PRINCIPIOS

DE
ADMINISTRACION

Msc. Bernardo E. Daz

 ELEMENTOS DE LA PLANEACION
DIAGNOSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que
obstaculizan el logro de los objetivos de la organizacin
OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya
sea con la realizacin de una sola operacin de una actividad
concreta, de un procedimiento de una funcin completa o de todo
el funcionamiento de la institucin
POLITICAS: Son lneas generales de accin que guian a los
miembros de una empresa
PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de
accin que se considera el mas recomendable para el logro de un
objetivo, as mismo, es necesario que cada una de las funciones de
una organizacin tenga sus propios objetivos y de igual forma sus
planes
PROGRAMAS: Un programa est destinado a cumplir las funciones de
una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas
cuantificables que se cumplieran a traves de la integracin de un conjunto
de esfuerzos, con recursos humanos , materiales y financieros a el
asignados, con un costo global y unitario determinado y cuya ejecucin en
principio queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.
PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numericamente
los resultados de una organizacin e incluye tres elementos principales.
1.- Se refiera a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planeas
concretos, valorando costos y beneficios
2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminacin que estn relacionados con
el costo
3.- Se mide en unidades econmicas, proporcionando estndares contra
los cuales se puede comparar
 ORGANIZACIN
Definiciones:
Organizacin es el arreglo de funciones necesarias para lograr un
objetivo con indicacin de la autoridad y la responsabilidad
asignadas a los puestos que tienen a su cargo las ejecuciones de
las funciones respectivas
Organizacin es el orden que guardan las diferentes rganos que
constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de
responsabilidad, interdependencia jerarquica, comunicacin y
divisin del trabajo, necesarios
DIVISION DEL TRABAJO
Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de
que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una
unidad administrativa, el trabajo se divide en:
-FUNCIONES: (generales, especficas, sustantiva, apoyo,
asesora, complementarios, primarias, secundarias)
-ACTIVIDADES: (genricas, especficas)
-OPERACIONES; (fsicas, mentales)
 FORMAS DE ORGANIZACIN

ORGANIZACIN FORMAL: Es la oficial, la terica y se apega

a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos
o individuales, reglamentos, manuales, polticas y procedimientos

ORGANIZACIN INFORMAL: Es la extra oficial, representa

lo que realmente est sucediendo, es la resultante de las reacciones
individuales y colectivas entre la organizacin formal en busca de
satisfaccin a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento
o amistad.
 ESTRUCTURA ORGANICA

Es la forma en que estn ordenadas las unidades administrativas de

un organismo y la relacin que guardan entre si. Debido a la
necesidad de la divisin del trabajo y de los requerimientos de
especializacin, nace la divisin en donde determinan la forma en
que van a integrarse los diversos rganos o dependencias de una
institucin, relaciones de mando, niveles jerrgicos, proceso a su
cargo, tramos de control, equipos naturales de administracin y
mbito de aplicacin
 MANUALES
Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y
experiencias para documentar la tecnologa acumulada sobre un tema
especfico. Contienen informacin e instrucciones sobre la
organizacin, polticas y procedimientos de una empresa, que se
consideran necesarios para la mejor ejecucin de un trabajo.
Se clasifican en:
Manuales de Operacin
Manuales de Organizacin
Manuales de Procedimientos
 INTEGRACION
En el proceso administrativo, se distingue una parte que se refiere a la
estructuracin y otra que es la actuacin en si, en la primera tenemos
la planeacin y la organizacin, en la segunda, la integracin, la
direccin y el control.
La integracin es el punto de contacto entre la parte esttica y la parte
dinmica del proceso administrativo.
Definicin:
Integracin es obtener y articular los elementos materiales y humanos
que la planeacin y la organizacin sealan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de una organizacin.
 TIPOS DE INTEGRACION

A) DE PERSONAL DE MATERIALES

a) Reclutamiento a) Finanzas
b) Seleccin y b) Compras
contratacin c) Produccin
c) Induccin d) Mantenimiento
d) Capacitacin e) Comercializacin o
e) Desarrollo prestacin de
f) Carrera institucional servicios
 DIRECCION
La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organizacin
depender, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre
a sus trabajadores.

Definicin:
Es el elemento mas dinmico del proceso administrativo que implica la
responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar,
ordenar e impulsar al personal subordinado a la mejor realizacin de
sus funciones, con el mximo de eficiencia y colaboracin.
 IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y
complejo de la administracin, puesto que se ponen en juego
aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.

En la direccin se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman

decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a
travs de un proceso de comunicacin que ya de por si es complejo
 PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y
grupales
IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto mas se impersonalice la
orden, ser mejor obedecida.
RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden
deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jams
saltarlos sin razn.
RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos
se resulevan lo mas pronto posible de modo que, sin lesionar la
disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.
 ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA
DELEGACION DE AUTORIDAD

- Puede ser general o especfica

- Puede ser temporal o ilimitada
- Puede ser individual o colectiva
- Aumenta la eficacia administrativa
- Favorece la especializacin
- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la
realidad
 MANDO
Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser
obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.
El poder mandar, incluye tres elementos:
Determinar lo que debe hacerse
Establecer como debe hacerse
Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga
Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva
la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de
ejecucin la tercera
La toma de decisiones es un factor esencial de la funcin directiva, ya
que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organizacin.
El proceso de la toma de decisiones es como sigue:
- Diagnosticar el problema
- Definir el problema
- Definir las alternativas mas adecuadas
- Analizar las alternativas y compararlas
- Seleccionar la alternativa mas adecuada
 PRINCIPIOS DE SUPERVISION
El concepto actual de la supervisin, supone un mbito de
responsabilidad mas amplio y complejo que el de la administracin
tradicional basada unicamente en la autoridad y el conocimiento del
trabajo, sino que ademas ubica como fundamental la satisfaccin del
usuario y el desarrollo personal.
- Satisfaccin del cliento o usuario: Es la nica razn de la
organizacin
- Rentabilidad: Costo rendimiento de las operaciones cotidianas
- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje
- Aceptacin del cambio: Verlo como algo natural
- Actitud crtica constructiva: Comunicar juicios e ideas
- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo
 CONTROL
La etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se
ajustaran impecablemente a la integracin y a la fase directiva, sin
embargo, an en planeaciones cuidadosas, surgen algunas
necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado.

Definicin:
Control es un conjunto de providencias includas en las estructuras y
en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de
las actividades se produzca una comprobacin, previniendo errores y
fallas, para proveer informacin segura, proteger los bienes de la
empresa y promover la eficiencia en la operacin y la adhesin a las
polticas administrativas.
 TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL
1.- Establecimiento de normas
o estndares de ejecucin
2.- Medicin de la ejecucin
real en relacin con los
estndares establecidos
3.- Aplicacin de la accin
correctiva
Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea
lograr
La administracin enfocada a procesos se basa en mejorar
procesos mas que en perfeccionar funciones
Con este enfoque se marcan estndares que comprenden
sistemas, procedimientos , mtodos de trabajo,
seguimientos operacionales y auditoras que deben formar
parte de un sistema de calidad
Las normas de calidad mexicanas estn sustentadas en las
normas ISO-9000
Requiere que la informacin sea procesada, interpretada y
comparada con los estndares de ejecucin a fin de
establecer conclusiones sobre la ejecucin real.
Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o
ajustes a los recursos de la empresa, para esto es
necesario conocer las causas de desviacin
 CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Seleccin de los criterios de control

- Recoleccin, concentracin y procesamiento de datos
- Interpretacin de los resultados
- Elaboracin de reporte de resultados
- Utilizacin del mismo, para aplicar las medidas correctivas
 EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

Evaluacin de resultados
Comparacin de los resultados con los planeado
Determinacin de las causas de desviacin
Retroalimentacin
 INDICADORES

Son los instrumentos cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la

desviacin de una actividad sujeta e influencias internas y externas con
respecto a una unidad de medida convencional.
En la administracin y evaluacin por procesos, los indicadores
fortalecen la autonoma de gestin, en virtud de que a travs de la
medicin que realicen los responsables en los niveles de operacin
conocern de manera inmediata la situacin en que se desarrollan sus
servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o de
preferencia preventivas, que mejoren su actuacin y resultados
Los indicadores deben contar con las tres caractersticas siguientes:

CONGRUENCIA: Caracterstica de la informacin que la hace

coincidir en su forma y tamao
CONSISTENCIA: Caracterstica de la informacin estadstica
mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas
particulares de cuantificacin
CONFIABILIDAD: Caracterstica de la informacin que el usuario
acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ellas.
 TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente el
grado de cumpliiento de las metas en un perodo
determinado
EFICACIA: = Resultados obtenidos
Metas programadas
La eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos y
metas programados con los recursos disponibles en un
tiempo determinado

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos

empleados en la consecucin de una meta o en la
ejecucin de una tarea, en una unidad de tiempo.
Productividad: Bienes o servicios producidos
Insumos utilizados
La productividad puede medirse en funcin de los recursos
humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es
siempre necesario utilizr las tres relaciones. El indicador se
seleccionar en funcin del insumo mas relevante a
considerar en el proceso que mida.

INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o

cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir,
maniifiestan el grado de satisfaccin de las expecttvas o
requerimientos de nuestros usuarios internos y externos,
tales como: tiempos de espera, oportunidad, atencin y
solucin a quejas, satisfaccin por el otorgamiento del
servicio, tiempos de traslado, etc.
Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando
satisface plenamente al usuario