GESTION DE EXISTENCIAS

Mg Mara M. Reyes Garca

 INTRODUCCION

La gestin de stocks es un importante factor que atrae el inters de los administradores de cualquier
tipo de empresa. Para las empresas que operan con mrgenes de ganancias relativamente bajos, la mala
administracin de stocks puede perjudicar gravemente sus negocios. El desafo no consiste en reducir al
mximo el stock para abatir los costos, ni tener inventario en exceso a fin de satisfacer todas las
demandas, sino en mantener la cantidad adecuada para que la empresa alcance sus prioridades
competitivas con mayor eficiencia.

El stock se crea cuando el volumen de materiales, partes o bienes terminados que se recibe es mayor que
el volumen de los mismos que se distribuye. El stock se agota cuando la distribucin es mayor que la
recepcin de los materiales.
 1. CONCEPTO DE LAS EXISTENCIAS O
STOCKS

Stocks o existencias son el conjunto de artculos almacenados

en espera de su utilizacin posterior cuya utilidad est en Cantidad
funcin de la cantidad, momento y lugar de su necesidad.

La necesidad de tener existencias en almacn tiene su origen

en la utilidad que nos reportan, referida a:
Cantidad, disponer del artculo en la cantidad necesaria.
Oportunidad momento o lugar deseado. Precio Oportunidad
Calidad conveniente cuando el producto vaya a ser
empleado.
Precio y adems al precio econmico.

Calidad
 1. CONCEPTO DE LAS EXISTENCIAS O
STOCKS
La gestin y
control de
Cantidad a pedir de un
existencias nos producto
permite tomar
decisiones sobre:
Momento de la
formulacin del pedido

Forma de reducir costos

almacenamiento
 El personal de este departamento
tiene las siguientes funciones

Qu nivel de Cundo se debe

existencias es necesario realizar el pedido de
de cada artculo determinado artculo

DETERMINAR

Qu cantidad de
artculo se debe pedir
 A. STOCK Y SURTIDO

Es importante no confundir el stock con el surtido:

Llamamos surtido a la variedad de artculos de una misma

clase que una empresa ofrece a sus clientes (distintos modelos,
distintas tallas, distintos colores).

El stock, en cambio, es la cantidad de mercancas

depositadas, o las existencias de un determinado producto,
tanto en los almacenes como en la superficie de ventas.

A la hora de gestionar el stock, se plantea el dilema de elegir entre ambas

cosas. Barajamos dos posibilidades: tener un amplio surtido con poco stock
para cada uno de los artculos, o bien tener un surtido pequeo pero con un
gran stock por cada artculo.

La decisin depender normalmente de los costes asociados, ya que para

tener un gran surtido y un gran stock hace falta mucho espacio, y eso cuesta
dinero.
 B. COMPOSICIN DE LOS STOCKS

La expresin stock o existencias se refiere a los artculos que almacena la empresa, tanto a los
necesarios para la fabricacin como a los que se van a vender. As pues, bajo esta misma
rbrica se encuentran productos muy diversos:

Materias primas. Productos que sirven para Productos semiterminados. En este

la fabricacin y que se encuentran en el
almacn a la espera de ser empleados en
el proceso de produccin.
Productos terminados o mercaderas. Se
encuentran en los almacenes a la espera
de ser vendidos.
apartado podemos considerar los
productos en curso, es decir, los que se
encuentran a la espera de ser
reintegrados en la siguiente fase de un
proceso de fabricacin, o los fabricados
por la empresa que no se destinan a la
venta mientras no se completa su
fabricacin.
 B. COMPOSICIN DE LOS STOCKS
Bienes de equipo y recambios. Es la
maquinaria y los equipos empleados por
la empresa para desarrollar su actividad,
as como las piezas dedicadas a la
sustitucin de las que se van deteriorando
en las mquinas del proceso productivo.
Materiales diversos. Sirven para mantener
las mquinas a punto.
Residuos. En el proceso productivo se
generan desechos o restos sobrantes a los
que o bien no se puede sacar ningn
provecho (virutas), o bien se pueden
aprovechar de alguna manera (chatarra).
Productos defectuosos u obsoletos. Son los
que han salido con algn defecto de
fabricacin o se han quedado desfasados
por permanecer mucho tiempo sin
venderse.
Envases y embalajes. Los envases son
aquellos recipientes destinados a la venta,
esto es, que servirn para comercializar el
producto que contienen.
Los embalajes sirven para proteger el
producto envasado durante la manipulacin,
el almacenamiento y el transporte.
 2. POR QU SON IMPORTANTES LOS STOCKS?
Vamos a analizar algunos factores que motivan la acumulacin de stock y permiten comprender
mejor la importancia de su gestin.

Escasez. En primer lugar, debemos considerar el stock

como un recurso para evitar la escasez. Esta acumulacin
sirve, pues, para protegernos ante la posibilidad de que las
provisiones lleguen tarde o la demanda sea mayor de lo
previsto.
Economa de escala. En el caso de las empresas
industriales, es necesario tener en cuenta que el coste de
producir cada artculo (el coste unitario)
disminuye a medida que aumenta el nmero de stos. As,
la fabricacin de grandes cantidades de producto puede
servir para abaratar los costes de produccin y,
finalmente, el precio de venta del producto.
Razones comerciales. La acumulacin
de stocks es una garanta de que
podremos cubrir la demanda de un
producto; dicho de otro modo, un
motivo para almacenar es tener el
artculo disponible cuando lo demande
el cliente. Hay que tener cuidado con
esto, pues un stock excesivo puede
conllevar unos mayores costes de
almacn, que repercutirn en el precio
de venta y, en consecuencia, en la
demanda.
 A. FUNCIONES DE LAS EXISTENCIAS
As como se ha formulado las razones que motivan la acumulacin de stock, podemos enumerar, desde otro
punto de vista, las funciones que desempean las existencias en la empresa:

Evitar la escasez, protegindonos ante la

incertidumbre de la demanda o ante un
posible retraso en el suministro de los
pedidos.

Aprovechar la disminucin de los costes

a medida que aumenta el volumen de
compras o de fabricacin.

Lograr un equilibrio entre las compras y

las ventas para alcanzar la mxima
competitividad, regulando, mediante el
almacenaje, el flujo de adquisiciones y
entregas.
 B. NIVEL DE STOCKS O EXISTENCIAS
Llamamos nivel de stock a la
cantidad de existencias de un
artculo almacenada en un
momento dado.
Qu ocurre cuando hacen falta ms artculos de
los que hay? Cuando no se puede hacer frente a la
demanda de un artculo por falta de existencias en
el almacn, se dice que se ha producido una rotura
de stock.
El hecho de que haya un stock insuficiente puede
traer consigo una serie de inconvenientes:
Prdida de ventas.
Prdida de imagen.
Prdida de la confianza de los clientes.
Los costes por rotura de stock son difciles de
cuantificar, pues es difcil saber cunto se deja de
ingresar al no tener los artculos disponibles en el
lineal durante el tiempo que dura aqulla y, por
tanto, tambin lo es conocer los clientes que se
pierden.
 3. CLASES DE STOCKS O EXISTENCIAS
Los distintos artculos que una empresa tiene en su almacn para la venta o consumo constituyen el stock de
artculos. Segn lo que la empresa desee conseguir con los stocks, se puede clasificar en:

Stock Activo
Stock mximo Stock de seguridad
Stock mnimo

Stock ptimo Stock cero

 3. CLASES DE STOCKS O EXISTENCIAS
Se constituye para hacer frente a la demanda normal
STOCK ACTIVO de los clientes y evoluciona entre un mximo y un
mnimo

Stock mximo
Stock mnimo

Es la cantidad mxima que puede haber de

un producto en el almacn. Lo marca la
capacidad del almacn, el capital invertido
en los productos que se tienen acumulados en
ese almacn, o los costes derivados de las
mercancas.
Es la cantidad mnima que puede haber de un
producto en el almacn. Lo marca la
probabilidad que se produzcan roturas en el
stock, es decir que se carezca de existencias
y no se puedan atender los pedidos de los
clientes, o que se paralice el proceso de
produccin de la empresa
 3. CLASES DE STOCKS O EXISTENCIAS
STOCK DE Se constituye para evitar las rupturas de los stocks. Es
complementario del stock activo y sirve para hacer frente
SEGURIDAD a las demandas anormales de los clientes o a las
demoras en el plazo de entrega.
 3. CLASES DE STOCKS O EXISTENCIAS
STOCK Es el que permite cubrir las previsiones ptimas de ventas,
pues se consigue una mejor rentabilidad de los artculos
OPTIMO almacenados en relacin con el capital invertido.
 3. CLASES DE STOCKS O EXISTENCIAS

Se puede considerar como una nueva estrategia de

almacn. Este mtodo propone que los materiales y
STOCK CERO componentes se reciban en las distintas fases de
produccin slo cuando se precisen realmente, as se
(JUST IN TIME) reducen los artculos almacenados al mnimo para
reducir los costes de los stocks y aprovechar mejor el
espacio.
 4. PUNTO DE PEDIDO Y PLAZO DE ENTREGA
Las empresas deben estudiar dos variables importantes a la hora de
gestionar sus stocks : el punto de pedido y el plazo de entrega.

PUNTO DE PEDIDO PLAZO DE ENTREGA

Es el periodo de tiempo que los

proveedores tardan en suministrar
las mercancas solicitadas.

Cuando se trata de artculos de

fabricacin propia, el plazo de
entrega se da por el ritmo del
proceso productivo de la empresa.
 4. PUNTO DE PEDIDO Y PLAZO DE ENTREGA
Vamos ver cmo se calcula el punto de pedido

Cmo se
calcula?
Es el nivel de stock que nos Como se ve, el punto de pedido depende del
indica que debemos realizar un stock de seguridad. Para calcular el valor de
Hay que partir de una cantidad mnima:
este ltimo debemos considerar el plazo
nuevo pedido si no queremos nunca debe quedar en el almacn una
mximo de entrega (PME), es decir, cunto
quedarnos desabastecidos y cantidad menor que el stock de seguridad.
tardaran en llegar las mercancas en caso de
que se produzca una rotura de As, al punto de pedido hay que sumarle la
que se produjera un retraso. El stock de
cantidad prevista para cubrir el stock de
stock. seguridad deber ser lo bastante grande para
seguridad (SS).
cubrir la demanda media (DM) en esos das;
Plazo de entrega del proveedor (PE) y la de este modo, el stock de seguridad se
media de las ventas previstas o demanda calcular as:
media (DM)
SS = (PME PE) DM
PP = SS + (PE DM)
Concepto (PP)
De qu
depende el PP?
 4. PUNTO DE PEDIDO Y PLAZO DE ENTREGA
Qu es el lote de Qu suele Qu considera?
pedido? emplearse?

El lote de pedido Para hacer este Segn este modelo,

(Q) es la cantidad clculo suele el volumen ptimo
Vamos ver de unidades que
vamos a solicitar en
emplearse el
modelo de Wilson,
de pedido se
calcula partiendo
cmo se cada pedido. que utiliza de los costes
calcula el A la hora de supuestos bsicos, totales que se
calcular esta como que las componen de 3
modelo de cantidad, hay que ventas son
constantes en el
partidas:
tener en cuenta Costes de
Wilson y el que cada emisin tiempo y el coste adquisicin (Cad).
tamao de pedido lleva
consigo un coste
de
almacenamiento y
Coste de emisin
de pedidos (CP).
ptimo de asociado (coste por de emisin de
Costes de
pedido o CP) y, pedidos son
pedido despus, un coste constantes.
almacenamiento
(CA).
de
almacenamiento
(CA) al recibir la
mercanca.
 5. ANALISIS ABC

Es un sistema de gestin de almacn basado en la idea de que slo interesa un control

minucioso de los productos ms importantes, mientras que para lo que tengan menor
importancia bastar con una vigilancia menos rigurosa.

Si se utiliza este sistema, es recomendable clasificar los artculos segn la inversin que se
realiza en ellos y segn la importancia que cada articulo tiene en el conjunto total; si bien se
pueden establecer clasificaciones segn otras caractersticas.

El mtodo ABC parte de la clasificacin del total de los stocks en tres grupos (A, B y C) para
aplicar un tratamiento diferente a cada uno de ellos.
 5. ANALISIS ABC - Clasificacin
Artculos A Artculos B Artculo C
El criterio que se
sigue en la Productos Son productos que Son productos que
clasificacin es: almacenados con crean una inversin corresponden a
mayor inversin de media de capital menos inversin de
capital. entre un 15 40& capital y se consideran
Inversin en los del total invertido poco importantes en
productos A es en el almacn, y la gestin del
entre 60-75% del representan de un almacn. Suponen en
total de la 20 40% de los torno a un 5 10% del
inversin. artculos en capital invertido en el
Representa 8-20% almacn. almacn, y
de los artculos representan
almacenados aproximadamente
entre el 40-50% de los
artculos
almacenados.
 5. ANALISIS ABC - Clasificacin

% Acumulado del valor de la inversin en almacn

Los resultados del anlisis ABC se
representan normalmente en un grfico
denominado curva de Pareto Lorenz,
donde el eje de abscisas es el % acumulado
de artculos y el de ordenadas es el %
acumulado del valor de la variable

% Acumulado de artculos en el almacn

6. Factores que intervienen en la gestin
de stocks
A la hora de gestionar las existencias hay que tener en cuenta
distintos factores: hay que tener suficiente stock para cubrir la
demanda, pero, por otro lado, el coste de gestionar el stock
debe ser el ms bajo posible, siempre y cuando resulte rentable.

Los
Nivel de costes
La servicio
demanda
 6. Factores que intervienen en la gestin
de stocks o existencias
B. NIVEL DE SERVICIO

Nivel de Servicio (%) = Ventas x 100

Tambin la gestin de stock o existencias influye en el Demanda
servicio al cliente. Si, a causa de una rotura de stock,
parte de la demanda queda insatisfecha, es probable
que esos consumidores busquen ese mismo producto
en la competencia.

Al hablar de nivel de servicio nos referimos a la

satisfaccin que proporciona la empresa a sus clientes.
Tener un buen nivel de servicio significa que los
clientes encuentran el artculo que buscan en el
momento en que lo buscan. Dicho indicador se expresa
en porcentaje, segn la frmula:
 6. Factores que intervienen en la gestin
de stocks o existencias
B. NIVEL DE SERVICIO

Esto tambin se puede formular en sentido negativo, es decir, calcular la

rotura de stock:
Rotura (%) = Pedidos no satisfechos x 100
Pedidos totales
Un nivel de servicio del 85% indica que de 100 artculos que nos
demandan nuestros clientes, 15 no son encontrados.

Es lo mismo que tener una rotura del 15%. La decisin de qu nivel de

servicio dar estar en funcin de la imagen que pretendamos tener. Es
obvio que un nivel de servicio alto conlleva unos mayores costes de
almacenamiento y de pedidos.
Esto, indudablemente, depender tambin de lo que
haga la competencia, de cmo sean los proveedores, de
cul sea la demanda de este negocio, etctera.
 6. Factores que intervienen en la gestin
de stocks o existencias
C. LOS COSTES

Se ha explicado que tener gran cantidad de producto en el almacn, si bien asegurara un buen
nivel de servicio, lleva asociados unos costes. Para que la gestin de stock sea la adecuada, estos
costes deben ser ptimos, de tal manera que nos garanticen la mxima rentabilidad.
Los costes asociados a la gestin de stocks son varios.

Por un lado, est lo que cuesta poner los artculos en el almacn. Este coste viene a ser la
suma del coste de adquisicin (es decir, el monto que figura en la factura) ms el coste de
emisin de pedidos. Por otro lado, hay que tener en cuenta lo que cuesta mantener los
artculos almacenados: el coste de almacenaje, que incluye los gastos que genera el local
(alquiler, limpieza, mantenimiento), las instalaciones y elementos de manipulacin
(estanteras, maquinaria), la mano de obra, etctera.
Tambin se consideran costes de gestin lo que se deja de ingresar a causa de una rotura,
aunque, como ya hemos visto, estos resultan difciles de calcular.
 7. La rotacin y el periodo medio
de maduracin
Un ciclo es una sucesin de hechos que se repite cada cierto tiempo. El ciclo de explotacin abarca el proceso
que va desde la adquisicin de las materias primas, pasando por la fabricacin, el almacenaje de los productos
terminados, su venta, hasta el cobro de los mismos, que permite recuperar la inversin. Segn la rapidez con
que ocurra todo el proceso, estaremos en condiciones ms o menos favorables en la gestin de stocks.

A. ROTACIN DEL STOCK Si un artculo rota tres veces en un

Se entiende por rotacin de stock el nmero de mes, quiere decir que
veces que un artculo pasa por el proceso de hemos recuperado tres veces el
venderse, salir del almacn y ser cobrado, en un dinero invertido en ese
periodo de tiempo, recuperar as la inversin artculo y hemos obtenido un
realizada al adquirirlo. beneficio tres veces mayor.
 7. La rotacin y el periodo medio
de maduracin
VENTAJAS DE LA ALTA ROTACIN
Una menor inversin
en stock, ya que las
Se pueden mantener existencias pasan
unos precios ms menos tiempo en el
bajos si interesan por almacn y, por
motivos comerciales. tanto,hay menos
dinero inmovilizado
en existencias.

Al reducirse el stock
Es ms difcil que las
medio, los costes de
existencias se queden
almacenamiento
obsoletas.
disminuyen.
 7. La rotacin y el periodo medio
de maduracin
DESVENTAJAS DE LA ALTA
ROTACIN

Mayor probabilidad de sufrir rotura de stock.

Mayores costes de emisin de pedidos,

manipulacin, etc.

Determinados descuentos por volumen de compra

se pueden perder al realizar pedidos ms
pequeos, aunque ms continuos, ya que nuestros
proveedores no nos harn esos descuentos.