Introduccin a la gestin

de Proyectos
CURSO DE GESTIN
DE PROYECTOS
Que es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo
temporal, que se lleva a cabo
para crear un producto, servicio
o resultado nico.

PMBOK 2004 - PMI

Caractersticas de un
proyecto
Una serie de Actividades o tareas con las
siguientes caractersticas:
Tienen un Objetivo especfico que debe
ser logrado, dentro de ciertas
especificaciones.
Tienen una Fecha de inicio y una fecha
de finalizacin.
Tienen Presupuesto especfico o
limitaciones en el gasto e inversin.
Consumen Recursos (dinero, materiales,
equipos, recursos humanos).
 Proyecto vs. Programas
Los Proyectos y Programas se parecen
porque:
Realizados por personas.
Restringidos por la limitacin de los
recursos.
Planificados, ejecutados y controlados.

Los proyectos y los Programas difieren

primordialmente en que las operaciones son
continuas y repetitivas, mientras que los
proyectos son temporales y nicos.
La Triple Restriccin

Proyecto

Alcance
 Ciclo de vida del proyecto

INICIATIVA

I P E C
Iniciacin Planificacin Ejecucin Cierre

Control y Seguimiento

Indio Primitivo Estuvo Comiendo Carne

Interrelacin entre los procesos
Procesos de
Procesos de
Seguimiento
Planificacin
y Control

Procesos de Procesos de
Iniciacin PROYECTO Cierre

Procesos de
Ejecucin
 Iniciacin
Desarrollar el Acta de Constitutiva
del Proyecto
Objetivo y Justificativo
Anlisis del Entorno
Alcance del Proyecto
 Iniciacin - Objetivo
Defina el Objetivo amplio y
claro.
El Objetivo del Proyecto
debe ser comprendido por
todos los interesados.
Debe redactarse de tal forma
que incluya las actividades
que deban ser realizadas
para el logro final.
 Iniciacin - Alcance
Defina un Alcance realstico.
No trate de llegar a la luna en dos pasos.
Defina el Alcance del proyecto paso a
paso.
El Alcance debe definir las cosas que s
se harn en el proyecto y las que se
excluyen de l.
Defina la calidad del trabajo a ser
efectuado.
Siempre tomando en consideracin el Objetivo del proyecto.
Proceso de Planificacin
EDT Estructura de Recursos
Tareas Beneficios
Metas Riesgos
Tiempos, Horarios y Tamao
Calendario
Divulgacin
Comunicaciones,
Reuniones
Herramientas
Aspectos Financieros
 Planificacin - Actividades
Qu son?
Las Actividades son
acciones mayores que
se deben realizar para
el logro del Objetivo
dentro del Alcance
definido.
 Planificacin - Tareas
Qu son?
Las tareas constituyen acciones
menores para el logro de las
Actividades
 Planificacin - Tareas

Nombre: Qu se hace?
Duracin: das u horas
Recursos 4M
Secuencia
Inicio - Terminacin
La mayora de los proyectos fracasan, no por
malas estimaciones sino porque surgen tareas
que nunca fueron planificadas.
 Planifique el Cierre
Siempre planifique tiempo al finalizar el
proyecto, para:

Evaluacin
Informes
Presentaciones
Reconocimientos
Seguimiento
 Planificacin - Metas
Fije metas a lo largo del proyecto.
Las metas deben ser medibles, en
trminos de trabajo, producto
elaborado o en trminos relativos
porcentuales.
Las metas deben ser razonables y se
debe tomar en consideracin el
factor de ineficiencia del personal.

Pedro Pablo Puky

Planifique las Comunicaciones

Comunicacin entre los integrantes

del equipo de proyecto
Reportes peridicos a los
interesados
 Planifique los Recursos
Qu son?
Los recursos son los elementos
necesarios para la ejecucin de
un proyecto.
Tpicamente son personas con
conocimientos especializados,
mquinas, materiales y dinero.
Asegrese de identificar TODOS
los recursos necesarios.
Cuantifique los Recursos
USO
El uso de los recursos es limitado.
Hay un factor de eficiencia que
debe tomarse en cuenta en la
etapa de planificacin.
Las personas dedican tpicamente de 65% a
85% del tiempo a la actividad principal. El
resto del tiempo asisten a reuniones, estn
de permiso o vacaciones, participan en
cursos de desarrollo profesional, se
enferman, etc.
Planifique las Finanzas

Prepare un Presupuesto
Prepare un Flujo de Caja
 Planifique los Riesgos
Identifique los riesgos
Describa el impacto
Cuantifique el impacto
Haga una reserva monetaria
para mitigar posibles riesgos
 Recuerde!

Cada 5 minutos
invertidos en
Planificacin
ahorrarn 15 minutos
en ejecucin.
 Ejecucin

Direccin
Equipo de trabajo
Forma de trabajo
Control
Cambios
Adhirase a su plan!
Ejecucin Manejo de Cambios
Preprese para ver
cambios durante la
ejecucin de un
proyecto. Hay
amenazas y
oportunidades externas
o debilidades y
fortalezas internas que
suelen generar ajustes
y cambios.
Ejecucin Manejo de Cambios
Los cambios pueden ser:
de menor impacto: cuando el
tiempo y el costo del proyecto no se
ven mayormente afectados.
de mayor impacto: cuando el tiempo
y el costo del proyecto se ven
afectados.
de total impacto: cuando el
proyecto es cancelado en la mitad
de su ejecucin.
Ejecucin Manejo de Cambios

Adhirase a su plan!
Muchos proyectos fracasan porque
a lo largo del camino sufren
innumerables cambios que no
haban sido previstos.
Asegrese el xito ejecutando el
proyecto igual a su planificacin.
Control y Seguimiento

Seguimiento del progreso

Comparacin del resultado
vs. Planificado
Reuniones de Control
Anlisis de impacto
Manejo de cambios
Control y Seguimiento
Control de Tiempo
Control de Costo
Control de Calidad

Acciones Correctivas
Responsables
Fechas
Cierre y Evaluacin

Recuerde!
Ningn trabajo est
finalizado hasta no
haber concluido el
papeleo!
Cierre y Evaluacin
El beneficio de la experiencia adquirida
La Sesin de Evaluacin (->)
Recomendaciones y Mejoras
La entrega de Reconocimientos.
Cierre - Informe Final

Prepare un reporte final

que contenga toda la
historia del proyecto,
desde su Justificacin,
Planificacin, Ejecucin,
Cierre y Evaluacin.
 Distribuya el reporte
Enve una copia a:
los rotarios de su club
cada donante o contribuyente
Gobernador del distrito
Rotary International
La Revista Rotaria
 Ahora es su Oportunidad!

Para realizar Proyectos Eficaces

 Bibliografa
Parte del material fue tomado del
PMBOK - Project Management Body
Of Knowledge (Gua para la Gestin
de Proyectos), del PMI - Project
Management Institute.
 Cierre y Evaluacin
Pregntese...
1. Se logr el Objetivo del Proyecto, en
tiempo, costo y calidad?
2. Se logr satisfacer la necesidad
como fue previsto?
3. Se obtuvieron todos los recursos
materiales, en tiempo, costo y
calidad?
4. Hubo una adecuada asistencia
financiera?

Pedro Pablo Puky

Cierre y Evaluacin
Pregntese...
5. Cmo se manejaron los cambios?
6. Cmo afectaron los cambios a la
ejecucin del proyecto?
7. Hubo problemas de personal, en
disponibilidad, cantidad y calidad?
8. Hubo problemas de
comunicaciones?
Cierre y Evaluacin
Pregntese...
9. Se afect de alguna forma el flujo
principal del trabajo de la
organizacin?
10. Hubo algn impacto en la cultura
organizacional?
11. Cul fue la reaccin o aceptacin de
la Gerencia o la Direccin de la
empresa?
12. Hubo buena cobertura por parte de
los medios?