UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE ALTO

AMAZONAS
AUDITORA OPERATIVA

CATEDRTICO: CPC. Nahum Tern Ayay

Integrantes:
KIKE FLORES JULN
JHON VARAS MENDOZA
RICHARD ARNULFO RENGIFO CHUNG
JUAN LUIS TORREJN RENGIFO

AO

2017
 INTRODUCCION

Hoy en da en las compaas buscan implementar procesos adecuados

para poder utilizar eficientemente los recursos de la compaa, por lo que
lleva a las empresas a estudiar y evaluar qu tan contundentes y efectivos
son los procedimientos, programas y polticas implementados por la
organizacin para obtener bienes y servicios a un costo final ms
econmico en cada una de sus reas. As tenemos el rea de compras y
el rea de ventas,
Compras Objetivos
Polticas
Programa
 OBJETIVOS
Proveer informacin profesional, que le permita a la empresa saber del
resultado de la eficiencia de las polticas y procedimientos del proceso de
compras y as poder tener una opinin experimentada e Independiente.
Proveer una opinin Independiente acerca de la tica, eficiencia y efectividad
respecto al debido uso de los recursos de la compaa en el proceso de
compras.
Detectar posibles actividades no ticas o fraudulentas, y mitigar su posible
impacto en un futuro de acuerdo a las falencias que puedan llegar a presentar
los procedimientos y polticas implementadas por la compaa.
Proveer Informacin Independiente respecto a la tica y Eficiencia del personal
que integra el proceso de compras de la compaa.
Oportunidades de reduccin en costos en el proceso de adquisiciones.
Mejorar el flujo de efectivo.
Proveer a la Alta Direccin de la organizacin la seguridad de Compras No
Fraudulentas, ticas y Sanas con igualdad de oportunidades para los
proveedores.
Reportar el nivel de eficiencia en el proceso de Compras, as como el
Cumplimiento a la Evaluacin de Proveedores.
 POLITICAS
Analizar y discutir la efectividad y adecuacin de las polticas para
alcanzar los objetivos propuestos por la Gerencia.
Realizar comentarios y recomendaciones en cuanto al mejoramiento de
dichas polticas.
Bsqueda de fuentes de abastecimiento que ofrezcan a la organizacin
las mejores condiciones de compra, flexibilidad, adaptacin a las
situaciones financieras, en fin, que puedan reducir los riesgos.
La seleccin de los proveedores se debe orientar fundamentalmente, en
el sentido de favorecer la poltica de calidad de la empresa.
Constituir el servicio de compras en una unidad de apoyo al rea de
servicio tcnico, ampliando la gama de materiales y servicios que
puedan ser tiles para el desarrollo del proceso productivo.
Desarrollar nuevas modalidades de compra que aseguren la
disponibilidad de material en el momento oportuno, entre estas las
alianzas estratgicas aplicadas a travs del desarrollo de convenio con
proveedores de materia prima.
 POLITICAS
Revisin continua de los procedimientos de compra para adaptarlos a los
cambios que se realizan en los negocios.
El desarrollo de un plan de compras con una programacin efectiva,
basada en el plan de produccin, y de acuerdo al flujo de ingresos de la
organizacin.
Todas las cotizaciones deben ser procesadas por el departamento de
compras, es una poltica para garantizar la seguridad y transparencia del
proceso.
La comunicacin con los proveedores debe realizarse a travs del
departamento de compras, ya que este debe ser el puente entre la
organizacin y los proveedores.
Promover un mayor acercamiento entre el usuario solicitante de
materiales y el proveedor, para lograr el conocimiento de las
innovaciones que aparecen en el mercado
Desarrollar un equipo de compras que no considere como un fin
satisfacer las necesidades de materiales, sino que ajuste su actividad a
las exigencias reales de los sectores productivos de la organizacin.
 PROGRAMA
Familiarizacin y anlisis de la informacin existente relativa a las compras,
tanto de carcter interno como externo. Para establecer cuadros comparativos y
obtener un enfoque ms profundo sobre la situacin de la organizacin.
Analizar los expedientes de auditoras anteriores, as como las
recomendaciones hechas.
Elaboracin de cuestionarios y guas de entrevistas para conocer ms
detalladamente el proceso que se sigue para efectuar y controlar las compras y
as por distintos mtodos (comparaciones, diagramas de flujo, etc.) detectar los
puntos a mejorar en la secuencia de la operacin. Para recolectar toda esta
informacin debe entrevistarse tanto con las personas que redactan las polticas
como con las que ejecutan.
Comprobacin de datos provenientes de diferentes fuentes para determinar si lo
planeado se lleva a cabo en la prctica.
Conocer la distribucin de las cargas de trabajo, de los distintos mtodos
aplicados a la operacin, instalacin de equipos, para dar una conclusin y
recomendacin adecuadas para el mejoramiento de la eficiencia.
Conocer la preparacin del personal que maneja la funcin compras para
determinar qu tan eficientes son en la ejecucin de sus operaciones.
Otros que aplique el auditor segn el caso.
 CUESTIONARIOS POR REAS
rea funcional: Departamento de COMPRAS
Jefe de la unidad: __________ Auditor:_________
Fecha:_________
ORGANIZACIN
1. Existe un departamento o una sola unidad orgnica encargada
de las compras?
2. Estn definidas las funciones del departamento de compras?
En dnde?
3. Parece justificado el grado actual de centralizacin o
descentralizacin de las compras?
4. Adems del departamento de compras, existen otras reas o
personas que efectan compras? Quines y por qu?
 CUESTIONARIOS POR REAS

INFORMACIN
1. Cuentan con suficiente informacin para hacer una
aprobacin adecuada de las personas encargadas de
autorizar las solicitudes?
2. Se utilizan informes del anlisis de control de calidad
como medida de desempeo del agente de compras?
3. Se informa a compras sobre cambios de ingeniera o
material que se hagan para evitar que se compre en exceso
o para reducir al mnimo lo caduco del inventario?
4. Hay coordinacin entre compras y control de
inventarios, y planeacin de produccin para establecer
nuevos pedidos, tiempos, inventarios, etctera?
 CUESTIONARIOS POR REAS

SOLICITAR
1. Se lleva a cabo una verificacin de solicitudes?
Quin la realiza?
2. Se consiguen cotizaciones y se efecta un anlisis,
no slo de precios, sino de condiciones de crdito,
tiempo, entrega, etctera?
3. Se efecta una programacin de compras y
entregas?
4. Se llevan a cabo trmites poro la entrega y
verificacin del recibo de materiales?
Ventas Objetivo
Polticas
Programa
 OBJETIVO
Con la visin de que esta operacin constituye el elemento que
eleva los ingresos y hace frente a los gastos y costos
operacionales, el auditor deber examinar el conjunto de
actividades y aspectos administrativos que estn contenidos en
esta operacin, para elevar la eficiencia dando recomendaciones
adecuadas a las circunstancias.

Tiene como objetivo examinar ciertos aspectos administrativos

que constituyen el conjunto de actividades que comprende el
concepto y alcance de la operacin de ventas. Con el propsito
de detectar problemas o deficiencias en los controles
operacionales existentes o en la realizacin misma de las
operaciones, de cuya solucin pueden seguir disminuciones de
costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.
 POLTICAS

El auditor deber tener en cuenta cuatro (4) factores que

inciden directamente en el conjunto de actividades de
esta operacin. Ellos son: Volumen, precio y costo (que
deben estar debidamente interrelacionados) y la valuacin
de la orden de venta. Igualmente deber tener presente
las responsabilidades del gerente de ventas y evaluar:
a. Si las polticas sobre ventas son claras y los objetivos
alcanzables.
b. Evaluar los planes trazados para alcanzar esos
objetivos.
c. Analizar los estndares de ejecucin.
 PROGRAMA
El auditor deber familiarizarse con el entorno econmico, poltico, social y legal de
la empresa y con la operacin de ventas, mediante estudios de sus objetivos, sus
polticas para la determinacin de precios, crdito, publicidad, etc. , su estructura,
sus sistemas, sus procedimientos y sus prcticas , que permita la ubicacin de
ventas en el flujo de las operaciones.

Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como externo,

vigilando la tendencia de las ventas, los productos, las reas de venta, los clientes,
los costos de distribucin, los presupuestos, etc.

Revisar los expedientes de auditora anteriores e informes que permitan concretar

algunos aspectos del problema.

Elaboracin y ejecucin de entrevistas para verificar el cumplimiento eficiente de las

polticas de la empresa. Esta informacin debe obtenerse directamente del personal
relacionado, visitando las instalaciones del Departamento y de paso conociendo el
nivel de preparacin que el personal posee.
 PROGRAMA
Anlisis detallado de los productos bandera de la organizacin, determinando
distintos aspectos, pero en particular, el volumen de devoluciones y pedidos no
surtidos, revisin de los canales de distribucin en comparacin con el volumen de
ventas de cada uno.
Elaboracin de un informe donde se han jerarquizado los hallazgos de acuerdo a la
cuantificacin del efecto de los problemas detectados, y de un mtodo de
comprobacin contina de la informacin obtenida. Algunos aspectos que pueden
ser informados.
Falta de definicin, de objetivo para la operacin de ventas
Falta en la estructura orgnica del departamento
Descoordinacin con otros departamentos
Desconocimiento del mercado y la competencia
Ausencia de estudios de mercado de lanzamiento de nuevos productos
Prdida de penetracin en el mercado
Inexistencia de lista de precios
Inadecuado sistema de remuneraciones a vendedores
Carencia de un sistema integral de informacin
Estadstica de las ventas
 CUESTIONARIOS POR REAS

rea funcional: Departamento de VENTAS

Jefe de la unidad: Auditor: ___________ Fecha: _______
POLITICAS
1. Se cuenta con polticas de ventas por escrito?
2. Reflejan los objetivos de la direccin superior?
3. Conoce las polticas el personal del departamento?
4. Las polticas describen condiciones tales como:
a) caractersticas del vendedor,
b) seleccin del vendedor,
c) obligaciones del vendedor,
d) formo de realizar la venta, el adiestramiento,
f) descuentos,
g) Actividades por la venta?
 CUESTIONARIOS POR REAS

REGISTROS
1. Se disean y controlan las formas y registros?
2. Existe un mtodo adecuado para el manejo de documentos?
3. Los expedientes de clientes se localizan fcilmente y existe un mtodo de
informacin adecuado?
4. Qu registros se preparan para informacin sobre ventas?
CONTROL
1. Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?
2. Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases
ptimas?
3. Se elaboran estadsticas de ventas: por vendedor, por producto y por lnea,
y se tienen datos de los ltimos tres aos?
4. Se controlan los volmenes de devolucin, quejas, servicios visitas y gastos,
y se reportan a la direccin superior?
 CUESTIONARIOS POR REAS

ANLISIS DE VENTAS
1. Se desarrolla alguna forma de anlisis de ventas?
2. Existe algn medio para medir lo redituabilidad por vendedor y por
territorio de ventas?
3. Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades del
vendedor, devoluciones, gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones,
etc.?
PRONSTICOS DE VENTAS
1. Se elaboran pronsticos de ventas todos los aos para cada producto?
2. Estn bien basadas y son lgicas las proyecciones de ventas? Es decir,
se desarrollan despus de una investigacin del mercado o econmica?
3. Se preparan proyecciones con suficiente detalle paro comparar con ellas
el desempea?