ESTRUTURA E MBITO DA DESCRIO

ARQUIVSTICA AS NORMAS
INTERNACIONAIS: um olhar na ISAD (G)

Prof. Me. Luiz Eduardo

 As Orientaes para a descrio arquivstica estruturam-
se em trs partes fundamentais:

1- Orientaes para a descrio da documentao de

arquivo:

A exaustividade da descrio pode variar, ou seja, o

nmero de elementos de descrio pode ser maior ou
menor, variando tambm o detalhe com que so
preenchidos, mas reveste-se da maior utilidade que os
critrios e as orientaes seguidas sejam as mesmas.
2- Orientaes para a descrio de autoridades
arquivsticas, nomeadamente pessoas coletivas,
pessoas singulares e famlias.

A forma de articulao entre a descrio da

documentao e a descrio dos produtores, estas
integradas numa autoridades arquivsticas, dever ser
alvo de definio autnoma, prendendo-se j com a
definio e as caractersticas a definir.
 Objetivos da descrio arquivstica:

Assegurar a produo de descries consistentes,

apropriadas e auto-explicativas;
Facilitar a recuperao e troca de informao sobre
documentos de arquivo;
Possibilitar a partilha de dados de autoridade;
Tornar possvel a integrao de descries provenientes
de diferentes entidades detentoras num sistema unificado
de informao.
 Princpios da descrio arquivstica

A descrio arquivstica baseia-se no respeito pela provenincia e

pela ordem original;
A descrio arquivstica um reflexo da organizao da
documentao;
A organizao da documentao de arquivo estrutura-se em
nveis hierrquicos, relacionados entre si;
Os nveis de descrio so determinados pelos nveis de
organizao;
A descrio arquivstica aplica-se a toda a documentao de
arquivo, independentemente da sua forma e suporte;
A descrio arquivstica aplica-se a todas as fases de vida da
documentao de arquivo, podendo variar apenas os elementos de
informao considerados na descrio, e a exaustividade com que
so preenchidos;
A descrio arquivstica aplica-se igualmente a toda a
documentao de arquivo, independentemente de ser produzida
por uma pessoa colectiva, uma pessoa singular ou por uma famlia;
 Regras para descrio arquivstica

A descrio arquivstica segue as regras da descrio

multinvel:
Descrio feita do geral para o particular, com o
objetivo de representar o contexto e a estrutura hierrquica
do fundo e das partes que o compem;
Informao pertinente para o nvel de descrio, com o
objetivo de representar com rigor o contexto e o contedo
da unidade de descrio;
Ligao entre descries, com o objetivo de tornar
explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia;
No repetio da informao, com o objetivo de evitar
redundncia de informao em descries arquivsticas
hierarquicamente relacionadas.
 A anlise da norma ISAD (G)

A norma ISAD (G) est estruturada em SETE

ZONAS de informao descritiva: identificao;
contexto; contedo e estrutura; condies de
acesso e utilizao; documentao associada;
notas; controlo da descrio. Contm um total
de vinte e seis elementos, dos quais apenas seis
so considerados de preenchimento
obrigatrio. (IMPORTANTE, GRAVAR
ISSO).
 Enquanto modelo de descrio de documentos de
arquivo, de acordo com Andr Lopez, a norma
ISAD (G) , sem dvida, uma primeira referncia
fundamental para qualquer atividade de
descrio, no entanto, deve ser encarada mais
como uma diretriz geral do que como uma norma
propriamente dita.

O autor acrescenta que as crticas norma ISAD

(G) se centram, sobretudo, em dois aspectos: a
representatividade e a relao entre as
atividades de descrio e as de classificao
arquivstica
 A anlise da norma ISAD (G) permite ainda
concluir que esta se encontra especialmente
vocacionada para a descrio de documentos
textuais, embora preveja a sua articulao com
normas de descrio de documentos especiais
(cartogrficos, audiovisuais, iconogrficos ou
digitais).
 3.1 ZONA DA IDENTIFICAO

A zona da identificao destinada informao

essencial para identificar a unidade de descrio, sendo
composta por cinco elementos, todos eles de
preenchimento obrigatrio:

cdigo(s) de referncia; ttulo; data(s); nvel de

descrio; dimenso e suporte (quantidade, volume ou
extenso), Nome do produtor.
 3.1.1 CDIGO(S) DE REFERNCIA

O elemento cdigo(s) de referncia destina-se a

identificar, de forma unvoca, a unidade de descrio e
estabelecer uma ligao com a descrio que a
representa.

o cdigo de referncia pode funcionar como o bilhete de

identidade da documentao, devendo ser definida a
relao deste elemento com a cota de localizao da
documentao287, que deveria constar na norma ISAD
(G).
 TTULO:

Elemento ttulo utilizado para denominar a

unidade de descrio, atravs de um ttulo formal ou de
um ttulo atribudo conciso, de acordo com regras e
convenes nacionais existentes, cabendo ao responsvel
a escolha do mais apropriado.

A autora defende que a documentao de arquivo no

tem outro ttulo que no o nome resultante da sua
provenincia e que constitui a marca identificativa dos
documentos de arquivo
 DATA(S)

O elemento data(s) tem como objetivo identificar e

registrar a(s) data(s) da unidade de descrio290, no
que se refere data de produo ou de acumulao da
documentao descrita, devendo ser registrada uma
data nica ou datas extremas, se adequado.
 NVEL DE DESCRIO

O elemento nvel de descrio destina-se a

identificar o nvel de organizao arquivstica da
unidade de descrio. A norma ISAD (G) no
contm indicaes precisas sobre os nveis de
descrio existentes, mas estes podem ir do geral
(o fundo) ao particular (o documento simples).
DIMENSO E SUPORTE (QUANTIDADE,
VOLUME OU EXTENSO)

O elemento dimenso e suporte (quantidade, volume

ou extenso) tem como objetivo identificar e registrar a
dimenso fsica ou lgica e o suporte da unidade de
descrio, indicando o nmero de unidades fsicas e a
unidade de medida.
 3.2 ZONA DO CONTEXTO

A zona do contexto destinada informao

sobre a origem e custdia da unidade de
descrio, sendo constituda por quatro
elementos: nome do(s) produtor(es); histria
administrativa/biogrfica; histria custodial e
arquivstica; fonte imediata de aquisio ou
transferncia. Esta zona estabelece ligaes de
autoridades arquivsticas, atravs da interligao
de elementos entre as normas ISAD (G) e ISAAR
(CPF).
 O elemento nome do(s) produtor(es) de
preenchimento obrigatrio, sendo utilizado para
identificar e registar, de forma normalizada, o nome
da(s) pessoa(s) colectiva(s), singular(es) ou famlia(s)
responsvel(eis) pela produo, acumulao e
conservao dos documentos da unidade de descrio.

Este elemento est interligado com o elemento forma(s)

autorizada(s) do nome, da norma ISAAR (CPF), que
prev a criao de pontos de acesso normalizados para
os nomes das pessoas colectivas, singulares e famlias.
 3.2.2 HISTRIA ADMINISTRATIVA/BIOGRFICA

O elemento histria administrativa/biogrfica destina-

se a registrar informao significativa sobre a histria
administrativa ou dados biogrficos do(s) produtor(es)
da unidade de descrio, para contextualizar os
documentos de arquivo e torn-los mais
compreensveis.
 3.2.3 Histria custodial e arquivstica

O elemento histria custodial e arquivstica

utilizado para facultar informao sobre a
histria da unidade de descrio que seja
significativa para a sua autenticidade, integridade
e interpretao, devendo ser registradas as suas
sucessivas transferncias de propriedade,
responsabilidade e/ou custdia.
 3.2.4 FONTE IMEDIATA DE AQUISIO OU
TRANSFERNCIA

O elemento fonte imediata de aquisio ou transferncia

pretende registrar a fonte, a data e/ou modalidade de
aquisio da unidade de descrio, se nenhuma dessas
informaes for confidencial. Este elemento est
relacionado com o anterior, podendo ser complicado
dispersar por estes dois elementos uma informao que
ganharia em inteligibilidade se sequencial, como no caso
de mltiplas custdias e diversas aquisies para um
mesmo fundo
 3.3 ZONA DO CONTEDO E DA ESTRUTURA

3.3.1 mbito e contedo

A zona do contedo e estrutura destinada

informao sobre o assunto e organizao da
unidade de descrio, sendo constituda por
quatro elementos: mbito e contedo; avaliao,
seleo e eliminao; ingresso(s) adicional(ais);
sistema de organizao.
 O elemento mbito e contedo permite aos
utilizadores avaliar a potencial relevncia da unidade de
descrio, facultando um resumo do seu mbito
(cronolgico e geogrfico) e do seu contedo (tipos de
documentos, assuntos e procedimentos administrativos).
 3.3.2 AVALIAO, SELECO E
ELIMINAO

O elemento avaliao, seleo e eliminao destina-se

a registrar quaisquer aes de avaliao, seleo e
eliminao ocorridas ou planeadas para a unidade de
descrio, especialmente se tais aes puderem afetar a
interpretao da documentao.
 3.3.3 INGRESSO(S) ADICIONAL(AIS)

O elemento ingresso(s) adicional(ais) permite

informar o utilizador sobre entradas
complementares de documentao previstas
relativas unidade de descrio , isto , sobre
a previso de novas incorporaes no caso de
fundos abertos, ou a possibilidade de reunir
documentos dispersos de um mesmo fundo.
 3.3.4 SISTEMA DE ORGANIZAO

O elemento sistema de organizao faculta

informao sobre a estrutura interna, ordenao
e/ou sistema de classificao da unidade de
descrio, devendo ser indicada a forma como
foi tratada pelo arquivista. Este elemento
crucial para a compreenso da estrutura da
documentao, quer seja original, reconstituda ou
artificialmente atribuda
3.4 ZONA DAS CONDIES DE ACESSO E DE
UTILIZAO

3.4.1 Condies de acesso

A zona das condies de acesso e utilizao

destinada informao sobre a
acessibilidade/disponibilidade da unidade de
descrio, sendo constituda por cinco
elementos: condies de acesso; condies de
reproduo; idioma/escrita; caractersticas fsicas
e requisitos tcnicos; instrumentos de descrio.
 3.4.2 CONDIES DE REPRODUO

O elemento condies de reproduo identifica

quaisquer restries reproduo da unidade
de descrio, como por exemplo, os direitos de
autor.
 3.4.3 IDIOMA/ESCRITA

O elemento idioma/escrita destina-se a

identificar o(s) idioma(s), escrita(s) e sistemas
de smbol.os utilizados na unidade de descrio.
 3.4.4 CARACTERSTICAS FSICAS E
REQUISITOS TCNICOS

O elemento caractersticas fsicas e requisitos

tcnicos fornece informao sobre qualquer
caracterstica fsica ou requisito tcnico relevante
que afete a utilizao da unidade de descrio,
sobretudo por motivos de acesso e de
preservao.
 3.4.5 INSTRUMENTOS DE DESCRIO

O elemento instrumentos de descrio identifica

quaisquer instrumentos de descrio existentes,
elaborados pela entidade detentora, ou pelo produtor,
que facultem informaes relativas ao contexto e
contedo da unidade de descrio, desde guias,
inventrios, catlogos, ndices, entre outro. Nos casos
aplicveis, este elemento pode interligar com a norma
ISBD (G), de descrio de referncias bibliogrficas.
3.5 ZONA DA DOCUMENTAO ASSOCIADA

A zona da documentao associada

destinada informao sobre documentao
com uma relao importante com a unidade de
descrio, sendo constituda por quatro
elementos: existncia e localizao de originais.
 3.5.1 Existncia e localizao de originais

O elemento existncia e localizao de originais

tem como objetivo indicar a existncia,
localizao, disponibilidade e/ou destruio dos
originais quando a unidade de descrio consiste
numa cpia.
 3.5.2 Existncia e localizao de cpias

Por outro lado, o elemento existncia e

localizao de cpias indica a existncia,
localizao e disponibilidade de cpias da
unidade de descrio.
 3.5.3 UNIDADES DE DESCRIO
RELACIONADAS

O elemento unidades de descrio relacionadas

destina-se a registrar informao sobre
unidades de descrio existentes na mesma
entidade detentora, ou em qualquer outro lugar,
que com elas estejam relacionadas, pela
provenincia ou outro tipo de associao. Em
casos de documentao desmembrada ou de
fundos dispersos, esta informao de primordial
importncia.
 3.5.4 Nota de publicao

O elemento nota de publicao registra

referncias e/ou informaes sobre publicaes
que tratem ou se baseiem na utilizao, estudo
ou anlise da unidade de descrio
 3.6 ZONA DE NOTAS

A zona das notas destinada informao

especializada ou a qualquer outra informao
que no possa ser includa em nenhuma das
outras zonas, sendo constituda por apenas um
elemento: notas.
De acordo com o acima referido, o elemento
notas registra informao especializada ou
outra informao significativa no includa em
nenhum dos elementos de informao definidos.
 3.7 ZONA DO CONTROLO DA DESCRIO

A zona do controlo da descrio destinada

informao sobre como, quando e por quem foi
elaborada a descrio arquivstica, sendo
constituda por trs elementos: nota do(s)
arquivista(s); regras ou convenes; data(s) da(s)
descrio(es).
Esta zona repete-se nas restantes normas do ICA,
no entanto, com algumas diferenas nos
elementos e na informao disponibilizada.
 3.7.2 REGRAS OU CONVENES

O elemento regras ou convenes identifica as

regras ou convenes internacionais, nacionais
e/ou locais utilizadas na elaborao da descrio.
 3.7.3 DATA(S) DA(S) DESCRIO(ES)

O elemento data(s) da(s) descrio(es) indica

a data em que a descrio foi elaborada e/ou
revista.
VAMOS PRTICAR