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Universidad Autnoma del Estado de Mxico

Instituto cultural Isidro Fabela

ADMINISTRACIN

Agustn Estrada Laredo


agustin.estrada24@gmail.com
A. Estrada L. Oct-Dic 2009 1
Programa General
1. Administracin
2. Planeacin (FODA, Estrategia)
3. Organizacin
4. Direccin
5. Control
6. Recursos Humanos (Integracin, importancia, planeacin)
7. Reclutamiento y seleccin
8. Direccin, motivacin y liderazgo
9. Comunicacin, Equipos de trabajo y cultura organizacional
10. Control organizacional: manuales, PERT, GANTT
11. El Cambio
12. Empresas inteligentes, que aprenden

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1. Administracin

Es la ciencia que trata del estudio de funciones,


planeacin, organizacin, direccin y control
de una empresa para
alcanzar su eficiencia
y la realizacin de sus fines

Proceso en el que se
coordinan y optimizan
los recursos de un grupo social
para lograr eficacia, calidad y productividad
en el alcance de objetivos

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EL ADMINISTRADOR

QU ADMINISTRA?

1. RECURSOS FSICOS,
2. FINANCIEROS,
3. TECNOLGICOS
4. Y DE TIEMPO

FUNCIONES PRINCIPALES

*Preservar su empresa
*Controlar y organizar para alcanzar los
objetivos fijados
*Ver hacia el futuro y proponer objetivos

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PAPELES Y RASGOS DEL ADMINISTRADOR

INTERPERSONAL
Representar a la empresa y VISIONARIO
dirigir colaboradores LDER
INNOVADOR
OPTIMISTA
FLEXIBLE
TICO
NEGOCIADOR
INFORMACIONAL ESTRATEGA
Comunicar
objetivos e
Implementar
la estrategia

DECISIONAL
Cambio organizacional
Resolver los problemas
Asignar los recursos
Negociar
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Proceso administrativo

PLANEACIN
Qu se quiere hacer?
Qu se va a hacer?

ORGANIZACIN
CONTROL
Cmo se va a hacer?
Ver que se haga
INTEGRACIN
Con qu recursos?

DIRECCIN
Cmo se ha realizado?

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2. Planeacin
Proceso para determinar
escenarios futuros y resultados
que se quieren lograr
en la empresa

Minimizar riesgos
definir el propsito de la organizacin

Planear es hacer las cosas ordenadamente,


pensando antes de actuar

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Tipos de Planeacin

Estratgica
Definen los planes generales de la empresa
La realizan los directores
Es a mediano y a largo plazo
Abarca toda la organizacin

Tctica
Son planes especficos elaborados
por cada departamento y alineados a los
planes estratgicos
Son planes detallados de cada gerencia
para lograr el plan estratgico

Operativa
Son planes realizados por los niveles operativos
Contienen actividades especficas por etapas
a corto plazo

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Proceso de planeacin estratgica

Planeacin Visin
(Descripcin del
estratgica futuro al que se aspira)

Anlisis del entorno


1. Tcnicas de planeacin:
Fortalezas Misin
Oportunidades Propsito
Presupuestos Debilidades
(Cuantificacin de Amenazas
recursos) PBC
DOFA o SWOT
Convertir DA en FO Filosofa/Valores
2. Grfica de Gantt (Credo/Principios de
accin)

Programas Polticas Objetivos


(Acciones, (Orientacin para SMART, , Meta %
responsables, tiempos) decisiones) Resultados deseados

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Objetivos SMART

S = specific = especfico
M = measurable = medible
A = achievable = realizable, acordados, alineados
R = realistic = realista, relevante
T = time-bound = tiempo determinado

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Ejemplo de objetivo SMART

Objetivo planteado incorrectamente Objetivo planteado correctamente


Apoyar la supervisin
Apoyar y gestin
la supervisin de la
y gestin Disminuir el porcentaje de cartera
de cartera vencida
la cartera vencida vencida de refrigerados en un 10%
con respecto al 2006

Objetivo SMART
Disminuir el porcentaje de cartera vencida de refrigerados en un 10% con respecto a 2006

mbito

Accin A. Estrada L. Oct-Dic 2009 KPI 11


Grfica de Gantt

Actividad Inicio Fin % Enero Febrero Responsable


Avance
Anlisis entorno 01/01/10 30/01/10 Brad
Investigacin 31/01/10 15/02/10 Ara
de mercado

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3. Organizacin

Reduce costos

Definicin:
Ordenar esfuerzos y definir estructura
para el logro de los objetivos planteados
dando autoridad y responsabilidad
a los colaboradores

Reduce o elimina duplicidad

Aumenta productividad
Organizacional Formal:
Estructura planeada que establece Organizacin Informal:
patrones de relacin entre el personal Espontaneidad de las actividades
(Organigramas y manual de organizacin) e interacciones de los participantes
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Etapas de la Organizacin

1. Divisin del Trabajo


Jerarquizacin
Disposicin de las funciones de la
organizacin por
orden de mando, grado o importancia
Departamentalizacin
Es la divisin de las funciones y actividades
en unidades especficas
Descripcin de funciones
Es la definicin de las labores que realizarn
cada uno de los departamentos

2. Coordinacin
Es armonizar y sincronizar los esfuerzos
para realizar eficientemente una tarea

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Tcnicas de la organizacin
ORGANIGRAMAS MANUALES
Grfica que muestra la Documentos detallados
estructura funcional de con informacin de la
una organizacin. empresa.
Sus relaciones Tipos:
Niveles jerrquicos Organizacin
Principales funciones Bienvenida
ELABORACION DE
Polticas
ORGANIGRAMAS Procedimientos
Mismo tamao de recuadros Puestos
. Datos generales
Tipos:
Vertical DIAGRAMAS DE FLUJO
Horizontal Representaciones grficas
Circular
que muestran los pasos de
Estructural-departamental
Mixto un procedimiento
Funcional

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Tcnicas de organizacin
MANUAL DE
ORGANIZACION
Documento que detalla, CONTENIDO DEL MANUAL DE
ORGANIZACION
visin, antecedentes, base
legal, organigrama, funciones Identificacin, ndice, introduccin,
antecedentes, base legal,
organigramas, estructura funcional,
directorio.
CONTENIDO DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Identificacin, ndice, introduccin,
objetivo, alcance, responsables,
polticas-lineamientos, descripcin del
procedimiento, formatos, diagramas
de flujo, glosario de trminos

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Documenta la mejor manera
de hacer las cosas A. Estrada L. Oct-Dic 2009 16
DIRECCIN
La Direccin es la ejecucin de todas las fases del proceso administrativo
conduciendo y orientando los recursos, mediante el liderazgo, hacia el logro
de la misin y la visin de la empresa

La Direccin es un proceso que se realiza para influir en los dems


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para que hagan un trabajo conjunto y de manera efectiva
Etapas de la direccin

Toma de
Direccin Motivacin
decisiones

Proceso racional que Mover, conducir,


selecciona entre varias Impulsar a la accin
Alternativas el curso de Al personal para el
Accin ptimo Logro de los objetivos

Liderazgo Comunicacin

Conjunto de cualidades Proceso de transmisin y


y tcnicas que el gerente Recepcin de la informacin.
Ejerce para dirigir a sus Se clasifica en: vertical, horizontal,
Colaboradores. Verbal, escrita, formal e informal.
Elementos:
A. Estrada autoridad,
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Delegacin y supervisin.
AUTORIDAD, RDENES, INSTRUCCIONES Y ASIGNACIONES
DIRECCIN

Mando:
Funcin de poner en accin:

1. rdenes: atender una


situacin particular y
concreta
2. Instrucciones: norma o
procedimiento para aplicarse
en casos idnticos o
similares
3. Asignaciones: imposicin
de tareas de rutina

Autoridad:

Facultad que tiene una persona


para dar rdenes
y exigir que sean cumplidas
(Lineal, staff) A. Estrada L. Oct-Dic 2009 19
Delegar

Proceso de asignar tareas con autoridad y responsabilidad

Integridad Claridad Suficiencia

EMPOWERMENT
No se puede delegar sin facultar,
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Ni facultar sin capacitar
CONTROL

El C permite saber si las


actividades se estn llevando
a cabo como se plane y de
no ser as corregir

ltimo paso del proceso


administrativo

Tipos de C
C preventivo (anticipacin)
C Concurrente (actividades en proceso)
C de Retroalimentacin
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HERRAMIENTAS DE CONTROL
CONTROL

MIS Sistema de informacin administrativa

Relevancia
Calidad

Cantidad

Oportunidad

TOMA DE DECISIONES

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HERRAMIENTAS DE CONTROL
CONTROL

CONTROL DE OPERACIONES CONTROLES FINANCIEROS


Control de costos Razones de liquidez
Costos directos e indirectos Activo circulante-inventario/pasivo circulante

Modelo de cantidad del lote Auditoras


econmico Verificacin formal de cuentas, registros, actividades
operativas o desempeo de la organizacin
Costos de compra (PC+Gastos de envo-desctos)
Costos de orden (papeleo, seguimiento, Anlisis costo-beneficio
inspeccin)
Se conoce el costo pero no el beneficio
Costos de flete (almacenamiento, seguro e
impuestos) Costeo basado en la actividad
Costos por mercancas agotadas
Procedimiento de contabilidad basan costo en las actividades
Sistemas para ordenar el a realizar
inventario
Sistema JIT para eliminar inventario en almacn
Control de mantenimiento
Preventivo, correctivo y condicional

Control de calidad
Cumplimiento de estndares pre-establecidos MEP

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HERRAMIENTAS DE CONTROL
CONTROL

CONTROL ES CONDUCTUALES
Evaluacin del desempeo
Proceso para calificar el desempeo del personal
Algunas tcnicas:
Anlisis escrito:
Redaccin de fortalezas y debilidades, desempeo
anterior y el potencial. Sugerencias de mejora.
Incidente crtico:
Listado de comportamientos clave objetivos,
hechos, exitosos o no; no rasgos de personalidad
Escalas grficas de clasificacin
Cantidad y calidad de trabajo, conocimiento del
puesto, cooperacin, lealtad, asistencia
calificacin vs incrementos

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Recruitment and selection

COMING SOON!!!

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