La contabilidad es un sistema de informacin econmica

financiera que, mediante un proceso de registro y

medicin de hechos econmicos y en consulta a unos
archivos, transforma datos de entrada en informacin de
salida.
Un sistema de contabilidad son normas, pautas,
procedimientos, para controlar las operaciones y
suministrar informacin financiera de una empresa,
por medio de la organizacin, clasificacin y
cuantificacin de las informaciones administrativas y
financieras que se nos suministre
BALANCE
EL BALANCE NOS PERMITE CONOCER LA SITUACIN FINANCIERA DE LA EMPRESA EN UN
MOMENTO DETERMINADO: EL BALANCE NOS DICE LO QUE TIENE LA EMPRESA Y LO QUE DEBE.

EL BALANCE SE COMPONE DE DOS COLUMNAS: EL ACTIVO (COLUMNA DE LA IZQUIERDA) Y

EL PASIVO (COLUMNA DE LA DERECHA).
EN EL ACTIVO SE RECOGEN LOS DESTINOS DE LOS FONDOS Y EN EL PASIVO LOS ORGENES.

EJEMPLO: si una empresa pide un crdito a un banco para comprar

un camin, el crdito del banco ir en el Pasivo (es el origen de los
fondos que entran en la empresa), mientras que el camin ir en
el Activo (es el destino que se le ha dado al dinero que ha entrado
en la empresa).a) y el Pasivo (columna de la derecha).
TIPOS DE BALANCE
BALANCE DE APERTURA: AL COMIENZO DEL EJERCICIO; NOS PERMITE CONOCER
CON QUE RECURSOS CUENTA LA EMPRESA PARA INICIAR SU EJERCICIO
ECONMICO.
BALANCES PARCIALES: A CIERRE DEL MES, TRIMESTRE, SEMESTRE, O CON LA
PERIODICIDAD QUE SE QUIERA; NOS PERMITE CONOCER LA SITUACIN DE LA
EMPRESA EN ESOS MOMENTOS DETERMINADOS.
BALANCE FINAL: AL CIERRE DEL EJERCICIO; NOS PERMITE CONOCER COMO
QUEDA LA SITUACIN FINANCIERA DE LA EMPRESA UNA VEZ FINALIZADO SU
EJERCICIO ECONMICO (NORMALMENTE EL 31 DE DICIEMBRE, AUNQUE PODRA
SER OTRA FECHA DEL AO).
EJEMPLO 1
VAMOS A SUPONER QUE QUEREMOS MONTAR UNA EMPRESA DE TRANSPORTE Y
QUE PARA ELLO NECESITAMOS UN CAMIN QUE CUESTA 1.000.000 SOLES. PARA
FINANCIAR ESTE CAMIN VAMOS AL BANCO Y SOLICITAMOS UN CRDITO.

Cul sera el Balance Inicial de esta empresa? ACTIVO PASIVO

En su Activo (columna de la izquierda) se recogera el camin Camin Crditos
(destino de los fondos), mientras que en su Pasivo (columna de la
derecha) se recogera el crdito (origen de los fondos). ........................... ...........................
1.000.000 1.000.000

Si nos fijamos en este Balance podemos observar uno de

los principios bsicos de contabilidad: el Activo siempre
tiene que ser igual al Pasivo; en todo Balance de una empresa,
obligatoriamente, el Activo tiene que coincidir con el Pasivo.
CUENTA DE RESULTADOS Ventas 1.000
Coste de la mercanca -400
LA CUENTA DE RESULTADOS RECOGE EL BENEFICIO O
PRDIDA QUE OBTIENE LA EMPRESA A LO LARGO DE SU Gastos de personal -200
EJERCICIO ECONMICO (NORMALMENTE DE UN AO). Gastos financieros -100
MIENTRAS QUE EL BALANCE ES UNA "FOTO" DE LA Impuestos -50
EMPRESA EN UN MOMENTO DETERMINADO, LA CUENTA
DE RESULTADOS ES UNA "PELCULA" DE LA ACTIVIDAD Resultado final (beneficio) 250
DE LA EMPRESA A LO LARGO DE UN EJERCICIO.

estas 250 soles se reflejarn tambin en el Balance de la empresa.

La pregunta es en el Activo o en el Pasivo? es en el Pasivo, ya que este beneficio de 250 soles es un

origen de fondos para la empresa
LIBRO DIARIO Y LIBRO MAYOR
EL LIBRO MAYOR Y EL LIBRO DIARIO SON LOS DOCUMENTOS DONDE SE
RECOGEN ESTOS MOVIMIENTOS DIARIOS, Y NOS PERMITIRN TENER TODA LA
INFORMACIN CONTABLE ORDENADA Y DISPONIBLE PARA CUANDO
NECESITEMOS ELABORAR EL BALANCE Y LA CUENTA DE RESULTADOS.
EJEMPLO 2: LIBRO DIARIO
VEAMOS COMO SE REGISTRAN EN EL LIBRO DIARIO LAS SIGUIENTES OPERACIONES:

1.- SE FUNDA LA EMPRESA CON UNA APORTACIN DE LOS SOCIOS DE 1.000.000 PESETAS

2.- LA EMPRESA PIDE UN CRDITO DE 500.000 PESETAS

3.- SE ADQUIERE UNA OFICINA POR 750.000 PESETAS (UNA GANGA).

4.- SE DEVUELVE EL CRDITO DE 500.000 PESETAS AL BANCO.

1.000.000 ...... Caja a Capital ...... 1.000.000

500.000 ...... Caja a Bancos ...... 500.000

750.000 ...... Inmuebles

a Caja ...... 750.000
(oficina)

500.000 ...... Bancos a Caja ...... 500.000

LIBRO MAYOR
EL LIBRO MAYOR SE DIVIDE EN HOJAS, Y CADA HOJA
EST DEDICADA A UNA CUENTA CONTABLE, DONDE SE
RECOGE TODOS LOS APUNTES QUE AFECTAN A ESA
CUENTA CONCRETA: POR EJEMPLO, UNA HOJA ESTAR
DEDICADA A LA CUENTA DE "CAJA", OTRA A "BANCOS",
OTRA A "CAPITAL", ETC.
EJEMPLO 3
Veamos como se contabiliza en el Libro Mayor un 1.000.000 ...... Caja a Bancos ...... 1.000.000
crdito de 1.000.000 soles que solicita la empresa.

La contabilizacin empezara por el Libro Diario:

Y de aqu pasaramos al Libro Mayor, a la pgina

correspondiente a la cuenta "Caja", donde haramos el DEBE HABER
siguiente apunte:
1.000.000

Y en la pgina del Libro Mayor correspondiente a "Bancos" DEBE HABER

(crditos), haramos el apunte:

.
1.000.000
EJEMPLO 3
CUANDO NECESITEMOS ELABORAR EL BALANCE DE LA EMPRESA,
CALCULAREMOS EL SALDO DE CADA CUENTA DEL LIBRO MAYOR Y ESE SALDO
ES EL QUE APARECER ASIGNADO A CADA CUENTA EN EL BALANCE.

caja Banco (crditos)

DEBE HABER DEBE HABER

1.000.000 300.000 500.000 500.000

500.000 700.000 1.000.000

250.000 1.500.000
SALDO ...... 2.500.000
SALDO ...... 750.000
FONDOS PROPIOS
LOS FONDOS PROPIOS SE RECOGEN EN EL PASIVO DEL BALANCE, YA QUE SON
ORGENES DE FINANCIACIN, ES DECIR, LOS FONDOS PROPIOS PERMITEN A
LA EMPRESA ADQUIRIR, POR EJEMPLO, UN INMUEBLE, UN CAMIN, ADQUIRIR
EXISTENCIAS, ETC. (DESTINO DE LA FINANCIACIN).
Los fondos propios, 3 cuentas:
Capital: recoge la aportacin inicial de los socios a la sociedad, as como aportaciones
posteriores que puedan realizar.
Reservas: recoge principalmente aquella parte del beneficio generado por la empresa y que
los socios deciden dejar en ella.
Beneficios: es el resultado del ejercicio, antes de que los socios decidan que parte se va a
repartir como dividendos y que parte se va a traspasar a reservas.
EJEMPLO 4
a) Unos socios fundan una sociedad, aportando un
capital de 1.000.000 soles.
El asiento en el Libro Diario sera:

1.000.000 Caja a Capital 1.000.000

b) Un ao ms tarde, al cierre de su
primer ejercicio, la empresa ha obtenido
un beneficio de 500.000 soles
Beneficios
500.000 Caja a
El apunte en el Libro Diario sera: 500.000
EJEMPLO 4 ACTIVO PASIVO
Capital .................................
Caja ................................ 1.500.000
1.000.000
Y su Balance quedara:
Beneficios ...........................
500.000

c) Posteriormente, la empresa decide repartir

el 50% de estos beneficios como dividendos y
dejar el otro 50% como reservas.

El Libro Diario recogera en primer lugar la

decisin de dedicar parte del beneficio a
dividendos y parte a reservas.
a 250.000
Beneficios 500.000 Dividendos
250.000 Reservas
EJEMPLO 4
Con lo que el Balance quedara:
Como se ha podido ver, los
ACTIVO PASIVO beneficios, una vez que se
Caja ................................ 1.500.000 Capital ................................. 1.000.000 decide su destino,
desaparecen del Balance:
Dividendos .......................... 250.000
250.000 soles pasan a
Reservas ............................. 250.000 dividendos y 250.000 soles
pasan a reservas.

El apunte en el Libro Diario sera:

250.000
a Caja 250.000
Dividendos
EJEMPLO 4
Y el Balance quedara:

ACTIVO PASIVO
Capital .................................
Caja ............................... 1.250.000
1.000.000
Reservas .............................
250.000

La caja ha disminuido en 250.000 soles por el pago de los

dividendos.
 CAJA Y BANCOS
SON DOS CUENTAS QUE TIENEN EL MISMO FUNCIONAMIENTO Y QUE LA NICA DIFERENCIA ENTRE
ELLAS ES QUE EN "CAJA" SE CONTABILIZA EL DINERO QUE EST FSICAMENTE EN LA EMPRESA, EN
SU CAJA FUERTE, MIENTRAS QUE EN "BANCOS" SE CONTABILIZA EL DINERO QUE LA EMPRESA
TIENE INGRESADO EN LOS BANCOS (CUENTA CORRIENTE, DEPSITO, ETC.).
SON CUENTAS QUE SIEMPRE VAN EN EL ACTIVO Y CUYO SALDO SER POSITIVO O COMO MUCHO
CERO, PERO NUNCA NEGATIVO (UNA EMPRESA NO PUEDE TENER EN SU CAJA FUERTE -100
PESETAS).

NO DEBEMOS CONFUNDIR ESTA CUENTA DE "BANCOS" DEL ACTIVO CON OTRA CUENTA DEL
PASIVO QUE DENOMINAREMOS TAMBIN "BANCOS" O "CRDITOS" Y DONDE SE CONTABILIZA EL
DINERO QUE LA EMPRESA DEBE A LOS BANCOS (CRDITOS, PRSTAMOS, ETC.).
EJEMPLO 5
Se constituye una empresa con una aportacin de capital de los socios de 1.000.000
soles. Su reflejo en el Libro Diario ser:

1.000.000 Caja a Capital 1.000.000

Con un Balance inicial que ser:

ACTIVO PASIVO
Caja ................................ 1.000.000 Capital ............................. 1.000.000
EJEMPLO 5
A continuacin la empresa ingresa 500.000 soles en el Banco. Su reflejo en el Libro
Diario ser:

500.000 Bancos a Caja 500.000

Con lo que el Balance queda:

ACTIVO PASIVO
Caja ................................... 500.000 Capital ............................. 1.000.000
Bancos .............................. 500.000
DOCUMENTOS CONTABLES:
PRINCIPALES:
Libro inventarios y balances
Libro diario
Libro mayor
AUXILIARES:
Caja
Libro bancos (por cada una de las cuentas o sub-cuentas corrientes)
Registro de ventas
Registro de compras
Registro de fondos para pagos en efectivo
Y otros que requiera la entidad, de acuerdo a sus necesidades
 PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR
UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
2. Preparar una lista de chequeo.
3. Elaborar informes.
4. Preparar catalogo de cuentas y manual de procedimiento
5. Disear formularios para todas las operaciones.
6. Disear reportes
7. Preparar los libros. Balance inicial
 LISTA DE CHEQUEO: Es un formulario que posee todos los datos de una empresa
relativos a: su razn social, ubicacin fsica, actividad comercial/industrial, cantidad de
empleados, equipos, capital, datos generales, etc.
INFORMES: La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin
financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.
CATALOGO DE CUENTAS: Contiene todas las cuentas que se estima sern
necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente
flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro debern agregarse al sistema.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO: Es la gua que explica como podemos utilizar el
sistema contable.
FORMULARIOS: Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar
informacin en las diferentes reas de una empresa. (Facturas, recibo, conduce, etc.)
 ESTADOS FINANCIEROS: Son aquellos que presentan la situacin econmica de la
empresa. (Balance general, estado de resultado).

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Son aquellos en los que se anotan de manera

definitiva las informaciones que aportan los formularios. Se asientan las operaciones de la
empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la
informacin o los datos necesarios para conocer su situacin y resultados mediante
balances y estados demostrativos de ganancias y prdidas.

CONTROL INTERNO CONTABLE: Mtodos, medidas y procedimientos que tienen que

ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de
contabilidad.