinas y personas implicadas.
Provoca un mayor sentido de la clasificacin y la economa, menor cansancio fsico y mayor facilidad de
operacin.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 La 1 S: Seiri (Clasificacin y Descarte)

Para Poner en prctica la 1ra S debemos hacernos las siguientes preguntas:

Qu debemos tirar?
Qu debe ser guardado?
Qu puede ser til para otra persona u otro departamento?
Qu deberamos reparar?
Qu debemos vender?

Otra buena prctica sera, colocar en un lugar determinado todo aquello que va ser descartado.

Y el ltimo punto importante es el de la clasificacin de residuos. Generamos residuos de muy diversa naturales:
papel, plsticos, metales, etc. Otro compromiso es el compromiso con el medio ambiente ya que nadie desea
vivir en una zona contaminada.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 SEITON (Organizacin) La 2da S

Es una cuestin de cuan rpido uno puede conseguir lo que necesita, y cuan rpido puede devolverla a su sitio
nuevo. Cada cosa debe tener un nico, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y despus de
utilizarlo debe volver a l. Todo debe estar disponible y prximo en el lugar de uso.
Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuado nos
llevar a estas ventajas:
Menor necesidad de controles de stock y produccin.
Facilita el transporte interno, el control de la produccin y la ejecucin del trabajo en el plazo previsto.
Menor tiempo de bsqueda de aquello que nos hace falta.
Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y tambin de los daos a los materiales o
productos almacenados.
Aumenta el retorno de capital.
Aumenta la productividad de las mquinas y personas.
Provoca una mayor racionalizacin del trabajo, menor cansancio fsico y mental, y mejor ambiente.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 SEITON (Organizacin) La 2da S

Para tener claros los criterios de colocacin de cada cosa en su lugar adecuado, responderemos las siguientes
preguntas:
Es posible reducir el stock de esta cosa?
Esto es necesario que est a mano?
Todos llamaremos a esto con el mismo nombre?
Cul es el mejor lugar para cada cosa?

Y por ltimo hay que tener en claro que:

Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo.
Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o colocacin, indicado con exactitud
y conocido tambin por todos.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 SEISO (Limpieza) : La 3 S

La limpieza la debemos hacer todos.

Es importante que cada uno tenga asignada una pequea zona de su lugar de trabajo que deber tener siempre
limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen
este compromiso la limpieza nunca ser real.

Toda persona deber conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe,
antes y despus de cada trabajo realizado, retirara cualquier tipo de suciedad generada.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 SEISO (Limpieza) : La 3 S

Beneficios
Un ambiente limpio proporciona calidad y seguridad, y adems:
Mayor productividad de personas, mquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces
Facilita la venta del producto.
Evita prdidas y daos materiales y productos.
Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

Para conseguir que la limpieza sea un hbito tener en cuenta los siguientes puntos:
Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de usarlas y antes de guardarlos
Las mesas, armarios y muebles deben estar limpios y en condiciones de uso.
No debe tirarse nada al suelo
No existe ninguna excepcin cuando se trata de limpieza. El objetivo no es impresionar a las visitas sino
tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total
ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 SEIKETSU (Higiene y Visualizacin). La 4 S

La higiene es el mantenimiento de la Limpieza, del orden. Quien exige y hace calidad cuida mucho la apariencia. En
un ambiente Limpio siempre habr seguridad. Quien no cuida bien de s mismo no puede hacer o vender productos
o servicios de Calidad.

Una tcnica muy usada es el visual management, o gestin visual. Esta Tcnica se ha mostrado como sumamente
til en el proceso de mejora continua. Se usa en la produccin, calidad, seguridad y servicio al cliente. Consiste en
grupo de responsables que realiza peridicamente una serie de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos
que necesitan de mejora.

Una variacin mejor y ms moderna es el colour management o gestin por colores. Ese mismo grupo en vez de
tomar notas sobre la situacin, coloca una serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes
en zonas especialmente cuidadas. Normalmente las empresas que aplican estos cdigos de colores nunca tiene
tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador responsable de esa rea soluciona rpidamente el
problema para poder quitarla.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 SEIKETSU (Higiene y Visualizacin). La 4 S

Las ventajas de uso de la 4ta S

Facilita la seguridad y el desempeo de los trabajadores.
Evita daos de salud del trabajador y del consumidor.
Mejora la imagen de la empresa interna y externamente.
Eleva el nivel de satisfaccin y motivacin del personal hacia el trabajo.

Recursos visibles en el establecimiento de la 4ta. S:

Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc.
Informaciones e Instrucciones sobre equipamiento y mquinas.
Avisos de mantenimiento preventivo.
Recordatorios sobre requisitos de limpieza.
Aviso que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de sus lugares de trabajo.
Instrucciones y procedimientos de trabajo.
ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 SEIKETSU (Higiene y Visualizacin). La 4 S

Hay que recordar que estos avisos y recordatorios:

Deben ser visibles a cierta distancia.
Deben colocarse en los sitios adecuados.
Deben ser claros, objetivos y de rpido entendimiento.
Deben contribuir a la creacin de un local de trabajo motivador y confortable.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 SHITSUKE (Compromiso y Disciplina) : la 5 S

Disciplina no significa que habr unas personas pendientes de nosotros preparados para
castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas
como se supone se deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos
hbitos.

Mediante el entrenamiento y la formacin para todos (Qu queremos hacer?) y la puesta en

prctica de estos conceptos (Vamos hacerlo!), es como se consigue romper con los malos
hbitos pasados y poner en prctica los buenos. En suma se trata de la mejora alcanzada con las
4 S anteriores se convierta en una rutina, en una prctica mas de nuestros quehaceres. Es el
crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfaccin.

Esta 5 S es el mejor ejemplo de compromiso con la Mejora Continua. Todos debemos asumirlo,
porque todos saldremos beneficiados.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
 Taller N 2 Aplicacin de las 5S

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
RECONOCIMIENTOS